SPRAWOZDANIE FINANSOWE WSPÓLNOT EUROPEJSKICHROK BUDŻETOWY 2008
SKONSOLIDOWANE SPRAWOZDANIE FINANSOWE I SKONSOLIDOWANE SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA BUDŻETU
(2009/C 273/01)
(Dz.U.UE C z dnia 13 listopada 2009 r.)
INFORMACJA DODATKOWA ZAŁĄCZONA DO SKONSOLIDOWANEGO SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO
Skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe Wspólnot Europejskich za 2008 r. zostało sporządzone na podstawie informacji przedstawionych przez inne instytucje i organy na mocy art. 129 ust. 2 rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich. Niniejszym oświadczam, że sprawozdanie to zostało sporządzone zgodnie z tytułem VII tego rozporządzenia finansowego oraz z zasadami, regułami i metodami rachunkowości określonymi w załączniku do sprawozdania finansowego.
Księgowi tych instytucji i organów przekazali mi wszystkie informacje niezbędne w celu sporządzenia sprawozdania finansowego prezentującego aktywa i pasywa Wspólnot Europejskich oraz wykonanie budżetu, jak również potwierdzili ich wiarygodność.
Niniejszym poświadczam, że w oparciu o wyżej wymienione informacje oraz kontrole, które uznałem za niezbędne przed podpisaniem sprawozdania finansowego, mam wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe prawidłowo i rzetelnie przedstawia sytuację finansową Wspólnot Europejskich we wszystkich istotnych aspektach.
|
Ph. TAVERNE |
|
Księgowy Komisji Europejskiej |
BUDŻET UE - WYKONANIE I RACHUNKOWOŚĆ
1. OPRACOWANIE BUDŻETU ROCZNEGO
Z budżetu UE finansowany jest szereg strategii politycznych i programów w całej Unii. Zgodnie z priorytetami określonymi przez państwa członkowskie Komisja realizuje konkretne programy, działania i projekty. Mogą one obejmować wsparcie dla projektów edukacyjnych na rzecz mobilności uczniów i nauczycieli, projektów ukierunkowanych na poprawę środowiska pracy dla pracowników w UE, a także mających na celu poprawę kontroli na granicach zewnętrznych.
Prawie 94 % środków budżetowych UE przypada na finansowanie strategii politycznych i działań UE, na które zgodziły się wszystkie państwa członkowskie. Bezpośrednie powiązanie między budżetem rocznym i strategiami politycznymi UE jest zapewnione dzięki budżetowi zadaniowemu (ABB). Nomenklatura budżetu zadaniowego, wprowadzona po raz pierwszy w budżecie na 2004 r., pozwala na jednoznaczną identyfikację obszarów polityki Unii Europejskiej oraz łącznych kwot zasobów przydzielonych na te obszary.
31 obszary polityki podzielone są na około 200 zadań (przy czym ponad 110 z nich obejmuje pozycje operacyjne), które w nomenklaturze budżetowej stanowią poszczególne rozdziały budżetu. Obszary polityki mają zasadniczo charakter operacyjny, ponieważ beneficjentami głównych zadań realizowanych w ich ramach są osoby trzecie, odpowiednio w ich zakresie tematycznym. Natomiast pozostałe obszary polityki, jak na przykład "Koordynacja i doradztwo prawne" czy "Budżet", mają charakter horyzontalny i zapewniają właściwe funkcjonowanie Komisji. Struktura zadaniowa zapewnia wspólne ramy koncepcyjne dla ustalania priorytetów, planowania, budżetowania, monitorowania i sprawozdawczości, przy czym przede wszystkim ma ona zwiększać wydajność, gospodarność i efektywność wykorzystywania zasobów.
Wewnętrzna procedura przyjęcia projektu budżetu rozpoczyna się od jego przygotowania przez Komisję, po czym jest on przekazywany do Rady, która może wprowadzić zmiany, jeżeli uzna to za niezbędne. Zaktualizowany budżet trafia następnie do Parlamentu Europejskiego, który może zaproponować poprawki bądź przyjąć lub odrzucić przedłożony projekt. Po osiągnięciu porozumienia w sprawie wszystkich zmian i aktualizacji (w tym w sprawie całkowicie nowego projektu, który w razie konieczności jest przedkładany przez Komisję) Parlament przyjmuje budżet w połowie grudnia. Przewodniczący Parlamentu Europejskiego ogłasza przyjęcie budżetu, po czym można rozpocząć jego wykonanie.
2. W JAKI SPOSÓB FINANSOWANE SĄ WSPÓLNOTY EUROPEJSKIE?
WE dysponują dwoma podstawowymi rodzajami finansowania: dochodami z tytułu zasobów własnych i dochodami różnymi.
2.1. Dochody z tytułu zasobów własnych oraz należności
Dochody z tytułu zasobów własnych przysługują automatycznie UE, co umożliwia jej finansowanie swojego budżetu bez konieczności podejmowania przez władze państw członkowskich jakichkolwiek dodatkowych decyzji (w 2008 r. stanowiły one 92 % łącznych dochodów). Całkowita kwota zasobów własnych niezbędna do sfinansowania budżetu wynika z łącznej kwoty wydatków pomniejszonej o pozostałe dochody. Całkowita kwota zasobów własnych nie może przekroczyć 1,24 % dochodu narodowego brutto (DNB) całej UE. Zasoby własne można podzielić na następujące kategorie:
(1) Tradycyjne zasoby własne (TZW), na które składają się cła, opłaty rolne i opłaty wyrównawcze od cukru. Tymi zasobami własnymi obciąża się podmioty gospodarcze. Pobierają je państwa członkowskie w imieniu UE. Niemniej jednak państwa członkowskie zatrzymują 25 % na pokrycie kosztów poboru. Cła i opłaty rolne nakłada się na przywóz produktów pochodzących z krajów trzecich, według stawek opartych na Wspólnej Taryfie Celnej. Opłaty wyrównawcze od cukru wpłacane są przez producentów cukru w celu finansowania refundacji wywozowych na cukier. TZW zwykle stanowią około 15 % łącznej kwoty dochodów z tytułu zasobów własnych.
(2) Zasoby własne oparte na podatku od wartości dodanej (VAT) pochodzą z obciążeń podstaw opodatkowania VAT w państwach członkowskich. Podstawy VAT zostały w tym celu ujednolicone zgodnie z zasadami wspólnotowymi i są obciążanie według jednakowej stawki procentowej dla wszystkich państw członkowskich. Niemniej podstawa VAT uwzględniana w tej kalkulacji jest ograniczana do 50 % DNB każdego państwa członkowskiego. Zasoby oparte na VAT zwykle stanowią około 15 % dochodów z tytułu zasobów własnych.
(3) Zasoby oparte na dochodzie narodowym brutto (DNB) wykorzystywane są do zrównoważenia dochodów i wydatków, tj. do sfinansowania tej części budżetu, która nie jest objęta żadnym innym rodzajem dochodów. DNB każdego państwa członkowskiego obciążone jest taką samą stawką procentową, ustalaną zgodnie z zasadami wspólnotowymi. Zasoby oparte na DNB zwykle stanowią około 70 % dochodów z tytułu zasobów własnych.
W odniesieniu do płatności tych kwot, na odrębnym rachunku wykazano tradycyjne zasoby własne, które zgodnie z art. 6 ust. 3 lit. b) rozporządzenia nr 1150/2000 zostały ustalone przez państwa członkowskie, lecz nie zostały udostępnione Wspólnotom, ponieważ nie zostały jeszcze odzyskane, ani nie przewidziano dla nich zabezpieczenia lub są kwestionowane. Każde państwo członkowskie przesyła Komisji kwartalne sprawozdanie dotyczące tych rachunków, zawierające następujące informacje dotyczące każdego rodzaju zasobów:
- nieuregulowane saldo za poprzedni kwartał,
- kwoty odzyskane w danym kwartale,
- korekty podstawy (poprawki/skreślenia) w danym kwartale,
- kwoty umorzone,
- saldo pozostające do odzyskania na koniec danego kwartału.
Odzyskane tradycyjne zasoby własne wykazane na odrębnym rachunku należy udostępnić Komisji najpóźniej w pierwszym dniu roboczym następującym po 19. dniu drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym należności zostały odzyskane.
Należy dokonać odpisu aktualizującego wartość umorzoną należności na odrębnych rachunkach, tak aby uwzględnić sytuacje, w których faktyczne odzyskanie jest mało prawdopodobne. Odpis ten oparty jest na szacunkach państw członkowskich zgodnie z art. 6 ust. 4 lit. b) rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1150/2000, który stanowi, że "wraz z ostatnim sprawozdaniem kwartalnym za dany rok państwa członkowskie przekazują szacunkowe obliczenie całkowitej ilości należności, których ściągnięcie jest mało prawdopodobne, wykazanych na odrębnym rachunku na dzień 31 grudnia danego roku".
W oparciu o szacunki przesłane przez państwa członkowskie odpis aktualizujący wartość umorzoną odlicza się od pozycji "należności od państw członkowskich" w bilansie po stronie aktywów. Nie oznacza to jednak, że Komisja zamierza odstąpić od odzyskania kwot objętych tą korektą wartości. Nawet w przypadku gdy odzyskanie kwot wydaje się mało prawdopodobne lub wręcz niemożliwe, nie oznacza to zawsze utraty przedmiotowych środków w ramach tradycyjnych zasobów własnych w budżecie Wspólnoty. Nieodzyskane należności uznaje się za utracone jedynie wówczas, gdy dane państwo członkowskie wyczerpało wszystkie wymagane środki w celu zapewnienia odzyskania środków. W przeciwnym razie państwo członkowskie ponosi odpowiedzialność finansową i musi wpłacić przedmiotową kwotę do budżetu wspólnotowego zgodnie z art. 17 ust. 2 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1150/2000.
2.2. Dochody różne
Dochody różne wynikające z działań Wspólnot Europejskich stanowią około 8 % łącznej kwoty dochodów. Pochodzą one przykładowo z grzywien za naruszenie zasad konkurencji oraz nakazów odzyskania środków wystawionych dłużnikom prywatnym i publicznym w odniesieniu do zarządzania projektami wspólnotowymi (jak w przykładzie powyżej). Do tej kategorii zaliczają się także kary pieniężne nałożone przez Trybunał Sprawiedliwości na państwa członkowskie, które nie zastosowały się do danego wyroku. Każdego roku Komisja zarządza setkami tysięcy projektów i wystawia rocznie około 12.000 nakazów odzyskania środków. Do każdego niespłaconego w terminie długu dolicza się odsetki za zwłokę. W przypadku gdy długi stron trzecich, innych niż państwa członkowskie, wobec Wspólnoty pozostają niespłacone, decyzje Komisji (i Rady) nakładające obowiązek zapłaty podlegają bezpośredniemu wykonaniu zgodnie z przepisami z zakresu postępowania cywilnego obowiązującymi na terytorium państwa, w którym decyzje te mają zostać wykonane. Dochodzeniem należności od zalegających ze spłatami dłużników zajmuje się Służba Prawna z pomocą zewnętrznych firm prawniczych.
3. W JAKI SPOSÓB ZARZĄDZANE I WYDAWANE SĄ ŚRODKI BUDŻETOWE WE
3.1. Podstawowe wydatki operacyjne
Wydatki operacyjne Wspólnot Europejskich obejmują różne działy ram finansowych oraz przyjmują różne formy, w zależności od sposobu wypłacania środków pieniężnych i zarządzania nimi. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym Komisja wykonuje budżet ogólny, stosując następujące metody:
Bezpośrednie zarządzanie scentralizowane: gdy budżet jest wykonywany bezpośrednio przez służby Komisji.
Pośrednie zarządzanie scentralizowane: gdy Komisja powierza zadania związane z wykonaniem budżetu organom przewidzianym prawem Wspólnoty lub prawem krajowym, takim jak agencje wspólnotowe prawa publicznego czy misje służby publicznej.
Zarządzanie zdecentralizowane: gdy Komisja powierza poszczególne zadania w zakresie wykonania budżetu krajom trzecim.
Zarządzanie dzielone: w ramach tej metody zarządzania realizację zadań w zakresie wykonania budżetu powierza się państwom członkowskim. Metoda ta obejmuje większość wydatków, w tym roku 82 mld EUR (w 2007 r.: 90 mld EUR); w ramach tej metody zadania powierzane są państwom członkowskim i dotyczą takich obszarów jak wydatki rolne i działania strukturalne.
Zarządzanie wspólne: w ramach tej metody Komisja powierza określone zadania w zakresie wykonania budżetu organizacjom międzynarodowym.
3.2. Różni uczestnicy działań finansowych
Kolegium komisarzy ponosi zbiorową odpowiedzialność polityczną, jednak w praktyce nie wykorzystuje samodzielnie przyznanych mu uprawnień w zakresie wykonania budżetu. Każdego roku kolegium powierza te zadania związane z wykonaniem budżetu poszczególnym urzędnikom, którzy odpowiadają przed kolegium komisarzy oraz podlegają przepisom rozporządzenia finansowego i regulaminu pracowniczego. Odnośni pracownicy, z reguły dyrektorzy generalni i szefowie służb, pełnią funkcję tzw. delegowanych urzędników zatwierdzających. Oni z kolei mogą przekazać zadania związane z wykonaniem budżetu tzw. subdelegowanym urzędnikom zatwierdzającym.
Kompetencje urzędników zatwierdzających obejmują cały proces zarządzania, począwszy od określenia, co należy zrobić, aby zrealizować cele polityki ustalone przez daną instytucję, aż po zarządzanie podjętymi działaniami pod względem operacyjnym, jak i budżetowym, w tym podpisywanie zobowiązań prawnych, monitorowanie wykonania, dokonywanie płatności, a w razie konieczności także odzyskiwanie środków. Urzędnicy zatwierdzający muszą również dbać o to, aby przeprowadzane były oceny w celu dokonania analizy wykonalności ich propozycji (ocena ex ante) oraz podsumowania pozytywnych wyników i opłacalności realizowanych programów (oceny okresowe i ex post). Wyniki tych ocen wykorzystuje się do usprawnienia procesu decyzyjnego oraz zwiększenia przejrzystości, rozliczalności i opłacalności działań wspólnotowych.
W każdej dyrekcji generalnej zapewnia się należyte zarządzanie finansami oraz właściwą rozliczalność poprzez oddzielenie kontroli zarządzania (za co odpowiedzialni są urzędnicy zatwierdzający) od audytu wewnętrznego i kontroli zgodności na podstawie jasnych norm kontroli wewnętrznej (opartych na międzynarodowych normach COSO), kontroli ex ante i ex post, niezależnych audytów wewnętrznych na podstawie ocen ryzyka oraz regularne sprawozdania z prowadzonych działań sporządzane dla poszczególnych komisarzy.
Księgowy wykonuje polecenia zapłaty i nakazy odzyskania środków sporządzone przez urzędników zatwierdzających oraz odpowiada za zarządzanie środkami finansowymi, ustanawia zasady i metody rachunkowości, zatwierdza systemy księgowe, prowadzi księgi oraz sporządza sprawozdanie roczne odnośnej instytucji oraz konsoliduje je ze sprawozdaniami innych jednostek objętych konsolidacją. Ponadto księgowy ma obowiązek podpisania sprawozdania finansowego, poświadczając przy tym, że prawidłowo i rzetelnie przedstawia ono sytuację finansową.
Audytor wewnętrzny, niebędący uczestnikiem działań finansowych w ścisłym tego słowa znaczeniu, powoływany jest przez instytucję lub organ w celu zweryfikowania właściwego funkcjonowania systemów i procedur wykonania budżetu; ma on także doradzać instytucji w kwestiach dotyczących zarządzania ryzykiem. Audytor wewnętrzny wydaje niezależne opinie o jakości systemów zarządzania i kontroli oraz przedstawia zalecenia dotyczące tego, w jaki sposób można poprawić procedury operacyjne oraz wspierać należyte zarządzanie finansami.
3.3. Zaciąganie zobowiązań w celu uruchomienia środków z budżetu UE
Po tym jak budżet zostanie zatwierdzony, DG ds. Budżetu za pośrednictwem systemu rachunkowości Komisji udostępnia środki finansowe poszczególnym służbom Komisji oraz instytucjom i innym organom zgodnie z ich kompetencjami politycznymi w ramach systemu zwanego budżetowaniem zadaniowym. Przykładowo Komisja przenosi odpowiedzialność za zarządzanie pozycjami w budżecie dotyczącymi środowiska na szefa - lub dyrektora generalnego - DG ds. Środowiska (który w tym kontekście staje się delegowanym urzędnikiem zatwierdzającym w odniesieniu do przedmiotowych pozycji w budżecie).
Zaciągnięcie zobowiązania prawnego (w formie np. umowy w sprawie udzielenia zamówienia lub umowy w sprawie przyznania dotacji) wobec strony trzeciej możliwe jest pod warunkiem, że w rocznym budżecie przewidziano pozycję, w oparciu o którą przedmiotowe działanie może zostać zrealizowane. W takiej pozycji w budżecie muszą być także zapisane środki wystarczające na pokrycie odnośnych wydatków. Jeżeli te warunki są spełnione, wymagane środki muszą zostać zarezerwowane w budżecie w drodze zobowiązania budżetowego ujętego w systemie rachunkowym.
Po zainicjowaniu zobowiązania budżetowego przez osobę odpowiedzialną za projekt, zwaną osobą rozpoczynającą operację, zostaje ono objęte ustaloną wcześniej procedurą, tzw. obiegiem finansowym, która realizowana jest w formie pisemnej i w formie elektronicznej i w której uczestniczą co najmniej dwie osoby (tzw. zasada dwóch par oczu): osoba rozpoczynająca operację i weryfikator. Zanim zobowiązanie zostanie zatwierdzone przez odpowiedzialnego urzędnika zatwierdzającego, w ramach istniejących obiegów finansowych przeprowadzane są kontrole finansowe i operacyjne.
Pieniądze z budżetu wspólnotowego mogą zostać wydane dopiero wtedy, gdy Komisja lub inny organ WE oraz potencjalny beneficjent środków wspólnotowych dokonają zobowiązania prawnego w formie pisemnej. W ramach bezpośredniego zarządzania scentralizowanego takie zobowiązanie prawne ma postać albo umowy z wykonawcą albo umowy z beneficjentem w sprawie przyznania dotacji.
Po zatwierdzeniu zobowiązanie budżetowe ujmowane jest w systemie rachunkowości budżetowej, a środki są odpowiednio wykorzystywane. Nie ma to jednak wpływu na konta główne (czyli księgę główną), jako że nie nastąpiło jeszcze obciążenie. Dzieje się tak dlatego, że system rachunkowości Wspólnot Europejskich składa się z dwóch oddzielnych, ale powiązanych ze sobą elementów:
(a) kont budżetowych, które zawierają szczegółowy zapis wykonania budżetu; oraz
(b) kont głównych, wykorzystywanych do sporządzenia bilansu i rachunku wyniku ekonomicznego.
Na kontach budżetowych ujmowane są zobowiązania i płatności dokonywane dziennie w ramach około 1.150 pozycji w budżecie. Są one prowadzone w oparciu o zmodyfikowaną metodę kasową, zgodnie z którą pozycje wydatków lub dochodów księguje się dopiero w momencie zaangażowania, wypłacenia lub otrzymania środków pieniężnych. Ten rodzaj rachunkowości jest charakterystyczny dla sektora publicznego, w przypadku którego istnieje historyczna tendencja do zwracania szczególnej uwagi na budżet i jego wykonanie. Komisja publikuje co miesiąc szczegółowe dane liczbowe o bieżącym stanie wykonania budżetu (o wydatkach) na portalu Europa. Dane te podawane są według działów ram finansowych i obszaru polityki.
Do prowadzenia kont głównych (czyli księgi głównej) wykorzystuje się zasadę podwójnego zapisu w celu wykazania wszystkich dochodów i wydatków w całym roku finansowym (a tym samym wyniku ekonomicznego) i określenia sytuacji finansowej WE na dzień 31 grudnia danego roku w oparciu o bilans obejmujący aktywa i pasywa.
3.4. Dokonywanie płatności
3.4.1. Zasady ogólne
Płatności mogą zostać dokonane dopiero po zatwierdzeniu zobowiązania budżetowego przez urzędnika zatwierdzającego zajmującego się daną operacją. W przypadku gdy konieczne jest dokonanie płatności, należy przestrzegać zasady obowiązkowego systemu organizacji pracy podobnego do systemu organizacji pracy w przypadku zobowiązania budżetowego. Znajduje to odbicie w systemie rachunkowości i jest dokonywane równolegle w formie pisemnej i w formie elektronicznej. Także w tym przypadku procedurę tę inicjuje osoba rozpoczynająca operację, a ostatecznie zatwierdza ją subdelegowany urzędnik zatwierdzający. Po zatwierdzeniu płatności automatycznie aktualizowane są zarówno konta budżetowe, jak i konta główne.
Kiedy płatność zostaje zatwierdzona w systemie rachunkowości, w kolejnym etapie należy dokonać przelewu na rachunek beneficjenta. Przykładowo Komisja za pośrednictwem działu finansowego DG ds. Budżetu dokonuje niemal wszystkich swoich płatności za pomocą przelewów bankowych. Posiada ona rachunki bankowe w administracjach finansowych państw członkowskich, bankach centralnych i bankach komercyjnych państw członkowskich.
Komisja dokonuje ponad milion płatności rocznie. Komisja uczestniczy w systemie SWIFT (Stowarzyszenie Międzynarodowej Teletransmisji Danych Finansowych). Codziennie przynajmniej jeden przepływ płatności jest inicjowany pod kontrolą działu finansowego DG ds. Budżetu, przy czym dla zatwierdzonych zleceń płatniczych generowane są instrukcje dotyczące płatności, przesyłane automatycznie do banków Komisji, które wykonują płatności na rzecz podanych beneficjentów.
3.4.2. Zaliczkowanie
Zaliczkowanie jest formą płatności z wyprzedzeniem na rzecz beneficjenta mającą na celu zapewnienie jego płynności finansowej. Może być ono rozbite na szereg płatności w okresie wskazanym w danej umowie w sprawie zaliczkowania. Płatność lub zaliczka mogą być wykorzystane albo na realizację celów, na które były przeznaczone, w okresie wskazanym w umowie, bądź podlegają zwrotowi - w przypadku gdy beneficjent nie ponosi kosztów kwalifikowalnych, ma on obowiązek dokonania zwrotu do budżetu Wspólnot Europejskich zaliczki przyznanej tytułem zaliczkowania. Tym samym wypłacone kwoty zaliczek nie stanowią ostatecznego wydatku, dopóki nie zostaną spełnione odnośne warunki umowne, a zatem w bilansie wykazuje się je po stronie aktywów w momencie dokonania płatności początkowej. Kwotę zaliczek zmniejsza się (całkowicie lub częściowo) o zatwierdzone koszty kwalifikowalne i zwrócone kwoty. Po uznaniu przez Wspólnoty - całkowicie lub częściowo - kwoty zaliczek w oparciu o analizę kwalifikowalności otrzymanego zestawienia poniesionych wydatków (zob. poniżej), z bilansu usuwa się zaakceptowaną kwotę wydatków kwalifikowalnych i ujmuje jako wydatek w rachunku wyniku ekonomicznego. W ten sposób kwota zaliczek może zostać rozliczona w całości lub częściowo.
Kwoty zaliczek wycenia się według szacowanej kwoty podlegającej odzyskaniu, biorąc pod uwagę istnienie powiązanej gwarancji towarzyszącej danej kwocie zaliczek. Kwotą zaliczek uznaną za nieściągalną obciąża się rachunek wyniku ekonomicznego; kwotę tę ujmuje się także w bilansie jako zmniejszenie wartości bilansowej zaliczek. Zasadniczo wypłacone kwoty zaliczek przynoszą zysk w postaci odsetek (z wyjątkiem kwot wypłaconych państwom członkowskim lub w ramach pomocy przedakcesyjnej). W zależności od tego, komu - Wspólnotom Europejskim czy stronie trzeciej - należne są wspomniane odsetki, wyróżnia się dwie kategorie zaliczkowania. Różnica pomiędzy tymi dwiema kategoriami polega na tym, że odsetki wygenerowane przez kwoty zaliczkowania pochodzące od Wspólnot Europejskich pozostają własnością Wspólnot, a tym samym muszą zostać zwrócone Wspólnotom, natomiast odsetki uzyskane z zaliczkowania pochodzącego od "strony trzeciej" należą do danego beneficjenta.
3.4.3. Zestawienia poniesionych wydatków oraz kwalifikowalność wydatków
Po upływie pewnego czasu od płatności kwoty zaliczek do właściwego organu WE wpływa zestawienie poniesionych wydatków, poświadczające, w jaki sposób beneficjent wykorzystał kwotę zaliczek zgodnie z warunkami umownymi. Zestawienia poniesionych wydatków przesyłane są w różnych terminach w ciągu roku, w zależności od rodzaju finansowanego działania oraz warunków umownych, i nie zawsze są one otrzymywane na koniec roku.
Otrzymane zestawienia poniesionych wydatków należy bezzwłocznie zarejestrować w systemie rachunkowości jako zobowiązania krótkoterminowe i równocześnie ujmowane odpowiednio w pozycji "Kwalifikowalność wymagająca sprawdzenia" i "Etap 1 - Faktura". Na tym etapie nie ujmuje się jeszcze żadnych wydatków. Wydatki ujmuje się na kontach głównych dopiero z chwilą wystąpienia "zdarzenia generującego", tj. w momencie zatwierdzenia zestawienia poniesionych wydatków. Termin płatności otrzymanej faktury biegnie od daty zarejestrowania otrzymanego dopuszczalnego wniosku o płatność: po stwierdzeniu kwalifikowalności zestawienia kwalifikowalne kwoty wykazuje się w rachunku wyniku ekonomicznego jako wydatek ("Etap 2 - Faktura"). Nierozliczone kwoty zaliczek i saldo zobowiązań są następnie pomniejszane o zatwierdzoną kwotę. Nie ma to wpływu na konta budżetowe, gdyż płatność początkowa została już ujęta.
3.4.4. Dalsze płatności
W przypadku gdy wnioskowana i weryfikowana jest kwota przewyższająca płatność początkową lub gdy zgodnie z umową ma nastąpić druga bądź końcowa płatność, składany jest nowy wniosek o płatność zgodnie z tymi samymi zasadami, które opisano powyżej. Płatność może zostać dokonana, gdy zatwierdzi ją delegowany urzędnik zatwierdzający. Kryteria kwalifikowalności określone zostały w aktach podstawowych, w zaproszeniach do składania ofert, innych materiałach informacyjnych przeznaczonych dla beneficjentów dotacji i/lub we właściwych klauzulach wpisanych do umów w sprawie przyznania dotacji. Po dokonaniu analizy koszty kwalifikowalne przesuwane są do obciążeń, natomiast beneficjent zostaje poinformowany o kwotach niekwalifikowalnych. Zatem kwota w pozycji "kwalifikowalność wymagająca sprawdzenia" stanowi odzwierciedlenie otrzymanych zestawień poniesionych wydatków, w przypadku których kwalifikowalność nie została jeszcze sprawdzona, a zatem nie wystąpiło jeszcze zdarzenie powodujące realizację danego wydatku.
3.4.5. Zakończenie księgowań na koniec danego roku (procedury cut-off)
Nierozliczone na koniec roku kwoty zaliczek wycenia się według pierwotnie wypłaconej kwoty pomniejszonej o: zwrócone kwoty, rozliczone kwoty kwalifikowalne, szacunkowe kwoty kwalifikowalne nierozliczone na koniec roku oraz obniżenia wartości.
Zestawienia poniesionych wydatków, które nie wpłynęły na koniec roku, są uwzględniane w procedurach zakończenia księgowań na koniec roku. Należy w szczególności oszacować kwalifikowalne koszty poniesione przez beneficjentów środków wspólnotowych, które nie zostały jeszcze zgłoszone WE. Aby jak najlepiej oszacować te kwoty, stosowane są różne metody w zależności od rodzaju działalności i dostępnych informacji. Po zakończeniu księgowań (cut-off) szacunkowe kwalifikowalne kwoty ujmuje się jako rozliczenia międzyokresowe bierne, natomiast szacowana niekwalifikowalna część kosztów pozostaje otwarta na rachunkach w pozycji "kwalifikowalność wymagająca sprawdzenia". Kwoty te ujmowane są jako zobowiązania krótkoterminowe, aby uniknąć zawyżania aktywów i pasywów.
3.5. Odzyskanie nienależnych płatności
Kwalifikowalność wydatków zapisanych w budżecie jest weryfikowana przez właściwe służby WE, lub - w przypadku zarządzania dzielonego - przez służby państw członkowskich na podstawie dokumentów uzupełniających określonych w stosownych zasadach lub warunkach dotyczących poszczególnych dotacji. W celu optymalizacji stosunku kosztów systemów kontroli do korzyści z nich wynikających, weryfikacja dokumentów dotyczących ostatecznych roszczeń jest bardziej szczegółowa niż dokumentów dotyczących roszczeń okresowych, i tym samym pozwala na wykrycie błędów w zakresie płatności okresowych, które koryguje się poprzez korektę płatności końcowej. Ponadto WE i/lub państwo członkowskie mogą sprawdzić rzetelność dokumentów uzupełniających w ramach kontroli w siedzibie strony występującej z roszczeniem podczas realizacji finansowanych działań i/lub w trybie ex post. Błędy stwierdzone w okresie realizacji mogą zostać skorygowane w drodze dostosowań późniejszych roszczeń. Błędy stwierdzone ex post są przedmiotem nakazu odzyskania środków. Dalsze informacje na ten temat znajdują się również w nocie 6.
4. SPRAWOZDAWCZOŚĆ NA KONIEC ROKU
4.1. Roczne sprawozdanie finansowe
Do obowiązków księgowego należy przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego oraz zagwarantowanie, że prawidłowo i rzetelnie przedstawia ono sytuację finansową UE. Roczne sprawozdanie finansowe obejmuje sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z wykonania budżetu. Jest ono przyjmowane przez Komisję, przedkładane Trybunałowi Obrachunkowemu w celu przeprowadzenia przez niego kontroli, a następnie Radzie i Parlamentowi w celu udzielenia przez te instytucje absolutorium.
4.2. Roczne sprawozdania z działalności
Każdy urzędnik zatwierdzający ma obowiązek przygotowania rocznego sprawozdania z działalności dotyczącego działań wchodzących w zakres jego kompetencji. Składając takie roczne sprawozdanie z działalności, urzędnik zatwierdzający przedstawia wyniki realizacji polityki i zdaje sprawę co do wystarczającej jego zdaniem pewności, że środki przeznaczone na działalność opisaną w sporządzonym przez niego sprawozdaniu były wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem oraz zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz że obowiązujące procedury kontroli dają niezbędną gwarancję zgodności z prawem i prawidłowości podstawowych transakcji.
5. AUDYT I ABSOLUTORIUM
5.1. Audyt
Roczne sprawozdanie finansowe i zarządzanie zasobami UE podlegają kontroli audytora zewnętrznego, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, który sporządza sprawozdanie roczne dla Rady i Parlamentu Europejskiego. Głównym zadaniem Trybunału jest przeprowadzanie zewnętrznych, niezależnych audytów rocznego sprawozdania finansowego Wspólnot Europejskich. W ramach swojej działalności Trybunał Obrachunkowy sporządza:
(1) roczne sprawozdanie dotyczące działań finansowanych z budżetu ogólnego, przedstawiając w nim swoje uwagi odnoszące się do rocznego sprawozdania finansowego i podstawowych transakcji;
(2) opinię, opartą na wynikach swoich audytów i zawartą w rocznym sprawozdaniu w postaci poświadczenia wiarygodności, dotyczącą: (i) wiarygodności sprawozdania; oraz (ii) zgodności z prawem i prawidłowości podstawowych transakcji obejmujących zarówno dochody pochodzące od podatników, jak i płatności na rzecz beneficjentów końcowych;
(3) specjalne sprawozdania zawierające wyniki audytów obejmujących określone obszary zarządzania.
Trybunał Obrachunkowy ma prawo wglądu we wszystkie dokumenty niezbędne w związku z przeprowadzanym przez niego audytem. Trybunał przeprowadza audyty wszystkich obszarów działań WE, w tym bada zgodność z prawem i prawidłowość poszczególnych transakcji i płatności. Ponadto przeprowadza audyt samego sprawozdania finansowego i w razie konieczności bada poszczególne bilanse i rachunki wyniku ekonomicznego, jak również całościową prezentację sprawozdania finansowego. W ten sposób Trybunał może przedstawić swoją opinię nie tylko w odniesieniu do danych liczbowych, ale także istniejącego systemu i procedur kontrolnych.
5.2. Absolutorium
Ostatnia kontrola ma miejsce w ramach procedury udzielenia absolutorium z wykonania budżetu za dany rok budżetowy. W ramach WE organem udzielającym absolutorium jest Parlament Europejski. Oznacza to, że po audycie i sporządzeniu sprawozdania finansowego Rada wydaje zalecenie, a następnie Parlament podejmuje decyzję w sprawie udzielenia absolutorium Komisji i innym organom WE za wykonanie budżetu wspólnotowego za poprzedni rok budżetowy. Decyzja ta oparta jest na przeglądzie sprawozdania oraz na rocznym sprawozdaniu Trybunału Obrachunkowego (zawierającym formalne poświadczenie wiarygodności) oraz na odpowiedziach Komisji, jak również uwzględnia pytania i prośby o udzielenie dodatkowych informacji skierowane do Komisji.
Absolutorium odzwierciedla polityczne aspekty kontroli zewnętrznej wykonania budżetu i stanowi decyzję, przy pomocy której Parlament Europejski, działając na zalecenie Rady, "zwalnia" Komisję z odpowiedzialności za zarządzanie danym budżetem, ogłaszając zakończenie tego budżetu. Procedura udzielenia absolutorium może zakończyć się na trzy sposoby: udzieleniem, przesunięciem terminu udzielenia lub odmową udzielenia absolutorium. Przy udzielaniu absolutorium Parlament może zwrócić szczególną uwagę na spostrzeżenia, które uznaje za ważne, wydając często zalecenia dla Komisji dotyczące podjęcia działań w związku z tymi kwestiami. Komisja opisuje podjęte środki w sprawozdaniu z działań następczych i planie działań, które następnie wysyła zarówno do Parlamentu, jak i do Rady.
CZĘŚĆ I
SKONSOLIDOWANE SPRAWOZDANIE FINANSOWE WSPÓLNOT EUROPEJSKICH I INFORMACJA DODATKOWA
..................................................Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX
Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.
..................................................
A. Bilans
grafika
B. Rachunek Wyniku Ekonomicznego
grafika
C. Rachunek Przepływów Pieniężnych
grafika
D. Zestawienie Zmian W Aktywach Netto
grafika
E. Informacja Dodatkowa Do Sprawozdania Finansowego
grafika
CZĘŚĆ II
Skonsolidowane Sprawozdanie Z Wykonania Budżetu Wspólnot Europejskich I Informacja Dodatkowa
SEKCJA A - Skonsolidowane Sprawozdanie Z Wykonania Budżetu
grafika
SEKCJA B - Informacja Dodatkowa Do Skonsolidowanego Sprawozdania Z Wykonania Budżetu
grafika
