Kto i kiedy musi dokonać odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Do 31 maja podmioty zobligowane do stworzenia ZFŚS musiały przekazać pierwszą transzę przeznaczonej na ten cel opłaty. Kto i na jakich zasadach podlega tym obciążeniom? Kogo ominą? odpowiada Katarzyna Mietz, konsultant w Baker Tilly Poland.

 Celem funduszu jest sfinansowanie działalności socjalnej na rzecz obecnych pracowników i ich rodzin, byłych pracowników (emerytów i rencistów) i ich najbliższych oraz na rzecz innych osób, które uznaje się za beneficjentów ZFŚS. Dokładną listę grup uprawnionych do pobierania świadczeń określa regulamin ustalany zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych. Ponadto, fundusz powinien służyć też dofinansowaniu zakładowych obiektów socjalnych i tworzeniu zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Dla kogo obowiązkowy ZFŚS?

Fundusz tworzą pracodawcy, którzy  w przeliczeniu na pełne etaty zatrudniają co najmniej 20 pracowników. Stan zatrudnienia określany jest z pierwszym dniem stycznia danego roku.

Warto wiedzieć, że w  przypadku jednostek budżetowych i samorządowych ZFŚS jest tworzony obowiązkowo, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników. Zakłady o liczbie zatrudnionych mniejszej niż 20 mogą, lecz nie muszą zakładać Funduszu. Alternatywą dla jego stworzenia jest wypłacanie odpowiednich świadczeń urlopowych.

Jak i kiedy stworzyć fundusz?

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego jest natomiast uzależniona od wieku pracownika oraz od warunków i charakteru jego pracy. I tak, odpis podstawowy na jednego zatrudnionego stanowi wyższą z kwot:

- 37,5% przeciętnego, miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub

- 37,5% przeciętnego, miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w drugim półroczu roku poprzedniego.

Jeżeli pracownik jest młodociany, to odpis ten wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim - 6% a w trzecim - 7% przeciętnego, miesięcznego wynagrodzenia, o którym wspomniano powyżej. Gdy pracownik wykonuje prace o szczególnym charakterze lub w szczególnych warunkach (w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych), odpis wynosi 50% ww. przeciętnego, miesięcznego wynagrodzenia.

Ponadto, wysokość odpisu podstawowego można jeszcze zwiększyć o 6,25% ww. wynagrodzenia na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności oraz na każdego emeryta i rencistę, jeśli pracodawca sprawuje opiekę socjalną nad nimi.

Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy mogą zwiększyć ZFŚS na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

WAŻNE! Wysokość przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego jest ogłaszana przez Prezesa GUS w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” nie później niż do 20 lutego każdego roku.

W 2014 roku do wyliczeń podstawowego odpisu przyjmuje się wysokość przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej z drugiego półrocza 2010 roku.

Równowartość dokonywanych odpisów i ich zwiększeń pracodawca przekazuje na osobny rachunek bankowy w terminie do dnia 30 września każdego roku kalendarzowego, przy czym do 31 maja tegoż roku musi przekazać kwotę, która stanowi przynajmniej 75% wartości odpisu.

I tutaj dobra informacja dla pracodawców, którzy dopiero rozpoczynają działalność – w ich przypadku środki na ZFŚS przelewać należy od kolejnego roku kalendarzowego następującego po roku, w którym działalność rozpoczęli.

Administratorem pieniędzy ulokowanych w ZFŚS jest pracodawca, zaś same środki nie mogą być przeznaczone na cele inne niż określa to prawo i regulamin funduszu. Nie podlegają one także egzekucji (z wyjątkiem przypadków, gdy jest ona prowadzona w związku z zobowiązaniami funduszu).

Niewykorzystane w danym roku kalendarzowym środki ZFŚS przechodzą na rok następny.

Co zrobić, żeby nie tworzyć ZFŚS?

Jak się okazuje, kwestia ta nie nastręcza wcale wielu problemów. W większości przypadków należy po prostu zakomunikować pracownikom, że fundusz nie zostanie utworzony. Toteż pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego. Dzieje się to w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Jeżeli podmiot zatrudnia co najmniej 20 osób objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w tymże układzie. Jeżeli pracodawców pracownicy danej firmy nie zostali nim objęci, postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania.

(Podstawa prawna: ustawa z dn. 4marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz. U. z 2013r. poz. 747, 1645)