Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2006, wraz z odpowiedziami Urzędu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2006, wraz z odpowiedziami Urzędu

(2007/C 309/14)

(Dz.U.UE C z dnia 19 grudnia 2007 r.)

WSTĘP

1. Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (zwany dalej "Urzędem") został ustanowiony na mocy rozporządzenia (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r.⁽¹⁾. Do głównych zadań Urzędu należy dostarczanie informacji naukowych będących podstawą do przygotowywania prawodawstwa wspólnotowego oraz gromadzenie i analiza danych umożliwiających określanie i kontrolę ryzyka, a także informowanie o nim w sposób niezależny.

2. W tabeli 1 skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu. Najważniejsze dane ze sporządzonego przez Urząd sprawozdania finansowego za rok budżetowy 2006 przedstawiono do celów informacyjnych w tabelach 2, 3 i 4.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽²⁾. Sporządzono je w wyniku zbadania sprawozdania finansowego Urzędu zgodnie z postanowieniami art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4. Sprawozdanie finansowe Urzędu za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2006 r.⁽³⁾ zostało sporządzone przez jego dyrektora zarządzającego zgodnie z art. 44 rozporządzenia (WE) nr 178/2002 i przekazane Trybunałowi, który jest zobowiązany do wydania poświadczenia na temat wiarygodności tego sprawozdania oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw.

5. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z międzynarodowymi standardami kontroli IFAC i INTOSAI oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki w takim zakresie, w jakim znajdują one zastosowanie w kontekście Wspólnoty Europejskiej. Kontrola została przygotowana i przeprowadzona w celu uzyskania wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw legalne i prawidłowe.

6. Trybunał uzyskał uzasadnioną podstawę do wydania poniższego poświadczenia.

Wiarygodność rozliczeń

Sprawozdanie finansowe Urzędu za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2006 r. jest wiarygodne we wszystkich istotnych aspektach.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu są, jako całość, legalne i prawidłowe.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI

7. W 2006 r. wskaźniki realizacji płatności wyniosły 56 % w przypadku środków przyznanych na wydatki administracyjne (tytuł II) i 50 % w przypadku środków przyznanych na działania operacyjne (tytuł III). 20 % środków przeniesionych z 2005 r. anulowano z końcem 2006 r. Dokonano wielu przesunięć, przy czym najwięcej z nich nastąpiło pod koniec roku⁽⁴⁾. Zatem budżetowe zasady jednoroczności i specyfikacji nie były ściśle przestrzegane.

8. Urząd nie przeprowadził kompleksowej oceny ryzyka, nie określił właściwych wskaźników wyników ani też nie przestawił dokumentacji systemów i procedur kontroli wewnętrznej regulujących jego działalność. Taka sytuacja uniemożliwiła wdrożenie skutecznej polityki zarządzania ryzykiem, która stanowi podstawę zarządzania budżetem zadaniowym.

9. Płatności końcowych⁽⁵⁾ dokonano mimo braku wystarczającej dokumentacji. Ponadto trudno było ocenić właściwość kontroli przeprowadzonych w celu sprawdzenia poprawności i kompletności informacji finansowych przedstawionych przez dostawcę.

10. Urząd nie wyznaczył realistycznych celów rekrutacyjnych, nie określił priorytetów w obsadzaniu wolnych stanowisk ani nie wyznaczył terminów zakończenia poszczególnych procedur rekrutacyjnych. Do końca roku obsadzono tylko dwie trzecie z 250 stanowisk przewidzianych w planie zatrudnienia urzędu na 2006 r.

11. W zakresie procedur przetargowych stwierdzono następujące nieprawidłowości⁽⁶⁾: nie podano lub nie zastosowano kryteriów wyboru; metodę oceny ofert pod względem ceny określono dopiero po rozpoczęciu procedury oceny; opis kryteriów jakościowych był nie dość jasny. Skład komisji przetargowej nie był zgodny z zasadą braku zależności służbowej między jej członkami. Przyczyną tej sytuacji był przede wszystkim fakt, że Urząd nie stosował klarownych procedur przetargowych.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 27 września 2007 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Hubert WEBER
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 31 z 1.2.2002, str. 1.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.

⁽³⁾ Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w dniu 19 czerwca 2007 r. i wpłynęło do Trybunału w dniu 27 czerwca 2007 r.

⁽⁴⁾ Urząd dokonał 31 z 49 przesunięć w ostatnim kwartale roku.

⁽⁵⁾ Wartość wykrytych przypadków: około 500.000 euro.

⁽⁶⁾ Siedem przypadków o łącznej przybliżonej wartości: 670.000 euro.

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

Tabela 1

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma)

grafika

Tabela 2

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma) - Wykonanie budżetu za rok budżetowy 2006

grafika

Tabela 3

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma) - Rachunek dochodów i wydatków za lata budżetowe 2006 i 2005

grafika

Tabela 4

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma) - Bilans na dzień 31 grudnia 2006 r. i 31 grudnia 2005 r.

grafika

ODPOWIEDZI URZĘDU

7. Wskaźniki realizacji płatności w 2006 r., głównie w ramach tytułu III, odzwierciedlają w coraz większym stopniu zorientowany na wieloletniość charakter działań. W 2007 r. Urząd poprawi swoje planowanie budżetowe i monitorowanie w celu zredukowania liczby i wielkości transferów. Zwiększona kontrola w zakresie przenoszenia środków zostanie wprowadzona przy zamknięciu ksiąg rachunkowych w 2007 r.

8. Wdrożono plan działania w zakresie kontroli wewnętrznej w celu podniesienia świadomości w tym temacie. Ponadto samoocena dotycząca kontroli wewnętrznej oraz ocena wysokiego poziomu ryzyka korporacyjnego stanowią część planu działań na 2007 r.

9. Skontrolowane płatności końcowe były zrealizowane w pierwszej połowie 2006 r. Jednakże w celu oceny prawidłowości i kompletności informacji finansowej złożonej przez dostawcę Urząd rozszerzył zespół weryfikacji finansowej o dwóch pracowników w pierwszym kwartale 2007 r. i wprowadził listy kontrolne w drugim kwartale 2007 r.

10. W listopadzie 2006 r. zarząd Urzędu przyjął szczegółowy plan rekrutacji na 2007 r. w celu umożliwienia Urzędowi zatrudnienia przewidzianej w planie zatrudnienia liczby pracowników.

11. Wymienione procedury przetargowe nie odbyły się w ostatnim czasie. Część zostało rozpoczętych już w 2004 r., w przypadku innych umowy podpisano w latach 2005-2006. Urząd wciąż stosuje procedury przetargowe w coraz większym stopniu zgodne z mającymi zastosowanie zasadami postępowań przetargowych, w szczególności poprzez wzmocnioną jednostkę wsparcia centralnego, uaktualnianie dokumentów zawierających wytyczne oraz poprzez zatrudnienie od 2007 r. nowego pracownika ds. wsparcia procedur przetargowych. Ponadto Urząd podjął istotne starania, aby wyszkolić swoich pracowników w dziedzinie kwestii związanych z przetargami (w latach 2006-2007 zorganizowano różne zajęcia ogólne i tematyczne, w których uczestniczyło ponad 100 pracowników).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2007.309.80
• Rodzaj: Zawiadomienie
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2006, wraz z odpowiedziami Urzędu.
• Data aktu: 27/09/2007
• Data ogłoszenia: 19/12/2007