Pytanie
Czy dopuszczalne jest przesłanie na telefoniczny lub listowny wniosek dokumentacji medycznej faxem lub skanu e-mailem w postaci pliku pdf?
Odpowiedź
Przesyłanie dokumentacji faxem lub drogą mailową należy uznać - co do zasady - za niedopuszczalne, z uwagi na brak możliwości jednoznacznej identyfikacji odbiorcy wiadomości, zatem wniosek pacjenta, mający stanowić podstawę zwolnienia podmiotu leczniczego z wymaganego przepisami stopnia ochrony danych musi być niewątpliwy. W związku z tym telefoniczne złożenie dyspozycji przesłania dokumentacji medycznej na adres pocztowy, mailem lub faxem nie jest dopuszczalne, ponieważ ten tryb komunikacji uniemożliwia jednoznaczną identyfikację osoby składającej dyspozycję, przede wszystkim zaś uniemożliwia udowodnienie, że dyspozycja taka została w ogóle złożona. Wniosek złożony pisemnie (nadesłany pocztą) można uznać za dopuszczalny, ale jedynie wówczas, gdy brak jest okoliczności powodujących wątpliwości co do autentyczności pisma.
Uzasadnienie
Ustawa z 6 listopada 2008 roku o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta - dalej u.p.p., w art. 27 pkt 2 u.o.p.p. określa sposoby udostępniania uprawnionym podmiotom dokumentacji medycznej (kopia, odpis, wyciąg), nie wskazuje jednak formuły, w jakiej nastąpić przekazanie wskazanego w tym przepisie dokumentu (osobiście, listownie, pocztą elektroniczną itp.). W związku z tym ocena dopuszczalności określonego sposobu komunikacji mającej na celu przekazanie dokumentacji medycznej winna nastąpić z uwzględnieniem treści art. 36 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych - dalej u.o.d.o.
Stosownie do tego przepisu administrator danych jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
W świetle powyższego przepisu przesłanie dokumentacji faxem lub drogą mailową należy uznać - co do zasady - za niedopuszczalne, z uwagi na brak możliwości jednoznacznej identyfikacji odbiorcy wiadomości. Odnośnie przesyłek listowych należy zaś wziąć pod uwagę treśćart. 37 ust. 2 pkt 3 ustawy z 23 listopada 2012 roku - Prawo pocztowe - dalej u.p.p., według którego przesyłka może zostać doręczona przez operatora pocztowego nie tylko adresatowi, ale także osobie dorosłej zamieszkałej z adresatem. Biorąc pod uwagę wyżej wymienioną regulację przesłanie dokumentacji medycznej drogą pocztową, co do zasady, jest również nie do pogodzenia z zasadą ochrony jego danych osobowych wynikającą z art. 36 u.o.d.o.
Nie można jednak tracić z pola widzenia celu, jakiemu służyć mają przepisy o ochronie danych osobowych, w tym danych zwartych w dokumentacji medycznej. Celem tym jest zapewnienie pacjentowi maksymalnego bezpieczeństwa w zakresie dotyczących go informacji, co oznacza, iż przepisy te należy interpretować w interesie pacjenta, nie zaś na jego niekorzyść. Nie ulega także wątpliwości, że to pacjent jest dysponentem swoich danych, nie można więc wykluczyć sytuacji, w której dobrowolnie i świadomie zrezygnuje on z najwyższego stopnia ochrony swoich danych i wyrazi wolę otrzymania dokumentacji drogą inną niż odbiór osobisty, co może być podyktowane istotnymi względami wynikającymi z sytuacji życiowej pacjenta. Na pacjencie świadomym, iż tą drogą nastąpi doręczenie danych objętych tajemnicą leczenia ciąży wówczas obowiązek dbałości o to, by zapewnić odbiór przesyłki przez odpowiednią osobę, w tym możliwość złożenia w urzędzie pocztowym na podst. art. 37 ust. 2 pkt 3 u.p.p. dyspozycji o niedoręczaniu przesyłek innym osobom uprawnionym (tj. dorosłym domownikom). Warunkiem jest jednak, by dyspozycja pacjenta w tym względzie była niewątpliwa.
Należy więc dojść do wniosku, iż przesłanie dokumentacji medycznej pocztą jest dopuszczalne, ale jedynie wówczas, gdy taka treść wniosku osoby uprawnionej jest niewątpliwa. W podobnych kategoriach ocenić należy wniosek dotyczący przesłania dokumentacji pocztą elektroniczną lub faxem. Z uwagi na przedstawione wyżej wymagania, telefoniczne złożenie dyspozycji przesłania dokumentacji medycznej na adres pocztowy, mailem lub faxem nie jest dopuszczalne, ponieważ ten tryb komunikacji uniemożliwia jednoznaczną identyfikację osoby składającej dyspozycję, przede wszystkim zaś uniemożliwia udowodnienie, że dyspozycja taka została w ogóle złożona.
Inaczej przedstawia się sytuacja złożenia opisanego wniosku w formie pisemnej (listownie). Forma taka pozwala podmiotowi leczniczemu na zachowanie dowodu złożenia wniosku o określonej treści, zaś w przypadku, gdyby nie pochodził on w rzeczywistości od osoby uprawnionej (np. na skutek podrobienia podpisu), pismo takie stanowi dowód w odpowiednim postępowaniu. O ile więc z treści wniosku nadesłanego listownie wynika w sposób niewątpliwy wola uprawnionego do otrzymania dokumentacji we wskazany sposób, a jednocześnie brak okoliczności powodujących uzasadnione wątpliwości co do autentyczności pisma (np. wcześniejsze złożenie przez pacjenta dyspozycji nieprzekazywania dokumentacji w formie innej niż osobista), wniosek taki może być respektowany.
Czytaj inne komentarze tej autorki:
Dokumenty dotyczące badań diagnostycznych najlepiej przechowywać przez 10 lat>>>
Inspekcja sanitarna nie może pozyskiwać danych osób używających środki odurzające>>>
Fizjoterapeuta nie może wykonać zabiegu nie zleconego przez lekarza >>>
Udostępnienie dokumentacji medycznej nie wymaga zwolnienia z tajemnicy lekarskiej >>>
Iwona Kaczorowska-Kossowska
Radca prawny. W 1995 roku ukończyła wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego, a następnie w 2001 roku aplikację radcowską w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Gdańsku. Zawód radcy prawnego wykonuje od 2001 roku. Specjalizuje się w prawie medycznym i farmaceutycznym, w szczególności w zakresie kontaktów lekarz-pacjent i negocjacjach umów i porozumień w sprawach związanych z prowadzeniem podmiotów leczniczych, praktyk lekarskich i aptek. Należy do Okręgowej Izby Radców Prawnych w Gdańsku, jest prezesem zarządu Fundacji Law4Med, która zajmuje się prawnym wspieraniem środowiska medycznego. Prowadzi Kancelarię Prawa Medycznego i Farmaceutycznego w Gdyni. Współpracuje z Okręgową Izbą Lekarską w Gdańsku, Ogólnopolskim Stowarzyszeniem Szpitali Prywatnych, organizacjami pracodawców i pracowników ochrony zdrowia.