Wartość ubrań przekazanych pracownikom nie zawsze podlega składkom ZUS
Czy sorty odzieżowe refundowane przez pracodawcę dla pracowników biurowych podlegają oskładkowaniu? Czy powinny być doliczone do przychodów pracownika i opdatkowane?
Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
Odpowiedź: W przypadku ubrań (sortów ubraniowych) zapewnionych pracownikom można skorzystać zarówno ze zwolnień podatkowych, jak i ubezpieczeniowych.
Uzasadnienie: Jednym z rodzajów ubrań zapewnianych pracownikom są ubrania robocze. Zgodnie z art. 2377 i 2379 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) - dalej k.p. pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Dodatkowo pracodawca jest także obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.
Czytaj: Niepotrzebna odzież robocza może stać się własnością pracownika
Jako świadczenie BHP wartość takiej odzieży podlega zwolnieniu od PIT i wyłączeniu z ZUS odpowiednio na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f. - oraz § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) - dalej r.z.u.s.
Inną możliwością wprowadzenie umundurowania. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 10 u.p.d.o.f. oraz § 2 ust. 1 pkt 10 r.z.u.s. wolna od podatku i składek jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika. Zamiast ubioru służbowego (umundurowania) pracodawca może wypłacać ekwiwalent pieniężny, który również nie będzie obciążony PIT i ZUS. Aby skorzystać z tych zwolnień muszą być spełnione dwa warunki:
1) pracownik musi mieć obowiązek chodzenia w określonym stroju - stosowny wymóg można wprowadzić np. w regulaminie pracy,
2) ubiór musi mieć zindywidualizowany charakter, to znaczy powinien zostać ściśle określony co do kroju, barwy itp., a najlepiej dodatkowo opatrzony oznaczeniami firmowymi (np. logo na plecach, nazwa na piersi)
- spełnienie tych warunków będzie oznaczało, że nie trzeba będzie płacić ani PIT, ani ZUS.
Jeżeli odzież nie ma charakteru BHP i nie jest umundurowaniem, jej wartość będzie podlegała opodatkowaniu. Wciąż można jednak skorzystać ze zwolnienia od składek, jeżeli zostanie wprowadzona częściowa odpłatność. Zgodnie bowiem z § 2 ust. 1 pkt 26 r.s.z.u.p.s. z podstawy wymiaru składek wyłączone są korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Aby móc skorzystać z tego zwolnienia pracodawca powinien wprowadzić stosowny zapis w którymś z wewnętrznych aktów prawa pracy (najlepiej w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania, ale dopuszcza się także uchwały wspólników, zarządu czy zarządzenia właściciela) oraz wprowadzić odpłatność u pracowników. Ze względu na podejście ZUS, pracodawca nie powinien wypłacać gotówki (sortów) tylko albo samemu kupować odzież i przekazywać ją za odpłatnością pracownikowi, albo umówić się z dostawcą odzieży, że pracownik samodzielnie kupuje u niego odzież za niewielką odpłatnością, a resztę pokrywa pracodawca.
W SerwisiePrawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych znajdziesz odpowiedzi na takie pytania jak:
Czy pracownicy mogą odmówić noszenia ubrania roboczego, na którym widnieje imię i nazwisko?
Czy wartość ubrań reprezentacyjnych stanowi dla pracowników przychód podlegający oskładkowaniu?
Czy odzież i obuwia robocze powinny posiadać deklarację zgodności oraz oznakowanie znakiem CE?
