Kontrola zarządcza: nowe-stare obowiązki dyrektora placówki oświatowej

 
Elżbieta Linowska, artykuł z miesięcznika „Dyrektor Szkoły” nr 12/ 2010 r.
Ustawa z 27.08.2009 r. o finansach publicznych, nałożyła na wszystkich kierowników jednostek sektora finansów publicznych,zatem i na dyrektorów placówek oświatowych, obowiązek sprawowania kontroli zarządczej. To nie to samo, co obowiązująca
wcześniej – w myśl ustawy o finansach publicznych z 2005 r. – kontrola finansowa. W kontroli zarządczej chodzi o działania
nakierowane nie tylko na finanse. Warto poświęcić czas na poznanie ich zakresu, bo zaniedbanie lub niewypełnienie przez dyrektora obowiązków w zakresie kontroli zarządczej skutkuje odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
 
 
W dniu ogłoszenia ustawy z27.08.2009 r. o ansach publicznych (Dz. U. z2009r. Nr 157, poz. 1240 ze zm., dalej: u.f.p.) zagadnienie kontroli zarządczej nie zostało zdefiniowane dość szczegółowo i konkretnie. Wmyśl zapisów art. 68 ust.1u.f.p. kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
Wtym miejscu nasuwa się pytanie –co stanowi ów ogół działań w placówce oświatowej?

Formalnoprawne aspekty kontroli zarządczej

Cele kontroli zarządczej wskazano wart.68 ust. 2 u.f.p. Ma ona zapewnić w szczególności:
  • zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
  • skuteczność i efektywność działania;
  • wiarygodność sprawozdań;
  • ochronę zasobów;
  • przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania;
  • efektywność i skuteczność przepływu informacji;
  • zarządzanie ryzykiem.
 
Dopiero komunikat nr 23 Ministra Finansów z 16.12.2009 r. wskazał pewien kierunek wspomnianych wyżej działań poprzez określenie standardów kontroli zarządczej. Standardy te uwzględniają podstawowe wymagania odnoszące się do kontroli zarządczej. Ich celem jest promowanie wdrażania spójnego i jednolitego modelu kontroli. Standardy zostały przedstawione wpięciu grupach odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej:
  • środowisko wewnętrzne,
  • cele i zarządzanie ryzykiem,
  • mechanizmy kontroli,
  • informacja i komunikacja,
  • monitorowanie i ocena.
 
Standardy zostały sformułowane w sposób jak najbardziej ogólny i zwięzły, gdyż w zamyśle Ministra Finansów mają być podstawą do tworzenia lub opisywania bardziej szczegółowych rozwiązań i dokumentów, które poszczególne jednostki opracują adekwatnie do własnych potrzeb.
Wspomniany dokument sprecyzował także tzw. poziomy kontroli, jednoznacznie definiując, że podstawowym poziomem kontroli zarządczej (poziomem pierwszym) jest jednostka (np. szkoła). Za zapewnienie funkcjonowania kontroli na poziomie pierwszym odpowiada kierownik jednostki. Poziom drugi kontroli zarządczej stanowią jednostki samorządu terytorialnego i administracji państwowej, a więc organy prowadzące.
 
Z artykułu dowiedzą się Pańswto więcej na następujące tematy:

Kontrola finansowa a kontrola zarządcza 

Obowiązki dyrektora a obowiązki organu prowadzącego

 
Szczegóły tego, jak zbudować system kontroli zarządczej w placówce oświatowej, zostaną opublikowane przygotowywanym dla „Dyrektora Szkoły” Niezbędniku Dyrektora, który ukaże się w pierwszych miesiącach 2011 roku.
Elżbieta Linowska
jest edukatorem Europejskiego Centrum Rozwoju Kadr w Białymstoku.
 
Antoni Jeżowski – „Zarządzanie majątkiem w szkole” w: „Dyrektor Szkoły” październik 2010, dodatek Niezbędnik Dyrektora
 
Temat ważny i trudny dla wielu dyrektorów. Antoni Jeżowski dzieli się swoja wiedzą, przekazując główne zasady i wskazówki, co zrobić, aby Dyrektor wswojej odpowiedzialności był jednocześnie spokojny iczuł się bezpieczny. Jakie są jego obowiązki, a jakie organu prowadzącego.
 
Właściwie tytuł tego opracowania powinien brzmieć inaczej: zarządzanie majątkiem będącym w zarządzie szkoły. Tak bowiem przedstawia się sytuacja, gdy organ prowadzący szkołę nie jest jej dyrektorem, a to dotyczy bez mała wszystkich polskich szkół. Środowiska skupione wokół nich – rodzice i nauczyciele – nie zawsze sobie tę prawdę uświadamiają.
 
Główne zagadnienia
Nie niszcz mienia szkolnego to dość powszechny nakaz, choć tak po prawdzie mienie to nie jest własnością szkoły, a gminy, powiatu, województwa, państwa lub innych podmiotów, czyli w pewnym sensie nas wszystkich. Nakaz ten to jednak przestroga, że straty w owym mieniu spowodują wzrost płaconych przez nas podatków, zmniejszenie środków publicznych na inne zadania i usługi publiczne, wreszcie zaś przemieszczenie środków w ramach tej konkretnej usługi edukacyjnej – a zatem straty nas wszystkich.
Stąd tak istotne jest poruszanie problematyki zarządzania mieniem powierzonym szkole (innej placówce oświatowej) w celu wykonywania przez nią statutowych zadań, co w ramach zwykłego zarządu musi realizować jej szef, czyli Dyrektor. Za błędy w tym zakresie ciąży na nim bowiem odpowiedzialność wynikająca z przepisów wielu ustaw, a przede wszystkim z prawa finansów publicznych.
Przystępując do lektury tego materiału, Czytelnik ma prawo spodziewać się, że po jego lekturze będzie więcej wiedział o:
  1. racjonalnym zarządzaniu majątkiem powierzonym jego pieczy, w tym o uwarunkowaniach prawnych tego procesu;
  2. tendencjach racjonalizacji zamówień pomocy dydaktycznych i sprzętu szkolnego;
  3. zasadach inwentaryzowania mienia, umarzania i amortyzacji środków trwałych;
  4. podstawach opracowania kilku niezbędnych w pracy dyrektora szkoły dokumentów;
  5. powiązaniu zarządzania majątkiem z finansami publicznymi, w tym z zasadami kontroli zarządczej.

Racjonalne zarządzanie majątkiem

Już choćby pobieżny przegląd polskiego prawa prowadzi do wniosku, że zarządzania majątkiem w najróżniejszych konfiguracjach dotyczą przepisy ponad 100 ustaw i rozporządzeń. … W moim przekonaniu minimum wiedzy dla dyrektora szkoły stanowią ustawy zamieszczone w ramce na końcu niezbędnika.
Dwie z wymienionych w ramce ustaw to ustawy ustrojowe, a kolejne trzy to ustawy z zakresu finansów i rachunkowości. Oczywiście, o czym wspomniałem już wcześniej, czasem zasadnie, aczasem posiłkowo musimy stosować inne przepisy prawa, jak choćby te ośrodkach trwałych czy ich amortyzacji, które znajdziemy np. w ustawach podatkowych (np. art.16e ustawy z15.02.1992r. opodatku dochodowym od osób prawnych; tekst jedn.: Dz.U.z2000r. Nr54, poz.254 ze zm.), który ustala początkową wartość środka trwałego od osób prawnych na kwotę 3500 zł). Wspominam o tym wtym miejscu, by zasygnalizować, że temat to poważny iwrócę do niego na kolejnych stronach.
Jak przypomniałem, szkoła jako jednostka organizacyjna JST nie dysponuje własnym majątkiem, a ma jedynie w zarządzie na ogół mienie komunalne. Stąd nabywanie nowych składników majątkowych jest możliwe tylko w ramach środków zapisanych w rocznym planie finansowym, ich umarzanie lub likwidacja – tylko w zgodzie zobowiązującym prawem, zaś ich zbywanie – tylko za zgodą organu prowadzącego i na jego rzecz (dochody z tego tytułu są dochodami budżetu).
  • Wśród składników mienia „szkolnego” znajdują się na ogół:
  • środki trwałe – nieruchomości, czyli np. grunty i budynki, oraz majątek ruchomy, czyli takie elementy wyposażenia szkoły, jak urządzenia sportowe na boisku szkolnym, meble, sprzęt informatyczny, urządzenia (np. piece, pompy), samochody itp.,
  • książki i czasopisma w bibliotece szkolnej oraz w salach dydaktycznych,
  • materiały znajdujące się w magazynie (żarówki, kreda szkolna, zapasy wykładziny podłogowej itp.),
  • żywność,
  • inne.
Ponieważ niektóre przepisy prawa dotyczące gospodarowania majątkiem zostały uchwalone w tym roku, warto dokładniej omówić ich treść. Mam tu na myśli rozporządzenie Rady Ministrów z21.05.2010 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w który wyposażone są jednostki budżetowe (Dz. U. Nr 114, poz. 761) – dotyczące szkół finansowanych z budżetu państwa (prowadzonych przez ministrów, uczelnie wyższe itp.) – oraz rozporządzenie Ministra Finansów z5.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.Nr128, poz.861), które obejmuje jurysdykcją m.in. wszystkie placówki oświatowe. Warto, by oba rozporządzenia poznała i zaczęła praktycznie stosować w swej pracy główna księgowa szkoły.
Zwróćmy uwagę, na jakie sprawy wyczula rozporządzenie rządu. Na początek skupmy się na podstawowych terminach, gdyż będą przydatne w dalszej lekturze:
  • kierownik jednostki to osoba, która jest odpowiedzialna za gospodarowanie mieniem jednostki;
  • zbędne składniki rzeczowe majątku ruchomego to takie, które nie są inie będą mogły być wykorzystane w realizacji zadań związanych z działalnością jednostki (np. pomoce szkolne dla przedmiotów w szkole już nierealizowanych), nie nadają się do współpracy ze sprzętem użytkowanym w jednostce, a ich przystosowanie byłoby technicznie lub ekonomicznie nieuzasadnione, albo nie nadają się do dalszego użytku, a ich naprawa byłaby nieopłacalna;
  • zużyte składniki rzeczowe majątku ruchomego to takie, które posiadają wady lub uszkodzenia, a ich naprawa byłaby nieopłacalna, zagrażają bezpieczeństwu użytkowników, straciły całkowicie wartość użytkową, są technicznie przestarzałe, a ich remont byłby ekonomicznie nieuzasadniony;
  • wartość jednostkowa składnika majątkowego to ustalona z należytą starannością przez kierownika jednostki wartość tego składnika na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia oraz popytu na nie. Sprawa jest zatem dość skomplikowana i, ustalając wartość składnika rzeczowego majątku ruchomego, dyrektor szkoły musi uwzględnić wiele czynników.
Szkoła wykorzystuje składniki rzeczowe majątku ruchomego do realizacji swych zadań statutowych oraz gospodaruje nimi w sposób oszczędny iracjonalny, czyli rozumny.
Więcej w: Antoni Jeżowski – „Zarządzanie majątkiem w szkole” w: „Dyrektor Szkoły” październik 2010, dodatek Niezbędnik Dyrektora