Do wymagań dotyczących realizacji obowiązku zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracodawcę wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) oraz z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 z późn. zm.) można zaliczyć wymóg zapewnienia odpowiedniego stanu maszyn i urządzeń na stanowisku pracy.
Obowiązki po stronie pracodawcy w zakresie odpowiedniego stanu maszyn i urządzeń na stanowisku pracy, odbioru maszyn w miejscu ich użytkowania oraz kontroli wstępnych, okresowych i specjalnych maszyn opisuje rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 30 października 2002 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy. (Dz. U. Nr 191, poz. 1596 z późn. zm.) - dalej r.w.u.m.
Zgodnie z § 2 ust. 1-3 r.w.u.m. powinien podjąć działania mające na celu zapewnienie, że maszyny udostępnione pracownikom na terenie zakładu pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę są właściwe do wykonywania pracy lub odpowiednio przystosowane do jej wykonywania oraz mogą być użytkowane bez pogorszenia bezpieczeństwa lub zdrowia pracowników. Ponadto pracodawca, dokonując wyboru maszyny, powinien brać pod uwagę specyficzne warunki i rodzaj wykonywanej pracy, a także istniejące w zakładzie pracy lub w miejscu pracy zagrożenia istotne dla bezpieczeństwa i zdrowia pracowników, w szczególności na stanowisku pracy; pracodawca powinien uwzględniać dodatkowe zagrożenia związane z użytkowaniem maszyny. Pracodawca powinien również zastosować odpowiednie rozwiązania mające na celu zminimalizowanie ryzyka związanego z użytkowaniem maszyn, jeżeli maszyny nie mogą być użytkowane bez ryzyka dla bezpieczeństwa lub zdrowia pracowników.
W rozdziale 2 r.w.u.m. podczas pracy wskazano wymagania dotyczące użytkowania maszyn.
Zgodnie z wymaganiami dotyczącymi użytkowania maszyn, maszyny instaluje się, umiejscawia oraz użytkuje w sposób minimalizujący ryzyko dla bezpieczeństwa i zdrowia pracowników, w szczególności poprzez zapewnienie dostatecznej przestrzeni między ich ruchomymi częściami a ruchomymi bądź stałymi elementami znajdującymi się w ich otoczeniu, a także montuje się lub demontuje w bezpiecznych warunkach, w szczególności zgodnie z zaleceniami producenta.
W § 26-29 r.w.u.m. wskazano rodzaje kontroli jakim podlegają maszyny. W przypadku gdy bezpieczne użytkowanie maszyn jest uzależnione od warunków, w jakich są one instalowane, pracodawca powinien poddać maszyny wstępnej kontroli po ich zainstalowaniu, a przed przekazaniem do eksploatacji po raz pierwszy oraz kontroli po zainstalowaniu na innym stanowisku pracy lub w innym miejscu. Kontroli tych dokonują jednostki działające na podstawie odrębnych przepisów albo osoby upoważnione przez pracodawcę i posiadające odpowiednie kwalifikacje.
Pracodawca powinien zapewnić, aby maszyny narażone na działanie warunków powodujących pogorszenie ich stanu technicznego, co może spowodować powstawanie sytuacji niebezpiecznych, poddane były:
1) okresowej kontroli, a także badaniom przez jednostki działające na podstawie odrębnych przepisów albo osoby upoważnione przez pracodawcę i posiadające odpowiednie kwalifikacje,
2) specjalnej kontroli przeprowadzanej przez jednostki albo osoby wskazane powyżej, w przypadku możliwości pogorszenia bezpieczeństwa związanego z maszyną, a będącego wynikiem prac modyfikacyjnych, zjawisk przyrodniczych, wydłużonego czasu postoju maszyny oraz niebezpiecznych uszkodzeń oraz wypadków przy pracy.
Należy wspomnieć, że wyniki kontroli powinny być rejestrowane i przechowane, do dyspozycji zainteresowanych organów, zwłaszcza nadzoru i kontroli warunków pracy, przez okres 5 lat od dnia zakończenia tych kontroli, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Jeżeli maszyny są użytkowane poza terenem zakładu pracy, w miejscu ich użytkowania powinien być dostępny dokument potwierdzający przeprowadzenie ostatniej kontroli maszyny. Pracodawca powinien również zapewnić, aby czynności związane z obsługą, naprawą, remontem lub konserwacją maszyn wykonywane były przez pracowników upoważnionych i posiadających odpowiednie kwalifikacje.
Jak widać z przytoczonych powyżej przepisów dotyczących obowiązków po stronie pracodawcy w zakresie odpowiedniego stanu maszyn i urządzeń na stanowisku pracy, odbioru maszyn w miejscu ich użytkowania oraz kontroli wstępnych, okresowych i specjalnych maszyn, w żadnym z przepisów nie wskazano obowiązku po stronie pracodawcy, mówiącego o tym, aby pracodawca składał podpisy pod następującymi dokumentami wymienionymi poniżej:
1) dokumentem potwierdzającym dokonanie w zakładzie pracy odbioru maszyn po zainstalowaniu w miejscu ich użytkowania mogącym zawierać m.in. formularz z zaleceniami do wykonania oraz stwierdzeniem "Zespół dopuszcza/nie dopuszcza stanowisko do pracy".
2) dokumentem stanowiącym wykonanie oceny zgodności maszyn z wymaganiami r.w.u.m.
Wymienione powyżej dokumenty powinny być podpisane przez wszystkie osoby wchodzące w skład odpowiednich zespołów wskazanych przez pracodawcę do wykonania odbioru maszyny po zainstalowaniu w miejscu ich użytkowania lub wykonania oceny zgodności maszyny z wymaganiami r.w.u.m.
Kto wchodzi w skład odpowiedniego zespołu, czego będzie dotyczyła praca danego zespołu i w jakim zakresie osoby wchodzące w skład zespołu będą wykonywać swoje zadania powinno wynikać z regulacji wewnętrznej (np. procedura, zarządzenie) opracowanej w danym zakładzie pracy. Taka regulacja wewnętrzna powinna być zatwierdzona przez pracodawcę w danym zakładzie pracy i przekazana zainteresowanym pracownikom, zwłaszcza osobom wchodzącym w skład odpowiednich zespołów.
Należy także pamiętać, że po wykonaniu odbioru maszyn po zainstalowaniu w miejscu ich użytkowania kończącego się wystawieniem odpowiedniego dokumentu zawierającego np. formularz z zaleceniami do wykonania oraz stwierdzeniem "Zespół dopuszcza/nie dopuszcza stanowisko do pracy", dokument taki powinien być przedstawiony pracodawcy, aby to pracodawca jako osoba odpowiedzialna za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy, w tym za stan maszyn i urządzeń, mógł niezwłocznie podjąć odpowiednie środki zaradcze służące poprawie warunków pracy.
Przykładowe zagadnienia, które mogą być zamieszczone w liście kontrolnej dla maszyny, z której korzystać mogą osoby wykonujące kontrolę, upoważnione przez pracodawcę i posiadające odpowiednie kwalifikacje są następujące:
1) sprawdzenie luzów w maszynie,
2) sprawdzenie zamocowania osłon,
3) sprawdzenie zabezpieczeń miejsc gorących,
4) smarowanie elementów maszyny,
5) sprawdzenie układu hydraulicznego,
6) kontrola instalacji elektrycznej/gazowej,
7) sprawdzenie olejów hydraulicznych i silnikowych,
8) sprawdzenie oświetlenia maszyny,
9) kontrola układu zasilania w maszynie,
10) kontrola silnika w maszynie,
11) sprawdzenie ogólnego stanu technicznego maszyny.