Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego za rok budżetowy 2005, wraz z odpowiedziami Centrum.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego za rok budżetowy 2005, wraz z odpowiedziami Centrum

(2006/C 312/11)

(Dz.U.UE C z dnia 19 grudnia 2006 r.)

WSTĘP

1. Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (zwane dalej Centrum) zostało ustanowione na mocy rozporządzenia Rady (EWG) nr 337/75⁽¹⁾. Misją Centrum jest przyczynianie się do rozwoju kształcenia zawodowego na poziomie wspólnotowym. Realizując to zadanie, Centrum opracowuje i rozpowszechnia dokumentację dotyczącą systemów kształcenia zawodowego.

2. Tabela 1 przedstawia w sposób skrótowy kompetencje i działania Centrum. Najważniejsze informacje pochodzące ze sprawozdania finansowego sporządzonego przez Centrum za rok budżetowy 2005 zostały przedstawione w tabelach 2, 3 i 4.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Niniejszą opinię skierowaną do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽²⁾ sporządzono w wyniku zbadania sprawozdania finansowego Centrum, zgodnie z postanowieniami art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4. Sprawozdanie finansowe Centrum za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2005 r.⁽³⁾ zostało sporządzone przez jego dyrektora, zgodnie z art. 12a rozporządzenia (EWG) nr 337/75, i przekazane Trybunałowi, który jest zobowiązany do wydania opinii na temat wiarygodności tego sprawozdania oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw.

5. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie ze swoimi strategiami i standardami, które opierają się na międzynarodowych standardach kontroli, przystosowanych do specyfiki Wspólnoty. Kontrola została przygotowana i przeprowadzona w celu uzyskania wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw legalne i prawidłowe.

6. Trybunał uzyskał uzasadnioną podstawę do wydania poniższej opinii.

Wiarygodność rozliczeń

Sprawozdanie finansowe Centrum za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2005 r. jest wiarygodne we wszystkich istotnych aspektach.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Z zastrzeżeniem sytuacji przedstawionej w pkt 13, transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Centrum są, jako całość, legalne i prawidłowe.

Trybunał zwraca ponadto uwagę na spostrzeżenia zawarte w pkt 11.

UWAGI

7. W odniesieniu do wykonania budżetu Centrum w roku budżetowym 2005 wskaźnik wykorzystania środków na zobowiązania wyniósł 90 %, a wskaźnik wykorzystania środków na płatności około 85 %. Niski poziom wykorzystania cechuje środki przeznaczone na działania operacyjne (anulowano 15 % środków na zobowiązania, 20 % środków na płatności i 15 % środków przeniesionych) w szczególności w następstwie przeprowadzonej reorganizacji procedur udzielania zamówień. Centrum powinno poprawić programowanie prowadzonych działań i zapewnić ich ściślejsze monitorowanie. W tym kontekście Trybunał stwierdza, że zarządzanie kosztami działań, przewidziane w rozporządzeniu finansowym Centrum w celu ulepszenia monitorowania prowadzonej działalności, nie zostało wprowadzone.

8. Program księgowy Centrum (FIBUS) nie pozwala na zablokowanie zobowiązań, które przekroczyły termin realizacji, a procedura elektronicznego podpisu poleceń wypłaty środków nie spełnia obowiązujących wymogów. W niewystarczającym stopniu zapewniona jest też możliwość śledzenia zmian wprowadzanych do systemu FIBUS. Centrum powinno znaleźć sposób na zaradzenie wskazanym niedociągnięciom i rozważyć zastąpienie tego programu księgowego w możliwie najkrótszym terminie nowym systemem zaproponowanym agencjom przez Komisję.

9. Niektóre obowiązki księgowego są wykonywane przez jednostki podlegające urzędnikowi zatwierdzającemu. Na przykład z inicjatywy tych jednostek dokonano nieudokumentowanych korekt na kwotę 700.000 euro przy zamykaniu ksiąg rachunkowych. Takiej sytuacji można by zapobiec poprzez stosowanie zasady rozdziału obowiązków urzędnika zatwierdzającego i księgowego.

10. Centrum nie przeprowadziło analizy ryzyka ani nie określiło charakteru i częstotliwości przeprowadzanych kontroli ex post, a procedury zarządzania i systemy kontroli wewnętrznej wciąż nie zostały opisane. W 2005 r. finansowe systemy informacyjne pozostały niezatwierdzone przez księgowego.

11. Do rozpatrywania skarg personelu Centrum ustanowiło w 2000 r. komitet odwoławczy. W jednym przypadku komitet ten, wykraczając poza swoje kompetencje, przyznał odszkodowania nieprzewidziane obowiązującymi przepisami. Aby uniknąć takich sytuacji w przyszłości, dyrektor powinien zastrzec sobie prawo rewidowania i, w odpowiednich przypadkach, anulowania decyzji komitetu.

12. W 2005 r. jedno wysokie stanowisko kierownicze obsadzono w drodze konkursu wewnętrznego, chociaż przeprowadzenie konkursu zewnętrznego pozwoliłoby na zwiększenie puli kandydatów. W konkursie uczestniczył tylko jeden kandydat; został on mianowany na stanowisko. Ponadto dwóch spośród przyjętych kryteriów oceny kandydatur⁽⁴⁾ nie zastosowano wystarczająco ściśle, by zagwarantować jakość omawianej procedury rekrutacyjnej. Trybunał powtarza swoją uwagę z ostatniego sprawozdania rocznego dotyczącą konieczności wzmocnienia procedur rekrutacji stosowanych w Centrum.

13. Trybunał zbadał sześć zamówień udzielonych w roku budżetowym 2005 - we wszystkich, poza jednym, wykryto nieprawidłowości⁽⁵⁾. W dwóch zbadanych przypadkach naruszone zostały zasady konkurencji⁽⁶⁾. Trybunał przyjmuje do wiadomości działania podjęte przez Centrum w ostatnim kwartale 2005 r., mające na celu zaradzenie niedociągnięciom stwierdzonym w organizacji procedur udzielania zamówień.

14. Centrum utworzyło 17 stron internetowych i intranetowych, opracowanych przy wykorzystaniu różnych technologii. Zarządzanie tymi stronami i obsługującymi je systemami informatycznymi nie jest scentralizowane - niektórymi systemami zarządza dział informatyczny, innymi służby operacyjne, a jeszcze innymi - konsultanci. Ten brak scentralizowania jest przyczyną powstawania ryzyka technicznego i nadmiernych kosztów.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 28 września 2006 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Hubert WEBER
	Prezes

Tabela 1

Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (Saloniki)

Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu	Kompetencje Centrum (art. 2 i 3 rozporządzenia Rady (EWG) nr 337/75 z dnia 10 lutego 1975 r.)		Zarządzanie	Środki udostępnione Centrum 2005 (2004)	Produkty i usługi dostarczone/wyświadczone 2005 (2004)
Wspólnota urzeczywistnia politykę kształcenia zawodowego, która wspiera i uzupełnia działanie państw członkowskich (...). Działanie Wspólnoty zmierza do: - ułatwienia przystosowania się do zmian w przemyśle, zwłaszcza przez kształcenie zawodowe i przekwalifikowanie, - poprawy kształcenia zawodowego wstępnego i ustawicznego w celu ułatwienia integracji zawodowej i reintegracji z rynkiem pracy, - ułatwienia dostępu do kształcenia zawodowego i sprzyjania mobilności instruktorów i kształcących się, a zwłaszcza młodzieży, - pobudzania współpracy w dziedzinie kształcenia między instytucjami edukacyjnymi lub kształcenia zawodowego a przedsiębiorstwami, - rozwoju wymiany informacji i doświadczeń w kwestiach wspólnych dla systemów kształcenia państw członkowskich. (Artykuł 150 Traktatu)	Misja Centrum: Jako centrum referencyjne Unii Europejskiej w dziedzinie kształcenia i szkolenia zawodowego Cedefop dostarcza decydentom politycznym, badaczom i praktykom informacji w celu promowania głębszego zrozumienia zachodzących zmian, umożliwiając im podejmowanie decyzji lepiej dostosowanych do przyszłych działań. Cedefop wspiera Komisję Europejską w działaniach na rzecz promowania i rozwoju kształcenia i szkolenia zawodowego na poziomie wspólnotowym.	Zadania: - przygotowanie wyboru dokumentów oraz analiza danych, - przyczynianie się do rozwoju i koordynacji badań, - wykorzystywanie i rozpowszechnianie odpowiednich informacji, - promowanie i wspieranie uzgodnionych działań w zakresie rozwoju kształcenia zawodowego, - forum publiczne dla szerokiej i zróżnicowanej grupy odbiorców.	1) Zarząd: Z każdego państwa członkowskiego: - jeden przedstawiciel rządu, - jeden przedstawiciel organizacji pracodawców, - jeden przedstawiciel organizacji pracowniczych; trzech przedstawicieli Komisji oraz obserwatorzy z państw stowarzyszonych (Norwegii i Islandii). 2) Dyrektor: Mianowany przez Komisję spośród listy kandydatów przedstawionej przez zarząd. Dyrektor wykonuje decyzje zarządu i jest odpowiedzialny za bieżące zarządzanie Centrum. 3) Kontrola wewnętrzna: Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. 4) Kontrola zewnętrzna: Trybunał Obrachunkowy. 5) Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu: Parlament na zalecenie Rady.	Budżet ostateczny: 17,1 mln euro (16,6 mln euro), z czego dotacje wspólnotowe: 96 % (99%). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia: 91 (88) stanowisk w planie zatrudnienia, z czego obsadzonych: 85 (81), inne stanowiska (kontrakty pomocnicze, oddelegowani eksperci narodowi). Całkowite zatrudnienie: 123, z czego wykonujący zadania: operacyjne: 85, administracyjne: 33, mieszane: 5.	Konferencje i seminaria: 90 (90) z udziałem średnio 24 osób. Badania: 26 (2004: 55 (nie są porównywalne)). Badania przeprowadzone nad tym samym projektem przez różne podmioty (w ramach różnych umów) zostały zaksięgowane jako jedno badanie. Projekty: 29 (z czego 2 administracyjne) i 20 wspólnot wirtualnych (z czego 1 administracyjna) (2004: 38 (nie są porównywalne)). Uczestnictwo w: realizacji postanowień z Maastricht, programie "Edukacja i szkolenia 2010", programie "Leonardo da Vinci", wspólnych ramach działania partnerów społecznych, Komitecie Doradczym ds. Kształcenia Zawodowego, działaniach podejmowanych przez dyrektorów generalnych odpowiedzialnych za kształcenie zawodowe, grupie koordynującej program "Edukacja i szkolenia 2010". Publikacje: 60 (62). 3 numery biuletynu Cedefop info (3), 1. 4 numery Europejskiego dziennika kształcenia zawodowego (3); 2. rozpowszechnianie dokumentów: 8.582 (10.293) na żądanie, 2.462 (2.034) subskrypcji Europejskiego dziennika kształcenia zawodowego, 7.493 (8.460) subskrypcji biuletynu Cedefop info. Publikacje elektroniczne: - 3.160 (2.427) subskrypcji biuletynu ETV (Europejskie miasteczko zawodów), - 60.440 (53.167) zarejestrowanych użytkowników ETV, - 3.366.490 (3.306.920) wejść na stronę internetową ETV, 3. 7.553 zarejestrowanych uczestników wspólnot wirtualnych. 762 (730) uczestników programu wizyt studyjnych.
Źródło: Informacje przekazane przez Centrum.

EUROPEJSKIE CENTRUM ROZWOJU KSZTAŁCENIA ZAWODOWEGO

Tabela 2

Wykonanie budżetu za rok budżetowy 2005

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

grafika

EUROPEJSKIE CENTRUM ROZWOJU KSZTAŁCENIA ZAWODOWEGO

Tabela 3

Rachunek dochodów i wydatków za rok budżetowy 2005⁽¹⁾

(w tys. euro)
	2005
Dochody operacyjne
Dotacje wspólnotowe	15.020
Inne dotacje/dochody	290
Ogółem (a)	15.310
Wydatki operacyjne
Personel	9.091
Administracja	1.962
Działania operacyjne	5.021
Ogółem (b)	16.074
Wynik operacyjny (c = a - b)	- 764
Inne przychody (d)	0
Inne koszty (e)	4
Wynik ekonomiczny (f = c + d - e)	- 768
(1) Dane za rok budżetowy 2004 nie zostały podane, ponieważ z powodu zmian w stosowanych metodach rachunkowości nie są one porównywalne z danymi za rok budżetowy 2005.

Tabela 4

Bilans na dzień 31 grudnia 2005 r. i 31 grudnia 2004 r.⁽¹⁾

(w tys. euro)
	2005	2004
Aktywa
Aktywa trwałe	5.359	5.702
Należności krótkoterminowe	369	182
Środki pieniężne	3.344	1.948
Ogółem	9.072	7.832
Pasywa
Wynik z poprzednich lat budżetowych	5.856	5.856
Wynik roku budżetowego	- 768	0
Zobowiązania krótkoterminowe	3.984	1.976
Ogółem	9.072	7.832
(1) Dane za rok budżetowy 2004 nie zostały podane, ponieważ z powodu zmian w stosowanych metodach rachunkowości nie są one porównywalne z danymi za rok budżetowy 2005.

Źródło: Dane Centrum. Niniejsze tabele przedstawiają skróconą wersję danych dostarczonych przez Centrum w jego własnym sprawozdaniu finansowym.

ODPOWIEDZI CENTRUM

7. Centrum weźmie pod uwagę uwagi Trybunału. W pierwszym kwartale 2005 r. Centrum podjęło natychmiastowe kroki w celu zapewnienia dokładnego stosowania przepisów regulujących procedury przetargowe i ściśle ograniczyło stosowanie procedur negocjowanych. Te działania i słabe strony procedur przetargowych wywarły wpływ na poziom wykonania budżetu. Podczas zapewniania prawidłowości procedur Centrum poczyniło postępy pod względem poprawy planowania i wprowadzi budżet oparty na kosztach działań.

8. Centrum rozważa zastąpienie systemu FIBUS oprogramowaniem zaproponowanym przez Komisję, jednakże ABAC znajduje się wciąż w fazie pilotażowej. Centrum śledzi szczegółowo rozwój sytuacji poprzez uczestnictwo w ICTAC, wspólnych jednostkach wsparcia i sieci księgowości agencji.

9. Podjęto już kroki w celu reorganizacji jednostki finansowej/ds. przetargów, co także zapewni bardziej przejrzysty rozdział funkcji, o co zwracał się Trybunał. Centrum jest świadome, że właściwą procedurą jest, by urzędnik zatwierdzający (przez przekazanie uprawnień) proponował wyrównania w dziedzinie rozliczeń. Centrum podjęło starania w celu poprawy tego stanu rzeczy.

10. Zatwierdzenie części systemu finansowego miało miejsce na początku 2006 r. Przed dalszymi krokami w celu zatwierdzenia systemu niezbędne jest zgromadzenie dokumentacji postępowania. Centrum będzie regularnie wdrażało ocenę ryzyka, przy wsparciu kontrolera wewnętrznego, którego rekrutacja obecnie trwa.

11. Centrum uwzględni uwagi Trybunału. Komitet odwoławczy został ustanowiony przez radę zarządzającą jako organ rozpatrujący skargi, niezależny od dyrektora w celu zwiększenia obiektywności. Komitet stanowi wartościowe narzędzie i przyczynił się do wzrostu zaufania pracowników. Centrum jest zdania, że mianowanie organów powołujących jest zgodne z prawem i stanowi przejaw uzasadnionego korzystania z uprawnienia leżącego w gestii każdej organizacji, zgodnie z regulaminem pracowniczym. Trybunał odnosi się do jednego poszczególnego przypadku: komitet odwoławczy wydał w pełni uzasadnioną decyzję, w której wyjaśnił, że przyznał kwotę ex aequo et bono. Jest to częsta praktyka stosowana przez sądy wspólnotowe i organy powołujące innych instytucji. Niemniej jednak Centrum zwróciło się o oficjalną opinię i ocenę służb prawnych Komisji Europejskiej.

12. Etap wewnętrzny rekrutacji, zgodnie ze statutem, rozpoczął się w czerwcu 2005 r. W celu zwiększenia konkurencyjności, pod koniec 2005 r. Centrum zadecydowało o wprowadzeniu etapu wewnętrznego/wewnątrzinstytucjonalnego oraz zewnętrznego, zwiększeniu reklamy i zastosowaniu standardów EPSO przy doborze kadr. W odniesieniu do dwóch wymienionych kryteriów, prawo głosi, że ocena czy kryteria odpowiadają wymaganemu poziomowi, leży w gestii jury.

13. Centrum dokonało przeglądu i uściśliło wszystkie procedury przetargowe i przyznawania kontraktów i podejmie niezbędne środki w celu dostosowania organizacji. Kontrole gwarantują prawidłowy przebieg procedur. W odniesieniu do byłych procedur i umów, które były przedmiotem krytyki ze strony Trybunału lub niezgodne z międzynarodowymi standardami rachunkowości jako zawierające element ryzyka, podjęto szczegółowe środki, takie jak zawieszenie płatności i kontrole specjalne.

14. Centrum zgadza się z uwagami Trybunału. Centrum dokonało już reorganizacji odpowiednich służb w celu rozwiązania tego problemu.

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 39 z 13.2.1975, str. 1.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.

⁽³⁾ Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w dniu 30 czerwca 2006 r. i wpłynęło do Trybunału w dniu 4 lipca 2006 r.

⁽⁴⁾ Ukończone studia (filozofia i stosunki międzynarodowe) niezwiązane ze stanowiskiem i doświadczenie zawodowe związane bezpośrednio z profilem stanowiska mniejsze o 50 % od wymaganego w ogłoszeniu o naborze; ponadto doświadczenie zawodowe urzędnika mianowanego na stanowisko ma jedynie częściowy związek z funkcjami, które ma on pełnić.

⁽⁵⁾ Brak uzasadnienia dla wyboru procedury lub zaproszonych oferentów, niewystarczające udokumentowanie dokonanych wyborów.

⁽⁶⁾ Usługi tłumaczeniowe (376.000 euro) i usługi informatyczne (146.000 euro).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2006.312.60
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego za rok budżetowy 2005, wraz z odpowiedziami Centrum.
• Data aktu: 28/09/2006
• Data ogłoszenia: 19/12/2006