Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Zatem, podstawowym obowiązkiem spoczywającym na zamawiającym jest dokonanie opisu przedmiotu zamówienia w sposób jasny i klarowny dla wszystkich wykonawców.
Jak przypomina KIO, opis przedmiotu zamówienia jest jednym z najistotniejszych elementów i w dużej mierze determinuje kształt i przebieg postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający powinien opisać przedmiot zamówienia w taki sposób, aby wykonawcy nie mieli wątpliwości, jakie usługi, dostawy, roboty budowlane należy wykonać i jaki będzie ich zakres, tak aby spełniały oczekiwania zamawiającego, a z drugiej strony aby wykonawcy mogli w sposób prawidłowy dokonać wyceny złożonych ofert.
Z powyższego wynika, że opis przedmiotu zamówienia powinien być zrozumiały dla wszystkich wykonawców w taki sam sposób, nie rodzący rozbieżności interpretacyjnych, sporządzony w sposób jasny, zrozumiały i nie budzący w żadnym zakresie wątpliwości, a przez to umożliwiający prawidłowe sporządzenie i skalkulowanie oferty. Ponadto ustawa wprowadza również zakaz, iż opisu przedmiotu zamówienia nie można dokonać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.
Postanowienia specyfikacji nie mogą w żaden sposób różnicować sytuacji wykonawców na etapie składania ofert, a z drugiej strony wykonawcy nie powinni pozostawać w niepewności co do zakresu świadczonego w przyszłości zamówienia i powinni móc skalkulować cenę na podstawie pełnego opisu przedmiotu zamówienia sporządzonego przez zamawiającego.
Zatem, niedokładne, nieostre sformułowanie SIWZ może prowadzić do sytuacji, w której wykonawca skalkuluje swoją ofertę w sposób mniej korzystny, nie uwzględniając wszystkich wymaganych okoliczności i narazi się na przegranie przetargu.
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 24 marca 2014 r., KIO 398/14