Na wstępie należy zauważyć, iż podstawą wypłaty wszelkich świadczeń z ZFŚS jest regulamin tego funduszu. Tym samym zacząć należy od regulaminu i wprowadzić do niego stosowne zapisy.
Fakt, iż w przypadku wypoczynku zagranicznego koszty mogą być ponoszone w walucie obcej powoduje, iż powinny być one przeliczane na złotówki. Uwzględniając fakt, iż zasady wypłacania świadczeń i ustalania prawa do nich są praktycznie dowolne, pracodawca może także ustalić sposób przeliczania kosztów w walutach obcych na złotówki (zgodnie jednak z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - tekst jedn.: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm. - przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS). Najlepszym rozwiązaniem wydaje się przeliczanie według kursu średniego NBP z dnia wystawienia faktury.
Co do kosztów tłumaczeń, to pracownik korzystał będzie z określonego świadczenia - można więc wprowadzić zasadę mówiącą, iż ma obowiązek przedstawić dokumenty w języku polskim. Skoro więc to pracownik jest stroną bardziej zainteresowaną, nic nie stoi na przeszkodzie, aby nałożyć na niego obowiązek przetłumaczenia dokumentów obcojęzycznych.