Czy pracownikowi, który odbywał podróż służbową należy pomniejszyć ryczałt za używanie prywatnego auta do celów służbowych?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Spółka z o.o. podpisała z pracownikiem umowę odnośnie korzystania z samochodu prywatnego dla celów służbowych do jazd lokalnych (300 km, samochód powyżej 900 cm3). Pracownik w miesiącu lutym odbył krajową podróż służbową, która trwała od 9 lutego 2015 r., od godz. 14:00 do dnia 12 lutego 2015 r. do godz. 21:00.O jaką część trzeba będzie pomniejszyć pracownikowi ryczałt za miesiąc luty z tytułu odbytej podróży służbowej?

Odpowiedź:
Jeżeli pracownik był 14 lutego przed wyjazdem w pracy ryczałt należy pomniejszyć o trzy dni (10-14), a jeżeli z uwagi na podróż służbową nie był w pracy 14 lutego – o cztery dni.
Uzasadnienie:
Zasady rozliczania użytku prywatnego auta do celów służbowych określone zostały w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) – dalej r.w.z.k. Zgodnie z § 1 ust. 1 r.w.z.k. zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

W myśl § 4 r.w.z.k. zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu ustalonej przez pracodawcę w granicach obowiązującego limitu (dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 stawka maksymalna wynosi 0,8358 zł) i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne (określonego przez pracodawcę w granicach obowiązującego limitu). Rozliczenie następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Kwotę ustalonego ryczałtu za używanie auta prywatnego do celów służbowych, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
W efekcie pomniejszenia dokonuje się, gdy pracownik odbywał podróż służbową i był z tego tytułu nieobecny w pracy. Tymczasem w dniu 9 lutego pracownik wyjechał dopiero o godzinie 14:00. Jeżeli był wcześniej w pracy ryczałt należy pomniejszyć o trzy dni (10-14), a jeżeli z uwagi na podróż służbową nie był w pracy 14 lutego – o cztery dni.
Paweł Ziółkowski, autor współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
Odpowiedzi udzielono 23 lutego 2015 r.