Nie pracując, najczęściej spędzamy czas na portalach społecznościowych. Aż 77 proc. pracowników posiadających konto na Facebooku korzysta z niego będąc w pracy nawet do 2 godzin dziennie. Dużo czasu pochłaniają również prywatne rozmowy i nieefektywne spotkania.
 
Aż 66 proc. badanych przez TNS Polska przyznaje, że ich problemy ze skupieniem uwagi wynikają głównie ze zmęczenia. Nic w tym dziwnego skoro Polacy należą do najbardziej zapracowanych narodów Europy. Według danych Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju Polska zajmuje już ósme miejsce wśród krajów członkowskich pod względem liczby przepracowanych godzin, wynoszącej 1923 godziny na pracownika rocznie. W Unii Europejskiej wyprzedzają nas tylko Grecy, natomiast Niemcy pracują najmniej – 1371 godzin. To oni jednak są najbardziej produktywni. Jak się okazuje, nie czas spędzony w biurze, a organizacja i skupienie determinują naszą efektywność. Wyniki badań nad "zakłócaczami" czasu w pracy pokazują różnice w opinii pracowników i pracodawców na temat aktywności zabierających im najwięcej uwagi. Według pracodawców są to: rozmowy telefoniczne (52 proc.), Internet (44 proc.) i plotkowanie (37 proc.). Dopiero na dalszych pozycjach znalazły się takie elementy, jak portale społecznościowe, spotkania czy inni pracownicy. Zupełnie inne spojrzenie na tę kwestię mają sami zatrudnieni. Jako największych pożeraczy czasu wskazują oni: Internet (26 proc.), zbyt liczne spotkania (24 proc.) oraz denerwujących współpracowników (24 proc.). Z kolei wśród portali, na których najczęściej tracą czas w czołówce wymieniają Facebook i LinkedIn. Równie nieproduktywnym zajęciem okazują się firmowe spotkania. Nie tylko ich organizacja zabiera cenne minuty, okazuje się, że nawet 91 proc. pracowników może wcale nie być w nie zaangażowanych.
 

Czytaj: Jak motywować pracowników z pokolenia Y?

- Średnio 33 minuty dziennie spędzamy na samym planowaniu spotkań, a aż 4 godziny w tygodniu na przygotowywaniu się do nich. Łącznie pracownicy średniego szczebla poświęcają 35 proc. swojego czasu pracy na różnego typu zebrania, w przypadku kadry zarządzającej jest to nawet 50 proc.. Czas spędzany na spotkaniach, zwłaszcza tych nieproduktywnych, to realne koszty ponoszone przez pracodawców. Analizy Mikomax pokazują, że przeciętne spotkanie może trwać nawet o jedną trzecią krócej, jeśli przeprowadzimy je na stojąco. Okazuje się, że w tej pozycji lepiej się koncentrujemy i nie rozpraszamy się na innych czynnościach, takich jak sprawdzanie maili – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu Mikomax Smart Office.

Oprócz bardziej efektywnego spędzania czasu na spotkaniach, pracodawcy szukają innych metod zwiększania produktywnie spędzanego czasu w biurze. Przykładowo w Szwecji rośnie zainteresowanie 6-godzinnym dniem pracy. Rok temu jedna z instytucji rozpoczęła eksperyment mający ocenić, który z systemów pracy 6- czy 8-godzinny jest bardziej efektywny. Urzędników podzielono na dwie grupy, z czego jedną z nich poproszono o niekorzystanie w ciągu dnia z mediów społecznościowych i unikanie czynników rozpraszających uwagę. Okazało się, że urzędnicy departamentu pracujący w krótszym wymiarze czasu byli bardziej produktywni niż grupa kontrolna pracująca 40 godzin tygodniowo. Jak zauważają pracodawcy, osoby pracujące w takim systemie mają więcej energii do wykonywania zadań w pracy, a także do zajęć pozazawodowych. Centrum usług Toyoty w Göteborgu wprowadziło 6-godzinny dzień pracy już 13 lat temu. Szefowie zauważyli nie tylko większą satysfakcję z pracy u pracowników, ale także wzrost zysków aż o 25 proc.

Zobacz: Sposoby motywowania pracowników z branży produkcyjnej

- Przede wszystkim należy pamiętać, że jeżeli decydujemy się zatrudnić konkretną osobę, to decydujemy się również na to, żeby obdarzyć ją zaufaniem. Kiedy otrzymujemy sygnały, że dany pracownik nie radzi sobie z pewną swobodą, którą gwarantujemy w ramach pracy, oznacza to, że to być może my jako firma popełniliśmy błąd na etapie rekrutacji. Z zaufaniem idzie często także zwiększona swoboda definiowania czasu i miejsca pracy. Istnieje jednak ryzyko, ze sama zmiana formy, w jakiej praca jest wykonywana, bez głębszej zmiany kultury i sposobu funkcjonowania organizacji, przyniesie więcej szkód niż pożytku. Wówczas bowiem będziemy raczej mówić o grupie freelancerów wykonujących projekt na rzecz zleceniodawcy niż o zespole – komentuje Przemysław Herman, Finance Director Flint Group.

Motywować czy kontrolować? 

Badania pokazują, że im wyższa satysfakcja z pracy, tym bardziej przykładamy się do swoich obowiązków. Ci szczęśliwi spędzają na zadaniach 80 proc. swojego czasu, zaś nieszczęśliwi – tylko 40 proc. Dlatego coraz więcej pracodawców, także w Polsce, zamiast blokować strony w sieci, podejmuje działania mające na celu zwiększenie samej motywacji pracowników, np. wsparcie specjalistów w rozwijaniu ich pasji oraz dzielenie się nimi z pozostałymi członkami zespołu. 

- Jednym z bardziej popularnych obszarów rozwoju pracownika, który wspierają przedsiębiorcy, jest działalność sportowo-rekreacyjna. W Cartrack Polska, gdzie zatrudniamy ponad  50 osób, założyliśmy Cartrack Sports Team. Naszym pracownikom dofinansowujemy m.in. wyjazdy na imprezy sportowe  czy opłaty startowe związane z udziałem w zawodach. Aktywność sportowa w mniejszych przedsiębiorstwach stanowi świetne narzędzie integracji zespołu mające bezpośredni wpływ na codzienne życie prywatne i zawodowe kadry – komentuje Bartłomiej Dębski, Prezes Zarządu Cartrack Polska.

Przeczytaj także: Pieniądze nie są najlepszą motywacją dla pracowników

Jak wskazują badani pracownicy, jednym ze znaczących "zakłócaczy" ich pracy są inni ludzie. Sposobem na poradzenie sobie z tym problemem jest wprowadzenie do firmy pracy zdalnej. Na rynku istnieją firmy, które oferują swoim pracownikom połączenie częściowej pracy w biurze z systemem home office. 

Jednak mało prawdopodobne jest, że w przyszłości uda się wyeliminować wszystkie elementy zakłócające naszą uwagę w pracy. Wyzwaniem dla pracodawców jest dziś model pracy preferowany przez najmłodszych pracowników. Jak wskazują eksperci, to właśnie oni – przedstawiciele pokolenia Y i Z - są czterokrotnie bardziej podatni na marnowanie czasu w pracy niż osoby starsze. Co ciekawe, częściej rozpraszają się mężczyźni niż kobiety – odpowiednio 62 proc. i 48 proc. Podobne wyniki prezentują badania TNS Polska – to panowie częściej przyznają się do dekoncentracji (30 proc. w stosunku do 22 proc. kobiet). Być może jedynym rozwiązaniem stanie się zatem całkowite uelastycznienie czasu pracy i dostosowanie go, przynajmniej w branżach usługowych, do indywidualnych potrzeb pracownika.