Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Agencji

(2009/C 304/17)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2009 r.)

WSTĘP

1. Europejska Agencja Kolejowa (zwana dalej Agencją), z siedzibą w Lille-Valenciennes, została ustanowiona na mocy rozporządzenia (WE) nr 881/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r.⁽¹⁾. Głównym zadaniem Agencji jest zwiększanie poziomu interoperacyjności systemów kolejowych oraz wypracowanie wspólnego podejścia do bezpieczeństwa celem stworzenia w Europie bardziej konkurencyjnego sektora kolejowego, o wyższym poziomie bezpieczeństwa⁽²⁾.

2. Budżet Agencji na 2008 r. wyniósł 18 mln euro w porównaniu z 16,6 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Agencję pracowników wyniosła na koniec roku 113 w porównaniu z 99 w roku poprzednim.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 248 Traktatu Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2008 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽⁶⁾.

Zadania dyrektora

5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁷⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁸⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego⁽⁹⁾, które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnianie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)⁽¹⁰⁾ oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji⁽¹¹⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych

aspektach, sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2008 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2008 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

13. Kwota przeniesionych na 2009 r. środków wyniosła ponad 4,1 mln euro⁽¹²⁾. Kontrola próby największych zobowiązań, których dotyczyły przeniesione środki na 2009 r., wykazała, że zobowiązania te dotyczyły usług i robót⁽¹³⁾, które zamówiono pod sam koniec 2008 r. i których realizacja przewidywana była na 2009 r. Wysoki wskaźnik przeniesień środków świadczy o trudnościach z programowaniem i budżetowaniem działalności Agencji.

INNE KWESTIE

14. Przegląd rocznego programu prac Agencji wykazał szereg niedociągnięć. Cele nie zawsze są określone zgodnie z kryteriami "SMART" (zdefiniowane, wymierne, osiągalne, odpowiednie, określone w czasie), lecz w sposób, który nie pozwala określić niedociągnięć w stosunku do celów, czy też dokonać oceny osiągnięć. Odnotowano również niespójności w przedstawianiu danych dotyczących zasobów kadrowych i budżetowych przypisanych do działań. Sytuacja ta, w połączeniu z brakiem wskaźników wykonania, utrudnia ocenę wykonania zadań przez Agencję w ciągu danego roku.

15. Przeprowadzona kontrola próby postępowań w zakresie zamówień publicznych zrealizowanych w ciągu roku wykazała uchybienia. Wymogi formalne określone w specyfikacji zamówień nie były przestrzegane, a także nie były one konsekwentnie oceniane przez komisje przetargowe - pod względem spełniania kryteriów wyboru (dwa przypadki)⁽¹⁴⁾ oraz pod względem spełniania kryteriów przyznania zamówienia (jeden przypadek)⁽¹⁵⁾. Miało to wpływ na przejrzystość postępowań.

16. Agencja nadal prowadzi działalność w dwóch siedzibach: w Lille i Valenciennes. Jak wskazał Trybunał w swoim sprawozdaniu za rok budżetowy 2006⁽¹⁶⁾, sytuacja ta naraża Agencję na znaczne dodatkowe koszty⁽¹⁷⁾, których można by uniknąć w przypadku koncentracji całej działalności w jednej siedzibie. Od tamtej pory Agencja podjęła kroki celem sformalizowania porozumienia w sprawie siedziby, na mocy którego dodatkowe koszty wynikające z posiadania podwójnej siedziby byłyby ponoszone przez władze francuskie. Starania te dotychczas nie przyniosły efektów.

17. W 2009 r. Agencja przeniesie się do budynku należącego do gminy Valenciennes. Okres obowiązywania umowy wynosi 25 lat, pod warunkiem podpisania porozumienia w sprawie siedziby z rządem francuskim. W związku z tym, że nie podpisano do tej pory porozumienia w sprawie siedziby, władza budżetowa⁽¹⁸⁾ ograniczyła okres obowiązywania nowej umowy o dzierżawę do jednego roku, z możliwością jej automatycznego przedłużenia maksymalnie o kolejny rok. Brak pewności co do okresu obowiązywania umowy utrudnia planowanie w zakresie zagospodarowania nowych pomieszczeń i związanych z tym procedur zamówień, a w konsekwencji - także planowanie budżetu.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 8 października 2009 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 220 z 21.6.2004, s. 3.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika, zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽⁷⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁸⁾ Art. 38 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁹⁾ Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Agencji.

⁽¹⁰⁾ Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

⁽¹¹⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 26 czerwca 2009 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 2 lipca 2009 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ono na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.era.europa.eu

⁽¹²⁾ Kwota około 3,9 mln euro środków przeniesionych na 2009 r. dotyczy wydatków administracyjnych i operacyjnych. Stanowi to 57 % rocznego budżetu wynoszącego 6,9 mln euro w tytule II i III.

⁽¹³⁾ W zakresie m.in. zamówionych opracowań, wydatków związanych z informatyką oraz umeblowaniem biur.

⁽¹⁴⁾ Ogólna wartość: 334.000 euro.

⁽¹⁵⁾ Wartość: 800.000 euro przez cztery lata.

⁽¹⁶⁾ Pkt 8 (Dz.U. C 309 z 19.12.2007, s. 68).

⁽¹⁷⁾ W 2006 r. dodatkowe koszty oszacowano na ponad 400.000 euro.

⁽¹⁸⁾ Pismo Przewodniczącego Komisji Budżetowej Parlamentu Europejskiego do Przewodniczącego Rady Administracyjnej Agencji z dnia 26 listopada 2008 r., nr ref.: D(2008) 67307.

Tabela

Europejska Agencja Kolejowa (Lille/Valenciennes)

Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu	Kompetencje Agencji określone w rozporządzeniu (WE) nr 881/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady		Zarządzanie	Środki udostępnione Agencji w 2008 r. (w 2007 r.)	Produkty i usługi w 2008 r.
Wspólna polityka transportowa: W celu wykonania art. 70 i z uwzględnieniem specyficznych aspektów transportu Rada, stanowiąc zgodnie z procedurą określoną w art. 251 i po konsultacji z Komitetem Ekonomiczno-Społecznym i Komitetem Regionów, ustanawia: a) wspólne reguły mające zastosowanie do transportu międzynarodowego wykonywanego z lub na terytorium państwa członkowskiego lub tranzytu przez terytorium jednego lub większej liczby państw członkowskich; b) warunki dostępu przewoźników niemających stałej siedziby w państwie członkowskim do transportu krajowego w państwie członkowskim; c) środki pozwalające polepszyć bezpieczeństwo transportu; d) wszelkie inne potrzebne przepisy. (art. 71 Traktatu)	Cele Współdziałanie, w sprawach technicznych, we wdrażaniu prawodawstwa wspólnotowego zmierzającego do: - poprawy konkurencyjności sektora kolejowego, - wypracowania wspólnego podejścia do bezpieczeństwa europejskiego systemu kolejowego, celem przyczynienia się do stworzenia europejskiego obszaru kolejowego bez granic o wysokim poziomie bezpieczeństwa.	Zadania 1. Przekazywanie Komisji zaleceń dotyczących - wspólnych metod bezpieczeństwa (CSMs) oraz wspólnych wymagań bezpieczeństwa (CSTs) określonych w dyrektywie w sprawie bezpieczeństwa kolei (2004/ 49/WE), - świadectw bezpieczeństwa i działań w zakresie bezpieczeństwa, - określania specyfikacji technicznych interoperacyjności, - monitorowania postępu interoperacyjności, - certyfikacji zakładów utrzymania taboru, - kwalifikacji zawodowych, - rejestracji taboru kolejowego. 2. Wydawanie opinii dotyczących - krajowych przepisów bezpieczeństwa, - monitorowania jakości pracy jednostek notyfikowanych, - interoperacyjności sieci transeuropejskiej. 3. Koordynacja organów krajowych - koordynacja krajowych organów ds. bezpieczeństwa i krajowych organów dochodzeniowych (określonych w dyrektywie 2004/49/WE, art. 17 i 21). 4. Publikacje i bazy danych - sprawozdanie o działaniu systemu bezpieczeństwa (co dwa lata), - sprawozdanie z postępów we wdrażaniu interoperacyjności (co dwa lata), - publiczna baza danych dokumentów dotyczących bezpieczeństwa, - publiczny rejestr dokumentów dotyczących interoperacyjności.	1. Rada Administracyjna Skład: po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, czterech przedstawicieli Komisji, sześciu przedstawicieli (bez prawa głosu) odpowiednich sektorów zawodowych. 2. Dyrektor Mianowany przez Radę Administracyjną na wniosek Komisji. 3. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. 4. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.	Budżet 18 mln euro (16,6 mln euro) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2008 r. stanowiska w planie zatrudnienia: 116 (116) stanowiska obsadzone na dzień 31 grudnia 2008 r.: 106 (95) Inni pracownicy: 7 (4) Stanowiska ogółem: 113 (99) z czego obsadzone stanowiska: - operacyjne: 69 (66) - administracyjne: 44 (33)	- Zalecenie dotyczące wspólnych metod oceny bezpieczeństwa do stosowania w ramach wspólnych wymagań bezpieczeństwa, - zalecenie dotyczące zmian w załączniku I dyrektywy 2004/49/WE, - pierwsze sporządzane co dwa lata sprawozdanie na temat działania systemu bezpieczeństwa kolei w Unii Europejskiej, - zalecenie dotyczące wspólnego wzoru licencji i rejestrów maszynistów, - zalecenie dotyczące zharmonizowanych wymagań w zakresie części B certyfikatów bezpieczeństwa, - zalecenie dotyczące specyfikacji technicznych interoperacyjności (TSI) systemu kolei konwencjonalnych w zakresie infrastruktury, - zalecenie dotyczące TSI systemu kolei konwencjonalnych w zakresie energii, - zalecenie dotyczące certyfikacji zakładów utrzymania taboru, - zalecenie dotyczące specyfikacji wymagań systemowych w zakresie poziomu trzeciego Europejskiego Systemu Zarządzania Ruchem Kolejowym (ERTMS), - projekt TSI w zakresie pojazdów trakcyjnych i wagonów pasażerskich, - wstępny projekt zalecenia w sprawie części 1 załącznika VII do dyrektywy 2008/57/WE (lista kontrolna w zakresie wspólnej akceptacji), - sprawozdanie okresowe w sprawie TSI w zakresie telematyki przewozów pasażerskich, - studium wykonalności w zakresie interoperacyjności systemu kolei 1520 mm, - ocena notyfikacji list krajowych przepisów technicznych, - projekt sprawozdania w sprawie sposobów publikowania i udostępniania krajowych przepisów bezpieczeństwa, - projekt sprawozdania w sprawie oceny oddziaływania i zaleceń dotyczących wymagań w kwestii wykrywania wykolejeń, wnioskowanych przez komitet ds. Transportu Towarów Niebezpiecznych, - ustanowienie rejestru dokumentów dotyczących interoperacyjności, - organizowana raz na dwa lata konferencja na temat bezpieczeństwa.
Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

13. Z 4,1 mln euro środków przeniesionych z roku 2008 na rok 2009 ponad 1,5 mln dotyczyło umów podpisanych w ostatnich dwóch miesiącach 2008 r. Późne podpisanie umów jest konsekwencją opóźnień w procedurach udzielania zamówień publicznych oraz przesunięć zrealizowanych pod koniec 2008 r. po analizie wykonania budżetu. Pozostałe 2,6 mln dotyczy umów będących w toku realizacji, za które nie otrzymano jeszcze faktur, oraz zobowiązań tymczasowych pokrywających koszty związane z wyjazdami służbowymi pracowników i ekspertów. Agencja będzie kontynuować starania na rzecz usprawnienia planowania procedur udzielania zamówień publicznych i monitorowania wykonania budżetu przez cały rok.

14. W procedurze budżetowej na rok 2010 ERA wprowadziła proces, dzięki któremu przygotowanie budżetu rocznego i przygotowanie programu prac są ze sobą w pełni zintegrowane, aby zapewnić maksymalną spójność. Ponadto ERA będzie dążyć do coraz większej precyzji w definiowaniu celów, działań i ich harmonogramu.

Począwszy od 2009 r., wszelkie znaczące zmiany priorytetów są zgłaszane Radzie Administracyjnej i znajdują odzwierciedlenie we wniosku o odpowiednią zmianę programu prac. Ponadto od 2009 r. DG TREN zwróciła się do ERA i innych agencji wchodzących w zakres jej działania o zdefiniowanie wskaźników wyników i regularne przekazywanie informacji na ich temat.

15. Na podstawie analizy trudności, jakie napotkano w przeszłości w obszarze udzielania zamówień publicznych, sporządzono plan działań. Działania te obejmują m.in. szkolenie i udzielanie pomocy członkom komitetów oceniających oraz harmonizację sposobu oceny ofert z zastosowaniem list kontrolnych.

16. Agencja podejmuje wszelkie możliwe starania, aby zawrzeć porozumienie w sprawie siedziby z państwem przyjmującym. Do tej pory jednak wniosek agencji ERA dotyczący porozumienia nie spotkał się z żadną oficjalną reakcją.

17. Zob. odpowiedź do pkt 16. Agencja zgadza się, że do momentu podpisania porozumienia w sprawie siedziby będzie napotykać poważne problemy w realizacji swoich procedur w sprawie udzielania zamówień, zwłaszcza procedur dotyczących budynku w Valenciennes.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2009.304.89
• Rodzaj: Zawiadomienie
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 08/10/2009
• Data ogłoszenia: 15/12/2009