Faktura VAT zostanie wystawiona z datą otrzymania zapłaty (przedpłata).

Czy urząd gminy może dokonać zapłaty na podstawie faktury pro-forma?

Czy jednostki sektora finansów publicznych mogą dokonywać przedpłat, zaliczek na poczet przyszłych usług?

Odpowiedź

Urząd gminy może zapłacić na podstawie faktury pro-forma. Nie może natomiast dokonać zaliczek na poczet przyszłych usług, o ile nie są one określone w przepisach.

Uzasadnienie

W pytaniu poruszono dwie różne kwestie: faktury pro-forma oraz zaliczek.

Faktura pro-forma jest potwierdzeniem, że kierownik jednostki zezwolił na zaciągniecie zobowiązania. Po otrzymaniu "właściwej" faktury VAT, księguje się ją w koszty. Fakturę pro-forma można podpiąć do wyciągu bankowego, który potwierdza zapłatę lub, co jest częściej stosowane, do faktury właściwej.

Co do zaliczek, to § 15 ust. 4 rozporządzenia z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. z 2006 r. Nr 116, poz. 783 z późn. zm.) wskazuje, że zaliczek można udzielać w zakresie określonym w odrębnych przepisach. Zaliczki na usługi nie są wymienione w żadnych przepisach, stąd też wniosek, że nie można ich udzielać. Nie ma możliwości udzielania zaliczek na podstawie zarządzeń wewnętrznych. Jednak na podstawie art. 184 ust. 2 pkt 3 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) jest to możliwe, jeżeli w uchwale budżetowej organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego zostały zawarte stosowne ustalenia.