Decyzja Wysokiego Przedstawiciela Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa z dnia 6 marca 2025 r. w sprawie zasad rozpatrywania wniosków o publiczny dostęp do dokumentów będących w posiadaniu specjalnych przedstawicieli UE

DECYZJA

WYSOKIEGO PRZEDSTAWICIELA UNII DO SPRAW ZAGRANICZNYCH I POLITYKI BEZPIECZEŃSTWA

z dnia 6 marca 2025 r.

w sprawie zasad rozpatrywania wniosków o publiczny dostęp do dokumentów będących w posiadaniu specjalnych przedstawicieli UE

(C/2025/1951)

WYSOKI PRZEDSTAWICIEL UNII DO SPRAW ZAGRANICZNYCH I POLITYKI BEZPIECZEŃSTWA,

uwzględniając art. 33 Traktatu o Unii Europejskiej,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z art. 33 Traktatu o Unii Europejskiej każdy specjalny przedstawiciel UE (zwany dalej "SPUE") w sprawowaniu swojego mandatu podlega wysokiemu przedstawicielowi.

(2) SPUE są podmiotami funkcjonalnymi odrębnymi od Rady i ESDZ.

(3) Do celów rozpatrywania wniosku o publiczny dostęp do dokumentów będących w posiadaniu SPUE osoba pełniąca tę funkcję powinna stosować przepisy ustanowione w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady ¹ .

(4) Należy przyjąć przepisy wykonawcze mające zastosowanie do wszystkich SPUE,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Zakres stosowania

Każdy obywatel Unii Europejskiej i każda osoba fizyczna lub prawna mająca miejsce pobytu lub siedzibę statutową w jednym z państw członkowskich mają prawo dostępu do dokumentów sporządzonych lub otrzymanych przez SPUE zgodnie z zasadami, warunkami i ograniczeniami określonymi w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (zwanym dalej "rozporządzeniem") i przepisami wykonawczymi ustanowionymi w niniejszej decyzji.

Artykuł  2

Składanie wniosku

1. Wniosek o udzielenie dostępu do dokumentów skierowany do SPUE składa się w formie pisemnej, w tym drogą elektroniczną w formie wiadomości e-mail przesłanej na adres skrzynki funkcyjnej: EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eea- s.europa.eu.

2. Wniosek musi zostać sformułowany w wystarczająco precyzyjny sposób, tak aby SPUE był w stanie zidentyfikować żądany dokument lub żądane dokumenty i przetworzyć wniosek w terminach wskazanych w rozporządzeniu.

3. Gdy tylko wniosek zostanie zarejestrowany, do wnioskodawcy przesyła się potwierdzenie otrzymania wniosku.

4. Dane osobowe wnioskodawców są przetwarzane zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami o ochronie danych osobowych ² .

Artykuł  3

Terminy

1. SPUE udziela odpowiedzi na wnioski wstępne i ponowne w terminie piętnastu (15) dni roboczych od daty zarejestrowania wniosku.

2. Jeżeli wniosek jest nieprecyzyjny lub jego zakres jest zbyt szeroki, SPUE niezwłocznie kontaktuje się z wnioskodawcą w celu doprecyzowania wniosku lub ograniczenia jego zakresu zgodnie z art. 6 ust. 2 i 3 rozporządzenia. Jeżeli wnioskodawca nie udzieli odpowiedzi w terminie 10 dni roboczych, SPUE kontaktuje się z nim ponownie, przyznając mu 5 dodatkowych dni roboczych na doprecyzowanie wniosku lub ograniczenie jego zakresu, tak aby SPUE był w stanie zidentyfikować żądane dokumenty i skutecznie rozpatrzyć wniosek. Jeżeli wnioskodawca nie doprecyzuje wniosku lub nie ograniczy jego zakresu, wniosek uznaje się za odrzucony. Bieg terminu na odpowiedź rozpoczyna się dopiero w momencie, gdy SPUE uzyska odpowiednie informacje od wnioskodawcy.

3. W przypadkach wyjątkowych określonych w art. 7 ust. 3 lub w art. 8 ust. 2 rozporządzenia terminy można przedłużyć o piętnaście dni roboczych, w szczególności jeżeli:

a) wnioski charakteryzuje złożoność lub dotyczą one dużej ilości danych lub dużej liczby dokumentów;

b) wniosek wymaga konsultacji z instytucją, organem lub urzędem Unii, z misją lub operacją w ramach wspólnej polityki bezpieczeństwa i obrony lub z państwem członkowskim; lub

c) konieczne jest zasięgnięcie opinii strony trzeciej.

Wnioskodawca musi zostać poinformowany o każdym takim przedłużeniu oraz jego powodach.

Artykuł  4

Udzielanie odpowiedzi

1. Odpowiedzi na wnioski wstępne podpisuje szef biura SPUE, który działa w charakterze korespondenta ds. dostępu do dokumentów w danym biurze SPUE. W razie nieobecności szefa biura SPUE wyznacza korespondenta ds. dostępu do dokumentów spośród członków personelu.

2. Odpowiedzi na wnioski ponowne podpisuje dany SPUE.

3. Bez uszczerbku dla powyższych ustępów, do celów rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów, zarówno wniosków wstępnych, jak i ponownych, Zespół ds. Przejrzystości działający w ESDZ wspiera SPUE i ich biura oraz udziela im porad. W stosownych przypadkach w sprawie decyzji, które mają zostać podjęte w złożonych sytuacjach, zasięga się opinii Wysokiego Przedstawiciela Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa.

Artykuł  5

Odpowiedź odmowna

Jeżeli odpowiedź na wniosek jest całkowicie lub częściowo odmowna, zawiera ona powody odmowy, których podstawą jest jeden z wyjątków określonych w art. 4 rozporządzenia. Odpowiedź na wniosek wstępny zawiera informację dla wnioskodawcy na temat prawa do złożenia wniosku ponownego. W odpowiedzi odmownej na wniosek ponowny SPUE informuje wnioskodawcę o dostępnych środkach zaradczych, a mianowicie możliwości wszczęcia postępowania sądowego wobec danego SPUE zgodnie z warunkami określonymi w art. 263 TFUE lub złożenia skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich zgodnie z warunkami określonymi w art. 228 TFUE.

Artykuł  6

Dokumenty stron trzecich będące w posiadaniu SPUE

1. Jeżeli SPUE otrzymuje wniosek o dostęp do dokumentu będącego w jego posiadaniu, lecz pochodzącego od strony trzeciej, zasięga się opinii tej strony trzeciej, chyba że jest jasne, czy dokument należy ujawnić czy nie, w świetle wyjątków określonych w rozporządzeniu.

2. Dostępu do takiego dokumentu udziela się bez zasięgania opinii strony trzeciej, jeżeli dokument ten został już upubliczniony przez jego autora, został już udostępniony przez inne instytucje lub organy UE lub jeżeli jest jasne, że ujawnienie lub częściowe ujawnienie jego treści nie naruszyłoby w sposób oczywisty żadnego z interesów, o których mowa w art. 4 rozporządzenia.

3. Opinii strony trzeciej należy zasięgnąć, jeżeli dany dokument jest objęty art. 9 rozporządzenia lub jeżeli pochodzi z jednego z państw członkowskich, a to państwo członkowskie zwróciło się do SPUE z wnioskiem o nieujawnianie tego dokumentu bez jego uprzedniej zgody na podstawie art. 4 ust. 5 rozporządzenia. Taki wniosek państwo członkowskie składa na piśmie.

4. Opinii strony trzeciej zasięga się pisemnie i wyznacza się stronie trzeciej rozsądny termin na odpowiedź z uwzględnieniem terminów określonych w art. 3 powyżej. Strona trzecia wydaje opinię na piśmie.

5. Jeżeli strona trzecia nie udzieli odpowiedzi w wyznaczonym terminie lub jeżeli strony trzeciej nie da się zidentyfikować lub zlokalizować, SPUE podejmuje decyzję w sprawie wniosku w świetle wyjątków określonych w rozporządzeniu, uwzględniając uzasadnione interesy tej strony trzeciej na podstawie informacji, którymi SPUE dysponuje.

6. Jeżeli SPUE zamierza udzielić dostępu do dokumentu wbrew wyraźnej opinii strony trzeciej, informuje stronę trzecią o swoim zamiarze ujawnienia dokumentu w terminie mającym zastosowanie na podstawie rozporządzenia.

Artykuł  7

Konsultacje ze SPUE

1. Państwo członkowskie lub inna instytucja, organ, urząd lub agencja Unii, które otrzymały wniosek o dokument będący w ich posiadaniu, ale pochodzący od SPUE, przesyłają wniosek o konsultację ze SPUE pocztą elektroniczną na adres: [e-mail].

2. SPUE udziela opinii niezwłocznie, uwzględniając wszelkie mające zastosowanie terminy na udzielenie odpowiedzi, a najpóźniej w terminie 5 dni roboczych.

Artykuł  8

Dokumenty niejawne

1. Jeżeli wniosek o udzielenie dostępu do dokumentu dotyczy dokumentu objętego art. 9 rozporządzenia lub dotyczy innego dokumentu opatrzonego klauzulą tajności na mocy przepisów bezpieczeństwa danej instytucji, które chronią podstawowe interesy Unii Europejskiej lub co najmniej jednego jej państwa członkowskiego, jest on rozpatrywany przez urzędników upoważnionych do zapoznania się z takim dokumentem.

2. Każda decyzja odmawiająca dostępu do całości lub części dokumentu niejawnego zawiera powody odmowy na podstawie wyjątków wymienionych w art. 4 rozporządzenia. Jeżeli na podstawie tych wyjątków nie można udzielić odmowy dostępu do żądanego dokumentu, formalne rozpatrzenie wniosku skutkuje zapewnieniem, aby przed wysłaniem dokumentu wnioskodawcy klauzula tajności tego dokumentu została zniesiona.

Artykuł  9

Tryb udzielania dostępu

1. Dokumenty, do których ma zostać udzielony dostęp, przesyła się pocztą lub pocztą elektroniczną. Jeżeli żądane dokumenty są obszerne lub ich przekazanie jest utrudnione, wnioskodawca może zostać poproszony o zapoznanie się z nimi w miejscu, w którym dokumenty te są przechowywane. Taki dostęp jest bezpłatny.

2. Jeżeli dany dokument został już udostępniony, odpowiedź może zawierać informacje dla wnioskodawcy na temat tego, jak uzyskać żądany dokument, np. odniesienie do publikacji lub adres internetowy, pod którym dokument jest dostępny.

3. Jeżeli objętość egzemplarzy dokumentów, które mają zostać przesłane pocztą, przekracza 20 stron, wnioskodawca może zostać obciążony opłatą w wysokości 0,10 EUR za stronę plus koszty przesyłki. Opłaty za inne nośniki ustalane są indywidualnie w każdym przypadku, lecz nie mogą przekraczać rozsądnej stawki.

Artykuł  10

Publikacja dokumentów

1. Dokumenty, do których udzielono publicznego dostępu w następstwie wniosku o dostęp do dokumentu, są publikowane przy wsparciu ESDZ i zamieszczane w tym celu w rejestrze publicznym ESDZ.

2. Zgodnie z art. 9 rozporządzenia dokumenty objęte tym przepisem zamieszcza się w rejestrze publicznym ESDZ tylko za zgodą ich autora.

Artykuł  11

Sprawozdawczość

SPUE co roku składają wysokiemu przedstawicielowi sprawozdania zawierające liczbę przypadków, w których ich biura odmówiły udzielenia dostępu do dokumentów, oraz powody takich odmów.

Artykuł  12

Wejście w życie

1. Niniejsza decyzja ma zastosowanie do wszystkich SPUE.

2. Niniejsza decyzja staje się skuteczna z dniem jej przyjęcia.

Sporządzono w Brukseli dnia 6 marca 2025 r.

Wysoka Przedstawiciel Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa Kaja KALLAS

1 Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43).

2 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2025.1951
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja Wysokiego Przedstawiciela Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa z dnia 6 marca 2025 r. w sprawie zasad rozpatrywania wniosków o publiczny dostęp do dokumentów będących w posiadaniu specjalnych przedstawicieli UE
• Data aktu: 06/03/2025
• Data ogłoszenia: 31/03/2025