Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2005, wraz z odpowiedziami Urzędu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2005, wraz z odpowiedziami Urzędu

(2006/C 312/17)

(Dz.U.UE C z dnia 19 grudnia 2006 r.)

WSTĘP

1. Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin, zwany dalej "Urzędem", został ustanowiony na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 2100/94 z dnia 27 lipca 1994 r.⁽¹⁾. Do głównych zadań Urzędu należy rejestrowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie wspólnotowej ochrony prawa własności przemysłowej do odmian roślin, a także zlecanie właściwym władzom państw członkowskich wykonania niezbędnych badań technicznych.

2. Tabela 1 przedstawia w sposób skrótowy kompetencje i działania Urzędu. Najważniejsze informacje pochodzące ze sprawozdania finansowego sporządzonego przez Urząd za rok budżetowy 2005 zostały przedstawione w tabelach 2, 3 i 4.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Niniejsza opinia skierowana jest do rady administracyjnej Urzędu, zgodnie z art. 111 rozporządzenia (WE) nr 2100/94.

4. Sprawozdanie finansowe Urzędu za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2005 r. zostało sporządzone przez jego prezesa, zgodnie z art. 112 rozporządzenia (WE) nr 2100/94, i przekazane Trybunałowi, który jest zobowiązany do wydania opinii na temat wiarygodności tego sprawozdania oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw⁽²⁾.

5. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie ze swoimi strategiami i standardami, które opierają się na międzynarodowych standardach kontroli, przystosowanych do specyfiki Wspólnoty. Kontrola została przygotowana i przeprowadzona w celu uzyskania wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw legalne i prawidłowe.

6. Trybunał uzyskał uzasadnioną podstawę do wydania poniższej opinii.

Wiarygodność rozliczeń

Sprawozdanie finansowe Urzędu za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2005 r. jest wiarygodne we wszystkich istotnych aspektach.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu są, jako całość, legalne i prawidłowe.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI

7. Budżet Urzędu na rok budżetowy 2005 nie jest zgodny z zasadą równowagi pomiędzy dochodami a środkami na płatności. Odnośnie do wykonania budżetu ogólny poziom wykorzystania środków na płatności w roku budżetowym wynosi 85 %. Odnotowano anulowanie środków na płatności w odniesieniu do działań operacyjnych (9 %) oraz przede wszystkim do kosztów administracyjnych (20 %). Dane te pokazują, że w celu uniknięcia niepotrzebnego uruchamiania środków Urząd powinien poprawić programowanie i monitorowanie swojej działalności.

8. W roku 2005 przy sporządzaniu rocznego sprawozdania finansowego wystąpiły liczne trudności, przez co kompletne sprawozdanie nie mogło zostać przedstawione w przewidzianych przepisami terminach. Urząd nie posiada narzędzi pozwalających na wiarygodne uzgodnienie danych pochodzących z systemów zarządzania finansami (rachunkowość budżetowa i ogólna, rejestr odmian roślin). Taka sytuacja zwiększa ryzyko wystąpienia błędów w sprawozdaniu.

9. Aby zapewnić obiektywną i przejrzystą ocenę kandydatów należy przyjąć ogólne przepisy wykonawcze dotyczące rekrutacji i zaszeregowania pracowników⁽³⁾. Analiza procedur rekrutacji wykazała brak wcześniejszego ustalania kryteriów oceny kandydatów.

10. Nieprawidłowości stwierdzono również przy udzielaniu zamówień. Podczas trzech z dwunastu zbadanych procedur oceny ofert termin realizacji, mimo iż stanowił kryterium udzielenia zamówienia, nie został uwzględniony przy wyborze najkorzystniejszej oferty⁽⁴⁾. Dwie umowy ramowe zostały zawarte na okres maksymalnie pięciu lat, podczas gdy okres ten nie może przekraczać czterech lat.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 28 września 2006 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Hubert WEBER
	Prezes

Tabela 1

Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (Angers)

Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu	Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Rady (WE) nr 2100/94 z dnia 27 lipca 1994 r.)		Zarządzanie	Środki udostępnione Urzędowi 2005 (2004)	Produkty i usługi dostarczone/wyświadczone 2005 (2004)
Swobodny przepływ towarów Zakazy lub ograniczenia uzasadnione względami ochrony własności przemysłowej i handlowej nie powinny stanowić środka arbitralnej dyskryminacji ani ukrytych ograniczeń w handlu między państwami członkowskimi. (Artykuł 30 Traktatu)	Cele: Stosowanie wspólnotowego systemu ochrony odmian roślin, jako jedynej i wyłącznej formy wspólnotowego prawa własności przemysłowej do odmian roślin.	Zadania: - decyzje w sprawie odmowy lub przyznania wspólnotowego prawa do ochrony, - decyzje dotyczące sprzeciwów, - decyzje dotyczące odwołań, - decyzje w sprawie unieważnienia lub uchylenia wspólnotowego prawa do ochrony.	1) Prezes zarządza Urzędem. Prezesa Urzędu mianuje Rada spośród listy kandydatów przedstawionych przez Komisję, po uzyskaniu opinii rady administracyjnej. 2) Rada administracyjna nadzoruje działalność Urzędu i może ustanawiać zasady dotyczące metod pracy. W skład rady administracyjnej wchodzą przedstawiciele państw członkowskich, po jednym z każdego państwa, przedstawiciel Komisji oraz ich zastępcy. 3) Decyzje dotyczące procedury przyznania wspólnotowego prawa do ochrony są podejmowane przez komitety składające się z trzech pracowników Urzędu oraz przez Izbę Odwoławczą w przypadku odwołania. 4) Kontrola Komisji: Komisja kontroluje legalność tych działań prezesa, w stosunku do których, w zakresie legalności, wspólnotowe prawo nie przewiduje nadzoru przez inny organ, a także działania rady administracyjnej odnoszące się do budżetu Urzędu. 5) Kontrola zewnętrzna: Trybunał Obrachunkowy. 6) Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu: rada administracyjna.	Budżet ostateczny: 13,4 (11, 3) mln euro. Zatrudnienie na dzień 31 grudnia: stanowisk w planie zatrudnienia: 40 (38), z czego obsadzonych: 40 (36) + 5 (4) innych stanowisk (kontrakty pomocnicze, oddelegowani eksperci narodowi, personel lokalny, pracownicy zatrudnieni na czas określony). Całkowite zatrudnienie: 45 (40), z czego wykonujący zadania operacyjne: 19 (16), zadania administracyjne: 20 (8), zadania mieszane: 6 (6).	Wnioski rozpatrzone: 2.734 (2.651). Prawa przyznane: 2.178 (2.178). Prawa wspólnotowe pozostające w mocy na dzień 31.12.2005: 11.231 (10.191).
Źródło: Informacje przekazane przez Urząd.

WSPÓLNOTOWY URZĄD OCHRONY ODMIAN ROŚLIN

Tabela 2

Wykonanie budżetu za rok budżetowy 2005

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

grafika

WSPÓLNOTOWY URZĄD OCHRONY ODMIAN ROŚLIN

Tabela 3

Rachunek dochodów i wydatków za rok budżetowy 2005⁽¹⁾

(w tys. euro)
	2005
Dochody operacyjne
Dochody	7.885
Ogółem (a)	7.885
Wydatki operacyjne
Personel	4.226
Administracja	1.485
Działania operacyjne	3.972
Ogółem (b)	9.683
Wynik operacyjny (c = a - b)	- 1.798
Inne przychody (d)	367
Inne koszty (e)	0
Wynik ekonomiczny (f = c + d - e)	- 1.431
(1) Dane za rok budżetowy 2004 nie zostały podane, ponieważ z powodu zmian w stosowanych metodach rachunkowości nie są one porównywalne z danymi za rok budżetowy 2005.

Tabela 4

Bilans na dzień 31 grudnia 2005 r⁽¹⁾.

(w tys. euro)
	2005
Aktywa
Aktywa trwałe	3.513
Należności krótkoterminowe	897
Środki pieniężne	19.111
Ogółem	23.521
Pasywa
Wynik z poprzednich lat budżetowych	17.621
Wynik roku budżetowego	- 1.431
Zobowiązania krótkoterminowe	7.331
Ogółem	23.521
(1) Dane za rok budżetowy 2004 nie zostały podane, ponieważ z powodu zmian w stosowanych metodach rachunkowości nie są one porównywalne z danymi za rok budżetowy 2005.
Źródło: Dane Urzędu. Niniejsza tabela przedstawia skróconą wersję danych dostarczonych przez Urząd w jego własnym sprawozdaniu finansowym.

ODPOWIEDZI URZĘDU

7. Budżet na rok 2005 opracowano jeszcze zgodnie z zasadą równowagi między dochodami a środkami na zobowiązania. Budżet na rok 2006 jest zgodny z zasadą równowagi między środkami na płatności a dochodami. Realizacja przewidzianych wydatków zależy częściowo od czynników koniunkturalnych, na które Urząd nie ma wpływu. W tych okolicznościach niezmienną polityką Urzędu było pozostawienie sobie marginesu działania, pozwalającego uniknąć zbyt częstego zwracania się do władz budżetowych.

8. Sytuacja opisana przez Trybunał wynika z czynników przypadkowych. Urząd podejmie kroki w celu zapewnienia pełnej zgodności prezentacji rachunków w przyszłości oraz jej wykonania w przewidzianych terminach.

9. Urząd zaopatruje się obecnie w zautomatyzowane narzędzia do celów zestawiania danych. Choć zestawienia częściowo wciąż wykonuje się ręcznie, ryzyko błędu, o którym wspomina Trybunał, dotychczas nie znalazło odzwierciedlenia w rzeczywistości.

10. Ogólne przepisy wykonawcze są obecnie przedmiotem dyskusji między Komisją a agencjami w celu ich przyjęcia w niedalekiej przyszłości. W przypadku procedur rekrutacji Urząd dopilnuje, by stosowanie kryteriów oceny zawartych w ogłoszeniach o wolnych stanowiskach było udokumentowane.

11. Urząd przypomni komitetom oceniającym o konieczności ścisłego przestrzegania przedstawionych kryteriów. OCVV przyjmuje do wiadomości poczynione uwagi i dopilnuje ścisłego przestrzegania przepisów wykonawczych.

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 227 z 1.9.1994, str. 27.

⁽²⁾ Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w dniu 21 czerwca i wpłynęło do Trybunału w dniu 4 lipca 2006 r.

⁽³⁾ Artykuł 110 regulaminu pracowniczego i art. 12 ust. 5 warunków zatrudnienia innych pracowników.

⁽⁴⁾ Artykuł 117 ust. 1 przepisów wykonawczych do rozporządzenia finansowego [w przypadku organów zdecentralizowanych procedury udzielania zamówień podlegają przepisom ogólnego rozporządzenia finansowego i jego przepisom wykonawczym (rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r., Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1 oraz rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r., Dz.U. L 357 z 31.12.2002, str. 1)].

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2006.312.99
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2005, wraz z odpowiedziami Urzędu.
• Data aktu: 28/09/2006
• Data ogłoszenia: 19/12/2006