Ogłoszenie o naborze Nr PE/263/S - Dyrektor (K/M) (grupa funkcyjna AD, grupa zaszeregowania 14).

OGŁOSZENIE O NABORZE NR PE/263/S - DYREKTOR (K/M)

(grupa funkcyjna AD, grupa zaszeregowania 14)

(2021/C 178 A/02)

DYREKCJA GENERALNA DS. LOGISTYKI KONFERENCYJNEJ I TŁUMACZEŃ USTNYCH - DYREKCJA DS. ORGANIZACJI KONFERENCJI

1. Wolne stanowisko

Przewodniczący Parlamentu Europejskiego podjął decyzję o uruchomieniu procedury naboru na stanowisko dyrektora ¹  (AD, grupa zaszeregowania 14) w Dyrekcji Generalnej ds. Logistyki i Tłumaczeń Konferencyjnych - Dyrekcja ds. Organizacji Konferencji, na podstawie art. 29 ust. 2 Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej ²  (zwanego dalej "regulaminem").

Przedmiotowa procedura naboru, której celem jest zapewnienie organowi powołującemu większego wyboru kandydatów, odbędzie się równolegle z procedurą wewnętrzną i międzyinstytucjonalną procedurą naboru na stanowiska.

Nabór nastąpi do grupy zaszeregowania AD 14 ³ . Wynagrodzenie podstawowe wynosi 14 941,46 EUR miesięcznie. Kwota wynagrodzenia podstawowego, która podlega opodatkowaniu podatkiem wspólnotowym i jest zwolniona z podatku krajowego, może zostać powiększona o określone dodatki, zgodnie z warunkami przewidzianymi w regulaminie.

Zwraca się uwagę kandydatów na fakt, że przedmiotowe stanowisko podlega przepisom z zakresu polityki mobilności, przyjętym przez Prezydium Parlamentu Europejskiego w dniu 15 stycznia 2018 r.

Praca na tym stanowisku wymaga dyspozycyjności oraz licznych kontaktów wewnątrz instytucji i poza nią, między innymi kontaktów z posłami do Parlamentu Europejskiego. Dyrektor będzie odbywał liczne wyjazdy służbowe do poszczególnych miejsc pracy Parlamentu Europejskiego i poza nie.

2. Miejsce pracy

Bruksela. Stanowisko to może zostać przeniesione do jednego z pozostałych miejsc pracy Parlamentu Europejskiego.

3. Równość szans

Parlament Europejski stosuje politykę równości szans i przyjmuje kandydatury bez dyskryminacji ze względu na płeć, rasę, kolor skóry, pochodzenie etniczne lub społeczne, cechy genetyczne, język, religię lub przekonania, poglądy polityczne i inne, przynależność do mniejszości narodowej, status majątkowy, urodzenie, niepełnosprawność, wiek, orientację seksualną, stan cywilny lub sytuację rodzinną.

4. Opis stanowiska

Jako wysoki rangą urzędnik dyrektor będzie wykonywał, w ramach wytycznych i decyzji przyjętych przez władze parlamentarne i dyrektora generalnego, następujące zadania ⁴ :

– zapewnienie właściwego funkcjonowania dużego oddziału Sekretariatu Generalnego zawierającego jednostki obejmujące dziedziny kompetencji podlegające dyrekcji,

– kierowanie, organizacja, motywowanie i koordynowanie zespołów pracowników, optymalizowanie wykorzystania zasobów jednostki przy zapewnieniu jakości pracy (organizacja, zarządzanie zasobami ludzkimi i finansowymi, innowacyjność itp.) w odnośnych obszarach działalności,

– planowanie działań dyrekcji (definiowanie celów i strategii), podejmowanie decyzji koniecznych do osiągnięcia wyznaczonych celów, ocenianie świadczonych usług w celu zapewnienia ich jakości,

– doradzanie dyrektorowi generalnemu, Sekretariatowi Generalnemu oraz posłom do Parlamentu Europejskiego w odnośnych obszarach działalności,

– współpraca z poszczególnymi dyrekcjami Sekretariatu Generalnego, reprezentowanie instytucji i negocjowanie umów lub porozumień w odnośnych obszarach działalności,

– zarządzanie konkretnymi projektami mogącymi wiązać się z odpowiedzialnością finansową i ich wdrażanie,

– pełnienie funkcji subdelegowanego urzędnika zatwierdzającego.

5. Warunki dopuszczalności

Niniejsza procedura naboru jest otwarta dla kandydatów, którzy w dniu, w którym upływa termin składania kandydatur, spełniają następujące warunki:

a) Warunki ogólne

Zgodnie z art. 28 regulaminu wymagane są w szczególności:

– posiadanie obywatelstwa jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej ⁵ ,

– korzystanie z pełni praw obywatelskich,

– uregulowany stosunek do służby wojskowej,

– poziom etyczny wymagany do wykonywania obowiązków na tym stanowisku.

b) Warunki szczegółowe

(i) Wymagane tytuły, dyplomy i doświadczenie zawodowe

– poziom wykształcenia odpowiadający pełnemu cyklowi studiów uniwersyteckich, potwierdzony uzyskaniem dyplomu, w przypadku gdy normalny czas trwania wspomnianych studiów wynosi co najmniej cztery lata,

lub

poziom wykształcenia odpowiadający pełnemu cyklowi studiów uniwersyteckich, potwierdzony uzyskaniem dyplomu, i odpowiednie doświadczenie zawodowe o długości co najmniej jednego roku ⁶ , w przypadku gdy normalny czas trwania wspomnianych studiów wynosi co najmniej trzy lata;

– co najmniej dwunastoletnie doświadczenie zawodowe, nabyte po uzyskaniu kwalifikacji wymienionych powyżej, w tym co najmniej sześcioletnie doświadczenie na stanowisku kierowniczym.

(ii) Zakres wymaganej wiedzy

– doskonała wiedza ogólna z zakresu spraw europejskich,

– doskonałe rozeznanie w zakresie zagadnień związanych z polityką wewnętrzną, krajową i międzynarodową,

– bardzo dobre rozumienie poszczególnych kultur reprezentowanych w instytucjach europejskich,

– doskonała znajomość traktatów,

– doskonała znajomość struktury Sekretariatu Generalnego Parlamentu Europejskiego, jego organizacji, środowiska pracy i poszczególnych zaangażowanych podmiotów,

– doskonała znajomość Regulaminu Parlamentu Europejskiego, procedur ustawodawczych, wewnętrznych przepisów i praktyk,

– doskonała znajomość regulaminu pracowniczego, jego interpretacji i przepisów pochodnych,

– doskonała znajomość rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz jego przepisów wykonawczych, a także przepisów wewnętrznych i innych podlegających rozporządzeniu dokumentów Parlamentu Europejskiego,

– gruntowna wiedza ogólna z zakresu administracji (aspekty zasobów ludzkich, zarządzania, budżetu, finansów, informatyki, aspekty prawne itd.),

– doskonała znajomość technik zarządzania.

(iii) Znajomość języków

Wymagana jest pogłębiona znajomość jednego z języków urzędowych Unii Europejskiej ⁷  oraz bardzo dobra znajomość przynajmniej jednego innego spośród tych języków.

Komitet doradczy uwzględni znajomość innych języków urzędowych Unii Europejskiej.

(iv) Wymagane predyspozycje

– zmysł strategiczny,

– zdolności kierownicze,

– umiejętność przewidywania,

– umiejętność szybkiego reagowania,

– dokładność,

– komunikatywność.

6. Procedura wyboru

Aby pomóc organowi uprawnionemu do mianowania w dokonaniu wyboru, komitet doradczy ds. mianowania wysokich rangą urzędników sporządza listę kandydatów i proponuje Prezydium Parlamentu Europejskiego osoby, które powinny zostać zaproszone na rozmowę kwalifikacyjną. Prezydium przyjmuje wspomnianą listę, po czym komitet doradczy przystępuje do rozmów, a następnie przedkłada do decyzji Prezydium sprawozdanie końcowe. Prezydium będzie wówczas mogło rozpocząć przesłuchania kandydatów.

7. Składanie kandydatur

Termin składania kandydatur ustala się na:

28 maja 2021 r. o godz. 12.00 (w południe) czasu brukselskiego.

Kandydaci proszeni są o przesłanie na poniższy adres - wyłącznie pocztą elektroniczną i w formacie pdf - listu motywacyjnego (ze wzmianką: à l'attention de Monsieur le Secrétaire général du Parlement européen, avis de recrutement numéro PE/263/S) i życiorysu w formacie Europass ⁸ , z podaniem w przedmiocie wiadomości numeru ogłoszenia (PE/263/S):

[e-mail]

Obowiązuje data i godzina wysłania wiadomości elektronicznej.

Kandydaci mają obowiązek upewnić się, że dokumenty zeskanowane są czytelne.

Przypomina się kandydatom zaproszonym na rozmowę kwalifikacyjną, że w dniu rozmowy muszą przedstawić dokumenty zaświadczające o studiach, jak również doświadczeniu zawodowym i obecnie zajmowanym stanowisku; wspomniane dokumenty przyjmowane są jedynie w formie kopii lub kserokopii ⁹ . Kandydatom nie zwraca się żadnego z ww. dokumentów.

Dane osobowe podane w ramach niniejszej procedury naboru będą przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 ¹⁰ , zwłaszcza w odniesieniu do ich poufności i bezpieczeństwa.

ZAŁĄCZNIK

LOGISTYKA I TŁUMACZENIA KONFERENCYJNE - DYREKCJA DS. ORGANIZACJI KONFERENCJI

GŁÓWNE ZADANIA

(Jednostka zatrudniająca 122 pracowników: 85 urzędników, 1 pracownika zatrudnionego na czas określony i

36 pracowników kontraktowych)

– Kierowanie pracą działów i wydziałów dyrekcji, koordynacja i organizacja ich pracy; dbanie o ciągłość funkcjonowania służb, zwłaszcza w kontekście kryzysu zdrowotnego, oraz czuwanie nad odpornością i spójnością zespołów,

– Zarządzanie zmianami organizacyjnymi i zapewnianie ogólnej spójności w rozwoju zawodów oraz usług wsparcia i organizacji konferencji, w porozumieniu z innymi służbami DG LINC i innymi dyrekcjami generalnymi, z uwzględnieniem nowych usług oraz zdalnej i hybrydowej organizacji posiedzeń,

– Udział w wewnątrzdyrekcyjnych i międzydyrekcyjnych komitetach lub grupach roboczych, grupach międzyinstytu- cjonalnych itp. oraz reprezentowanie dyrekcji, a w stosownych przypadkach dyrekcji generalnej, w tych organach,

– Udział w określaniu strategicznych wytycznych dyrekcji generalnej w ramach kierownictwa oraz gwarantowanie skutecznego wdrażania decyzji operacyjnych i strategicznych,

– Wsparcie poszukiwania nowych rozwiązań technologicznych, uruchamiania i monitorowania innowacyjnych projektów oraz pozyskiwania i wykorzystywania informacji na temat innowacji technologicznych i organizacyjnych w dziedzinie usług konferencyjnych, w tym zdalnego uczestnictwa wielojęzycznego oraz zdalnej i hybrydowej obsługi konferencji,

– Pełnienie funkcji subdelegowanego urzędnika zatwierdzającego.

DZIAŁ TECHNIKÓW KONFERENCYJNYCH

– Udzielanie wsparcia technicznego w trakcie wszystkich posiedzeń Parlamentu Europejskiego, w tym wielojęzycznych posiedzeń ze zdalnym uczestnictwem, oraz nagrywanie posiedzeń,

– Przygotowywanie i udzielanie pomocy technicznej w przypadku złożonych spotkań i wydarzeń, w tym posiedzeń w wielu salach i sesji plenarnych ze zdalnym udziałem, we współpracy z innymi właściwymi służbami,

– Obsługa nagłośnienia poza salami posiedzeń i w czasie podróży służbowych poza trzy miejsca pracy,

– Zarządzanie przydziałami operatorów i techników konferencyjnych, w tym pracowników zewnętrznych,

– Zarządzanie warsztatem w Brukseli.

DZIAŁ WOŹNYCH

– Zapewnienie obsługi sal dla obecnych fizycznie uczestników posiedzeń organów Parlamentu Europejskiego, w tym sesji plenarnych; w obecnej sytuacji elementem obsługi sal przez woźnych jest dystrybucja środków ochrony przed wirusem (środki dezynfekcyjne i maski),

– Udzielanie pomocy zdalnym uczestnikom posiedzeń organów Parlamentu Europejskiego,

– Udzielanie pomocy Działowi ds. Protokołu podczas wizyt i wydarzeń wysokiego szczebla,

– Realizacja i monitorowanie projektów, w które jest bezpośrednio zaangażowany dział: e-Poster, Meeting officer, MRS-ushers, konkursy, opracowanie przewodników dla woźnych,

– Udzielanie pomocy uczestnikom wydarzeń organizowanych w PE,

– Umieszczanie oficjalnych plakatów, taśm bezpieczeństwa, zarządzanie wyświetlaczami elektronicznymi,

– Wsparcie dla wielojęzycznych posiedzeń zdalnych; zapewnienie obsługi sal dla Wydziału ds. Wielojęzycznych Posiedzeń Zdalnych.

DZIAŁ KOORDYNOWANIA ORGANIZACJI KONFERENCJI

– Organizacja odbywających się w trzech miejscach pracy konferencji i wydarzeń organów Parlamentu, organów zewnętrznych, innych instytucji, komisji i delegacji upoważnionych do odbywania posiedzeń w pomieszczeniach PE, a także konferencji wysokiego szczebla wspieranych przez przewodniczącego, oraz obsługa tych posiedzeń na miejscu,

– Organizacja posiedzeń organów PE i grup politycznych poza trzema miejscami pracy oraz obsługa tych posiedzeń na miejscu; w związku z pandemią oddelegowano do Wydziału ds. Wielojęzycznych Posiedzeń Zdalnych pracowników w wymiarze 4 ekwiwalentów pełnego czasu pracy,

– Organizacja wsparcia logistycznego i kontroli powierzchni wystawowych zatwierdzonych dla posłów; przygotowanie i przeprowadzenie przetargu na panele wystawowe,

– Organizacja wsparcia logistycznego i kontroli wydarzeń na Esplanadzie im. Solidarności 1980 we współpracy z wnioskodawcami i odpowiednimi służbami,

– Zarządzanie środkami przeznaczonymi na działalność działu w ścisłej współpracy z Działem ds. Budżetu,

– Planowanie i koordynacja z innymi służbami dyrekcji,

– Zarządzanie projektami PPP, w które jest bezpośrednio zaangażowany dział,

– Wsparcie dla wielojęzycznych posiedzeń zdalnych.

DZIAŁ DS. INFRASTRUKTURY I INNOWACJI NA POTRZEBY KONFERENCJI

– Opracowanie innowacyjnych rozwiązań technicznych umożliwiających instytucji prawidłowe funkcjonowanie w czasie kryzysu zdrowotnego oraz zarządzanie projektami i ich monitorowanie, a także nadzorowanie podwykonawców w zakresie modernizacji urządzeń konferencyjnych w trzech miejscach pracy, ze szczególnym uwzględnieniem solidności i odporności sprzętu,

– Dbanie o dostawy oraz zarządzanie zapasami i inwentaryzacją sprzętu,

– Nadzorowanie podwykonawców odpowiedzialnych za konserwację prewencyjną i naprawczą instalacji technicznych w trzech miejscach pracy,

– Przygotowywanie specyfikacji oraz uruchamianie wszystkich procedur administracyjnych dotyczących zakupu wyposażenia i usług świadczonych przez firmy zewnętrzne,

– Przygotowanie, utrzymanie i modernizacja sprzętu do wyjazdów służbowych poza trzy miejsca pracy,

– Czuwanie nad koordynacją i zarządzanie działem.

Wydział ds. Wielojęzycznych Posiedzeń Zdalnych

– Pomoc w zarządzaniu wielojęzycznymi posiedzeniami ze zdalnym uczestnictwem; w kontekście pandemii przy wsparciu kolegów oddelegowanych z działów DG LINC, których działalność jest ograniczona,

– Pomaganie klientom w przygotowywaniu posiedzeń, tworzenie odnośników na potrzeby platformy zdalnego uczestnictwa oraz zarządzanie przydziałem środków wsparcia podczas posiedzeń we współpracy ze służbami DG LINC,

– Zarządzanie platformą zdalnego uczestnictwa (rozwój techniczny, kontakty z podwykonawcą itp.),

– Pomoc w zarządzaniu wydarzeniami oraz wielojęzycznymi posiedzeniami VIP ze zdalnym uczestnictwem; w kontekście pandemii przy wsparciu kolegów oddelegowanych z działów DG LINC, których działalność jest ograniczona.

1 Wszelkie zawarte w niniejszym ogłoszeniu sformułowania dotyczące osób płci męskiej należy rozumieć jako odnoszące się również do osób płci żeńskiej i odwrotnie.

2 Zob. rozporządzenie Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 (Dz.U. L 56 z 4.3.1968, s. 1), zmienione rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 723/2004 (Dz.U. L 124 z 27.4.2004, s. 1) i ostatnio rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1023/2013 z dnia 22 października 2013 r. zmieniającym regulamin pracowniczy urzędników Unii Europejskiej i warunki zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej (Dz.U. L 287 z 29.10.2013, s. 15).

3 Urzędnik jest klasyfikowany z chwilą zatrudnienia zgodnie z art. 32 regulaminu.

4 Spis głównych zadań znajduje się w załączniku.

5 Państwami członkowskimi Unii Europejskiej są: Belgia, Bułgaria, Czechy, Dania, Niemcy, Estonia, Irlandia, Grecja, Hiszpania, Francja, Chorwacja, Włochy, Cypr, Łotwa, Litwa, Luksemburg, Węgry, Malta, Niderlandy, Austria, Polska, Portugalia, Rumunia, Słowenia, Słowacja, Finlandia, Szwecja.

6 Ten rok doświadczenia nie zostanie uwzględniony w ocenie doświadczenia zawodowego określonego w następnym akapicie.

7 Językami urzędowymi Unii Europejskiej są języki: bułgarski, hiszpański, czeski, duński, niemiecki, estoński, grecki, angielski, francuski, irlandzki, chorwacki, włoski, łotewski, litewski, węgierski, maltański, niderlandzki, polski, portugalski, rumuński, słowacki, słoweński, fiński i szwedzki.

8 https://europa.eu/europass/pl

9 Nie dotyczy to kandydatów, którzy w dniu, w którym upływa termin składania kandydatur, byli zatrudnieni w Parlamencie Europejskim.

10 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2021.178A.6
• Rodzaj: Ogłoszenie
• Tytuł: Ogłoszenie o naborze Nr PE/263/S - Dyrektor (K/M) (grupa funkcyjna AD, grupa zaszeregowania 14).
• Data aktu: 10/05/2021
• Data ogłoszenia: 10/05/2021