Instrukcja kancelaryjna, jednolite rzeczowe wykazy akt oraz instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

ROZPORZĄDZENIE
PREZESA RADY MINISTRÓW
z dnia 18 stycznia 2011 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

Na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.1)) zarządza się, co następuje:
§  1. 
1. 
Rozporządzenie określa:
1)
instrukcję kancelaryjną,
2)
sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt,
3)
instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zwaną dalej "instrukcją archiwalną",

dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy, zwanych dalej "podmiotami".

2. 
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o kierowniku podmiotu, należy przez to rozumieć, odpowiednio, wójta (burmistrza, prezydenta miasta), przewodniczącego zarządu związku międzygminnego, starostę, marszałka województwa, wojewodę oraz pozostałe organy zespolonej administracji rządowej w województwie, jeżeli te organy nie są obsługiwane przez urząd wojewódzki.
3. 
W stosunku do organów stanowiących gminy, powiatu i województwa zadania w zakresie postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych realizują odpowiednie podmioty i kierownicy tych podmiotów.
§  2. 
Określenia użyte w rozporządzeniu oznaczają:
1)
akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;
2)
archiwista - realizującego zadania archiwum zakładowego pracownika podmiotu;
3)
kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań;
4)
komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy;
5)
metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;
6)
odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;
7)
pismo - wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;
8)
prowadzący sprawę - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy;
9)
przesyłka - dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.2));
10)
skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD;
11)
skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej;
12)
sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;
13)
system EZD - system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;
14)
system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;
15)
teczka aktowa - materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej.
§  3. 
Instrukcja kancelaryjna, określająca szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiotach, stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.
§  4. 
1. 
Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej "wykazem akt", przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.
2. 
Wykaz akt dla:
1)
organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia;
2)
organów powiatu i starostw powiatowych stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;
3)
organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia;
4)
organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.
3. 
Jeżeli w działalności podmiotu pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań.
4. 
Konstrukcja wykazu akt opiera się na:
1)
jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;
2)
systemie klasyfikacji dziesiętnej;
3)
ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.
5. 
Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4 pkt 1, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu.
6. 
Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o której mowa w ust. 4 pkt 2, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej "klasami głównymi". W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.
7. 
Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej "ustawą".
8. 
Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:
1)
dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od "0" do "9";
2)
dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od "00" do "99";
3)
dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od "000" do "999";
4)
dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999".
9. 
Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzystane przez podmioty do dodania nowych klas.
10. 
Na opis klasy w wykazie akt składają się:
1)
symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w ust. 8;
2)
hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;
3)
w przypadku klas końcowych - kategoria archiwalna, o której mowa w ust. 7.
11. 
Na opis klasy może składać się, w razie potrzeby, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.
§  5. 
Instrukcja archiwalna, określająca organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym, stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia.
§  6. 
1. 
Z dokumentacją spraw niezakończonych powstałą i zgromadzoną w podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia postępuje się następująco:
1)
sprawę załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do zakończenia sprawy albo
2)
zakłada się nową sprawę, stosując odpowiednio § 28 ust. 3 lub § 55 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej.
2. 
Wyboru, o którym mowa w ust. 1, dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocznie informację do archiwum zakładowego.
3. 
W przypadku gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej.
4. 
Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie rozporządzenia nie została w podmiotach zakwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych, jest kwalifikowana na podstawie wykazów akt stanowiących odpowiednio załączniki nr 2-5 do rozporządzenia.
5. 
Do dokumentacji elektronicznej odzwierciedlającej przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia w systemie EZD spełniającym wymagania określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy, oraz do dokumentacji nieelektronicznej powiązanej z tą dokumentacją elektroniczną, w sposób uwzględniający wymagania § 1 ust. 9 i 10 instrukcji kancelaryjnej, stosuje się przepisy rozporządzenia.
6. 
System EZD, o którym mowa w ust. 5, niespełniający wymogów rozporządzenia należy dostosować do tych wymogów w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia.
7. 
Jeżeli dotychczas stosowany w podmiocie system teleinformatyczny wymusza stosowanie określonej konstrukcji znaku sprawy lub separatora, można stosować tę konstrukcję, nie dłużej jednak niż 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia.
8. 
Środki ewidencyjne dokumentacji sporządzone w archiwum zakładowym przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zachowują ważność.
9. 
Lokal archiwum zakładowego niespełniający wymogów rozporządzenia należy dostosować do tych wymogów w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia.
§  7. 
Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do podmiotu od dnia 1 stycznia 2011 r.
§  8. 
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.3)
______
1)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 64, poz. 426, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 39, poz. 307 i Nr 166, poz. 1317 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 47, poz. 278 i Nr 182, poz. 1228.
2)
Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228.
3)
Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone: rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160, poz. 1073, z 1999 r. Nr 103, poz. 1192 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1244), rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074, z 1999 r. Nr 102, poz. 1187 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1243) i rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z 2003 r. Nr 69, poz. 636 oraz z 2006 r. Nr 127, poz. 885), które utraciły moc z dniem 1 stycznia 2011 r. na podstawie art. 15 ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230), oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161, poz. 1109 oraz z 1999 r. Nr 112, poz. 1320), które utraciło moc z dniem 2 kwietnia 2010 r. na podstawie art. 81 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230).

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

SPIS TREŚCI:

Rozdział 1 Przepisy ogólne

Rozdział 2 Czynności kancelaryjne w systemie EZD

Rozdział 3 Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

Rozdział 4 Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji

Załączniki do instrukcji

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 
1. 
Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej:
1)
niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz
2)
począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym.
2. 
Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD.
3. 
Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu.
4. 
Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne.
5. 
Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.
6. 
Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wskazuje się, jeżeli:
1)
przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, a ten sposób jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika podmiotu wyborem systemu;
2)
szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych, elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane i wdrożone w:
a)
instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa jest realizowana tylko przez ten podmiot,
b)
instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi w procesie realizacji usługi publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi - w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów;
3)
istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
7. 
Z dokumentacją spraw niezakończonych, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, postępuje się następująco:
1)
zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych akt spraw, albo
2)
prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację nietworzącą akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.
8. 
Wyboru, o którym mowa w ust. 7, dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocznie informację archiwiście.
9. 
Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.
10. 
Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.
§  2. 
1. 
Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu.
2. 
Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.
3. 
Funkcję, określoną w ust. 2, powierza się archiwiście.
§  3. 
W podmiocie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt.
§  4. 
Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:
1)
tworzącą akta spraw;
2)
nietworzącą akt spraw.
§  5. 
1. 
Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.
2. 
Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.
3. 
Znak sprawy zawiera następujące elementy:
1)
oznaczenie komórki organizacyjnej;
2)
symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3)
kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;
4)
cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
4. 
Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 3, i oddziela kropką w następujący sposób: ABC.123.77.2011, gdzie:
1)
ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2)
123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3)
77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
4)
2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
5. 
Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w podmiocie.
6. 
Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:
1)
oznaczenie komórki organizacyjnej;
2)
symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3)
kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;
4)
kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;
5)
cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
7. 
Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 6, oddziela się kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2.2011, gdzie:
1)
ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2)
123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3)
78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
4)
2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem;
5)
2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
8. 
Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2011.JK2, gdzie "JK2" jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.
9. 
Dopuszcza się stosowanie w oznaczeniu komórki organizacyjnej znaku rozdzielającego minus w następujący sposób: AB-C-V.123.78.2011.JK2, gdzie "AB-C-V" jest oznaczeniem komórki organizacyjnej.
§  6. 
1. 
Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
2. 
Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności:
1)
zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;
2)
niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;
3)
publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
4)
dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;
5)
listy obecności;
6)
karty urlopowe;
7)
dokumentacja magazynowa;
8)
środki ewidencyjne archiwum zakładowego;
9)
dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;
10)
rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych.
§  7. 
Określenia użyte w instrukcji oznaczają:
1)
akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma;
2)
dekretacja - adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;
3)
dekretacja zastępcza - adnotację umieszczaną na piśmie, odzwierciedlającą treść dekretacji dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym służącym do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w systemie tradycyjnym i potwierdzoną podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo;
4)
komórka merytoryczna - komórkę organizacyjną zakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie;
5)
naturalny dokument elektroniczny - dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;
6)
pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę podmiotu, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników;
7)
punkt kancelaryjny - komórkę organizacyjną, w tym sekretariat, kancelarię lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek;
8)
rejestr - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które w systemie tradycyjnym może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej, a w systemie EZD jako odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport;
9)
rejestr przesyłek wpływających - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez podmiot, przy czym w systemie EZD jest prowadzony jako jeden rejestr dla całego podmiotu;
10)
rejestr przesyłek wychodzących - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot, w systemie EZD jest prowadzony jeden rejestr dla całego podmiotu;
11)
rejestr pism wewnętrznych - raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny podmiotu;
12)
spis spraw - narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej.
§  8. 
1. 
W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie EZD, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom.
2. 
Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.
§  9. 
1. 
W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.
2. 
Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.
3. 
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.
4. 
Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc.
5. 
Zmiany kwalifikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4, może dokonać dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego.

Rozdział  2

Czynności kancelaryjne w systemie EZD

§  10. 
W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności dotyczy to:
1)
prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
2)
wykonywania dekretacji;
3)
wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;
4)
prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD;
5)
gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.
§  11. 
1. 
Użytkownikami systemu EZD mogą być wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych.
2. 
Użytkownicy systemu EZD mają dostęp do danych osobowych tylko w zakresie niezbędnym do wykonywanych obowiązków służbowych.
§  12. 
Akceptacje i dekretacje wykonywane w ramach systemu EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności, z zastrzeżeniem § 33 ust. 1 i § 34 ust. 3.
§  13. 
1. 
Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.
2. 
Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.
3. 
Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.
4. 
Metadane mogą być dodawane automatycznie.
5. 
Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.
6. 
Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.
7. 
Zestaw metadanych opisujących przesyłkę wpływającą określa część A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.
§  14. 
1. 
W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.
2. 
W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.
3. 
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
4. 
O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.
§  15. 
Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.
§  16. 
1. 
Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:
1)
danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;
2)
danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.
2. 
Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.
3. 
Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany w przypadku przesyłki w postaci papierowej przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających. W innym przypadku sam wykonuje zadania punktu kancelaryjnego.
§  17. 
1. 
Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym umieszcza na przesyłce identyfikator, o którym mowa w § 13 ust. 6, w przypadku, gdy:
1)
istnieje możliwość otwarcia koperty - na pierwszej stronie pisma;
2)
nie ma możliwości otwarcia koperty - na kopercie.
2. 
Identyfikator umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania bez potrzeby stosowania dodatkowych urządzeń technicznych.
3. 
Dopuszcza się, z uwzględnieniem wymogu, o którym mowa w ust. 2, nanoszenie na przesyłkę identyfikatora przeznaczonego do odczytywania maszynowego.
4. 
Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje ze względu na:
1)
rozmiar strony (na przykład A3 i większe);
2)
dużą liczbę stron;
3)
treść, formę lub postać.
5. 
W przypadkach, o których mowa w ust. 4, wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tą przesyłkę informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki.
6. 
Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów, o których mowa w ust. 4.
7. 
Jeśli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe:
1)
może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;
2)
może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata;
3)
może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.
8. 
System EZD musi pozwolić na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych.
9. 
Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.
10. 
Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej.
§  18. 
1. 
Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.
2. 
Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:
1)
przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;
2)
przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:
a)
mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,
b)
mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,
c)
pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu.
3. 
Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.
4. 
Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających.
5. 
Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany, o którym mowa w przepisach wydanych na postawie art. 5 ust. 2b ustawy.
6. 
Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.
§  19. 
1. 
Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą, o której mowa w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwaną dalej "ESP", dzieli się na:
1)
przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;
2)
pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.
2. 
Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.
3. 
Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tą przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwane dalej "UPO".
§  20. 
1. 
Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1)
przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
2)
stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.
2. 
Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.
3. 
Pisma na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych.
4. 
Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar (na przykład materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających, a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych.
5. 
System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one aktualnie znajdują.
6. 
Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD.
§  21. 
1. 
Punkt kancelaryjny dokonuje rozdziału przesyłek wpisanych do rejestru przesyłek wpływających do właściwych komórek organizacyjnych lub osób. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w podmiocie.
2. 
Dokonywanie rozdziału przesyłek może być realizowane automatycznie w ramach systemu EZD.
3. 
W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwością lub do punktu kancelaryjnego.
4. 
W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje się bezpośrednio po zarejestrowaniu do składu chronologicznego.
5. 
W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:
1)
w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz
2)
poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD.
6. 
Przekazanie przesyłek, o których mowa w ust. 5 pkt 2, jest realizowane w sposób przyjęty w danym podmiocie.
7. 
Po zakończeniu sprawy:
1)
przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są przekazywane do składu chronologicznego;
2)
przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych.
8. 
Do czasu zakończenia sprawy udostępnianie przesyłek, o których mowa w ust. 7, jest realizowane w sposób przyjęty w danym podmiocie.
§  22. 
1. 
Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.
2. 
W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych należy to udokumentować przez:
1)
włożenie w ich miejsce karty zastępczej zawierającej znak sprawy, jej tytuł, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego dokumentację bądź nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której dokumentację wysłano, oraz termin zwrotu albo
2)
odnotowanie informacji, o których mowa w pkt 1, w systemie EZD, jeżeli zapewnia on powiązanie informacji o wyjęciu dokumentacji z odpowiadającymi jej aktami sprawy.
3. 
Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanej dokumentacji, o której mowa w ust. 2.
§  23. 
1. 
Przesyłki na nośnikach papierowych, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek.
2. 
Przesyłki na informatycznych nośnikach danych, o których mowa w § 20 ust. 4, przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych odrębnie od pozostałych przesyłek.
§  24. 
1. 
Przesyłki dekretuje się wyłącznie w systemie EZD.
2. 
Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę właściwą do ich dekretacji.
3. 
Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
4. 
W przypadku błędnej dekretacji zmiany dekretacji dokonuje dekretujący.
§  25. 
1. 
Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy i zostały one wskazane w dekretacji, wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.
2. 
Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.
§  26. 
1. 
Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:
1)
dotyczy sprawy już wszczętej;
2)
rozpoczyna nową sprawę.
2. 
W przypadku określonym w ust. 1 pkt 1 przesyłkę dołącza do akt sprawy, w przypadku określonym w ust. 1 pkt 2 na podstawie przesyłki rejestruje nową sprawę, wybierając właściwą końcową klasę z wprowadzonego do systemu EZD wykazu akt.
3. 
Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD. Czynność zakończenia sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.
§  27. 
1. 
System EZD pozwala, w szczególności, na wygenerowanie spisu spraw zawierającego:

1) dane odnoszące się do całego spisu spraw, co najmniej:

a)
oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt,
b)
datę utworzenia raportu,
c)
oznaczenie komórki organizacyjnej,
d)
symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
e)
hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;
2)
dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, co najmniej:
a)
liczbę porządkową,
b)
kolejny numer sprawy,
c)
tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,
d)
nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,
e)
znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
f)
datę pisma występującą na piśmie wszczynającym sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
g)
datę wszczęcia sprawy,
h)
datę ostatecznego załatwienia sprawy,
i)
imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę,
j)
uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeżeli są istotne.
2. 
System EZD umożliwia tworzenie raportów na temat założonych spraw dla:
1)
dowolnie wybranych okresów chronologicznych;
2)
dowolnie wybranej klasy z wykazu akt, niezależnie od tego, jakiego rzędu jest to klasa.
§  28. 
1. 
Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
2. 
Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.
3. 
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, przy sprawach czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej w sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego znaku sprawy.
§  29. 
Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:
1)
sporządza w aktach sprawy notatkę służbową opisującą sposób załatwienia sprawy oraz
2)
odnotowuje zakończenie sprawy w systemie EZD.
§  30. 
1. 
Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.
2. 
Przy sporządzaniu projektu pisma wykorzystuje się wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami.
§  31. 
1. 
W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w systemie EZD:
1)
przesyłki zarejestrowane w rejestrach;
2)
notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności poza siedzibą podmiotu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;
3)
wiadomości poczty elektronicznej, o których mowa w § 18 ust. 2 pkt 2;
4)
projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych lub kierownika podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, o których mowa w § 32 ust. 5, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.
2. 
Prowadzący sprawę dba o kompletność metadanych odnoszących się do sprawy oraz przesyłek lub pism włączonych do akt sprawy, w tym:
1)
nadaje sprawie tytuł;
2)
wpisuje do systemu EZD metadane dla przesyłek lub pism, o których mowa w ust. 1 pkt 2-4, jeżeli nie zostały określone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych określonych w części C załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej;
3)
uzupełnia metadane przesyłek wpływających, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny, zgodnie z zestawem metadanych określonych w części A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej;
4)
wpisuje metadane dla przesyłek przeznaczonych do wysyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych określonych w części B załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.
3. 
Zestaw metadanych opisujących sprawę określa część D załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.
§  32. 
1. 
Akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD.
2. 
Akceptacja może być jedno- lub wielostopniowa.
3. 
Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.
4. 
Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.
5. 
Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:
1)
nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu;
2)
ustnie;
3)
z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.
6. 
Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.
§  33. 
1. 
W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej akceptujący podpisuje pismo w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.
2. 
Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy.
§  34. 
1. 
Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:
1)
wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki;
2)
podpisanie odręczne wydruku.
2. 
Wydruk, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień).
3. 
Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje się przez podpisanie podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.
4. 
W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną, o której mowa w ust. 3.
5. 
Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki.
6. 
Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.
§  35. 
Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane:
1)
automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym;
2)
przez punkt kancelaryjny;
3)
przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń.
§  36. 
Punkt kancelaryjny dokonujący wysyłki:
1)
odnotowuje w systemie EZD sposób wysłania przesyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy) i uzupełnia inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę;
2)
przekazuje przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu.
§  37. 
Dokumentację spraw zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej, za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.
§  38. 
1. 
Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.
2. 
Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, jest kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.
3. 
Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

Rozdział  3

Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

§  39. 
1. 
W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:
1)
spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych;
2)
dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;
3)
całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.
2. 
Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:
1)
prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
2)
prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;
3)
udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu;
4)
przesyłania przesyłek;
5)
dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej.
3. 
Dopuszczenie, o którym mowa w ust. 2, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.
4. 
W przypadku spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania, o których mowa w § 1 ust. 5, do realizowania czynności, o których mowa w ust. 2, za wystarczający uznaje się system EZD.
§  40. 
1. 
Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.
2. 
Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.
3. 
Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej:
1)
liczby porządkowej;
2)
daty wpływu przesyłki do podmiotu;
3)
tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki;
4)
nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna;
5)
daty widniejącej na przesyłce;
6)
znaku występującego na przesyłce;
7)
wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności mogą to być osoba, komórka organizacyjna lub, w przypadku określonym w § 43, dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat;
8)
liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki;
9)
dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne.
4. 
Rejestr przesyłek wpływających prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:
1)
sortowanie listy przesyłek według informacji określonych w ust. 3;
2)
wydrukowanie listy przesyłek zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, określone w ust. 3, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;
3)
zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji określonych w ust. 3.
§  41. 
1. 
W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.
2. 
W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.
3. 
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
4. 
O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.
§  42. 
1. 
Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:
1)
danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;
2)
danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.
2. 
Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie.
3. 
Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.
4. 
Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających.
§  43. 
Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.
§  44. 
1. 
Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.
2. 
Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:
1)
przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;
2)
przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:
a)
mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,
b)
mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,
c)
pozostałe.
3. 
Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
4. 
Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.
5. 
Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.
§  45. 
1. 
Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:
1)
przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;
2)
pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.
2. 
Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.
3. 
Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
§  46. 
1. 
Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1)
przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
2)
stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.
2. 
Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
3. 
Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się zgodnie z § 42, odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.
§  47. 
1. 
Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:
1)
wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;
2)
informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.
2. 
Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających.
3. 
Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.
4. 
Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład "podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ....[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.
5. 
Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.
§  48. 
Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek punkt kancelaryjny dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób oraz przekazania w sposób przyjęty w danym podmiocie. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w podmiocie.
§  49. 
Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego.
§  50. 
1. 
Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.
2. 
Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
3. 
W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.
§  51. 
1. 
Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.
2. 
Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.
§  52. 
1. 
Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:
1)
dotyczy sprawy już wszczętej;
2)
rozpoczyna nową sprawę.
2. 
W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.
3. 
W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.
4. 
Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.
§  53. 
1. 
Spis spraw prowadzony w systemie tradycyjnym zawiera następujące dane:
1)
odnoszące się do całego spisu:
a)
oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie,
b)
oznaczenie komórki organizacyjnej,
c)
symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
d)
hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;
2)
odnoszące się do każdej sprawy w spisie:
a)
liczbę porządkową,
b)
tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,
c)
nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,
d)
znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
e)
datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
f)
datę wszczęcia sprawy,
g)
datę ostatecznego załatwienia sprawy,
h)
uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy.
2. 
Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.
3. 
Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.
4. 
Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.
5. 
Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.
6. 
W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe).
7. 
Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.
§  54. 
1. 
Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.
2. 
Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.
3. 
Przy sporządzaniu projektu pisma należy wykorzystywać wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami.
§  55. 
1. 
Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
2. 
Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.
3. 
W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: "przeniesiono do znaku sprawy ........", i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.
§  56. 
Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:
1)
sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy;
2)
umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy;
3)
wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.
§  57. 
W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:
1)
przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących;
2)
notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych poza siedzibą podmiotu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;
3)
pisma przesłane za pomocą telefaksu;
4)
wydruki treści naturalnych dokumentów elektronicznych, o których mowa w § 44 ust. 3 i 4, § 45 ust. 3 i § 46 ust. 2;
5)
projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych lub kierownika podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, o których mowa w § 58 ust. 7, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.
§  58. 
1. 
Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.
2. 
Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego podpisania.
3. 
Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić:
1)
w postaci papierowej albo
2)
w postaci elektronicznej.
4. 
Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik podmiotu.
5. 
W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia.
6. 
Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.
7. 
Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:
1)
nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma;
2)
ustnie.
8. 
W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzemplarze pisma, o których mowa w ust. 6.
§  59. 
1. 
Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej.
2. 
W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący:
1)
podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;
2)
podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy).
§  60. 
1. 
Pisma na nośniku papierowym są wysyłane przez punkt kancelaryjny.
2. 
Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym.
3. 
Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia.
4. 
Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy.
§  61. 
1. 
Prowadzi się rejestr przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej, zawierający w szczególności następujące informacje:
1)
liczbę porządkową;
2)
datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu;
3)
nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłkę; w przypadku przesyłek kierowanych do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów (na przykład urzędy gmin, szkoły podstawowe);
4)
znak sprawy wysyłanego pisma;
5)
sposób przekazania przesyłki (na przykład list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faks, poczta elektroniczna, ESP).
2. 
Rejestr przesyłek wychodzących prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:
1)
sortowanie listy przesyłek wychodzących według informacji, o których mowa w ust. 1;
2)
wydrukowanie listy przesyłek wychodzących zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, o których mowa w ust. 1, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;
3)
zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji, o których mowa w ust. 1.
§  62. 
1. 
Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.
2. 
Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
1)
pełnej nazwy podmiotu oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej - na środku u góry;
2)
części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 5 ust. 6, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw - po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;
3)
kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B - również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;
4)
tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce - na środku;
5)
roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego - po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce - rokiem najpóźniejszego pisma w teczce - pod tytułem;
6)
numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.
3. 
W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 53:
1)
ust. 5 - tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce;
2)
ust. 6 - tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);
3)
ust. 7 - zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.
§  63. 
1. 
Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.
2. 
Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego.
3. 
Wewnątrz teczki aktowej akta spraw zakończonych powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw - chronologicznie.
4. 
W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.

Rozdział  4

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji

§  64. 
1. 
W przypadku gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności podmiotu lub do jego reorganizacji, prowadzącej do powstania nowego podmiotu, kierownik podmiotu zawiadamia o tym fakcie dyrektora właściwego archiwum państwowego.
2. 
W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania dokumentację spraw niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości archiwum zakładowe.
3. 
Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z odpowiednio § 28 ust. 3 i § 55 ust. 3.
4. 
Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej.

Załącznik Nr  1

A - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą

(zestaw minimalny)

Lp. Nazwa elementu Sposób zapisu Wymagalność* Powtarzalność
1 Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść przesyłki, w tym: tak
1a nazwa podmiotu niebędącego osobą fizyczną tekst wymagane, jeżeli nie określono 1b nie
1b nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion wymagane, jeżeli nie określono 1a nie
2 Adres podmiotu, o którym mowa w pkt 1, a w tym: nie
2a kod pocztowy tekst opcjonalne nie
2b miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) tekst wymagane nie
2c ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) tekst opcjonalne nie
2d budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) tekst opcjonalne nie
2e lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) tekst opcjonalne nie
2f skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym) tekst opcjonalne nie
2g kraj tekst wymagane nie
2h e-mail (adres poczty elektronicznej) tekst opcjonalne tak
3 Data widniejąca na piśmie data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia;

dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana

wymagane nie
4 Data nadania przesyłki data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia;

dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana

opcjonalne nie
5 Data wpływu przesyłki data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia wymagane nie
6 Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD (zapisywana automatycznie) Data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30 wymagane nie
7 Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.) tekst opcjonalne tak
8 Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu tekst bez spacji i znaków:

( \ ) - ukośnik lewy

( / ) - ukośnik prawy

( * ) - gwiazdka

( ? ) - znak zapytania

( : ) - dwukropek

( = ) - znak równości

( , ) - przecinek

( ; ) - średnik

wymagane nie
9 Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości) tekst wymagane nie
10 Dostęp - określenie dostępu możliwe wartości:

publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny

wymagane nie
11 Liczba załączników liczba naturalna opcjonalne nie
12 Format tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu wymagane dla dokumentów elektronicznych nie
13 Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki wpływającej (na przykład skan tylko 1 strona - razem ponad 500 stron, załącznik - kalendarz w formacie większym niż A3, załączona płyta CD zapisane 500 MB, załączony film na płycie DVD) tekst opcjonalne tak
14 Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/

zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy

możliwe wartości:

Collection (nieuporządkowany zbiór danych),

Dataset (uporządkowany zbiór danych),

MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie),

Sound (dźwięk),

StillImage (obraz nieruchomy),

Text (tekst) - oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text

wymagane nie
15 Sposób dostarczenia na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.) tekst opcjonalne nie
16 Znak nadany przesyłce przez podmiot odpowiedzialny za jej treść tekst wymagane, jeżeli jest nie
B - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą

(zestaw minimalny)

Lp. Nazwa elementu Sposób zapisu Wymagalność* Powtarzalność
1 Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść przesyłki, w tym tak
1a imię i nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD

(przygotowanie projektu pisma, o którym mowa w § 30 ust. 1, akceptacja pisma, o której mowa w § 12)

tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) wymagane nie
1b stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a tekst

(zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)

wymagane nie
2 Oznaczenie adresata, w tym: tak
2a nazwa podmiotu niebędącego osobą fizyczną tekst wymagane, jeżeli nie określono 2b nie
2b nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion wymagane, jeżeli nie określono 2a nie
3 Adres podmiotu, o którym mowa w pkt 1, a w tym: nie
3a kod pocztowy tekst opcjonalne nie
3b miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) tekst wymagane nie
3c ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) tekst opcjonalne nie
3d budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) tekst opcjonalne nie
3e lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) tekst opcjonalne nie
3f skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym) tekst opcjonalne nie
3g kraj tekst wymagane nie
3h e-mail (adres poczty elektronicznej) tekst opcjonalne tak
4 Data widniejąca na piśmie data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia;

dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana

wymagane nie
5 Data nadania przesyłki data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia;

dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana

opcjonalne nie
6 Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.) tekst opcjonalne tak
7 Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu tekst bez spacji i znaków:

( \ ) - ukośnik lewy

( / ) - ukośnik prawy

( * ) - gwiazdka

( ? ) - znak zapytania

( : ) - dwukropek

( = ) - znak równości

( , ) - przecinek

( ; ) - średnik

wymagane nie
8 Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości) tekst wymagane nie
9 Dostęp - określenie dostępu możliwe wartości:

publiczny - dostępny w całości,

publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny

wymagane nie
10 Liczba załączników liczba naturalna opcjonalne nie
11 Format tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu wymagane dla dokumentów elektronicznych nie
12 Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki tekst opcjonalne tak
13 Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/

zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy

możliwe wartości:

Collection (nieuporządkowany zbiór danych),

Dataset (uporządkowany zbiór danych),

MovingImage (obraz ruchomy),

PhysicalObject (obiekt fizyczny),

Software (oprogramowanie),

Sound (dźwięk),

StillImage (obraz nieruchomy),

Text (tekst) - oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text

wymagane nie
14 Sposób wysyłki na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.) tekst wymagane nie

C - Struktura metadanych opisujących elementy akt sprawy niebędące przesyłkami (zestaw minimalny)

Lp. Nazwa elementu Sposób zapisu Wymagalność* Powtarzalność
1 Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść tak
1a imię nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, o którym mowa w § 30 ust. 1, przygotowanie notatki, opinii, stanowiska, o których mowa w § 8 ust. 2, akceptacją pisma, o której mowa w § 12) tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) wymagane nie
1b stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) wymagane nie
2 Data i czas włączenia do akt sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie) data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30 wymagane nie
3 Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, notatka, opinia, prezentacja itd.) tekst opcjonalne tak
4 Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu tekst bez spacji i znaków:

( \ ) - ukośnik lewy

( / ) - ukośnik prawy

( * ) - gwiazdka

( ? ) - znak zapytania

( : ) - dwukropek

( = ) - znak równości

( , ) - przecinek

( ; ) - średnik

wymagane nie
5 Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości) tekst wymagane nie
6 Dostęp - określenie dostępu możliwe wartości:

publiczny - dostępny w całości,

publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny

wymagane nie
7 Format tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu wymagane dla dokumentów elektronicznych nie
8 Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/

zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy

możliwe wartości:

Collection (nieuporządkowany zbiór danych),

Dataset (uporządkowany zbiór danych),

MovingImage (obraz ruchomy),

PhysicalObject (obiekt fizyczny),

Software (oprogramowanie),

Sound (dźwięk),

StillImage (obraz nieruchomy),

Text (tekst) - oznacza tekst złożony ze słów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text

wymagane nie

D - Struktura metadanych opisujących sprawę

(zestaw minimalny)

Lp. Nazwa elementu Sposób zapisu Wymagalność* Powtarzalność
1 Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść tak
1a imię i nazwisko pracownika zakładającego sprawę tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) wymagane, jeżeli nie określono 1b nie
1b imię i nazwisko pracownika prowadzącego sprawę tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) wymagane, jeżeli nie określono 1a tak
2 Data i czas założenia sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie) data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30 wymagane nie
3 Data i czas ostatniego elementu akt sprawy (zapisywana automatycznie najpóźniejsza z dat spośród dat wymienionych w częściach A, B lub C załącznika) data i czas w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, na przykład 1997-07-16 wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy nie
4 Znak sprawy

(zapisywany automatycznie po wybraniu właściwej pozycji wykazu akt)

zgodnie z zasadami określonymi w § 5 wymagane nie
5 Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści sprawy (na przykład przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej, wyjazd do Brukseli na ..., przygotowanie umowy na wywóz nieczystości) tekst wymagane nie
6 Dostęp - określenie dostępu (automatyczne przyporządkowanie odpowiedniej wartości na podstawie metadanych dokumentów elektronicznych znajdujących się w aktach sprawy) możliwe wartości:

publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny

wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy nie
7 Format ustalona wartość

"Multipart/Header-Set"

wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy nie
8 Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/

zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy

ustalona wartość:

Collection (nieuporządkowany zbiór danych)

wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy nie

* Wymagalność elementu metadanych oznacza obowiązek jego określenia, jeżeli to określenie jest możliwe.

Załącznik Nr  2

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Rodzaj skanowanego dokumentu Minimalna rozdzielczość Minimalna ilość bitów na piksel Zalecany format Kompresja
teksty drukowane czarno-białe lub takie, w których kolor nie ma znaczenia*), format A4 do A3 150 dpi 1 bit (czarno-białe) wielostronicowy TIFF

wielostronicowy PDF

CCITT G4 lub inna bezstratna
rękopisy A4 do A3 200 dpi 8-bitowa skala szarości wielostronicowy TIFF

wielostronicowy PDF

LZW lub inna bezstratna
fotografie czarno-białe (jeżeli załączone osobno) 2500 pikseli na dłuższym boku 8-bitowa skala szarości lub kolor 24-bit JPG ≥ 50%
teksty drukowane -czarno-białe, mniejsze niż A4 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość) 1 bit wielostronicowy TIFF

wielostronicowy PDF

CCITT G4 lub inna bezstratna
rękopisy mniejsze niż A4 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość) 8-bitowa skala szarości wielostronicowy TIFF

wielostronicowy PDF

LZW lub inna bezstratna
materiały wielkoformatowe większe od A3 (na przykład plakaty, mapy) 200 dpi Dobór w zależności od znaczenia koloru lub odcieni szarości JPG

DJVU

≥ 50%
teksty drukowane, w których kolor ma znaczenie**) 200 dpi 8 bit - kolor wielostronicowy TIFF

wielostronicowy PDF

LZW lub inna bezstratna
fotografia kolorowa 2500 pikseli na dłuższym boku 24 bit - kolor JPG ≥ 50%
*) To znaczy, że kolor nie ma znaczenia dla zrozumienia treści, na przykład gdy cały tekst jest w jednym kolorze, a jedynie nagłówki, stopki, pieczątki, podpisy itp. są w innym kolorze.

**) Na przykład fragmenty istotne dla zrozumienia treści są wyróżnione kolorem, tekst zawiera kolorowe rysunki itp.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT ORGANÓW GMINY1) I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH ORAZ URZĘDÓW OBSŁUGUJĄCYCH TE ORGANY I ZWIĄZKI

SPIS

KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0 ZARZĄDZANIE GMINĄ I JEJ REPREZENTACJA
00 Organy kolegialne i jednoosobowe
01 Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole
02 Udział gminy w tworzeniu i działalności innych jednostek organizacyjnych oraz nadzór właścicielski gminy
03 Współdziałanie gminy z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą
04 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej
05 Reprezentacja i promowanie gminy
06 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności gminy oraz jej jednostek organizacyjnych
07 Legislacja, obsługa prawna gminy i jej jednostek organizacyjnych
1 ZARZĄDZANIE URZĘDAMI OBSŁUGUJĄCYMI ORGANY GMINY I ZWIĄZKI MIĘDZYGMINNE
10 Udział w posiedzeniach organów kolegialnych gminy
11 Gremia kolegialne urzędu i udział przedstawicieli urzędu w obcych gremiach
12 Zbiory aktów normatywnych
13 Informatyzacja
14 Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej
15 Skargi, wnioski, petycje oraz postulaty i inicjatywy obywateli
16 Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna
17 Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań
2 SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ GMINĘ I JEJ JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE
20 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych
21 Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów gminy i kierowników podmiotów
22 Ewidencja osobowa
23 Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy
24 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
25 Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji urzędów i innych jednostek organizacyjnych gminy
26 Gospodarka materiałowa
27 Zamówienia publiczne
3 FINANSE GMINY ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDÓW I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY
30 Planowanie i realizacja budżetu
31 Dochody, podatki i opłaty
32 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa
4 KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY
40 Kultura
41 Zabytki
42 Kultura fizyczna
43 Turystyka i wypoczynek
44 System oświaty
5 WYBORY, REFERENDA, SPISY POWSZECHNE, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, STAN CYWILNY, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO
50 Wybory i referenda, spisy powszechne
51 Stowarzyszenia i fundacje
52 Działalność organizacji pożytku publicznego
53 Sprawy społeczne i obywatelskie
54 Rejestracja pojazdów, wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami
55 Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne
6 KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI
60 Kształtowanie i ochrona środowiska
61 Gospodarowanie zasobami przyrody
62 Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem
63 Ochrona wód i gospodarowanie wodami
64 Ochrona powierzchni ziemi
65 Gospodarowanie złożami i kopalinami
66 Geodezja i kartografia
67 Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa
68 Gospodarowanie nieruchomościami
7 GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ OCHRONA PRAW KONSUMENCKICH
70 Gospodarka komunalna
71 Gospodarowanie budynkami, mieszkaniami i lokalami
72 Drogownictwo i system komunikacyjny
73 Wspieranie gospodarki i rynku pracy
74 Ochrona praw konsumenckich
8 OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA
80 Ochrona zdrowia
81 Pomoc społeczna
82 Obsługa świadczeń w zakresie pomocy społecznej
83 Obsługa pozostałych świadczeń
84 Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych

______

1)
Wszędzie tam, gdzie mowa jest o "gminie", rozumie się odpowiednio "związek międzygminny" oraz miasto na prawach powiatu.
Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego
I II III IV archiwalnej
1 2 3 4 5 6 7
0 ZARZĄDZANIE GMINĄ I JEJ REPREZENTACJA
00 Organy kolegialne i jednoosobowe gminy
000 Rada gminy
0000 Organizacja pracy rady gminy A między innymi regulaminy
0001 Planowanie i sprawozdawczość z prac rady gminy A w tym korespondencja
0002 Sesje rady gminy A między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały
0003 Wnioski i interpelacje radnych A w tym rejestr i odpowiedzi
0004 Przewodniczący rady gminy A między innymi korespondencja kierowana do i od przewodniczącego
0005 Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do rady gminy oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami A w tym rejestr i odpowiedzi
0006 Projekty uchwał rady gminy A proces ich przygotowania i uzgadniania
0007 Uchwały rady gminy A w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasach 0711
0008 Realizacja uchwał rady gminy i jej monitorowanie A
001 Komisje, zespoły i inne organy kolegialne rady gminy
0010 Powoływanie i organizacja pracy komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy A
0011 Planowanie i sprawozdawczość z prac komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy A
0012 Posiedzenia komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy A między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały
0013 Projekty uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy A
0014 Uchwały komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy A w tym ich rejestr
0015 Realizacja uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady gminy A
002 Organy uchwałodawcze jednostek pomocniczych gminy
0020 Organizacja pracy organów uchwałodawczych jednostek pomocniczych gminy A
0021 Posiedzenia (zebrania) organów uchwałodawczych jednostek pomocniczych gminy A między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały
003 Młodzieżowa rada gminy i inne rady utworzone przez radę gminy
0030 Wybory do młodzieżowej rady gminy BE5
0031 Prace młodzieżowej rady gminy A
0032 Wybory do innych rad utworzonych przez radę gminy BE5
0033 Prace innych rad utworzonych przez radę gminy A
004 Obsługa radnych gminy
0040 Wygaśnięcie mandatu radnego A
0041 Kluby radnych gminy A
0042 Sprawy osobowe radnych gminy BE5
0043 Oświadczenia majątkowe radnych gminy lub o członkach ich rodzin B6
0044 Inne oświadczenia radnych gminy lub o członkach ich rodzin B*) *) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat
0045 Podnoszenie kompetencji radnych gminy BE5 między innymi szkolenia, seminaria
005 Wójt (burmistrz, prezydent) jako organ gminy
0050 Zbiór zarządzeń, ogłoszeń i obwieszczeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy A W tym ich rejestry; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasach 0711
0051 Realizacja zarządzeń, ogłoszeń i obwieszczeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy A
0052 Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta (burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy A pozostałe upoważnienia przy klasie 077
0053 Kolegium wójta (burmistrza, prezydenta miasta) A między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały; słowo "kolegium" można zastąpić odpowiednią dla danej gminy nazwą
0054 Patronat wójta (burmistrza, prezydenta miasta) A
0055 Narady wójta (burmistrza, prezydenta miasta) z sołtysami A
0056 Spotkania wójta (burmistrza, prezydenta miasta) z mieszkańcami A
0057 Sprawozdawczość z działalności wójta (burmistrza, prezydenta miasta) A
0058 Wygaśnięcie mandatu wójta (burmistrza, prezydenta miasta) A
006 Zawieszenie organów gminy (zarząd komisaryczny) A
007 Działania interwencyjne organów administracji rządowej w ramach nadzoru nad organami gminy A
01 Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole
010 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działań w zakresie podziału terytorialnego, organizacji, ustalania herbów, flag, emblematów, insygniów lub innych symboli A
011 Podział terytorialny
0110 Tworzenie, łączenie i znoszenie jednostek podziału terytorialnego oraz zmiany ich granic A między innymi projektowanie, wnioskowanie, opiniowanie
0111 Tworzenie, łączenie i znoszenie sołectw, dzielnic itp. oraz zmiany ich granic A
0112 Nadawanie statusu miasta A
0113 Ustalanie i zmiany nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych A
012 Organizacja gminy
0120 Statut gminy i jego zmiany, statuty jednostek pomocniczych oraz inne sprawy z zakresu ich organizacji A
0121 Organizacja (w tym tworzenie, likwidacja) urzędów obsługujących organy gminy A dotyczy między innymi statutów, regulaminów organizacyjnych, ich zmian, informacji o zmianach w organizacji i w adresach do kontaktu, szczegółowych regulacji wewnętrznych w sferze organizacyjnej, nadawania numeru NIP, REGON
0122 Organizacja jednostek organizacyjnych, stanowiących aparat pomocniczy kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży A zadanie tylko powiatu

rodzaje dokumentacji i spraw jak przy klasie 0121

0123 Tworzenie, łączenie, przekształcanie i likwidacja samorządowych jednostek organizacyjnych oraz ich organizacja A innych niż wymienione przy klasach 0121 i 0122
0124 Organizacja innych jednostek organizacyjnych niż jednostki zależne od gminy BE5 dotyczy między innymi informacji czy materiałów przekazywanych do wiadomości czy zaopiniowania gminie
013 Herby, flagi, emblematy, insygnia, odznaczenia, medale lub inne symbole gminy i jej jednostek A ustalanie, zmiany, korespondencja uzgodnieniowa itp.
014 Systemy zarządzania jakością
0140 Wdrażanie systemu zarządzania jakością A
0141 Polityka jakości i księga jakości oraz ich zmiany A
0142 Procedury i instrukcje dotyczące zarządzania jakością oraz ich zmiany A
0143 Karty usług i karty informacyjne w systemie zarządzania jakością oraz ich zmiany A
0144 Audyty jakości zewnętrzne A
0145 Audyty jakości wewnętrzne A
0146 Doskonalenie systemu zarządzania jakością BE5
0147 Prowadzenie i koordynacja działań w systemie zarządzania jakością B5 między innymi korespondencja porządkowa
015 Usprawnianie organizacji urzędów, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania A
02 Udział gminy w tworzeniu i działalności innych jednostek organizacyjnych oraz nadzór właścicielski gminy
020 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące udziału gminy w tworzeniu i działalności innych jednostek oraz nadzoru właścicielskiego gminy A
021 Udział gminy w tworzeniu związków międzygminnych, stowarzyszeń lub porozumień oraz ich organizacja i zmiany A
022 Monitorowanie przez gminę działalności związków międzygminnych i stowarzyszeń oraz sposobu funkcjonowania porozumień A
023 Nadzór właścicielski gminy
0230 Tworzenie przez gminę spółek i fundacji oraz ich likwidowanie A
0231 Przystępowanie do spółek i fundacji A
0232 Realizacja nadzoru właścicielskiego A
03 Współdziałanie gminy z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą
030 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące współdziałania gminy z innymi jednostkami organizacyjnymi A
031 Zawieranie i realizacja porozumień gminy z organami administracji państwowej lub samorządowej A
032 Zawieranie umów w zakresie realizacji zadań gminy i monitorowanie ich wykonania A
033 Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania gminy i jej jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym A
034 Działalność gminy w sprawach zagranicznych
0340 Programowanie, określanie strategii i planów w zakresie współdziałania z partnerami zagranicznymi A
0341 Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współpracy gminy oraz jej jednostek organizacyjnych w sprawach zagranicznych A
0342 Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli gminy A w tym programy, sprawozdania
0343 Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy A
035 Zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora
0350 Własne zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora A
0351 Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, sympozjach, forach BE5
04 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej
040 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych A
041 Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych A
042 Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych A w tym ich audyt i kontrola
05 Reprezentacja i promowanie gminy
050 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania gminy A
051 Honorowe obywatelstwo gminy A
052 Nadawanie odznaczeń, medali lub innych tytułów przez gminę A
053 Kontakty ze środkami publicznego przekazu
0530 Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne A
0531 Konferencje prasowe i wywiady A
0532 Monitoring środków publicznego przekazu A w tym wycinki prasowe
054 Promocja gminy w kraju i za granicą
0540 Strategie, programy i plany promocji gminy A
0541 Własne akcje promocyjne i reklamowe gminy A
0542 Udział w obcych wydarzeniach promocyjnych A na przykład targi, festiwale
0543 Materiały promocyjne gminy i jej jednostek A między innymi opracowanie projektów, ich zatwierdzanie
0544 Materiały do serwisu internetowego A
055 Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach A na każde wydawnictwo książkowe, broszurowe lub kolejne numery periodyków zakłada się odrębne teki wydawnicze (akta sprawy)
056 Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie B5
057 Materiały fotograficzne lub audiowizualne z wydarzeń, akcji i imprez A układ według tematów i wydarzeń
06 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności gminy oraz jej jednostek organizacyjnych z wyłączeniem tych wymienionych przy danym zagadnieniu
060 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące strategii, programów, planowania, sprawozdawczości i analiz z działalności gminy oraz jej jednostek organizacyjnych A
061 Strategie A projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień
062 Programy A projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień
063 Planowanie
0630 Planowanie na poziomie całej gminy A w tym korespondencja
0631 Planowanie na poziomie każdego urzędu lub jednostki organizacyjnej A w tym korespondencja
0632 Planowanie w komórkach organizacyjnych BE5
064 Sprawozdawczość
0640 Sprawozdawczość na poziomie całej gminy A jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
0641 Sprawozdawczość na poziomie każdego urzędu i jednostki organizacyjnej A jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
0642 Sprawozdawczość statystyczna A jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
0643 Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych BE5 jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
0644 Meldunki i raporty sytuacyjne BE5
065 Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja A
066 Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych A inne niż w klasie 065; na przykład dla Prezydenta RP, Parlamentu, Premiera RP, wojewody itp.
07 Legislacja, obsługa prawna gminy i jej jednostek organizacyjnych
070 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące legislacji i obsługi prawnej A
071 Akty prawa miejscowego
0710 Zbiór aktów prawa miejscowego A
0711 Przekazywanie aktów prawa miejscowego do ogłoszenia i badanie zgodności z prawem aktów prawa miejscowego A w tym korespondencja
072 Legislacja
0720 Własne działania legislacyjne w zakresie aktów prawnych powszechnie obowiązujących dotyczących samorządu terytorialnego A
0721 Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne projektów aktów prawa powszechnie obowiązującego A
0722 Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne projektów aktów prawa miejscowego A
0723 Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne innych projektów aktów prawa BE10
0724 Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne projektów dokumentów niemających charakteru aktu prawnego BE10
073 Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami administracji publicznej BE10
074 Opinie prawne na potrzeby gminy i jej jednostek organizacyjnych BE10
075 Prowadzenie spraw sądowych
0750 Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi BE10 w tym repertoria
0751 Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi BE10 w tym repertoria
076 Obsługa prawna w zakresie windykacji lub egzekucji należności BE10
077 Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne BE10 w tym ich rejestry; inne upoważnienia przy klasie 0052
1 ZARZĄDZANIE URZĘDAMI OBSŁUGUJĄCYMI ORGANY GMINY I ZWIĄZKI MIĘDZYGMINNE
10 Udział w posiedzeniach organów kolegialnych gminy A
11 Gremia kolegialne urzędu i udział przedstawicieli urzędu w obcych gremiach
110 Posiedzenia kierownictwa urzędu A
111 Komisje, zespoły, grupy robocze w urzędzie A powoływanie, dokumentacja z posiedzeń i prac itp.
112 Udział w obcych komisjach, zespołach, grupach roboczych BE10
113 Narady (zebrania) pracowników A
12 Zbiory aktów normatywnych
120 Zbiory aktów normatywnych własnych kierownictw urzędów A akty normatywne organów gminy przy klasach 0007, 0014, 0050

komplet podpisanych zarządzeń, pism okólnych, wytycznych itp. oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów grupuje się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu

121 Zbiory aktów normatywnych obcych BE10
13 Informatyzacja
130 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji A
131 Projektowanie, homologacje i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych BE10
132 Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne B10
133 Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania
1330 Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania BE5
1331 Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych A
1332 Ewidencja stosowanych systemów i programów A
1333 Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów BE5
1334 Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów B10
134 Projektowanie i eksploatacja gminnych stron i portali internetowych BE10
135 Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych BE10 dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu)
14 Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej
140 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej A
141 Informacje niejawne
1410 Organizacja systemu ochrony informacji niejawnych oraz wykazu tych informacji dla poszczególnych klauzul A obsługa kancelaryjna przy klasach 1620-1623, akta postępowań sprawdzających przy klasie 218
1411 Bieżące działania podejmowane w zakresie ochrony informacji niejawnych BE10
1412 Udostępnianie informacji niejawnych BE10
142 Ochrona danych osobowych BE10
143 Informacja publiczna
1430 Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej A
1431 Udostępnianie informacji publicznej BE5
144 Obsługa merytoryczna systemów powiadamiania mieszkańców gminy A
15 Skargi, wnioski, petycje oraz postulaty i inicjatywy obywateli
150 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu skarg, wniosków, petycji oraz postulatów i inicjatyw obywateli A
151 Skargi i wnioski
1510 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe) A w tym ich rejestr
1511 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości BE5
152 Petycje, postulaty i inicjatywy obywateli A
16 Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna
160 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej i bibliotecznej A w tym dotyczące instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji archiwalnej
161 Obsługa kancelaryjna
1610 Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism B5
1611 Opracowywanie lub wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy A
1612 Ewidencja druków ścisłego zarachowania B10 przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601
1613 Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków A przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601
1614 Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi A
162 Obsługa kancelaryjna dokumentacji zawierającej informacje niejawne
1620 Rejestr teczek (rejestr klas końcowych) A
1621 Dzienniki korespondencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności BE50
1622 Dziennik wykonanej dokumentacji B10
1623 Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych zawierającej informacje niejawne między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi A
163 Archiwum zakładowe
1630 Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym A przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego
1631 Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych A
1632 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej A
1633 Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym B5
1634 Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowym BE5 w tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kopii
1635 Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym A
1636 Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym BE10
1637 Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją oraz ustalanie terminów przejęcia dokumentacji BE5
164 Zbiory biblioteczne w podmiotach
1640 Ewidencja zbiorów bibliotecznych A
1641 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych BE5 między innymi zakupy, prenumeraty, dary, wymiana
1642 Udostępnianie zbiorów bibliotecznych B5
17 Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań
170 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru, kontroli, audytu, szacowania ryzyka dla realizacji zadań A
171 Kontrole
1710 Kontrole zewnętrzne w podmiotach A
1711 Kontrole przeprowadzane przez podmioty w jednostkach im podległych A
1712 Kontrole wewnętrzne w podmiocie A
1713 Udział podmiotów w kontrolach przeprowadzonych przez inne organy lub jednostki organizacyjne BE10
1714 Książka kontroli BE5
172 Audyt
1720 Bieżące akta audytu A
1721 Stałe akta audytu A
173 Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań A
2 SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ GMINĘ I JEJ JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE
20 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych
200 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych
2000 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach kadrowych A między innymi regulaminy pracy
2001 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych BE10
2002 Wykazy etatów A
2003 Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji i zadań A
2004 Umowy zbiorowe i ich negocjowanie A
201 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych
2010 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach administracyjnych A
2011 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych BE10
21 Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów gminy i kierowników podmiotów
210 Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy B5 przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów
211 Konkursy na stanowiska
2110 Konkursy na stanowiska w urzędach B5 akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111
2111 Konkursy na stanowiska w jednostkach podległych B5 akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111
212 Obsługa zatrudnienia
2120 Obsługa zatrudnienia kierownictw urzędów oraz kierownictw jednostek podległych BE5 w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2121 Obsługa zatrudnienia pracowników urzędów B5 w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2122 Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników urzędów B5 między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2123 Rozmieszczanie i wynagradzanie kierownictw jednostek podległych B5 między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2124 Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin B*) *) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat
213 Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych
2130 Opiniowanie i ocenianie pracowników urzędów BE5 przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
2131 Opiniowanie i ocenianie kierownictw jednostek podległych BE5 przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
214 Staże, wolontariat, praktyki
2140 Staże zawodowe BE10
2141 Wolontariat BE10
2142 Praktyki BE10
215 Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)
2150 Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne B50
2151 Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne B10
216 Nagradzanie, odznaczanie i karanie
2160 Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne BE10 akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2161 Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne BE10 akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2162 Karanie B*) *) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
2163 Postępowanie dyscyplinarne B*) *) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 111
217 Sprawy wojskowe osób zatrudnionych BE10
218 Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa BE20 między innymi akta postępowań sprawdzających
22 Ewidencja osobowa
220 Akta osobowe osób zatrudnionych BE50
221 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych BE50 w tym programy i systemy teleinformatyczne
222 Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych B5
223 Legitymacje służbowe B5
224 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu B5
23 Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy
230 Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy A
231 Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka w pracy A
232 Wypadki
2320 Wypadki przy pracy BE10 przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A
2321 Wypadki w drodze do pracy i z pracy BE10 przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A
233 Warunki szkodliwe i choroby zawodowe
2330 Warunki szkodliwe BE10
2331 Rejestr warunków szkodliwych B40
2332 Choroby zawodowe BE10
234 Czas pracy
2340 Dowody obecności w pracy B3
2341 Absencje w pracy B3
2342 Rozliczenia czasu pracy B5
2343 Delegacje służbowe B3 w tym ich ewidencja
2344 Ustalanie i zmiany czasu pracy B3
235 Urlopy osób zatrudnionych
2350 Urlopy wypoczynkowe B5
2351 Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze itp. B5 przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
2352 Urlopy bezpłatne B5 przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
236 Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych oraz umowy o zakazie konkurencji B5
24 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
240 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych
2400 Ustalanie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych BE10
2401 Służba przygotowawcza BE10
2402 Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach BE10 w tym przy pomocy jednostek zewnętrznych
2403 Dokształcanie pracowników B5 studia, szkolenia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych
241 Sprawy socjalno-bytowe
2410 Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych B5
2411 Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych B5
2412 Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi BE5
2413 Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych BE5
2414 Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy B5
242 Ubezpieczenia społeczne
2420 Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego B10
2421 Obsługa ubezpieczenia społecznego B10 w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS
2422 Legitymacje ubezpieczeniowe B5
2423 Dowody uprawnień do zasiłków B5
2424 Emerytury i renty B10
2425 Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp. B10
243 Opieka zdrowotna
2430 Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej BE10
2431 Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy B10
25 Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji urzędów i innych jednostek organizacyjnych gminy
250 Administracja obiektami
2500 Przejmowanie obiektów na potrzeby urzędów i jednostek organizacyjnych gminy A
2501 Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom B5
2502 Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne B5
251 Eksploatacja budynków i lokali przez urzędy i jednostki organizacyjne gminy
2510 Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń B5
2511 Dokumentacja techniczna prac remontowych B5
2512 Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń B5 korespondencja dotycząca konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp.
252 Podatki i opłaty publiczne B10
253 Ubezpieczenia majątkowe B10 między innymi ubezpieczenia od pożaru, kradzieży, nieruchomości, ruchomości, środków transportu itp. Sprawy odszkodowań.

Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy

254 Ochrona mienia własnej jednostki BE10 plany ochrony obiektów, dokumentacja ochrony, przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia
255 Ochrona przeciwpożarowa BE10 instrukcje, plany ochrony ppoż., oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje jednostek ochrony ppoż. itp.
26 Gospodarka materiałowa
260 Zaopatrzenie
2600 Źródła zaopatrzenia B5 zamówienia wysyłane do firm zewnętrznych, reklamacje, korespondencja handlowa
2601 Zaopatrzenie materiałowe B5
261 Obsługa materiałowa środków rzeczowych
2610 Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych B10 dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe
2611 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych B10
2612 Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników B10
2613 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B10
2614 Konserwacja i remonty środków trwałych B5
2615 Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych B5
262 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) B5
263 Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna
2630 Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich B5
2631 Ewidencja środków transportu B10
2632 Eksploatacja własnych środków transportowych B5 karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży i myjni
2633 Użytkowanie obcych środków transportowych B5 zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów
2634 Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów, modemów, łączy internetowych) B10 w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności
2635 Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej BE10
27 Zamówienia publiczne
270 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych A
271 Dokumentacja zamówień publicznych B5
272 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych B10
3 FINANSE GMINY ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDÓW I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY
30 Planowanie i realizacja budżetu
300 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu planowania i realizacji budżetu A
301 Wieloletnia prognoza finansowa A
302 Planowanie budżetu gminy
3020 Przygotowanie projektu budżetu gminy BE5 między innymi materiały, projekty, korespondencja, uzgodnienia
3021 Budżet gminy i jego zmiany A
3022 Opiniowanie budżetu przez Regionalną Izbę Obrachunkową A
3023 Informacja o stanie mienia komunalnego A
3024 Analizowanie i weryfikowanie planów finansowych dysponentów budżetu BE5
3025 Propozycje organów jednostek pomocniczych gminy dotyczące rozdysponowania środków budżetowych A
3026 Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany BE10
303 Realizacja budżetu
3030 Układ wykonawczy budżetu gminy A
3031 Przekazywanie środków finansowych dla urzędów, ich komórek i jednostek organizacyjnych gminy B5
3032 Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji B5 w tym z urzędami skarbowymi
3033 Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, dotacji i subwencji B5
3034 Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu BE5 jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
3035 Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu A
3036 Rewizja budżetu i jego bilansu A
3037 Realizacja budżetów komórek organizacyjnych BE10
304 Finansowanie
3040 Finansowanie działalności urzędów i jednostek organizacyjnych gminy B5
3041 Finansowanie inwestycji BE5
3042 Finansowanie remontów B5
305 Obsługa finansowa funduszy, środków dodatkowych, pożyczek, kredytów, dochodów pozabudżetowych
3050 Obsługa finansowa funduszy i środków dodatkowych B5
3051 Obsługa finansowa pożyczek i kredytów B5
3052 Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi B5
3053 Obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej B*) *) czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów, w innym przypadku wynosi co najmniej 5 lat
3054 Gospodarka pozabudżetowa B5
306 Emitowanie obligacji
3060 Emitowanie obligacji na terenie kraju BE5
3061 Emitowanie obligacji za granicą BE5
31 Dochody, podatki i opłaty
310 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu dochodów, podatków, opłat, egzekucji i windykacji A
311 Zobowiązania podatkowe
3110 Planowanie dochodów z podatków i opłat oraz sprawozdawczość w tym zakresie A
3111 Rejestry podatkowe, ewidencje i wykazy w tym zakresie B10
312 Podatki i ich wymiary
3120 Podatek od nieruchomości B10
3121 Podatek rolny B10
3122 Podatek leśny B10
3123 Łączne zobowiązanie podatkowe rolników B10
3124 Podatek od środków transportowych B10
3125 Podatek od osób fizycznych B10
3126 Podatek od spadków i darowizn B10
3127 Łączne zobowiązanie podatkowe dla osób niebędących rolnikami B10
313 Opłaty
3130 Opłata skarbowa B10
3131 Opłata eksploatacyjna B10
3132 Opłata targowa B10
3133 Opłata ewidencyjna CEPiK B10
3134 Opłata adiacencka B10
3135 Opłata miejscowa B10
3136 Opłaty za zarząd gruntami i za ich użytkowanie B10
3137 Opłata administracyjna B10
3138 Opłata od posiadania psów B10
314 Zaświadczenia
3140 Zaświadczenia w sprawach podatkowych B5
3141 Zaświadczenia w sprawach opłat B5
315 Inne dochody gminy
3150 Dochody z majątku gminy B5
3151 Odsetki B5
3152 Dochody z majątku Skarbu Państwa B5
3153 Dotacje B5
3154 Subwencje B5
316 Egzekucja i windykacja
3160 Egzekucja administracyjna prowadzona przez podmiot B5
3161 Egzekucja administracyjna prowadzona przez inne organy egzekucyjne B5
3162 Windykacja należności B5
3163 Kontrole podatkowe przeprowadzane przez przedstawicieli gminy u podatników BE10
317 Opłaty i inkaso sołtysów B5
32 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa
320 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej
3200 Polityka rachunkowości i plany kont A w tym jej projekty, uzgodnienia
3201 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej A
321 Obrót gotówkowy i bezgotówkowy
3210 Obrót gotówkowy B5 plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych
3211 Obrót bezgotówkowy B5 wyciągi bankowe, przelewy
3212 Depozyty kasowe, obsługa wadium B5
322 Księgowość
3220 Dowody księgowe B5
3221 Dokumentacja księgowa B5
3222 Rozliczenia B5 rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), w tym wezwania do zapłaty
3223 Ewidencja syntetyczna i analityczna B5
3224 Uzgadnianie sald B5
3225 Kontrole i rewizje kasy B5
3226 Zobowiązania, poręczenia B5
3227 Księgowość materiałowo-towarowa B5
3228 Obsługa księgowa w zakresie VAT B10
323 Rozliczenia płac i wynagrodzeń
3230 Dokumentacja płac i potrąceń z płac B5
3231 Listy płac B50
3232 Kartoteki wynagrodzeń B50
3233 Wypłaty diet radnym B10
3234 Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego B5
3235 Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne B50
3236 Deklaracje na PFRON B5
3237 Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac B50
324 Inwentaryzacja
3240 Wycena i przecena B10
3241 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne B5
325 Dyscyplina finansowa
3250 Interwencje Głównego Księgowego A
3251 Inne sprawy nadzoru finansowego BE5
4 KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY
40 Kultura
400 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury A
401 Programy rozwoju kultury i ochrony dziedzictwa kulturowego A
402 Rejestracja instytucji kultury i monitorowanie ich działalności A
403 Mecenat nad działalnością kulturalną A
404 Organizacja imprez kulturalnych, uroczystości, obchodów w tym obchodów rocznic narodowych
4040 Organizacja imprez, uroczystości i obchodów stałych oraz periodycznych A
4041 Organizacja imprez, uroczystości i obchodów jednorazowych A
41 Zabytki
410 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zabytków A
411 Programy opieki nad zabytkami i sprawozdawczość w tym zakresie A
412 Ochrona zabytków
4120 Zabytki nieruchome A w tym gminna ewidencja zabytków nieruchomych
4121 Zabytki ruchome A
4122 Zgłaszanie o odkryciach lub ujawnieniach przedmiotów zabytkowych A
4123 Współdziałanie z wojewódzkim konserwatorem zabytków i otrzymywanie informacji z rejestrów zabytków BE10
4124 Przejmowanie w zarząd obiektu zabytkowego A
4125 Prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku A
4126 Znakowanie obiektów zabytkowych A zadanie tylko powiatu
413 Społeczni opiekunowie zabytków BE10 zadanie tylko powiatu
414 Opieka nad pomnikami i miejscami pamięci A
415 Parki kulturowe A między innymi sprawy utworzenia parku, planu jego ochrony
416 Popularyzacja i upowszechnianie wiedzy o zabytkach A
42 Kultura fizyczna
420 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury fizycznej A
421 Programy rozwoju kultury fizycznej oraz sprawozdawczość w tym zakresie A
422 Prowadzenie ewidencji i rejestrów oraz dokumentacji jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za kulturę fizyczną
4220 Kluby sportowe, związki sportowe, stowarzyszenia kultury fizycznej A zadanie tylko powiatu
4221 Uczniowskie kluby sportowe A
4222 Stowarzyszenia kultury fizycznej nieprowadzące działalności gospodarczej A zadanie tylko powiatu
4223 Obiekty sportowe i rekreacyjne A zadanie tylko powiatu
423 Opieka nad sportowcami oraz działalnością sportową BE10 w tym stypendia
424 Popularyzacja walorów rekreacji ruchowej BE10
425 Organizacja zajęć, zawodów i imprez sportowo-rekreacyjnych BE10
426 Wspieranie jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za kulturę fizyczną BE10
43 Turystyka i wypoczynek
430 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu turystyki i wypoczynku A
431 Programy rozwoju turystyki i wypoczynku oraz sprawozdawczość w tym zakresie A
432 Organizacja informacji turystycznej BE10
433 Wyznaczanie szlaków turystycznych i tras rowerowych A
434 Wspieranie działalności w zakresie turystyki i wypoczynku BE10
44 System oświaty
440 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu systemu oświaty A
441 Programy oświatowe oraz sprawozdawczość w tym zakresie A
442 System oświaty publicznej
4420 Ustalanie sieci przedszkoli publicznych A
4421 Ustalanie sieci szkół publicznych oraz granic ich obwodów A
4422 Uzyskiwanie zezwoleń na założenie szkoły lub placówki publicznej A
4423 Nadawanie i cofanie uprawnień szkoły publicznej dla szkół niepublicznych A
4424 Nadzór nad działalnością szkół i placówek oświatowych A w tym arkusze organizacyjne szkół
443 Szkoły niepubliczne
4430 Prowadzenie ewidencji szkół niepublicznych A w tym procedura dokonywania wpisu, wykreślenia
4431 Wspieranie szkół niepublicznych BE10 między innymi przekazywanie dotacji
444 System informacji oświatowej A
445 Organizacja i realizacja zadań z zakresu nauczania i wychowania
4450 Realizacja obowiązku nauki oraz sprawy rekrutacji do szkół BE10
4451 Kierowanie dzieci do szkół specjalnych lub ośrodków poza granicami powiatu B10 zadanie tylko powiatu
4452 Nauczanie indywidualne i rewalidacja indywidualna B10
4453 Dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych B10
4454 Pomoc psychologiczno-pedagogiczna i klasy integracyjne BE10
4455 Olimpiady i konkursy edukacyjne BE10
446 Wspieranie uczniów
4460 Programy pomocy materialnej dla uczniów A
4461 Przyznawanie zasiłków szkolnych uczniom B5
4462 Przyznawanie stypendiów szkolnych uczniom B5
4463 Pomoc materialna uczniom o charakterze motywacyjnym BE5
4464 Dowóz uczniów do szkół BE5
447 Rozwój zawodowy nauczycieli
4470 Awans zawodowy nauczycieli BE50
4471 Wspieranie doskonalenia zawodowego nauczycieli BE5
4472 Nagradzanie i wyróżnianie nauczycieli BE10
448 Sprawy nauczycieli
4480 Realizacja i wykorzystanie funduszu świadczeń socjalnych nauczycieli BE5
4481 Uzgodnienia ze związkami zawodowymi w sprawach dotyczących nauczycieli A
5 WYBORY, REFERENDA, SPISY POWSZECHNE, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, STAN CYWILNY, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO
50 Wybory i referenda, spisy powszechne
500 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wyborów i referendów, spisów powszechnych A
501 Rejestry i spisy wyborców
5010 Prowadzenie i obsługa rejestru wyborców BE5
5011 Spisy wyborców B5*) *) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania
5012 Udostępnianie danych z rejestru i spisów wyborców B5
502 Obsługa organizacyjna wyborów BE5*) *) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania
503 Obsługa organizacyjna referendów BE5*) *) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania
504 Obsługa spisów powszechnych
5040 Gminne biura spisowe BE5
5041 Rachmistrze spisowi B5
5042 Nadzorowanie prac spisowych BE5
5043 Popularyzacja spisów powszechnych BE5
51 Stowarzyszenia i fundacje zadanie tylko powiatu
510 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru nad stowarzyszeniami i fundacjami A zadanie tylko powiatu
511 Monitorowanie działalności stowarzyszeń A zadanie tylko powiatu
512 Monitorowanie działalności stowarzyszeń zwykłych A zadanie tylko powiatu
513 Monitorowanie działalności fundacji A zadanie tylko powiatu

w tym dokumentacja przekazywana z sądu, czy fundacji

514 Udostępnianie jednostkom zewnętrznym i osobom fizycznym informacji dotyczących działalności stowarzyszeń i fundacji BE5 zadanie tylko powiatu
52 Działalność organizacji pożytku publicznego
520 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działalności organizacji pożytku publicznego A
521 Gminna Rada Działalności Pożytku Publicznego A
522 Wspólne zespoły doradcze i opiniodawcze gminy i organizacji pożytku publicznego A
523 Wymiana informacji o kierunkach działalności organizacji pożytku publicznego pomiędzy gminą i tymi organizacjami A
524 Otwarte konkursy ofert w zakresie działalności pożytku publicznego BE5
525 Oferty z własnej inicjatywy organizacji pożytku publicznego na realizację zadań z zakresu tej działalności BE5
526 Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego BE10
53 Sprawy społeczne i obywatelskie
530 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw społecznych i obywatelskich A
531 Sprawy społeczne
5310 Zgromadzenia i imprezy masowe BE5
5311 Zbiórki publiczne BE5
5312 Mniejszości narodowe A
5313 Repatrianci A
5314 Obsługa rzeczy znalezionych BE5
5315 Przekazywanie do publicznej wiadomości informacji, zawiadomień itp. od innych organów B5 w tym od organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości
532 Przyjmowanie oświadczeń i poświadczenia
5320 Oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy A
5321 Poświadczanie własnoręczności podpisu B10
5322 Poświadczanie pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu BE10
533 Wybory ławników sądowych BE5
534 Sprawy obywatelskie
5340 Obywatelstwo BE10
5341 Ewidencja ludności BE50
5342 Aktualizowanie danych w ewidencji ludności B5
5343 Sprawy meldunkowe B10
5344 Obsługa dowodów osobistych B10*) *) przy czym dokumentacja dotycząca dowodów osobistych wydanych w okresie do 1979 r. (włącznie) kwalifikowana jest do kategorii A, w okresie od 1980 do 2010 do kategorii BE50
5345 Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydanych dowodów osobistych B5
535 Stan cywilny
5350 Statystyka urodzeń, małżeństw, zgonów A
5351 Rejestracja aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu i ich zmiany A
5352 Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego B5*) *) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych
5353 Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg B10*) *) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych
5354 Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca B5*) *) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych
5355 Zmiany imion i nazwisk B10*) *) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych
5356 Nadawanie medalu za długoletnie pożycie małżeńskie A
536 Udostępnianie i wymiana danych i informacji z akt stanu cywilnego oraz ich zabezpieczanie
5360 Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą B5*) *) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych
5361 Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa B5*) *) podana kwalifikacja jest obowiązująca, jeżeli właściwa dokumentacja z tych spraw została odłożona do akt zbiorowych
5362 Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego B5
5363 Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego B5
5364 Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego B5 w tym zaświadczenia o dokonanych wpisach ich braku, zaginięciu lub zniszczeniu księgi
5365 Profilaktyka i konserwacja akt stanu cywilnego BE10 w tym uzyskiwanie zgody od wojewody na wyniesienie akt poza urząd stanu cywilnego
537 Sprawy konsularne BE5
54 Rejestracja pojazdów, wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami zadanie tylko powiatu
540 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące rejestracji pojazdów i wydawania uprawnień do kierowania pojazdami A zadanie tylko powiatu
541 Rejestracja pojazdów zadanie tylko powiatu
5410 Dokumentacja rejestracji pojazdów BE10 zadanie tylko powiatu
5411 Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń w zakresie rejestracji pojazdów B5 zadanie tylko powiatu
542 Stacje kontroli pojazdów, diagności zadanie tylko powiatu
5420 Rejestrowanie przedsiębiorców prowadzących stacje kontroli pojazdów BE10 zadanie tylko powiatu
5421 Nadzór nad działalnością stacji kontroli pojazdów BE10 zadanie tylko powiatu
5422 Wydawanie i cofanie uprawnień dla diagnostów BE10 zadanie tylko powiatu
543 Wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami zadanie tylko powiatu
5430 Ewidencjonowanie kierowców BE10 zadanie tylko powiatu
5431 Ewidencjonowanie osób bez uprawnień do kierowania pojazdami BE10 zadanie tylko powiatu
5432 Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń w zakresie uprawnień do kierowania pojazdami B5 zadanie tylko powiatu
544 Ośrodki szkolenia kierowców, instruktorzy nauki jazdy zadanie tylko powiatu
5440 Rejestrowanie działalności przedsiębiorców prowadzących ośrodki szkolenia kierowców BE10 zadanie tylko powiatu
5441 Wpisywanie i skreślanie z ewidencji instruktorów BE10 zadanie tylko powiatu
55 Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne
550 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące bezpieczeństwa ludności, spraw wojskowych i obronnych A
551 Komisja bezpieczeństwa i porządku zadanie tylko powiatu
5510 Organizacja Komisji bezpieczeństwa i porządku A zadanie tylko powiatu

w tym powoływanie, odwoływanie, kierowanie do prac, regulaminy

5511 Posiedzenia Komisji bezpieczeństwa i porządku A zadanie tylko powiatu
552 Bezpieczeństwo ludności
5520 Zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom gminy i osobom przebywającym czasowo na terenie gminy BE5
5521 Organizacja i działalność straży gminnych (miejskich) A
5522 Współdziałanie z organizacjami zajmującymi się organizowaniem i niesieniem pomocy i ratunku BE5 między innymi WOPR, GOPR
553 Zarządzanie kryzysowe
5530 Prace Zespołu Zarządzania Kryzysowego A
5531 Monitorowanie działalności centrów zarządzania kryzysowego A
5532 Planowanie i prognozowanie działań w wypadku wystąpienia zagrożeń miejscowych oraz ich analizowanie A
5533 Planowanie i organizowanie systemów ostrzegania ludności A
5534 Organizacja łączności alarmowej BE10
5535 Zapobieganie i reagowanie w sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych A
554 Ochrona przeciwpożarowa i przeciwpowodziowa
5540 Programowanie i analizowanie działalności straży pożarnej A
5541 Popularyzacja ochrony przeciwpożarowej A
5542 Szkolenie strażaków BE10
5543 Wyposażenie w sprzęt służb przeciwpożarowych B10
5544 Planowanie zabezpieczenia gminy przed powodzią oraz analizowanie zagrożenia A
5545 Akcje przeciwpowodziowe BE10
555 Obrona cywilna
5550 Plany obrony cywilnej A
5551 Opracowywanie i uzgadnianie planów działania w zakresie obrony cywilnej A
5552 Organizacja formacji obronnych A
5553 Ocena stanu przygotowań obrony cywilnej A
5554 Organizacja ewakuacji ludności B10
5555 Zaopatrzenie ludności i zakładów pracy w sprzęt obronny B10
5556 Baza służąca obronie cywilnej B10
5557 Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie A
556 Sprawy obronne
5560 Planowanie w zakresie spraw obronnych A
5561 Organizowanie systemu kierowania obronnością B10
5562 Przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa B10
5563 Przygotowanie obiektów i dróg o znaczeniu obronnym na potrzeby obronne państwa B10
5564 Organizacja jednostek zmilitaryzowanych B10
5565 Nakładanie obowiązku świadczeń osobistych na rzecz obronności i ich wykonywanie B10
5566 Przeznaczanie nieruchomości i rzeczy ruchomych na cele świadczeń na rzecz obronności oraz wykonywanie tych świadczeń B10
5567 Odszkodowania za utratę lub uszkodzenie oraz za szkody wynikłe z utrzymania przedmiotów świadczeń rzeczowych B10
5568 Realizacja zadań na rzecz wojsk sojuszniczych wynikających z obowiązków państwa-gospodarza (HNS) B10
557 Sprawy wojskowe oraz z zakresu kwalifikacji wojskowej
5570 Organizacja kwalifikacji wojskowej B10
5571 Działalność komisji kwalifikacyjnej B10
5572 Orzekanie w sprawach wojskowych B10
5573 Reklamowanie osób od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w czasie ogłoszenia mobilizacji i czasie wojny B10
6 KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI
60 Kształtowanie i ochrona środowiska
600 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące kształtowania i ochrony środowiska A
601 Ustalanie i opiniowanie polityki ekologicznej A
602 Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony środowiska A
603 Monitoring w zakresie ochrony środowiska A
604 Informacje o środowisku i jego ochronie BE10
605 Kształtowanie postaw proekologicznych BE10
606 Wnioskowanie o ściganie za wykroczenia określone w przepisach prawa dotyczących ochrony przyrody i środowiska BE10
61 Gospodarowanie zasobami przyrody
610 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania zasobami przyrody A
611 Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania zasobami przyrody A
612 Ochrona przyrody, gruntów rolnych i leśnych
6120 Ustanawianie form ochrony przyrody A
6121 Utrzymywanie form ochrony przyrody B5
6122 Ochrona gatunkowa roślin i zwierząt BE5
6123 Zwierzęta i rośliny podlegające ograniczeniom przewozowym BE10 w tym rejestr i wydawanie zaświadczeń
6124 Rekultywacja gruntów rolnych BE10
6125 Przeznaczanie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne BE10
613 Ochrona roślin, zieleni i zadrzewień
6130 Ustanawianie i ochrona zieleni, zadrzewień, parków gminnych A
6131 Zezwalanie na usuwanie drzew i krzewów B5
6132 Nakładanie kar za zniszczenie, usuwanie, niewłaściwą pielęgnację terenów zieleni, drzew, krzewów B5
614 Ochrona zwierząt i ochrona weterynaryjna
6140 Ochrona zwierząt gospodarskich i domowych BE5 między innymi informacje o zasadach hodowli zwierząt; zapobieganie bezdomności, rejestr psów agresywnych, odbieranie zwierząt właścicielom
6141 Informacje o posiadaczach i hodowcach zwierząt podlegających ochronie BE5 między innymi rejestr posiadaczy, wnioski o wpis do rejestru, zaświadczenia o wpisie
6142 Zwalczanie zakaźnych chorób zwierzęcych BE5
6143 Profilaktyka weterynaryjna i upowszechnianie higieny pozyskiwania produktów zwierzęcych BE5
615 Gospodarka łowiecka
6150 Administrowanie łowiectwem BE10 między innymi ustalanie obwodów łowieckich, dzierżawa obwodów łowieckich, odstrzał redukcyjny zwierząt, nadzór nad pogotowiami dla zwierząt dziko żyjących
6151 Plany łowieckie BE5 między innymi opiniowanie planów łowieckich
6152 Zezwalanie na hodowlę chartów rasowych i ich mieszańców BE5 zadanie tylko powiatu
616 Ochrona lasów i gospodarka leśna w lasach niestanowiących własności Skarbu Państwa
6160 Powierzanie realizacji zadań z zakresu gospodarki leśnej A zadanie tylko powiatu
6161 Roczne limity zalesienia A uzgodnienia z powiatem
6162 Uproszczone plany urządzenia lasów oraz inwentaryzacja stanu lasów A zadanie tylko powiatu
6163 Kontrola realizacji zadań z zakresu gospodarki leśnej BE10 zadanie tylko powiatu
6164 Realizacja zadań z zakresu gospodarki leśnej BE10 zadanie tylko powiatu

między innymi przyznawanie dotacji

617 Rybactwo śródlądowe
6170 Śródlądowe obwody rybackie A zadanie tylko powiatu
6171 Nadzór nad śródlądową gospodarką rybacką BE5 zadanie tylko powiatu
6172 Wydawanie kart wędkarskich i kart łowiectwa podwodnego B5 zadanie tylko powiatu
6173 Rejestracja sprzętu pływackiego służącego do połowu ryb B5 zadanie tylko powiatu
6174 Zezwalanie na przegradzanie sieciowymi rybackimi narzędziami połowowymi wód płynących B5 zadanie tylko powiatu
6175 Zezwalanie na ustawianie sieciowych rybackich narzędzi połowowych na wodach śródlądowych B5 zadanie tylko powiatu
618 Produkcja roślinna
6180 Zezwalanie na uprawę maku i konopi BE5
6181 Ochrona roślin uprawnych przed chorobami i szkodnikami BE5
6182 Nakazy wykonania określonych czynności i zabiegów w zakresie ochron roślin BE5
62 Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem
620 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem A
621 Programy, projekty, analizy z zakresu wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem A
622 Wprowadzanie substancji lub energii do środowiska
6220 Ustalanie wpływu realizacji inwestycji na środowisko BE10 między innymi decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji inwestycji, opiniowanie przedsięwzięć w zakresie wpływu na środowisko
6221 Pozwalanie na wprowadzanie do środowiska substancji lub energii BE10 między innymi wydanie, cofanie, ograniczanie, wygasanie pozwoleń
6222 Zgłaszanie eksploatacji instalacji, których użytkowanie nie wymaga pozwolenia BE5
6223 Pozwolenia zintegrowane w zakresie wprowadzania substancji lub energii do środowiska BE10
6224 Pomiary wielkości emisji zanieczyszczeń powietrza BE5 między innymi informacje o pomiarach w skali województwa, informacje o pomiarach prowadzonych przez zobowiązane podmioty, monitorowanie pomiarów
6225 Pozwolenia na wprowadzanie gazów i pyłów do powietrza BE10
6226 Wydawanie opinii w zakresie ochrony przed substancjami lub polami elektromagnetycznymi BE5
6227 Uczestnictwo w systemie handlu uprawnieniami do emisji i monitorowanie wielkości emisji BE10 między innymi zezwolenia,

monitorowanie

6228 Bilanse źródeł szkodliwego zanieczyszczenia powietrza A
623 Gospodarka odpadami
6230 Zatwierdzanie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi BE10 w tym także wstrzymywanie działalności w zakresie gospodarowania odpadami niebezpiecznymi
6231 Informacje o poważnych awariach BE10
6232 Informacje o wytwarzaniu odpadów oraz sposobach gospodarowania odpadami BE5 między innymi zatwierdzanie informacji
6233 Zezwalanie na prowadzenie odzyskiwania, unieszkodliwiania, zbierania lub transportu odpadów B5
6234 Opiniowanie wniosków o wydanie zezwoleń na prowadzenie odzyskiwania lub unieszkodliwiania odpadów B5 opinie dla innych organów
6235 Zgłaszanie posiadania oraz prowadzenia transportu odpadów B5 wraz z rejestrem
6236 Nakazy usunięcia odpadów z miejsc nieprzeznaczonych do ich składowania lub magazynowania BE5
6237 Zezwolenia na międzynarodowe przemieszczanie odpadów oraz zezwolenia wstępne na prowadzenie instalacji, w której prowadzone są procesy odzysku BE5 tj. zezwolenia otrzymywane do wiadomości
624 Opłaty za gospodarcze korzystanie ze środowiska B10
625 Ochrona przed hałasem
6250 Mapy akustyczne A
6251 Decydowanie o dopuszczalnym poziomie hałasu, w tym pozwolenia na emitowanie hałasu do środowiska BE10 między innymi wydawane w odpowiedzi na interwencje mieszkańców
6252 Zgłaszanie instalacji emitujących hałas, których eksploatacja nie wymaga pozwolenia BE5
6253 Pomiary emisji hałasu BE5
6254 Wydawanie opinii w zakresie ochrony przed hałasem BE5
63 Ochrona wód i gospodarowanie wodami
630 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony wód i gospodarowania wodami A
631 Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony wód i gospodarowania wodami A
632 Ochrona wód oraz ochrona przed powodzią i suszą
6320 Ustalanie stref ochronnych ujęć wody BE10
6321 Studium ochrony przeciwpowodziowej A w tym opinie
6322 Odszkodowania w związku z zalaniem gruntów podczas powodzi BE10
6323 Nakazy usunięcia drzew i krzewów BE10 zadanie tylko powiatu

Między innymi z terenów wałów przeciwpowodziowych

6324 Przeciwdziałanie zanieczyszczeniom wód B5
633 Prawo własności wód
6330 Ustalanie linii brzegu BE10 zadanie tylko powiatu
6331 Naruszenie stanu wody na gruncie B5
6332 Użytkowanie gruntów pokrytych wodami BE10
634 Zarządzanie zasobami wodnymi
6340 Ustalanie stref ochronnych urządzeń pomiarowych państwowej sieci hydrologiczno-meteorologicznej BE10 zadanie tylko powiatu
6341 Pozwolenia wodnoprawne BE10 zadanie tylko powiatu
6342 Zgłaszanie instalacji wodnych, których eksploatacja nie wymaga pozwolenia BE5
6343 Spółki wodne BE10 zadanie tylko powiatu
6344 Ewidencjonowanie kąpielisk A
64 Ochrona powierzchni ziemi zadanie tylko powiatu
640 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony powierzchni ziemi A zadanie tylko powiatu
641 Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony powierzchni ziemi A zadanie tylko powiatu
642 Badanie jakości gleby i ziemi BE10 zadanie tylko powiatu
643 Obserwacje terenów zagrożonych ruchami masowymi ziemi oraz terenów, na których występują te ruchy A zadanie tylko powiatu
644 Uzgodnienia w odniesieniu do terenów zagrożonych osuwaniem się mas ziemnych BE10 zadanie tylko powiatu
645 Wydawanie opinii w zakresie ochrony powierzchni ziemi BE5 zadanie tylko powiatu
65 Gospodarowanie złożami i kopalinami
650 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania złożami i kopalinami A
651 Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania złożami i kopalinami A
652 Geologia surowcowa
6520 Ewidencja złóż kopalin A
6521 Inwentaryzacja i bilanse zasobów złóż kopalin A
6522 Przyznawanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych BE10 zadanie tylko powiatu
6523 Opiniowanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych BE5
6524 Opiniowanie planów ruchu zakładu górniczego A
6525 Analizy wykonawstwa prac w zakresie geologii surowcowej BE5
6526 Zatwierdzanie kryteriów bilansowości złóż BE5
6527 Zatwierdzanie projektu zagospodarowania złoża BE5
6528 Przyjmowanie dokumentacji ustalającej zasoby złóż kopalin pospolitych BE5
653 Hydrogeologia
6530 Zatwierdzanie projektów prac hydrogeologicznych BE5
6531 Przyjmowanie dokumentacji hydrogeologicznych BE5
654 Geologia inżynierska
6540 Zatwierdzanie projektów prac geologiczno-inżynierskich BE5
6541 Przyjmowanie dokumentacji geologiczno-inżynierskiej BE5
655 Inne prace geologiczne BE10
656 Szkody górnicze
6560 Analizy i informacje dotyczące występowania szkód górniczych A
6561 Programy, plany, sprawozdania w zakresie usuwania szkód górniczych A
6562 Koordynacja zamierzeń i współpraca z innymi instytucjami w zakresie zapobiegania i likwidacji szkód BE10 zadanie tylko powiatu
6563 Orzekanie w sprawie szkód górniczych BE10
6564 Ewidencja budynków mieszkalnych zakwalifikowanych do rozbiórki na skutek szkód górniczych A
6565 Przeglądy okresowe budynków przeznaczonych do rozbiórki na skutek szkód BE5
657 Nadzór nad robotami geologicznymi
6570 Nadzór i kontrola nad prowadzeniem badań i sporządzaniem dokumentacji geologicznej BE10
6571 Orzecznictwo w sprawach szkód powstałych w związku z robotami geologicznymi BE10
6572 Zezwolenia na prowadzenie prac geologicznych BE5
6573 Kontrola realizacji planów prac geologicznych BE10
658 Informacja geologiczna i zawiadomienia
6580 Informacja geologiczna BE5
6581 Zawiadomienia o odkryciu kopalnych roślin lub zwierząt A
66 Geodezja i kartografia zadanie tylko powiatu

Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wynika z odrębnych przepisów

660 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące geodezji i kartografii A zadanie tylko powiatu
661 Programy, projekty, analizy z zakresu geodezji i kartografii A zadanie tylko powiatu
662 Ewidencjonowanie gruntów i budynków zadanie tylko powiatu
6620 Obsługa ewidencji gruntów i budynków BE10 zadanie tylko powiatu
6621 Informacje, wypisy oraz wyrysy z operatu ewidencyjnego B5 zadanie tylko powiatu
6622 Zmiana formy użytkowania gruntów BE10 zadanie tylko powiatu
6623 Aktualizacja użytków gruntowych BE10 zadanie tylko powiatu
6624 Numeracja porządkowa nieruchomości A
6625 Nazewnictwo placów i ulic A
663 Sieć uzbrojenia terenu zadanie tylko powiatu
6630 Koordynacja usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu BE10 zadanie tylko powiatu
6631 Nadzór nad prowadzeniem prac związanych z siecią uzbrojenia terenu BE5 zadanie tylko powiatu
664 Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny
6640 Obsługa państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego BE10 zadanie tylko powiatu
6641 Nadzór nad pracami geodezyjnymi i kartograficznymi oraz zlecanie prowadzenia prac geodezyjnych i kartograficznych B5 zadanie tylko powiatu
6642 Udostępnianie państwowego zasobu geodezyjno-kartograficznego B5 zadanie tylko powiatu
6643 Ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych B5 zadanie tylko powiatu
67 Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa
670 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa A
671 Programy, projekty, analizy z zakresu planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa A
672 Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne
6720 Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego A
6721 Ustalanie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego A
6722 Miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego A wraz ze skargami na ustalenia planu, rozstrzygnięciami
6723 Nadzór nad realizacją ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego BE10
6724 Przeznaczenie terenów w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego B5 w tym informacje, zawiadomienia, opinie, w tym opiniowanie projektów prac na przykład geologicznych, wstępnych projektów podziałów nieruchomości, zaświadczenia o zgodności projektu albo sposobu użytkowania (budynku) z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, wnioski o zmianę przeznaczenie terenu
6725 Roszczenia w związku ze zmianą wartości nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego BE10 w tym opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości, roszczenia odszkodowawcze w związku z uchwaleniem albo zmianą planu zagospodarowania przestrzennego
6726 Okresowe oceny skutków zmian w zagospodarowaniu przestrzennym wynikających z realizacji planu miejscowego A
6727 Wydawanie wypisów, wyrysów, zaświadczeń itp. w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego B5
673 Lokalizacja inwestycji
6730 Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu A w tym decyzje, opiniowanie decyzji, a także przenoszenie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu na rzecz innego podmiotu
6731 Wstrzymywanie użytkowania terenu oraz przywracanie poprzedniego sposobu zagospodarowania A
6732 Stwierdzanie wygaśnięcia decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu B5
6733 Ustalanie lokalizacji inwestycji celu publicznego A w tym decyzje, opiniowanie decyzji
674 Budownictwo
6740 Pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części BE10 przy czym okres przechowywania liczony jest zgodnie z ustawą - Prawo budowlane; w tym zatwierdzanie projektu budowlanego, pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych, zmianę sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części, remonty obiektów budowlanych, przenoszenie pozwolenia na innego inwestora
6741 Rozbiórka obiektów budowlanych B10 w tym pozwolenia, decyzje
6742 Zezwolenia na wejście w teren sąsiedniej nieruchomości w celu wykonania niezbędnych robót budowlanych B5
6743 Zgłaszanie zamiaru przystąpienia do wykonywania robót budowlanych, rozbiórki, zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części B5
68 Gospodarowanie nieruchomościami
680 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania nieruchomościami A
681 Wiedza o nieruchomościach i jej aktualizacja
6810 Ewidencja nieruchomości A
6811 Inwentaryzowanie nieruchomości A
6812 Oszacowanie wartości i wycena nieruchomości A
682 Stan prawny nieruchomości
6820 Przejmowanie nieruchomości na rzecz Skarbu Państwa A
6821 Wykonywanie, ograniczanie, pozbawianie praw do nieruchomości oraz zwrot nieruchomości A zadanie tylko powiatu
6822 Przejmowanie nieruchomości na rzecz gminy A
6823 Zakup nieruchomości A
6824 Zniesienie współwłasności nieruchomości A
6825 Komunalizacja mienia Skarbu Państwa A
6826 Przekształcanie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności A
683 Rozgraniczanie, scalanie i podział nieruchomości przy czym opłata adiacencka przy klasie 3134
6830 Rozgraniczanie nieruchomości A
6831 Podział nieruchomości A
6832 Scalanie nieruchomości A
6833 Odszkodowania za nieruchomości przejęte pod drogi publiczne BE10
684 Zarządzanie nieruchomościami
6840 Sprzedaż nieruchomości A
6841 Oddawanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste A
6842 Rozwiązywanie i wygaszanie umów użytkowania wieczystego BE5
6843 Opłaty za użytkowanie wieczyste B5
6844 Oddawanie nieruchomości w trwały zarząd BE10
6845 Przekazywanie nieruchomości do korzystania, w tym w dzierżawę lub najem BE10
6846 Przekazywanie nieruchomości na cele szczególne BE10
6847 Służebności gruntowe BE5
685 Użyczenia nieruchomości
6850 Użyczanie nieruchomości BE5
6851 Udostępnianie nieruchomości pod lokalizację nośników reklamowych B5
6852 Zezwolenia na czasowe zajęcie nieruchomości B5
6853 Zezwolenia na zakładanie, przeprowadzanie i wykonanie na nieruchomościach urządzeń technicznych B10
686 Tereny pod budownictwo mieszkaniowe
6860 Tworzenie zasobu gruntów na cele rozbudowy pod budownictwo mieszkaniowe A
6861 Stan prawny terenów pod budownictwo mieszkaniowe A
6862 Planowanie szczegółowe dla terenów pod budownictwo mieszkaniowe A
6863 Zarządzanie zasobem terenów na cele budownictwa mieszkaniowego BE10
687 Nadzór nad zarządzaniem gruntami
6870 Organizacja zarządzania gruntami BE10
6871 Nadzór i kontrola zarządzania gruntami BE10
6872 Opiniowanie sposobu zarządzania gruntami BE5
6873 Wspólnoty gruntowe BE10
7 GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ PRAW KONSUMENCKICH
70 Gospodarka komunalna
700 Zagadnienia ogólne w zakresie gospodarki komunalnej
7000 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu gospodarki komunalnej A
7001 Analizowanie, prognozowanie i planowanie z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej A
7002 Przekazywanie zadań z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej A
7003 Nadzorowanie i monitorowanie realizacji przekazanych zadań z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej A w tym opiniowanie planów działalności jednostek, którym przekazano zadania
701 Inwestycje komunalne
7010 Planowanie inwestycji komunalnych A
7011 Przygotowanie inwestycji komunalnej BE10
7012 Opiniowanie i zatwierdzanie dokumentacji inwestycji komunalnych BE5
7013 Realizacja i odbiór inwestycji komunalnych BE5
7014 Ewidencja inwestycji komunalnych A
702 Utrzymanie, eksploatacja i zarządzanie obiektami i urządzeniami komunalnymi
7020 Ewidencja obiektów i urządzeń komunalnych A
7021 Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych BE5 w tym utrzymanie, bieżące remonty i eksploatacja terenów zieleni miejskiej, komunikacyjnej, infrastruktury sportowej i rekreacyjnej, lokali, budynków, składowisk odpadów, ujęć wody etc.; zgłoszenia awarii wraz z rejestrem
703 Usługi komunalne
7030 Ustalanie wysokości opłat za usługi komunalne oraz zatwierdzanie cenników opłat za usługi komunalne A
7031 Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych B5 w tym także samorządowym jednostkom organizacyjnym; między innymi umowy na realizację usług komunalnych
7032 Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych A
7033 Badania i analizy w zakresie jakości świadczonych usług komunalnych A
704 Zarządzanie cmentarzami
7040 Zakładanie, rozszerzanie i likwidacja cmentarzy komunalnych A
7041 Ewidencja cmentarzy na terenie jednostki samorządu A
7042 Ewidencja cmentarna A w tym księgi, bazy danych
7043 Projekty kwater (miejsc grzebalnych) A
7044 Przydział miejsc grzebalnych B5*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego grobu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A
7045 Utrzymanie miejsc grzebalnych B5
7046 Ekshumacje A
7047 Udostępnianie danych i informacji z ewidencji cmentarnej B5
7048 Zezwalanie na sprowadzanie zwłok i szczątków ludzkich zza granicy w celu ich pochowania B5*) zadanie tylko powiatu

*) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego grobu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A

7049 Przekazywanie zwłok do celów naukowych A zadanie tylko powiatu
71 Gospodarowanie budynkami, mieszkaniami i lokalami
710 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu gospodarowania budynkami, mieszkaniami i lokalami A
711 Zagadnienia ogólne w zakresie gospodarowania budynkami, mieszkaniami i lokalami
7110 Wieloletnie programy gospodarowania mieszkaniowym i lokalowym zasobem gminy A
7111 Pozyskiwanie budynków i lokali na cele komunalne A
7112 Pozyskiwanie wsparcia finansowego na tworzenie lokali socjalnych, mieszkań chronionych, noclegowni, domów dla bezdomnych, lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy niebędących lokalami socjalnymi A
7113 Analizowanie cen najmu lokali mieszkalnych nienależących do publicznego zasobu mieszkaniowego A
7114 Ustalanie zasad najmu lokali oraz wysokości opłat za najem lokali A
712 Stan prawny budynków, mieszkań i lokali
7120 Samodzielność lokali mieszkalnych B5*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A
7121 Ustanawianie odrębnej własności lokali B5*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A
7122 Znoszenie współwłasności nieruchomości B5*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A
7123 Ustalanie tytułów prawnych do lokali B5*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A
7124 Ustalanie i poświadczanie stanu prawnego nieruchomości i lokali B5*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A
7125 Wykup mieszkań i lokali przez najemców B5*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danej nieruchomości (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A
7126 Teczki zbiorcze na dokumentację budynków, lokali i mieszkań A w tym ich ewidencja
713 Zarząd nieruchomością wspólną
7130 Wspólnoty mieszkaniowe A w tym protokoły z posiedzeń, uchwały, reprezentowanie gminy lub Skarbu Państwa na posiedzeniach, ewidencja wspólnot
7131 Powierzanie podmiotom zewnętrznym zarządu nieruchomościami A
7132 Kontrolowanie prawidłowości sprawowania zarządu nieruchomościami A
7133 Kontrolowanie prawidłowości wykorzystania lokali BE5 w tym informacje o zakłócaniu porządku domowego
7134 Przejmowanie ruchomości w depozyt BE5 w tym protokoły przejęcia, wydawania depozytu, korespondencja
7135 Przebudowa lokali B5
714 Zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych wspólnoty gminnej
7140 Ustalanie uprawnień do najmu lokali z mieszkaniowego zasobu gminy BE10 między innymi wnioski, protokoły z wizji, wywiady środowiskowe, projekty list oczekujących, protesty oczekujących, listy oczekujących, skierowania do zawarcia umowy najmu, przyznawanie lokali; także wynajem lokali o czynszu wolnym
7141 Przyznawanie lokali mieszkalnych zamiennych B10*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego, na przykład w związku ze złym stanem technicznym budynku, klęską żywiołową
7142 Zapewnianie lokali mieszkalnych socjalnych B10*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego, między innymi wyroki sądowe o przyznaniu prawa do lokalu socjalnego, odszkodowania za zajmowanie lokalu bez tytułu prawnego, odszkodowania za niedostarczenie lokalu
7143 Postępowanie o opróżnienie lokalu mieszkalnego B10*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego,

między innymi udział przedstawicieli gminy w tzw. interwencjach ubocznych, postępowania sądowe

7144 Zamiana lokali mieszkalnych B5
7145 Zawieranie umów o odpłatne używanie lokali mieszkalnych B5*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego;

dotyczy lokali mieszkalnych, socjalnych, zamiennych;

między innymi protokoły o wydanie lokali, wnioski o obniżenie czynszu, wypowiadanie umów

7146 Zadłużenie czynszowe lokali mieszkalnych B5*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego;

między innymi ulgi, umorzenia

7147 Podnajem lokali mieszkalnych B5*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego
715 Lokale użytkowe
7150 Przetargi na wynajem lokali użytkowych B5
7151 Umowy na wynajem lokali użytkowych B5*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego
7152 Przyznawanie pomocy publicznej w zakresie wynajmu lokali użytkowych B5*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego
7153 Zadłużenie czynszowe lokali użytkowych B5*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego mieszkania lub lokalu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to po upływie 10 lat od dnia zamknięcia poddaje się ją ekspertyzie archiwalnej archiwum państwowego
716 Teczki zbiorcze na dokumentację lokali mieszkalnych i użytkowych BE10 w tym ich ewidencja, która kwalifikowana jest do kategorii A
72 Drogownictwo i system komunikacyjny
720 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu drogownictwa i systemu komunikacyjnego A
721 Zarządzanie drogami
7210 Zaliczanie dróg do określonej kategorii BE10
7211 Opinie w sprawie przebiegu dróg BE10
722 Organizacja i bezpieczeństwo ruchu drogowego
7220 Ewidencja zatwierdzonych projektów zmian organizacji ruchu drogowego A zadanie tylko powiatu
7221 Projekty zmian organizacji ruchu drogowego BE5
7222 Pomiary ruchu drogowego BE5
7223 Znaki drogowe i sygnalizacja drogowa BE5
7224 Wypadki drogowe BE5
7225 Okresowe kontrole stanu dróg i obiektów mostowych BE5
7226 Współdziałanie w zakresie organizacji i bezpieczeństwa ruchu drogowego BE5
723 Nadzór nad wykorzystaniem dróg
7230 Zezwolenia na korzystanie z dróg w sposób szczególny B5
7231 Ustalanie miejsc postoju i opłat za parkowanie BE5
7232 Ustalanie stref taryfowych taxi BE5
7233 Wydawanie kart parkingowych B5 zadanie tylko powiatu
7234 Przeciwdziałanie niszczeniu dróg BE5
7235 Usuwanie pojazdów B5
724 System komunikacyjny
7240 Planowanie i organizowanie publicznego transportu zbiorowego A
7241 Studia, analizy, badania dotyczące komunikacji A
7242 Opiniowanie rozwiązań i projektów dotyczących komunikacji zbiorowej i przewozów taksówką BE5
7243 Nadzór nad realizacją usług gminnego transportu publicznego BE5
7244 Działalność marketingowa, reklamowa i promocyjna w zakresie transportu BE5
73 Wspieranie gospodarki i rynku pracy
730 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu wspierania gospodarki i rynku pracy
731 Polityka gospodarcza
7310 Strategia rozwoju gospodarczego A
7311 Realizacja strategii rozwoju gospodarczego i planów operacyjnych A
7312 Analizy i oceny stanu oraz perspektyw rozwoju gospodarczego A
7313 Pozyskiwanie środków pozabudżetowych i pomocowych na rozwój gminy BE5
732 Promocja gospodarcza
7320 Konkursy i nagrody gospodarcze A
7321 Wspieranie aktywności gospodarczej mieszkańców BE5
7322 Pozyskiwanie inwestorów BE5
7323 Informacja gospodarcza A
7324 Specjalne strefy ekonomiczne BE5
733 Działalność gospodarcza
7330 Wykonywanie zadań z zakresu obsługi ewidencji działalności gospodarczej B10*) *) przy czym całość dokumentacji w zakresie ewidencji działalności gospodarczej , jeżeli nie wiąże się z obsługą centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, należy zakwalifikować do kategorii A
7331 Poświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej z innych urzędów B5
7332 Poświadczanie danych ze zbioru ewidencji działalności gospodarczej B5
7333 Ewidencja pól biwakowych i ich kategoryzacja A
7334 Ewidencja miejsc noclegowych A
7335 Ustalanie godzin pracy placówek BE5
734 Zezwolenia, licencje i zgłoszenia
7340 Zezwolenia na sprzedaż alkoholu B3
7341 Udzielanie licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób i rzeczy BE5 zadanie tylko powiatu
7342 Zezwolenia na wykonywanie przewozów w transporcie drogowym BE5
7343 Zgłoszenia przewozów drogowych na potrzeby własne B5 zadanie tylko powiatu
7344 Udzielanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką BE5
7345 Egzaminowanie osób, które ukończyły szkolenie w zakresie transportu drogowego taksówką BE5 zadanie tylko powiatu
7346 Nadzór nad prowadzeniem działalności zgodnie z zezwoleniem (licencją) BE10 zadanie tylko powiatu
735 Pomoc publiczna dla przedsiębiorców
7350 Programy pomocy publicznej przedsiębiorcom A
7351 Udzielanie pomocy publicznej przedsiębiorcom A
7352 Sprawozdawczość w zakresie udzielonej przedsiębiorcom pomocy publicznej A
736 Rynek pracy zadanie tylko powiatu
7360 Powoływanie składu Powiatowej Rady Zatrudnienia A zadanie tylko powiatu
7361 Powiatowa Rada Zatrudnienia A zadanie tylko powiatu

współdziałanie z Radą

7362 Analizy, obserwacje i badanie rynku pracy A zadanie tylko powiatu

w tym materiały otrzymywane z powiatowego urzędu pracy

7363 Monitorowanie działalności organów i urzędów odpowiedzialnych za działanie w zakresie walki z bezrobociem i wspierania rynku pracy A zadanie tylko powiatu
7364 Wyznaczanie podmiotów, w których odbywana jest kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna BE10 zadanie tylko powiatu
74 Ochrona praw konsumenckich
740 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony praw konsumenckich A
741 Poradnictwo w zakresie ochrony praw konsumenckich A
742 Postępowania w zakresie praw konsumenckich BE10
743 Edukacja konsumencka BE10
8 OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA
80 Ochrona zdrowia
800 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zdrowia A
801 Programowanie działań oraz monitorowanie sytuacji w ochronie zdrowia
8010 Programy w zakresie ochrony zdrowia A
8011 Udział w programach i projektach zewnętrznych w zakresie ochrony zdrowia A
8012 Analizy i oceny potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców A
8013 Analizy i oceny efektów realizowanych programów zdrowotnych A
8014 Przygotowywanie danych do Wojewódzkiego Planu Zdrowotnego BE5
8015 Plan zabezpieczenia medycznych działań ratowniczych A
802 Organizacja opieki zdrowotnej
8020 Stan prawny i własnościowy zakładów opieki zdrowotnej A
8021 Rady społeczne zakładów opieki zdrowotnej A w tym powoływanie, materiały z prac rad
8022 Rozpatrywanie odwołań od uchwał rad społecznych A
8023 Nadzór nad zakładami opieki zdrowotnej BE10
8024 Analizowanie i ocenianie działalności zakładów opieki zdrowotnej A
803 Promocja zdrowia i edukacja zdrowotna
8030 Organizacja i realizacja działań w zakresie promocji zdrowia i edukacji zdrowotnej BE10
8031 Współdziałanie z różnymi jednostkami organizacyjnymi zajmującymi się promocją zdrowia i edukacją zdrowotną BE5
804 Ubezpieczanie zdrowotne osób nieubezpieczonych B5 w tym ich zgłaszanie do ubezpieczenia
805 Sprawy sanitarne i przeciwepidemiczne
8050 Ochrona zdrowia publicznego przed zakażeniami i chorobami zakaźnymi BE10
8051 Plany działań na wypadek wystąpienia epidemii A
81 Pomoc społeczna
810 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu pomocy społecznej A
811 Programy i analizy w zakresie pomocy społecznej
8110 Programy w zakresie pomocy społecznej A
8111 Udział w programach i projektach zewnętrznych A
8112 Analizowanie sytuacji w zakresie pomocy społecznej A
812 Realizacja zadań w zakresie pomocy społecznej
8120 Współdziałanie z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej BE10
8121 Umowy i porozumienia z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej A
8122 Otwarte konkursy ofert na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej B5
8123 Oferty z własnej inicjatywy podmiotów zewnętrznych na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej B5
8124 Realizacja przez podmioty zewnętrzne zadań z zakresu pomocy społecznej BE10
8125 Opiniowanie sytuacji osób przebywających na terenie gminy dla instytucji zewnętrznych B5
8126 Zastępstwo prawne w sprawach z zakresu pomocy społecznej BE10 między innymi w sprawach o roszczenia alimentacyjne
8127 Wnioskowanie w sprawach niezdolności do pracy i niepełnosprawności BE10
813 Praca socjalna
8130 Poradnictwo specjalistyczne BE10
8131 Interwencja kryzysowa BE10
8132 Pomoc kombatantom i osobom represjonowanym BE5
8133 Pomoc cudzoziemcom, uchodźcom i repatriantom BE5
8134 Pomoc osobom bezdomnym BE5
8135 Zapobieganie patologiom społecznym BE5
8136 Szkolenia i poradnictwo rodzinne BE10
814 Profilaktyka alkoholowa
8140 Prowadzenie świetlic środowiskowych finansowanych w ramach profilaktyki alkoholowej BE10
8141 Dodatkowe zadania podejmowane w ramach profilaktyki alkoholowej BE10
815 Kierowanie dziecka do placówki opiekuńczo-wychowawczej oraz monitorowanie jego pobytu BE10
816 Udzielanie pomocy wychowankom i podopiecznym placówek opiekuńczo-wychowawczych BE10
817 Rodziny zastępcze
8170 Dobór rodzin zastępczych BE10
8171 Opiniowanie rodzin zastępczych BE10
8172 Monitorowanie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej BE10
8173 Rozliczenia finansowe w zakresie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej B10
82 Obsługa świadczeń w zakresie pomocy społecznej
820 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu udzielania świadczeń pomocy społecznej A
821 Świadczenia pieniężne
8210 Zasiłki stałe B5
8211 Zasiłki okresowe (w tym specjalne) B5
8212 Zasiłki celowe (w tym specjalne) B5
8213 Zasiłki i pożyczki w celu ekonomicznego usamodzielnienia B5
8214 Zasiłki celowe w związku z klęską żywiołową lub ekologiczną B5
8215 Zasiłki celowe w związku ze zdarzeniem losowym B5
8216 Zasiłki celowe na pokrycie wydatków na świadczenia zdrowotne B5
8217 Opłacanie składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe B5
822 Świadczenia niepieniężne
8220 Udzielanie pomocy rzeczowej B5
8221 Sprawienie pogrzebu B5
8222 Udzielanie schronienia B5
8223 Dożywianie B5
8224 Udzielanie posiłku potrzebującym B5
8225 Zapewnianie usług opiekuńczych, w tym specjalistycznych B5
8226 Kierowanie do domów pomocy społecznej B5
8227 Kierowanie do ośrodków wsparcia B5
8228 Przyznawanie pobytu w mieszkaniu chronionym B5
823 Sprawy osób niepełnosprawnych rozpatrywane na poziomie gminy BE5
824 Obsługa dodatków mieszkaniowych B5
825 Realizacja świadczeń rodzinnych
8250 Zasiłki rodzinne i dodatki do zasiłków rodzinnych B10
8251 Zasiłki pielęgnacyjne B10
8252 Świadczenia pielęgnacyjne B10
8253 Jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia się dziecka B10
8254 Zapomoga finansowana ze środków własnych gminy z tytułu urodzenia się dziecka B10
826 Teczki zbiorcze na dokumentację wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej i świadczeń rodzinnych BE5 klasa może być wybrana jedynie w systemie tradycyjnym
827 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych świadczeń pomocy społecznej B10
828 Obsługa osób korzystających ze świadczeń i dodatków
8280 Informowanie jednostek zewnętrznych o osobach korzystających ze świadczeń lub dodatków B5 na przykład ZUS, Policja, urząd pracy
8281 Zaświadczenia dla świadczeniobiorców B5
8282 Listy wypłat świadczeń ze składką na ZUS B50
8283 Listy wypłat bez składki na ZUS B5
8284 Rozliczenia składek na ZUS B10
8285 Zgłoszenia świadczeniobiorców do ZUS B10
8286 Obsługa finansowa świadczeń B5
83 Obsługa pozostałych świadczeń
830 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu pozostałych świadczeń A
831 Zaliczka alimentacyjna
8310 Planowanie i sprawozdawczość w zakresie zaliczki alimentacyjnej A
8311 Zaliczka alimentacyjna B10
8312 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranej zaliczki alimentacyjnej B5
8313 Egzekucja zaliczki alimentacyjnej od dłużników alimentacyjnych B10
8314 Zaświadczenia w sprawach zaliczki alimentacyjnej B5
832 Świadczenia z funduszu alimentacyjnego
8320 Świadczenia z funduszu alimentacyjnego B10
8321 Postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych B10
8322 Wpływanie na aktywizację zawodową dłużników alimentacyjnych B10
8323 Postępowanie w zakresie zwrotu przez dłużnika alimentacyjnego należności z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego B10
8324 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych świadczeń z funduszu alimentacyjnego B5
8325 Egzekucja świadczeń z funduszu alimentacyjnego B10
8326 Planowanie i sprawozdawczość w zakresie świadczeń z funduszu alimentacyjnego A
84 Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych
840 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej A
841 Zagadnienia ogólne w zakresie rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych
8410 Programy działania na rzecz osób niepełnosprawnych A
8411 Realizacja i monitorowanie programów na rzecz osób niepełnosprawnych A
8412 Zadania finansowane ze środków PFRON BE10
842 Zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności zadanie tylko powiatu
8420 Powoływanie i odwoływanie członków zespołu do spraw orzekania niepełnosprawności A zadanie tylko powiatu
8421 Orzekanie o stopniu niepełnosprawności B10 zadanie tylko powiatu
843 Społeczna rada do spraw osób niepełnosprawnych A
844 Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej dla instytucji
8440 Zwrot kosztów wynagrodzeń osób niepełnosprawnych i składek na ubezpieczenie społeczne B10
8441 Zwrot kosztów przystosowania stanowisk pracy, adaptacji pomieszczeń i urządzeń do potrzeb osób niepełnosprawnych oraz kosztów zatrudnienia pracownika pomagającego pracownikowi niepełnosprawnemu BE10
845 Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej dla osób fizycznych BE10
846 Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej dla instytucji zadanie tylko powiatu
8460 Dofinansowanie kosztów tworzenia i działania warsztatów terapii zajęciowej BE10 zadanie tylko powiatu
8461 Dofinansowanie sportu, kultury, rekreacji i turystyki osób niepełnosprawnych BE10 zadanie tylko powiatu
8462 Dofinansowanie sprzętu rehabilitacyjnego B10 zadanie tylko powiatu
847 Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej dla osób fizycznych zadanie tylko powiatu
8470 Dofinansowanie uczestnictwa dorosłych osób niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych B10 zadanie tylko powiatu
8471 Dofinansowanie uczestnictwa dzieci niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych B10 zadanie tylko powiatu
8472 Dofinansowanie sprzętu rehabilitacyjnego B10 zadanie tylko powiatu
8473 Dofinansowanie przedmiotów ortopedycznych i środków pomocniczych B10 zadanie tylko powiatu
8474 Dofinansowanie likwidacji barier architektonicznych BE10 zadanie tylko powiatu
8475 Dofinansowanie likwidacji barier w komunikowaniu się BE10 zadanie tylko powiatu
8476 Dofinansowanie likwidacji barier technicznych BE10 zadanie tylko powiatu

ZAŁĄCZNIK Nr  3

  1

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT ORGANÓW POWIATU I STAROSTW POWIATOWYCH

SPIS

KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU
0 ZARZĄDZANIE POWIATEM I JEGO REPREZENTACJA
00 Organy kolegialne i jednoosobowe powiatu
01 Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole
02 Udział powiatu w tworzeniu i działalności innych jednostek organizacyjnych oraz nadzór właścicielski powiatu
03 Współdziałanie powiatu z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą
04 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej
05 Reprezentacja i promowanie powiatu
06 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych
07 Legislacja, obsługa prawna powiatu i jego jednostek organizacyjnych
1 ZARZĄDZANIE STAROSTWEM POWIATOWYM I JEDNOSTKAMI PODLEGŁYMI POWIATOWI
10 Udział w posiedzeniach organów kolegialnych powiatu
11 Gremia kolegialne starostwa i udział przedstawicieli starostwa w obcych gremiach
12 Zbiory aktów normatywnych
13 Informatyzacja
14 Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej
15 Skargi i wnioski oraz postulaty i inicjatywy obywateli
16 Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna
17 Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań
2 SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ POWIAT I STAROSTWO POWIATOWE
20 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych
21 Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów powiatu i starostwa powiatowego
22 Ewidencja osobowa
23 Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy
24 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
25 Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji starostwa lub jednostek podległych powiatowi
26 Gospodarka materiałowa
27 Zamówienia publiczne
3 FINANSE POWIATU ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA STAROSTWA I JEDNOSTEK PODLEGŁYCH POWIATOWI
30 Planowanie i realizacja budżetu
31 Dochody, podatki i opłaty
32 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa
4 KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY
40 Kultura
41 Zabytki
42 Kultura fizyczna
43 System oświaty
5 WYBORY, REFERENDA, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO
50 Wybory i referenda
51 Stowarzyszenia i fundacje
52 Działalność organizacji pożytku publicznego
53 Sprawy społeczne i obywatelskie
54 Rejestracja pojazdów, wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami
55 Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne
6 KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI
60 Kształtowanie i ochrona środowiska
61 Gospodarowanie zasobami przyrody
62 Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem
63 Ochrona wód i gospodarowanie wodami
64 Ochrona powierzchni ziemi
65 Gospodarowanie złożami i kopalinami
66 Geodezja i kartografia
67 Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa
68 Gospodarowanie nieruchomościami
7 GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ PRAW KONSUMENCKICH
70 Gospodarka komunalna
71 Drogownictwo i system komunikacyjny
72 Wspieranie gospodarki i rynku pracy
73 Ochrona praw konsumenckich
8 OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA
80 Ochrona zdrowia
81 Pomoc społeczna
82 Nadzór nad powiatowym centrum pomocy rodzinie
83 Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych
Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego
I II III IV archiwalnej
1 2 3 4 5 6 7
0 ZARZĄDZANIE POWIATEM I JEGO REPREZENTACJA
00 Organy kolegialne i jednoosobowe powiatu
000 Rada powiatu
0000 Organizacja pracy rady powiatu A między innymi statut, regulaminy
0001 Planowanie i sprawozdawczość z prac rady powiatu A w tym korespondencja
0002 Sesje rady powiatu A między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały
0003 Wnioski i interpelacje radnych A w tym rejestr i odpowiedzi
0004 Przewodniczący rady powiatu A między innymi korespondencja kierowana do i od przewodniczącego
0005 Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do rady powiatu oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami A w tym rejestr i odpowiedzi
0006 Projekty uchwał rady powiatu A proces ich przygotowania i uzgadniania
0007 Uchwały rady powiatu A w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasie 0711
0008 Realizacja uchwał rady powiatu i jej monitorowanie A
001 Komisje, zespoły i inne organy kolegialne rady powiatu
0010 Powoływanie i organizacja pracy komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu A
0011 Planowanie i sprawozdawczość z prac komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu A
0012 Posiedzenia komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu A między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały
0013 Projekty uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu A
0014 Uchwały komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu A w tym ich rejestr
0015 Realizacja uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych rady powiatu A
002 Zarząd Powiatu
0020 Powoływanie i organizacja pracy Zarządu Powiatu A między innymi regulaminy
0021 Planowanie i sprawozdawczość z prac Zarządu Powiatu A w tym korespondencja
0022 Posiedzenia Zarządu Powiatu A między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały
0023 Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do Zarządu Powiatu oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami A w tym rejestr i odpowiedzi
0024 Projekty aktów normatywnych Zarządu Powiatu A proces ich przygotowania i uzgadniania
0025 Akty normatywne Zarządu Powiatu A w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasie 0711
0026 Realizacja aktów normatywnych Zarządu Powiatu i jej monitorowanie A
0027 Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu Zarządu Powiatu A pozostałe upoważnienia przy klasie 077
003 Obsługa radnych powiatu
0030 Wygaśnięcie mandatu radnego A
0031 Kluby radnych powiatu A
0032 Sprawy osobowe radnych powiatu BE5
0033 Oświadczenia majątkowe radnych powiatu lub o członkach ich rodzin B6
0034 Inne oświadczenia radnych powiatu lub o członkach ich rodzin B*) *) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat
0035 Podnoszenie kompetencji radnych powiatu BE5 między innymi szkolenia, seminaria
004 Patronat organów powiatu lub starosty powiatowego A
005 Zawieszenie organów powiatu (zarząd komisaryczny) lub wyznaczanie osób do pełnienia funkcji organów powiatu A
006 Działania interwencyjne organów administracji rządowej w ramach nadzoru nad organami powiatu A
01 Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole
010 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działań w zakresie podziału terytorialnego, organizacji, ustalania herbów, flag, emblematów, insygniów lub innych symboli A
011 Podział terytorialny
0110 Tworzenie, łączenie i znoszenie jednostek podziału terytorialnego oraz zmiany ich granic A między innymi projektowanie, wnioskowanie, opiniowanie
0111 Ustalanie i zmiany nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych A
012 Organizacja powiatu
0120 Statut powiatu i jego zmiany A
0121 Organizacja starostw powiatowych A w tym tworzenie, likwidacja itp.

dotyczy między innymi statutu, regulaminu organizacyjnego, ich zmian, informacji o zmianach w organizacji i w adresach do kontaktu, szczegółowych regulacji wewnętrznych w sferze organizacyjnej, nadawania numeru NIP, REGON

0122 Organizacja jednostek organizacyjnych, stanowiących aparat pomocniczy kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży A rodzaje dokumentacji i spraw jak przy klasie 0121
0123 Tworzenie, łączenie, przekształcanie i likwidacja samorządowych jednostek organizacyjnych oraz ich organizacja A dotyczy jednostek innych niż wymienione przy klasach 0121 i 0122
0124 Organizacja innych jednostek organizacyjnych niż jednostki zależne od powiatu BE5 dotyczy między innymi informacji lub materiałów przekazywanych do wiadomości lub zaopiniowania powiatowi
013 Herby, flagi, emblematy, insygnia, odznaczenia, medale lub inne symbole powiatu i jego jednostek A ustalanie, zmiany, korespondencja uzgodnieniowa itp.
014 Systemy zarządzania jakością
0140 Wdrażanie systemu zarządzania jakością A
0141 Polityka jakości i księga jakości oraz ich zmiany A
0142 Procedury i instrukcje dotyczące zarządzania jakością oraz ich zmiany A
0143 Karty usług i karty informacyjne w systemie zarządzania jakością oraz ich zmiany A
0144 Audyty jakości zewnętrzne A
0145 Audyty jakości wewnętrzne A
0146 Doskonalenie systemu zarządzania jakością BE5
0147 Prowadzenie i koordynacja działań w systemie zarządzania jakością B5 między innymi korespondencja porządkowa
015 Usprawnianie organizacji starostwa oraz wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania A
02 Udział powiatu w tworzeniu i działalności innych jednostek organizacyjnych oraz nadzór właścicielski powiatu
020 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące udziału powiatu w tworzeniu i działalności innych jednostek oraz nadzoru właścicielskiego powiatu A
021 Udział powiatu w tworzeniu związków, stowarzyszeń lub porozumień oraz ich organizacja i zmiany A
022 Monitorowanie przez powiat działalności związków i stowarzyszeń oraz sposobu funkcjonowania porozumień A
023 Nadzór właścicielski powiatu
0230 Tworzenie przez powiat spółek i fundacji oraz ich likwidowanie A
0231 Przystępowanie do spółek i fundacji A
0232 Realizacja nadzoru właścicielskiego A
03 Współdziałanie powiatu z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą
030 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące współdziałania powiatu z innymi jednostkami organizacyjnymi A
031 Zawieranie i realizacja porozumień powiatu z organami administracji państwowej lub samorządowej A
032 Zawieranie umów w zakresie realizacji zadań powiatu i monitorowanie ich wykonania A
033 Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania powiatu i jego jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym A
034 Działalność powiatu w sprawach zagranicznych
0340 Programowanie, określanie strategii i planów w zakresie współdziałania z partnerami zagranicznymi A
0341 Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współpracy powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych w sprawach zagranicznych A
0342 Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli powiatu A w tym programy, sprawozdania
0343 Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy A
035 Zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora
0350 Własne zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora A
0351 Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, sympozjach, forach BE5
04 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej
040 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych A
041 Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych A
042 Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych A w tym ich audyt i kontrola
05 Reprezentacja i promowanie powiatu
050 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania powiatu A
051 Nadawanie odznaczeń, medali lub tytułów przez powiat A
052 Kontakty ze środkami publicznego przekazu
0520 Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne A
0521 Konferencje prasowe i wywiady A
0522 Monitoring środków publicznego przekazu A w tym wycinki prasowe
053 Promocja powiatu w kraju i za granicą
0530 Strategie, programy i plany promocji powiatu A
0531 Własne akcje promocyjne i reklamowe powiatu A
0532 Udział w obcych wydarzeniach promocyjnych A np. targi, festiwale
0533 Materiały promocyjne powiatu i jego jednostek A między innymi opracowanie projektów, ich zatwierdzanie
0534 Materiały do serwisu internetowego A
054 Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach A na każde wydawnictwo książkowe, broszurowe lub kolejne numery periodyków zakłada się odrębne teki wydawnicze (akta sprawy)
055 Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie B5
056 Materiały fotograficzne lub audiowizualne z wydarzeń, akcji i imprez A układ według tematów i wydarzeń
06 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych z wyłączeniem tych wymienionych przy danym zagadnieniu
060 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące strategii, programów, planowania, sprawozdawczości i analiz z działalności powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych A
061 Strategie A projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień
062 Programy A projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień
063 Planowanie
0630 Planowanie na poziomie całego powiatu A w tym korespondencja
0631 Planowanie na poziomie całego starostwa A w tym korespondencja
0632 Planowanie na poziomie poszczególnych jednostek organizacyjnych w powiecie A
0633 Planowanie w komórkach organizacyjnych starostwa BE5
064 Sprawozdawczość
0640 Sprawozdawczość na poziomie całego powiatu A jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
0641 Sprawozdawczość na poziomie każdej jednostki organizacyjnej w powiecie A jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
0642 Sprawozdawczość statystyczna A jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
0643 Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych BE5 jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
0644 Meldunki i raporty sytuacyjne BE5
065 Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja A
066 Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych A inne niż w klasie 064; np. dla Prezydenta RP, Parlamentu, Premiera RP, wojewody itp.
07 Legislacja, obsługa prawna powiatu i jego jednostek organizacyjnych
070 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące legislacji i obsługi prawnej A
071 Akty prawa miejscowego
0710 Zbiór aktów prawa miejscowego A
0711 Przekazywanie aktów prawa miejscowego do ogłoszenia i badanie zgodności z prawem aktów prawa miejscowego A w tym korespondencja
072 Legislacja
0720 Własne działania legislacyjne w zakresie aktów prawnych powszechnie obowiązujących dotyczących samorządu terytorialnego A
0721 Opiniowanie przez powiat i jego jednostki organizacyjne projektów aktów prawa powszechnie obowiązującego A
0722 Opiniowanie przez powiat i jego jednostki organizacyjne projektów aktów prawa miejscowego A
0723 Opiniowanie przez powiat i jego jednostki organizacyjne innych projektów aktów prawa BE10
0724 Opiniowanie przez powiat i jego jednostki organizacyjne projektów dokumentów niemających charakteru aktu prawnego BE10
073 Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami administracji publicznej BE10
074 Opinie prawne na potrzeby powiatu i jego jednostek organizacyjnych BE10
075 Prowadzenie spraw sądowych
0750 Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi BE10 w tym repertoria
0751 Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi BE10 w tym repertoria
076 Obsługa prawna w zakresie windykacji lub egzekucji należności BE10
077 Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne BE10 w tym ich rejestry; upoważnienia Zarządu Powiatu przy klasie 0027
1 ZARZĄDZANIE STAROSTWEM POWIATOWYM I JEDNOSTKAMI PODLEGŁYMI POWIATOWI
10 Udział w posiedzeniach organów kolegialnych powiatu A
11 Gremia kolegialne starostwa i udział przedstawicieli starostwa w obcych gremiach
110 Posiedzenia kierownictwa starostwa A
111 Komisje, zespoły, grupy robocze w starostwie A powoływanie, dokumentacja z posiedzeń i prac itp.
112 Udział w obcych komisjach, zespołach, grupach roboczych BE10
113 Narady (zebrania) pracowników A
12 Zbiory aktów normatywnych
120 Zbiory aktów normatywnych własnych kierownictwa starostwa A komplet podpisanych zarządzeń, pism okólnych, wytycznych itp. oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów grupuje się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu
121 Zbiory aktów normatywnych obcych BE10
13 Informatyzacja
130 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji A
131 Projektowanie, homologacje i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych BE10
132 Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne B10
133 Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania
1330 Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania BE5
1331 Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych A
1332 Ewidencja stosowanych systemów i programów A
1333 Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów BE5
1334 Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów B10
134 Projektowanie i eksploatacja powiatowych stron i portali internetowych BE10
135 Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych BE10 dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu)
14 Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej
140 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej A
141 Informacje niejawne
1410 Organizacja systemu ochrony informacji niejawnych oraz wykazu tych informacji dla poszczególnych klauzul A obsługa kancelaryjna przy klasach 1620-1623, akta postępowań sprawdzających przy klasie 218
1411 Bieżące działania podejmowane w zakresie ochrony informacji niejawnych BE10
1412 Udostępnianie informacji niejawnych BE10
142 Ochrona danych osobowych BE10
143 Informacja publiczna
1430 Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej A
1431 Udostępnianie informacji publicznej BE5
144 Obsługa merytoryczna systemów powiadamiania mieszkańców powiatu A
15 Skargi i wnioski oraz postulaty i inicjatywy obywateli
150 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu skarg i wniosków oraz postulatów i inicjatyw obywateli A
151 Skargi i wnioski
1510 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe) A w tym ich rejestr
1511 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości BE5
152 Postulaty i inicjatywy obywateli A
16 Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna
160 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej i bibliotecznej A w tym dotyczące instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji archiwalnej
161 Obsługa kancelaryjna
1610 Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism B5
1611 Opracowywanie lub wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy A
1612 Ewidencja druków ścisłego zarachowania B10 przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601
1613 Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków A przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601
1614 Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi A
162 Obsługa kancelaryjna dokumentacji zawierającej informacje niejawne
1620 Rejestr teczek (rejestr klas końcowych) A
1621 Dzienniki korespondencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności BE50
1622 Dziennik wykonanej dokumentacji B10
1623 Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych zawierającej informacje niejawne między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi A
163 Archiwum zakładowe
1630 Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym A przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego
1631 Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych A
1632 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej A
1633 Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym B5
1634 Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowym BE5 w tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kopii
1635 Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym A
1636 Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym BE10
164 Zbiory biblioteczne w starostwie
1640 Ewidencja zbiorów bibliotecznych A
1641 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych BE5 między innymi zakupy, prenumeraty, dary, wymiana
1642 Udostępnianie zbiorów bibliotecznych B5
17 Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań
170 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru, kontroli, audytu, szacowania ryzyka dla realizacji zadań A
171 Kontrole
1710 Kontrole zewnętrzne w starostwie A
1711 Kontrole przeprowadzane przez przedstawicieli organów powiatu i starostwa w jednostkach im podległych A
1712 Kontrole wewnętrzne w starostwie A
1713 Udział przedstawicieli organów powiatu i starostwa w kontrolach przeprowadzonych przez inne organy lub jednostki organizacyjne BE10
1714 Książka kontroli BE5
172 Audyt
1720 Bieżące akta audytu A
1721 Stałe akta audytu A
173 Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań A
2 SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ POWIAT I STAROSTWO POWIATOWE
20 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych
200 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych
2000 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach kadrowych A między innymi regulaminy pracy
2001 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych BE10
2002 Wykazy etatów A
2003 Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji i zadań A
2004 Umowy zbiorowe i ich negocjowanie A
201 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych
2010 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach administracyjnych A
2011 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych BE10
21 Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów powiatu i starostwa powiatowego
210 Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy B5 przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów
211 Konkursy na stanowiska
2110 Konkursy na stanowiska w starostwie powiatowym B5 akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111
2111 Konkursy na stanowiska w jednostkach podległych powiatowi B5 akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111
212 Obsługa zatrudnienia
2120 Obsługa zatrudnienia kierownictwa starostwa oraz kierownictw jednostek podległych BE5 w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2121 Obsługa zatrudnienia pracowników starostwa powiatowego B5 w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2122 Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników starostwa powiatowego B5 między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2123 Rozmieszczanie i wynagradzanie kierownictw jednostek podległych B5 między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2124 Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin B*) *) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat
213 Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych
2130 Opiniowanie i ocenianie pracowników starostwa powiatowego BE5 przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
2131 Opiniowanie i ocenianie kierownictw jednostek podległych BE5 przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
214 Staże, wolontariat, praktyki
2140 Staże zawodowe BE10
2141 Wolontariat BE10
2142 Praktyki BE10
215 Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)
2150 Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne B50
2151 Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne B10
216 Nagradzanie, odznaczanie i karanie
2160 Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne BE10 akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2161 Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne BE10 akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2162 Karanie B*) *) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
2163 Postępowanie dyscyplinarne B*) *) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 111
217 Sprawy wojskowe osób zatrudnionych BE10
218 Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa BE20 między innymi akta postępowań sprawdzających
22 Ewidencja osobowa
220 Akta osobowe osób zatrudnionych BE50
221 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych BE50 w tym programy i systemy teleinformatyczne
222 Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych B5
223 Legitymacje służbowe B5
224 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu B5
23 Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy
230 Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy A
231 Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka w pracy A
232 Wypadki
2320 Wypadki przy pracy BE10 przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A
2321 Wypadki w drodze do pracy i z pracy BE10 przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A
233 Warunki szkodliwe i choroby zawodowe
2330 Warunki szkodliwe BE10
2331 Rejestr warunków szkodliwych B40
2332 Choroby zawodowe BE10
234 Czas pracy
2340 Dowody obecności w pracy B3
2341 Absencje w pracy B3
2342 Rozliczenia czasu pracy B5
2343 Delegacje służbowe B3 w tym ich ewidencja
2344 Ustalanie i zmiany czasu pracy B3
235 Urlopy osób zatrudnionych
2350 Urlopy wypoczynkowe B5
2351 Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze itp. B5 przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
2352 Urlopy bezpłatne B5 przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
236 Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych oraz umowy o zakazie konkurencji B5
24 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
240 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych
2400 Ustalanie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych BE10
2401 Służba przygotowawcza BE10
2402 Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach BE10 w tym przy pomocy jednostek zewnętrznych
2403 Dokształcanie pracowników B5 studia, szkolenia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych
241 Sprawy socjalno-bytowe
2410 Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych B5
2411 Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych B5
2412 Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi BE5
2413 Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych BE5
2414 Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy B5
242 Ubezpieczenia społeczne
2420 Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego B10
2421 Obsługa ubezpieczenia społecznego B10 w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS
2422 Legitymacje ubezpieczeniowe B5
2423 Dowody uprawnień do zasiłków B5
2424 Emerytury i renty B10
2425 Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp. B10
243 Opieka zdrowotna
2430 Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej BE10
2431 Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy B10
25 Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji starostwa lub jednostek podległych powiatowi
250 Administracja obiektami
2500 Przejmowanie obiektów na potrzeby starostwa lub jednostek podległych powiatowi A
2501 Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom B5
2502 Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne B5
251 Eksploatacja budynków i lokali przez starostwa lub jednostki podległe powiatowi
2510 Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń B5
2511 Dokumentacja techniczna prac remontowych B5
2512 Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń B5 korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp.
252 Podatki i opłaty publiczne B10
253 Ubezpieczenia majątkowe B10 między innymi ubezpieczenia od pożaru, kradzieży, nieruchomości, ruchomości, środków transportu itp.

Sprawy odszkodowań.

Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy

254 Ochrona mienia własnej jednostki BE10 plany ochrony obiektów, dokumentacja ochrony, przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia
255 Ochrona przeciwpożarowa BE10 instrukcje, plany ochrony ppoż., oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje jednostek ochrony ppoż. itp.
26 Gospodarka materiałowa
260 Zaopatrzenie
2600 Źródła zaopatrzenia B5 zamówienia wysyłane do firm zewnętrznych, reklamacje, korespondencja handlowa
2601 Zaopatrzenie materiałowe B5
261 Obsługa materiałowa środków rzeczowych
2610 Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych B10 dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe
2611 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych B10
2612 Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników B10
2613 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B10
2614 Konserwacja i remonty środków trwałych B5
2615 Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych B5
262 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) B5
263 Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna
2630 Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich B5
2631 Ewidencja środków transportu B10
2632 Eksploatacja własnych środków transportowych B5 karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży i myjni
2633 Użytkowanie obcych środków transportowych B5 zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów
2634 Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów, modemów, łączy internetowych) B10 w tym dokumentacja dot. konserwacji i remontów środków łączności
2635 Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej BE10
27 Zamówienia publiczne
270 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych A
271 Sprawy zezwoleń na odstąpienie od stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych BE5
272 Dokumentacja zamówień publicznych B5
273 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych B10
3 FINANSE POWIATU ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA STAROSTWA I JEDNOSTEK PODLEGŁYCH POWIATOWI
30 Planowanie i realizacja budżetu
300 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu planowania i realizacji budżetu A
301 Wieloletnia prognoza finansowa A
302 Planowanie budżetu powiatu
3020 Przygotowanie projektu budżetu powiatu BE5 między innymi materiały, projekty, korespondencja, uzgodnienia
3021 Budżet powiatu i jego zmiany A
3022 Opiniowanie budżetu przez Regionalną Izbę Obrachunkową A
3023 Informacja o stanie mienia powiatu A
3024 Analizowanie i weryfikowanie planów finansowych dysponentów budżetu BE5
3025 Propozycje jednostek podległych powiatowi dotyczące rozdysponowania środków budżetowych A
3026 Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany BE10
303 Realizacja budżetu
3030 Układ wykonawczy budżetu powiatu A
3031 Przekazywanie środków finansowych dla starostwa, jego komórek i jednostek organizacyjnych podległych powiatowi B5
3032 Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji B5 w tym z urzędami skarbowymi
3033 Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, dotacji i subwencji B5
3034 Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu BE5 jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
3035 Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu A
3036 Rewizja budżetu i jego bilansu A
3037 Realizacja budżetów komórek organizacyjnych BE10
304 Finansowanie
3040 Finansowanie działalności starostwa i jednostek organizacyjnych podległych powiatowi B5
3041 Finansowanie inwestycji BE5
3042 Finansowanie remontów B5
305 Obsługa finansowa funduszy, środków dodatkowych, pożyczek, kredytów, dochodów pozabudżetowych
3050 Obsługa finansowa funduszy i środków B5
3051 Obsługa finansowa pożyczek i kredytów B5
3052 Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi B5
3053 Obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej B*) *) czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów, w innym przypadku wynosi co najmniej 5 lat
3054 Gospodarka pozabudżetowa B5
306 Emitowanie obligacji
3060 Emitowanie obligacji na terenie kraju BE5
3061 Emitowanie obligacji za granicą BE5
31 Dochody, podatki i opłaty
310 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu dochodów, podatków, opłat, egzekucji i windykacji A
311 Zobowiązania podatkowe
3110 Planowanie dochodów z podatków i opłat oraz sprawozdawczość w tym zakresie A
3111 Rejestry podatkowe, ewidencje i wykazy w tym zakresie B10
312 Podatki i ich wymiary B10
313 Opłaty B10
314 Zaświadczenia
3140 Zaświadczenia w sprawach podatkowych B5
3141 Zaświadczenia w sprawach opłat B5
315 Inne dochody powiatu
3150 Dochody z majątku powiatu B5
3151 Odsetki B5
3152 Dochody z majątku Skarbu Państwa B5
3153 Dotacje B5
3154 Subwencje B5
316 Egzekucja i windykacja
3160 Egzekucja należności pieniężnych B5
3161 Egzekucja administracyjna B5
3162 Windykacja należności B5
3163 Kontrole podatkowe przeprowadzane przez przedstawicieli powiatu u podatników BE10
32 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa
320 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej
3200 Polityka rachunkowości i plany kont A w tym jej projekty, uzgodnienia
3201 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej A
321 Obrót gotówkowy i bezgotówkowy
3210 Obrót gotówkowy B5 plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych
3211 Obrót bezgotówkowy B5 wyciągi bankowe, przelewy
3212 Depozyty kasowe, obsługa wadium B5
322 Księgowość
3220 Dowody księgowe B5
3221 Dokumentacja księgowa B5
3222 Rozliczenia B5 rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), w tym wezwania do zapłaty
3223 Ewidencja syntetyczna i analityczna B5
3224 Uzgadnianie sald B5
3225 Kontrole i rewizje kasy B5
3226 Zobowiązania, poręczenia B5
3227 Księgowość materiałowo-towarowa B5
3228 Obsługa księgowa w zakresie VAT B10
323 Rozliczenia płac i wynagrodzeń
3230 Dokumentacja płac i potrąceń z płac B5
3231 Listy płac B50
3232 Kartoteki wynagrodzeń B50
3233 Wypłaty diet radnym B10
3234 Deklaracje podatkowe B5
3235 Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne B50
3236 Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac B50
324 Inwentaryzacja
3240 Wycena i przecena B10
3241 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne B5
325 Dyscyplina finansowa
3250 Interwencje Głównego Księgowego A
3251 Inne sprawy nadzoru finansowego BE5
4 KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY
40 Kultura
400 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury A
401 Programy rozwoju kultury i ochrony dziedzictwa kulturowego A
402 Rejestracja instytucji kultury i monitorowanie ich działalności A
403 Mecenat nad działalnością kulturalną A
404 Organizacja imprez kulturalnych, uroczystości, obchodów w tym obchodów rocznic narodowych
4040 Organizacja imprez, uroczystości i obchodów stałych oraz periodycznych A
4041 Organizacja imprez, uroczystości i obchodów jednorazowych A
41 Zabytki
410 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zabytków A
411 Programy opieki nad zabytkami i sprawozdawczość w tym zakresie A
412 Ochrona zabytków
4120 Znakowanie obiektów zabytkowych A
4121 Współdziałanie z wojewódzkim konserwatorem zabytków i otrzymywanie informacji z rejestrów zabytków BE10
4122 Przejmowanie w zarząd obiektu zabytkowego A
4123 Prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku A
4124 Teczki zbiorcze na dokumentację dotyczącą zabytków nieruchomych A klasa może być wybrana jedynie w systemie tradycyjnym
4125 Teczki zbiorcze na dokumentację dotyczącą zabytków ruchomych A klasa może być wybrana jedynie w systemie tradycyjnym
413 Społeczni opiekunowie zabytków BE10
414 Opieka nad pomnikami i miejscami pamięci A
415 Popularyzacja i upowszechnianie wiedzy o zabytkach A
42 Kultura fizyczna
420 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury fizycznej A
421 Programy rozwoju kultury fizycznej oraz sprawozdawczość w tym zakresie A
422 Prowadzenie ewidencji i rejestrów oraz dokumentacji jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za kulturę fizyczną
4220 Kluby sportowe, związki sportowe, stowarzyszenia kultury fizycznej A
4221 Uczniowskie kluby sportowe A
4222 Stowarzyszenia kultury fizycznej nieprowadzące działalności gospodarczej A
4223 Obiekty sportowe i rekreacyjne A
423 Opieka nad sportowcami oraz działalnością sportową BE10 w tym stypendia
424 Popularyzacja walorów rekreacji ruchowej BE10
425 Organizacja zajęć, zawodów i imprez sportowo-rekreacyjnych BE10
43 System oświaty
430 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu systemu oświaty A
431 Programy oświatowe oraz sprawozdawczość w tym zakresie A
432 System oświaty publicznej
4320 Ustalanie sieci publicznych szkół ponadgimnazjalnych i szkół specjalnych oraz granic ich obwodów A
4321 Uzyskiwanie zezwoleń na założenie szkoły lub placówki publicznej A
4322 Nadawanie i cofanie uprawnień szkoły publicznej dla szkół niepublicznych A
4323 Nadzór nad działalnością szkół i placówek oświatowych A w tym arkusze organizacyjne szkół
433 Szkoły niepubliczne
4330 Prowadzenie ewidencji szkół niepublicznych A w tym procedura dokonywania wpisu, wykreślenia
4331 Wspieranie szkół niepublicznych BE10 między innymi przekazywanie dotacji
434 System informacji oświatowej A
435 Organizacja i realizacja zadań z zakresu nauczania i wychowania
4350 Realizacja obowiązku nauki oraz sprawy rekrutacji do szkół BE10
4351 Kierowanie dzieci do szkół specjalnych lub ośrodków poza granicami powiatu B5
4352 Nauczanie indywidualne i rewalidacja indywidualna B10
4353 Dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych B10
4354 Pomoc psychologiczno-pedagogiczna i klasy integracyjne BE10
4355 Olimpiady i konkursy edukacyjne BE10
436 Wspieranie uczniów
4360 Programy pomocy materialnej dla uczniów A
4361 Przyznawanie zasiłków szkolnych uczniom B5
4362 Przyznawanie stypendiów szkolnych uczniom B5
4363 Pomoc materialna uczniom o charakterze motywacyjnym BE5
437 Rozwój zawodowy nauczycieli
4370 Awans zawodowy nauczycieli BE50
4371 Wspieranie doskonalenia zawodowego nauczycieli BE5
4372 Nagradzanie i wyróżnianie nauczycieli BE10
438 Sprawy nauczycieli
4380 Realizacja i wykorzystanie funduszu świadczeń socjalnych nauczycieli BE5
4381 Uzgodnienia ze związkami zawodowymi w sprawach dotyczących nauczycieli A
5 WYBORY, REFERENDA, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO
50 Wybory i referenda
500 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wyborów i referendów A
501 Obsługa organizacyjna wyborów BE5*) *) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania
502 Obsługa organizacyjna referendów BE5*) *) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania
51 Stowarzyszenia i fundacje
510 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru nad stowarzyszeniami i fundacjami A
511 Monitorowanie działalności stowarzyszeń A
512 Monitorowanie działalności stowarzyszeń zwykłych A
513 Monitorowanie działalności fundacji A w tym dokumentacja przekazywana z sądu lub fundacji
514 Udostępnianie jednostkom zewnętrznym i osobom fizycznym informacji dotyczących działalności stowarzyszeń i fundacji BE5
52 Działalność organizacji pożytku publicznego
520 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działalności organizacji pożytku publicznego A
521 Powiatowa Rada Działalności Pożytku Publicznego A
522 Wspólne zespoły doradcze i opiniodawcze powiatu i organizacji pożytku publicznego A
523 Wymiana informacji o kierunkach działalności organizacji pożytku publicznego pomiędzy powiatem i tymi organizacjami A
524 Otwarte konkursy ofert w zakresie działalności pożytku publicznego BE5
525 Oferty z własnej inicjatywy organizacji pożytku publicznego na realizację zadań z zakresu tej działalności BE5
526 Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego BE10
53 Sprawy społeczne i obywatelskie
530 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw społecznych i obywatelskich A
531 Sprawy społeczne
5310 Zgromadzenia i imprezy masowe BE5
5311 Zbiórki publiczne BE5
5312 Mniejszości narodowe A
5313 Repatrianci A
5314 Obsługa rzeczy znalezionych BE5
532 Nabywanie, wybór i utrata obywatelstwa polskiego A
54 Rejestracja pojazdów, wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami
540 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące rejestracji pojazdów i wydawania uprawnień do kierowania pojazdami A
541 Rejestracja pojazdów
5410 Dokumentacja rejestracji pojazdów BE10
5411 Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń w zakresie rejestracji pojazdów B5
542 Stacje kontroli pojazdów, diagności
5420 Rejestrowanie przedsiębiorców prowadzących stacje kontroli pojazdów BE10
5421 Nadzór nad działalnością stacji kontroli pojazdów BE10
5422 Wydawanie i cofanie uprawnień dla diagnostów BE10
543 Wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami
5430 Ewidencjonowanie kierowców BE10
5431 Ewidencjonowanie osób bez uprawnień do kierowania pojazdami BE10
5432 Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń w zakresie uprawnień do kierowania pojazdami B5
544 Ośrodki szkolenia kierowców, instruktorzy nauki jazdy
5440 Rejestrowanie działalności przedsiębiorców prowadzących ośrodki szkolenia kierowców BE10
5441 Wpisywanie i skreślanie z ewidencji instruktorów BE10
55 Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne
550 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące bezpieczeństwa ludności, spraw wojskowych i obronnych A
551 Komisja bezpieczeństwa i porządku
5510 Organizacja Komisji bezpieczeństwa i porządku A w tym powoływanie, odwoływanie, kierowanie do prac, regulaminy
5511 Posiedzenia Komisji bezpieczeństwa i porządku A
552 Bezpieczeństwo ludności
5520 Zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom powiatu i osobom przebywającym czasowo na terenie powiatu BE5
5521 Współdziałanie z organizacjami zajmującymi się organizowaniem i niesieniem pomocy i ratunku BE5 między innymi WOPR, GOPR
553 Zarządzanie kryzysowe
5530 Prace Zespołu Zarządzania Kryzysowego A
5531 Monitorowanie działalności centrów zarządzania kryzysowego A
5532 Planowanie i prognozowanie działań w wypadku wystąpienia zagrożeń miejscowych oraz ich analizowanie A
5533 Planowanie i organizowanie systemów ostrzegania ludności A
5534 Organizacja łączności alarmowej BE10
5535 Zapobieganie i reagowanie w sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych A
554 Ochrona przeciwpożarowa i przeciwpowodziowa
5540 Ochrona przeciwpożarowa BE10
5541 Planowanie zabezpieczenia powiatu przed powodzią oraz analizowanie zagrożenia A
5542 Akcje przeciwpowodziowe BE10
555 Obrona cywilna
5550 Plany obrony cywilnej A
5551 Opracowywanie i uzgadnianie planów działania w zakresie obrony cywilnej A
5552 Organizacja formacji obronnych A
5553 Ocena stanu przygotowań obrony cywilnej A
5554 Organizacja ewakuacji ludności B10
5555 Zaopatrzenie ludności i zakładów pracy w sprzęt obronny B10
5556 Baza służąca obronie cywilnej B10
5557 Popularyzacja obrony cywilnej oraz szkolenia w tym zakresie A
556 Sprawy obronne
5560 Planowanie w zakresie spraw obronnych A
5561 Organizowanie systemu kierowania obronnością B10
5562 Przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa B10
5563 Przygotowanie obiektów i dróg o znaczeniu obronnym na potrzeby obronne państwa B10
5564 Organizacja jednostek zmilitaryzowanych B10
557 Sprawy wojskowe oraz z zakresu kwalifikacji wojskowej
5570 Organizacja kwalifikacji wojskowej B10
5571 Działalność komisji kwalifikacyjnej B10
5572 Orzekanie w sprawach wojskowych B10
5573 Reklamowanie osób od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w czasie ogłoszenia mobilizacji i czasie wojny B10
6 KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI
60 Kształtowanie i ochrona środowiska
600 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące kształtowania i ochrony środowiska A
601 Ustalanie i opiniowanie polityki ekologicznej A
602 Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony środowiska A
603 Monitoring w zakresie ochrony środowiska A
604 Informacje o środowisku i jego ochronie BE10
605 Kształtowanie postaw proekologicznych BE10
606 Wnioskowanie o ściganie za wykroczenia określone w przepisach prawa dotyczących ochrony przyrody i środowiska BE10
61 Gospodarowanie zasobami przyrody
610 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania zasobami przyrody A
611 Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania zasobami przyrody A
612 Ochrona przyrody, gruntów rolnych i leśnych
6120 Ochrona gatunkowa roślin i zwierząt BE5
6121 Zwierzęta i rośliny podlegające ograniczeniom przewozowym BE10 w tym rejestr i wydawanie zaświadczeń
6122 Rekultywacja gruntów rolnych BE10
6123 Przeznaczanie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne BE10
6124 Wyłączanie gruntów rolnych z produkcji rolniczej BE10
613 Ochrona roślin, zieleni i zadrzewień BE5
614 Ochrona zwierząt i ochrona weterynaryjna
6140 Zwalczanie zakaźnych chorób zwierzęcych BE5
6141 Profilaktyka weterynaryjna i upowszechnianie higieny pozyskiwania produktów zwierzęcych BE5
6142 Współdziałanie z inspekcją weterynaryjną w sprawach ochrony zwierząt BE5
615 Gospodarka łowiecka
6150 Administrowanie łowiectwem BE10 między innymi ustalanie obwodów łowieckich, dzierżawa obwodów łowieckich, odstrzał redukcyjny zwierząt, nadzór nad pogotowiami dla zwierząt dziko żyjących
6151 Plany łowieckie BE5 między innymi opiniowanie planów łowieckich
6152 Zezwalanie na hodowlę chartów rasowych i ich mieszańców BE5
616 Ochrona lasów i gospodarka leśna w lasach niestanowiących własności Skarbu Państwa
6160 Powierzanie realizacji zadań z zakresu gospodarki leśnej A
6161 Roczne limity zalesienia A
6162 Uproszczone plany urządzenia lasów oraz inwentaryzacja stanu lasów A
6163 Kontrola realizacji zadań z zakresu gospodarki leśnej BE10
6164 Realizacja zadań z zakresu gospodarki leśnej BE10 między innymi przyznawanie dotacji
617 Rybactwo śródlądowe
6170 Śródlądowe obwody rybackie A
6171 Nadzór nad śródlądową gospodarką rybacką BE5
6172 Wydawanie kart wędkarskich i kart łowiectwa podwodnego B5
6173 Rejestracja sprzętu pływackiego służącego do połowu ryb B5
6174 Zezwalanie na przegradzanie sieciowymi rybackimi narzędziami połowowymi wód płynących B5
6175 Zezwalanie na ustawianie sieciowych rybackich narzędzi połowowych na wodach śródlądowych B5
6176 Społeczna Straż Rybacka A
618 Produkcja roślinna
6180 Programowanie produkcji roślinnej A
6181 Ochrona roślin uprawnych przed chorobami i szkodnikami BE5
6182 Nakazy wykonania określonych czynności i zabiegów w zakresie ochron roślin BE5
6183 Zwalczanie skutków klęsk żywiołowych w rolnictwie BE5
6184 Zagospodarowywanie płodów rolnych i skup interwencyjny BE5
62 Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem
620 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem A
621 Programy, projekty, analizy z zakresu wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem A
622 Wprowadzanie substancji lub energii do środowiska
6220 Pozwalanie na wprowadzanie do środowiska substancji lub energii BE10 między innymi wydawanie, cofanie, ograniczanie, wygaszanie pozwoleń
6221 Zgłaszanie eksploatacji instalacji, których użytkowanie nie wymaga pozwolenia BE5
6222 Pozwolenia zintegrowane w zakresie wprowadzania substancji lub energii do środowiska BE10
6223 Pomiary wielkości emisji zanieczyszczeń powietrza BE5 między innymi informacje o pomiarach w skali województwa, informacje o pomiarach prowadzonych przez zobowiązane podmioty, monitorowanie pomiarów
6224 Pozwolenia na wprowadzanie gazów i pyłów do powietrza BE10
6225 Wydawanie opinii w zakresie ochrony powietrza BE5
6226 Uczestnictwo w systemie handlu uprawnieniami do emisji i monitorowanie wielkości emisji BE10 między innymi zezwolenia, monitorowanie
6227 Bilanse źródeł szkodliwego zanieczyszczenia powietrza A
623 Gospodarka odpadami
6230 Zatwierdzanie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi BE10 w tym także wstrzymywanie działalności w zakresie gospodarowania odpadami niebezpiecznymi
6231 Informacje o poważnych awariach i gospodarowanie odpadami w wyniku wypadków i awarii BE10
6232 Informacje o wytwarzaniu odpadów oraz sposobach gospodarowania odpadami BE5 między innymi zatwierdzanie informacji
6233 Zezwalanie na prowadzenie odzyskiwania, unieszkodliwiania, zbierania lub transportu odpadów B5
6234 Opiniowanie wniosków o wydanie zezwoleń na prowadzenie odzyskiwania lub unieszkodliwiania odpadów B5 opinie dla innych organów
6235 Zgłaszanie posiadania oraz prowadzenia transportu odpadów B5 wraz z rejestrem
6236 Zezwolenia na międzynarodowe przemieszczanie odpadów oraz zezwolenia wstępne na prowadzenie instalacji, w której prowadzone są procesy odzysku BE5 tj. zezwolenia otrzymywane do wiadomości
6237 Użytkowanie składowisk odpadów BE5
624 Ochrona przed hałasem
6240 Mapy akustyczne A
6241 Decydowanie o dopuszczalnym poziomie hałasu, w tym pozwolenia na emitowanie hałasu do środowiska BE10 między innymi wydawane w odpowiedzi na interwencje mieszkańców
6242 Zgłaszanie instalacji emitujących hałas, których eksploatacja nie wymaga pozwolenia BE5
6243 Pomiary emisji hałasu BE5
6244 Wydawanie opinii w zakresie ochrony przed hałasem BE5
63 Ochrona wód i gospodarowanie wodami
630 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony wód i gospodarowania wodami A
631 Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony wód i gospodarowania wodami A
632 Ochrona wód oraz ochrona przed powodzią i suszą
6320 Ustalanie stref ochronnych ujęć wody BE10
6321 Studium ochrony przeciwpowodziowej A w tym opinie
6322 Odszkodowania w związku z zalaniem gruntów podczas powodzi BE10
6323 Nakazy usunięcia drzew i krzewów BE10 między innymi z terenów wałów przeciwpowodziowych
6324 Przeciwdziałanie zanieczyszczeniom wód B5
633 Prawo własności wód
6330 Ustalanie linii brzegu BE10
6331 Naruszenie stanu wody na gruncie B5
6332 Użytkowanie gruntów pokrytych wodami BE10
634 Zarządzanie zasobami wodnymi
6340 Ustalanie stref ochronnych urządzeń pomiarowych państwowej sieci hydrologiczno-meteorologicznej BE10
6341 Pozwolenia wodnoprawne BE10
6342 Zgłaszanie instalacji wodnych, których eksploatacja nie wymaga pozwolenia BE5
6343 Spółki wodne BE10
64 Ochrona powierzchni ziemi
640 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony powierzchni ziemi A
641 Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony powierzchni ziemi A
642 Badanie jakości gleby i ziemi BE10
643 Obserwacje terenów zagrożonych ruchami masowymi ziemi oraz terenów, na których występują te ruchy A
644 Uzgodnienia w odniesieniu do terenów zagrożonych osuwaniem się mas ziemnych BE10
65 Gospodarowanie złożami i kopalinami
650 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania złożami i kopalinami A
651 Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania złożami i kopalinami A
652 Geologia surowcowa
6520 Ewidencja złóż kopalin A
6521 Inwentaryzacja i bilanse zasobów złóż kopalin A
6522 Przyznawanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych BE10
6523 Opiniowanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych BE5
6524 Opiniowanie planów ruchu zakładu górniczego A
6525 Analizy wykonawstwa prac w zakresie geologii surowcowej BE5
6526 Zatwierdzanie kryteriów bilansowości złóż BE5
6527 Zatwierdzanie projektu zagospodarowania złoża BE5
6528 Przyjmowanie dokumentacji ustalającej zasoby złóż kopalin pospolitych BE5
653 Hydrogeologia
6530 Zatwierdzanie projektów prac hydrogeologicznych BE5
6531 Przyjmowanie dokumentacji hydrogeologicznych BE5
654 Geologia inżynierska
6540 Zatwierdzanie projektów prac geologiczno-inżynierskich BE5
6541 Przyjmowanie dokumentacji geologiczno-inżynierskiej BE5
655 Inne prace geologiczne BE10
656 Szkody górnicze
6560 Analizy i informacje dotyczące występowania szkód górniczych A
6561 Programy, plany, sprawozdania w zakresie usuwania szkód górniczych A
6562 Koordynacja zamierzeń i współpraca z innymi instytucjami w zakresie zapobiegania i likwidacji szkód BE10
6563 Orzekanie w sprawie szkód górniczych BE10
6564 Ewidencja budynków mieszkalnych zakwalifikowanych do rozbiórki na skutek szkód górniczych A
6565 Przeglądy okresowe budynków przeznaczonych do rozbiórki na skutek szkód BE5
657 Nadzór nad robotami geologicznymi
6570 Nadzór i kontrola nad prowadzeniem badań i sporządzaniem dokumentacji geologicznej BE10
6571 Orzecznictwo w sprawach szkód powstałych w związku z robotami geologicznymi BE10
6572 Zezwolenia na prowadzenie prac geologicznych BE5
6573 Kontrola realizacji planów prac geologicznych BE10
658 Informacja geologiczna i zawiadomienia
6580 Informacja geologiczna BE5
6581 Zawiadomienia o odkryciu kopalnych roślin lub zwierząt A
66 Geodezja i kartografia klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wynika z odrębnych przepisów
660 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące geodezji i kartografii A
661 Programy, projekty, analizy z zakresu geodezji i kartografii A
662 Ewidencjonowanie gruntów i budynków
6620 Obsługa ewidencji gruntów i budynków BE10
6621 Informacje, wypisy oraz wyrysy z operatu ewidencyjnego B5
6622 Zmiana formy użytkowania gruntów BE10
6623 Aktualizacja użytków gruntowych BE10
6624 Numeracja porządkowa nieruchomości A
663 Sieć uzbrojenia terenu
6630 Koordynacja usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu BE10
6631 Nadzór nad prowadzeniem prac związanych z siecią uzbrojenia terenu BE5
664 Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny
6640 Obsługa państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego BE10
6641 Nadzór nad pracami geodezyjnymi i kartograficznymi oraz zlecanie prowadzenia prac geodezyjnych i kartograficznych B5
6642 Udostępnianie państwowego zasobu geodezyjno-kartograficznego B5
6643 Ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych B5
67 Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa
670 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa A
671 Programy, projekty, analizy z zakresu planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa A
672 Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne A
673 Lokalizacja inwestycji BE5 opiniowanie
674 Budownictwo
6740 Pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części BE10 przy czym okres przechowywania liczony jest zgodnie z ustawą - Prawo budowlane; w tym zatwierdzanie projektu budowlanego, pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych, zmianę sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części, remonty obiektów budowlanych, przenoszenie pozwolenia na innego inwestora
6741 Rozbiórka obiektów budowlanych B10 w tym pozwolenia, decyzje
6742 Zezwolenia na wejście w teren sąsiedniej nieruchomości w celu wykonania niezbędnych robót budowlanych B5
6743 Zgłaszanie zamiaru przystąpienia do wykonywania robót budowlanych, rozbiórki, zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części B5
68 Gospodarowanie nieruchomościami
680 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania nieruchomościami A
681 Wiedza o nieruchomościach i jej aktualizacja
6810 Ewidencja nieruchomości A
6811 Inwentaryzowanie nieruchomości A
6812 Oszacowanie wartości i wycena nieruchomości A
682 Stan prawny nieruchomości
6820 Przejmowanie nieruchomości na rzecz Skarbu Państwa A
6821 Wykonywanie, ograniczanie, pozbawianie praw do nieruchomości oraz zwrot nieruchomości A
6822 Zakup nieruchomości A
6823 Zniesienie współwłasności nieruchomości A
6824 Komunalizacja mienia Skarbu Państwa A
6825 Przekształcanie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności A
6826 Służebności gruntowe BE5
683 Odszkodowania za zajęcie nieruchomości pod drogi publiczne BE10
684 Zarządzanie nieruchomościami
6840 Sprzedaż nieruchomości A
6841 Oddawanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste BE5
6842 Rozwiązywanie i wygaszanie umów użytkowania wieczystego BE5
6843 Opłaty za użytkowanie wieczyste B5
6844 Oddawanie nieruchomości w trwały zarząd BE10
6845 Przekazywanie nieruchomości do korzystania, w tym w dzierżawę lub najem BE10
6846 Przekazywanie nieruchomości na cele szczególne BE10
685 Użyczenia nieruchomości
6850 Użyczanie nieruchomości BE5
6851 Udostępnianie nieruchomości pod lokalizację nośników reklamowych B5
6852 Zezwolenia na czasowe zajęcie nieruchomości B5
6853 Zezwolenia na zakładanie, przeprowadzanie i wykonanie na nieruchomościach urządzeń technicznych B10
7 GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY ORAZ PRAW KONSUMENCKICH
70 Gospodarka komunalna
700 Zagadnienia ogólne w zakresie gospodarki komunalnej
7000 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu gospodarki komunalnej A
7001 Analizowanie, prognozowanie i planowanie z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej A
7002 Przekazywanie zadań z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej A
7003 Nadzorowanie i monitorowanie realizacji przekazanych zadań z zakresu prowadzenia gospodarki komunalnej A w tym opiniowanie planów działalności jednostek, którym przekazano zadania
701 Inwestycje
7010 Planowanie inwestycji A
7011 Przygotowanie inwestycji BE10
7012 Opiniowanie i zatwierdzanie dokumentacji inwestycji BE5
7013 Realizacja i odbiór inwestycji BE5
7014 Ewidencja inwestycji A
702 Utrzymanie, eksploatacja i zarządzanie obiektami i urządzeniami komunalnymi
7020 Ewidencja obiektów i urządzeń komunalnych A
7021 Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych BE5 w tym utrzymanie, bieżące remonty i eksploatacja terenów zieleni miejskiej, komunikacyjnej, infrastruktury sportowej i rekreacyjnej, lokali, budynków, składowisk odpadów, ujęć wody etc; zgłoszenia awarii wraz z rejestrem
703 Usługi komunalne
7030 Ustalanie wysokości opłat za usługi komunalne oraz zatwierdzanie cenników opłat za usługi komunalne A
7031 Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych B w tym także samorządowym jednostkom organizacyjnym; między innymi umowy na realizację usług komunalnych
7032 Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych A
7033 Badania i analizy w zakresie jakości świadczonych usług komunalnych A
704 Sprawy pochówków
7040 Zezwalanie na sprowadzanie zwłok i szczątków ludzkich zza granicy w celu ich pochowania B5*) *) jeżeli dokumentacja nie została przyporządkowana do zbioru dokumentacji dotyczącej danego grobu (w systemie tradycyjnym w formie teczki zbiorczej), to kwalifikuje się ją do kategorii A
7041 Przekazywanie zwłok do celów naukowych A
705 Samodzielność lokali mieszkalnych A
71 Drogownictwo i system komunikacyjny
710 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu drogownictwa i systemu komunikacyjnego A
711 Zarządzanie drogami
7110 Zaliczanie dróg do określonej kategorii BE10
7111 Opinie w sprawie przebiegu dróg BE10
712 Organizacja i bezpieczeństwo ruchu drogowego
7120 Ewidencja zatwierdzonych projektów zmian organizacji ruchu drogowego A
7121 Projekty zmian organizacji ruchu drogowego BE5
7122 Pomiary ruchu drogowego BE5
7123 Znaki drogowe i sygnalizacja drogowa BE5
7124 Wypadki drogowe BE5
7125 Okresowe kontrole stanu dróg i obiektów mostowych BE5
7126 Współdziałanie w zakresie organizacji i bezpieczeństwa ruchu drogowego BE5
713 Nadzór nad wykorzystaniem dróg
7130 Zezwolenia na korzystanie z dróg w sposób szczególny B5
7131 Ustalanie miejsc postoju i opłat za parkowanie BE5
7132 Ustalanie stref taryfowych taxi BE5
7133 Wydawanie kart parkingowych B5
7134 Przeciwdziałanie niszczeniu dróg BE5
7135 Usuwanie pojazdów B5
714 System komunikacyjny
7140 Planowanie i organizowanie publicznego transportu zbiorowego A
7141 Studia, analizy, badania dotyczące komunikacji A
7142 Opiniowanie rozwiązań i projektów dotyczących komunikacji zbiorowej i przewozów taksówką BE5
7143 Nadzór nad realizacją usług gminnego transportu publicznego BE5
7144 Działalność marketingowa, reklamowa i promocyjna w zakresie transportu BE5
72 Wspieranie gospodarki i rynku pracy
720 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu wspierania gospodarki i rynku pracy A
721 Polityka gospodarcza
7210 Strategia rozwoju gospodarczego A
7211 Realizacja strategii rozwoju gospodarczego i planów operacyjnych A
7212 Analizy i oceny stanu oraz perspektyw rozwoju gospodarczego A
7213 Pozyskiwanie środków pozabudżetowych i pomocowych na rozwój powiatu BE5
722 Promocja gospodarcza
7220 Konkursy i nagrody gospodarcze A
7221 Wspieranie aktywności gospodarczej mieszkańców BE5
7222 Pozyskiwanie inwestorów BE5
7223 Informacja gospodarcza A
7224 Specjalne strefy ekonomiczne BE5
723 Działalność gospodarcza
7230 Wykonywanie zadań z zakresu obsługi ewidencji działalności gospodarczej B10*) *) przy czym całość dokumentacji w zakresie ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli nie wiąże się z obsługą centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, należy zakwalifikować do kategorii A
7231 Poświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej z innych urzędów B5
7232 Poświadczanie danych ze zbioru ewidencji działalności gospodarczej B5
724 Działalność gospodarcza zagranicznych osób prawnych i fizycznych BE10
725 Zezwolenia, licencje i zgłoszenia
7250 Udzielanie licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób i rzeczy BE5
7251 Zgłoszenia przewozów drogowych na potrzeby własne B5
7252 Nadzór nad prowadzeniem działalności zgodnie z zezwoleniem (licencją) BE10
726 Pomoc publiczna dla przedsiębiorców
7260 Programy pomocy publicznej przedsiębiorcom A
7261 Udzielanie pomocy publicznej przedsiębiorcom A
7262 Sprawozdawczość w zakresie udzielonej przedsiębiorcom pomocy publicznej A
727 Rynek pracy
7270 Powoływanie składu Powiatowej Rady Zatrudnienia A
7271 Powiatowa Rada Zatrudnienia A współdziałanie z Radą
7272 Analizy, obserwacje i badanie rynku pracy A w tym materiały otrzymywane z powiatowego urzędu pracy
7273 Monitorowanie działalności organów i urzędów odpowiedzialnych za działanie w zakresie walki z bezrobociem i wspierania rynku pracy A
7274 Wyznaczanie podmiotów, w których odbywana jest kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna BE10
73 Ochrona praw konsumenckich
730 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony praw konsumenckich A
731 Poradnictwo w zakresie ochrony praw konsumenckich A
732 Postępowania w zakresie praw konsumenckich BE10
733 Edukacja konsumencka A
8 OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA
80 Ochrona zdrowia
800 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zdrowia A
801 Programowanie działań oraz monitorowanie sytuacji w ochronie zdrowia
8010 Programy w zakresie ochrony zdrowia A
8011 Udział w programach i projektach zewnętrznych w zakresie ochrony zdrowia A
8012 Analizy i oceny potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców A
8013 Analizy i oceny efektów realizowanych programów zdrowotnych A
8014 Przygotowywanie danych do Wojewódzkiego Planu Zdrowotnego BE5
8015 Plan zabezpieczenia medycznych działań ratowniczych A
802 Organizacja opieki zdrowotnej
8020 Stan prawny i własnościowy zakładów opieki zdrowotnej A
8021 Rady społeczne zakładów opieki zdrowotnej A w tym powoływanie, materiały z prac rad
8022 Rozpatrywanie odwołań od uchwał rad społecznych A
8023 Nadzór nad zakładami opieki zdrowotnej BE10
8024 Analizowanie i ocenianie działalności zakładów opieki zdrowotnej A
803 Promocja zdrowia i edukacja zdrowotna
8030 Organizacja i realizacja działań w zakresie promocji zdrowia i edukacji zdrowotnej BE10
8031 Współdziałanie z różnymi jednostkami organizacyjnymi zajmującymi się promocją zdrowia i edukacją zdrowotną BE5
804 Ubezpieczanie zdrowotne osób nieubezpieczonych B5 w tym ich zgłaszanie do ubezpieczenia
805 Sprawy sanitarne i przeciwepidemiczne
8050 Ochrona zdrowia publicznego przed zakażeniami i chorobami zakaźnymi BE10
8051 Plany działań na wypadek wystąpienia epidemii A
81 Pomoc społeczna
810 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu pomocy społecznej A
811 Programy i analizy w zakresie pomocy społecznej
8110 Programy w zakresie pomocy społecznej A
8111 Udział w programach i projektach zewnętrznych A
8112 Analizowanie sytuacji w zakresie pomocy społecznej A
812 Realizacja zadań w zakresie pomocy społecznej
8120 Współdziałanie z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej BE10
8121 Umowy i porozumienia z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej A
8122 Otwarte konkursy ofert na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej B5
8123 Oferty z własnej inicjatywy podmiotów zewnętrznych na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej B5
8124 Realizacja przez podmioty zewnętrzne zadań z zakresu pomocy społecznej BE10
8125 Wnioskowanie w sprawach niezdolności do pracy i niepełnosprawności BE10
813 Praca socjalna
8130 Poradnictwo specjalistyczne BE10
8131 Interwencja kryzysowa BE10
8132 Pomoc kombatantom BE5
8133 Pomoc cudzoziemcom, uchodźcom i repatriantom BE5
8134 Pomoc osobom bezdomnym BE5
8135 Zapobieganie patologiom społecznym BE5
8136 Szkolenia i poradnictwo rodzinne BE10
814 Kierowanie dziecka do placówki opiekuńczo-wychowawczej oraz monitorowanie jego pobytu BE10
815 Udzielanie pomocy wychowankom i podopiecznym placówek opiekuńczo-wychowawczych BE10
816 Rodziny zastępcze
8160 Dobór rodzin zastępczych BE10
8161 Opiniowanie rodzin zastępczych BE10
8162 Monitorowanie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej BE10
8163 Rozliczenia finansowe w zakresie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej B10
82 Nadzór nad powiatowym centrum pomocy rodzinie A
83 Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych
830 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej A
831 Zagadnienia ogólne w zakresie rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych
8310 Programy działania na rzecz osób niepełnosprawnych A
8311 Realizacja i monitorowanie programów na rzecz osób niepełnosprawnych A
8312 Zadania finansowane ze środków PFRON BE10
832 Zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności
8320 Powoływanie i odwoływanie członków zespołu do spraw orzekania niepełnosprawności A
8321 Orzekanie o stopniu niepełnosprawności B10
833 Społeczna rada do spraw osób niepełnosprawnych A
834 Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej dla instytucji
8340 Zwrot kosztów wynagrodzeń osób niepełnosprawnych i składek na ubezpieczenie społeczne B10
8341 Zwrot kosztów przystosowania stanowisk pracy, adaptacji pomieszczeń i urządzeń do potrzeb osób niepełnosprawnych oraz kosztów zatrudnienia pracownika pomagającego pracownikowi niepełnosprawnemu BE10
835 Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej dla osób fizycznych BE10
836 Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej dla instytucji
8360 Dofinansowanie kosztów tworzenia i działania warsztatów terapii zajęciowej BE10
8361 Dofinansowanie sportu, kultury, rekreacji i turystyki osób niepełnosprawnych BE10
8362 Dofinansowanie sprzętu rehabilitacyjnego B10
837 Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej dla osób fizycznych
8370 Dofinansowanie uczestnictwa dorosłych osób niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych B10
8371 Dofinansowanie uczestnictwa dzieci niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych B10
8372 Dofinansowanie sprzętu rehabilitacyjnego B10
8373 Dofinansowanie przedmiotów ortopedycznych i środków pomocniczych B10
8374 Dofinansowanie likwidacji barier architektonicznych BE10
8375 Dofinansowanie likwidacji barier w komunikowaniu się BE10
8376 Dofinansowanie likwidacji barier technicznych BE10

ZAŁĄCZNIK Nr  4

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT ORGANÓW SAMORZĄDU WOJEWÓDZTWA I URZĘDÓW MARSZAŁKOWSKICH

SPIS

KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0 ZARZĄDZANIE WOJEWÓDZTWEM I JEGO REPREZENTACJA
00 Organy kolegialne i jednoosobowe województwa
01 Strategia rozwoju województwa i priorytety współpracy zagranicznej
02 Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole
03 Nadzór właścicielski województwa
04 Współdziałanie województwa z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą
05 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej, których beneficjentem jest samorząd województwa
06 Reprezentacja i promowanie województwa
07 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności województwa oraz jego jednostek organizacyjnych
08 Legislacja oraz obsługa prawna województwa
1 ZARZĄDZANIE URZĘDEM MARSZAŁKOWSKIM
10 Udział w posiedzeniach organów kolegialnych województwa
11 Gremia kolegialne urzędu i udział przedstawicieli urzędu w obcych gremiach
12 Zbiory aktów normatywnych
13 Informatyzacja
14 Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej
15 Skargi i wnioski oraz postulaty i inicjatywy obywateli
16 Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna
17 Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań
2 SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ WOJEWÓDZTWO I URZĄD MARSZAŁKOWSKI
20 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych
21 Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów województwa i kierowników podmiotów
22 Ewidencja osobowa
23 Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy
24 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
25 Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji urzędów i innych jednostek organizacyjnych województwa
26 Gospodarka materiałowa
27 Zamówienia publiczne
3 FINANSE WOJEWÓDZTWA ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO I JEDNOSTEK PODLEGŁYCH WOJEWÓDZTWU
30 Planowanie i realizacja budżetu
31 Dochody, podatki i opłaty
32 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa
4 POLITYKA REGIONALNA (POLITYKA ROZWOJU)
40 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu polityki rozwoju
41 Regionalne programy operacyjne
42 Komitet Monitorujący
43 Realizacja regionalnych programów operacyjnych
44 Kontrole w ramach regionalnych programów operacyjnych
45 Projekty partnerskie
5 KULTURA, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY
50 Kultura
51 Kultura fizyczna
52 Turystyka i wypoczynek
53 Szkolnictwo wyższe
54 System oświaty
6 WYBORY, REFERENDA, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO
60 Wybory i referenda
61 Działalność organizacji pożytku publicznego
62 Sprawy społeczne i obywatelskie
63 Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne
7 KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMII, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI
70 Kształtowanie i ochrona środowiska
71 Gospodarowanie zasobami przyrody i gospodarka rolna
72 Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem
73 Ochrona wód i gospodarowanie wodami
74 Gospodarowanie złożami i kopalinami
75 Geodezja i kartografia
76 Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa
77 Gospodarowanie nieruchomościami
78 Inwestycje
8 DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI ORAZ RYNKU PRACY
80 Drogownictwo i system komunikacyjny
81 Polityka gospodarcza
82 Nadzór nad działalnością gospodarczą
83 Pomoc publiczna dla przedsiębiorców
84 Rynek pracy
9 OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA
90 Ochrona zdrowia
91 Pomoc społeczna i polityka prorodzinna
92 Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych
Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego
I II III IV archiwalnej
1 2 3 4 5 6 7
0 ZARZĄDZANIE WOJEWÓDZTWEM I JEGO REPREZENTACJA
00 Organy kolegialne i jednoosobowe województwa
000 Sejmik Województwa
0000 Organizacja pracy Sejmiku Województwa A między innymi regulaminy
0001 Planowanie i sprawozdawczość z prac Sejmiku Województwa A w tym korespondencja
0002 Sesje Sejmiku Województwa A między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały
0003 Wnioski i interpelacje radnych A w tym rejestr i odpowiedzi
0004 Przewodniczący i wiceprzewodniczący Sejmiku Województwa A między innymi korespondencja kierowana do i od przewodniczącego
0005 Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do Sejmiku Województwa oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami A w tym rejestr i odpowiedzi
0006 Projekty uchwał Sejmiku Województwa A proces ich przygotowania i uzgadniania
0007 Uchwały Sejmiku Województwa A w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasie 0811
0008 Realizacja uchwał Sejmiku Województwa i jej monitorowanie A
001 Komisje, zespoły i inne organy kolegialne Sejmiku Województwa
0010 Powoływanie i organizacja pracy komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa A
0011 Planowanie i sprawozdawczość z prac komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa A
0012 Posiedzenia komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa A między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały
0013 Projekty uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa A
0014 Uchwały komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa A w tym ich rejestr
0015 Realizacja uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Sejmiku Województwa A
002 Zarząd Województwa
0020 Powoływanie i organizacja pracy Zarządu Województwa A między innymi regulaminy
0021 Planowanie i sprawozdawczość z prac Zarządu Województwa A w tym korespondencja
0022 Posiedzenia Zarządu Województwa A między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały
0023 Wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do Zarządu Województwa oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami A w tym rejestr i odpowiedzi
0024 Projekty aktów normatywnych Zarządu Województwa A proces ich przygotowania i uzgadniania
0025 Akty normatywne Zarządu Województwa A w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasie 0811
0026 Realizacja aktów normatywnych Zarządu Województwa i jej monitorowanie A
0027 Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu Zarządu Województwa A pozostałe upoważnienia przy klasie 087
003 Obsługa radnych województwa
0030 Wygaśnięcie mandatu radnego A
0031 Kluby radnych województwa A
0032 Sprawy osobowe radnych województwa BE5
0033 Oświadczenia majątkowe radnych województwa lub o członkach ich rodzin B6
0034 Inne oświadczenia radnych województwa lub o członkach ich rodzin B*) *) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat
0035 Podnoszenie kompetencji radnych Sejmiku Województwa BE5 między innymi szkolenia, seminaria
004 Patronat organów samorządu województwa lub marszałka A
005 Zawieszenie organów samorządu województwa (zarząd komisaryczny) A
006 Działania interwencyjne organów administracji rządowej w ramach nadzoru nad organami samorządu województwa A
01 Strategia rozwoju województwa i priorytety współpracy zagranicznej
010 Strategia rozwoju województwa
0100 Przygotowanie zasad, trybu i harmonogramu opracowania strategii województwa A
0101 Prowadzenie uzgodnień i zbieranie stanowisk oraz postulatów w sprawie strategii rozwoju województwa A
0102 Opracowanie strategii rozwoju województwa A
0103 Rozpowszechnianie strategii rozwoju województwa BE5
011 Priorytety współpracy zagranicznej pozostałe sprawy współpracy zagranicznej przy klasie 044
0110 Przygotowanie priorytetów współpracy zagranicznej A
0111 Uzgadnianie priorytetów współpracy zagranicznej A
02 Podział terytorialny, organizacja, zarządzanie jakością, herby, flagi, emblematy, insygnia lub inne symbole
020 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działań w zakresie podziału terytorialnego, organizacji, ustalania herbów, flag, emblematów, insygniów lub innych symboli A
021 Podział terytorialny
0210 Tworzenie, łączenie i znoszenie jednostek podziału terytorialnego oraz zmiany ich granic A między innymi projektowanie, wnioskowanie, opiniowanie
0211 Ustalanie i zmiany nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych A
022 Organizacja województwa
0220 Statut województwa i jego zmiany A
0221 Organizacja urzędu marszałkowskiego A dotyczy między innymi statutu, regulaminu organizacyjnego, jego zmiany, informacji o zmianach w organizacji i w adresach do kontaktu, szczegółowe regulacje wewnętrzne w sferze organizacyjnej, nadawanie numeru NIP, REGON
0222 Tworzenie, łączenie, przekształcanie i likwidacja samorządowych jednostek organizacyjnych oraz ich organizacja A innych niż wymieniony przy klasie 0221
0223 Organizacja innych jednostek organizacyjnych niż jednostki zależne od województwa BE5 dotyczy między innymi informacji lub materiałów przekazywanych do wiadomości lub zaopiniowania samorządowi województwa
023 Herby, flagi, emblematy, insygnia, odznaczenia, medale lub inne symbole województwa i jego jednostek A ustalanie, zmiany, korespondencja uzgodnieniowa itp.
024 Systemy zarządzania jakością
0240 Wdrażanie systemu zarządzania jakością A
0241 Polityka jakości i księga jakości oraz ich zmiany A
0242 Procedury i instrukcje dotyczące zarządzania jakością oraz ich zmiany A
0243 Karty usług i karty informacyjne w systemie zarządzania jakością oraz ich zmiany A
0244 Audyty jakości zewnętrzne A
0245 Audyty jakości wewnętrzne A
0246 Doskonalenie systemu zarządzania jakością BE5
0247 Prowadzenie i koordynacja działań w systemie zarządzania jakością B5 między innymi korespondencja porządkowa
025 Usprawnianie organizacji urzędu marszałkowskiego, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania A
03 Nadzór właścicielski województwa
030 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące nadzoru właścicielskiego województwa A
031 Tworzenie przez województwo spółek i fundacji oraz ich likwidowanie A
032 Przystępowanie do spółek i fundacji A
033 Realizacja nadzoru właścicielskiego A
04 Współdziałanie województwa z innymi jednostkami organizacyjnymi w kraju i za granicą
040 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące współdziałania województwa z innymi jednostkami organizacyjnymi A
041 Zawieranie i realizacja porozumień województwa z organami administracji państwowej lub samorządowej A
042 Zawieranie umów w zakresie realizacji zadań województwa i monitorowanie ich wykonania A
043 Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania województwa i jego jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym A
044 Działalność województwa w sprawach zagranicznych
0440 Programowanie, określanie strategii i planów w zakresie współdziałania z partnerami zagranicznymi A przy czym priorytety współpracy zagranicznej są przy klasie 011
0441 Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współpracy województwa w sprawach zagranicznych A
0442 Zawieranie umów i ich realizacja w sprawach zagranicznej współpracy regionalnej A
0443 Przystępowanie do międzynarodowych zrzeszeń społeczności lokalnych i regionalnych oraz prowadzenie działalności w tym zakresie A
0444 Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli województwa BE10 w tym programy, sprawozdania
0445 Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy BE10
045 Zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora
0450 Własne zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora A
0451 Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, sympozjach, forach BE5
05 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej, których beneficjentem jest samorząd województwa
050 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych A
051 Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych A
052 Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych A w tym ich audyt i kontrola
06 Reprezentacja i promowanie województwa
060 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania województwa A
061 Nadawanie odznaczeń, medali lub innych tytułów przez województwo A
062 Kontakty ze środkami publicznego przekazu
0620 Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne A
0621 Konferencje prasowe i wywiady A
0622 Monitoring środków publicznego przekazu A w tym wycinki prasowe
063 Promocja województwa w kraju i za granicą
0630 Strategie, programy i plany promocji województwa A
0631 Własne akcje promocyjne i reklamowe województwa A
0632 Udział w obcych wydarzeniach promocyjnych A np. targi, festiwale
0633 Materiały promocyjne województwa i jej jednostek A między innymi opracowanie projektów, ich zatwierdzanie
0634 Materiały do serwisu internetowego A
064 Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach A na każde wydawnictwo książkowe, broszurowe lub kolejne numery periodyków zakłada się odrębne teki wydawnicze (akta sprawy)
065 Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie B5
066 Materiały fotograficzne lub audiowizualne z wydarzeń, akcji i imprez A układ według tematów i wydarzeń
07 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności województwa oraz jego jednostek organizacyjnych z wyłączeniem tych wymienionych przy danym zagadnieniu
070 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące strategii, programów, planowania, sprawozdawczości i analiz z działalności województwa oraz jego jednostek organizacyjnych A
071 Strategie A projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień
072 Programy A projekty, tekst ostateczny, korespondencja, dokumentacja z uzgodnień
073 Planowanie
0730 Planowanie na poziomie całego województwa A w tym korespondencja
0731 Planowanie na poziomie urzędu marszałkowskiego A w tym korespondencja
0732 Planowanie na poziomie poszczególnych jednostek organizacyjnych w województwie A
0733 Planowanie w komórkach organizacyjnych urzędu marszałkowskiego BE5
074 Sprawozdawczość
0740 Sprawozdawczość na poziomie całego województwa A jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
0741 Sprawozdawczość na poziomie urzędu marszałkowskiego A jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
0742 Sprawozdawczość na poziomie każdej jednostki organizacyjnej województwa A jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
0743 Sprawozdawczość statystyczna A jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
0744 Sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych urzędu marszałkowskiego BE5 jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
0745 Meldunki i raporty sytuacyjne BE5
075 Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja A
076 Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych A inne niż w klasie 065; np. dla Prezydenta RP, Parlamentu, Premiera RP, wojewody itp.
08 Legislacja oraz obsługa prawna województwa
080 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące legislacji i obsługi prawnej A
081 Akty prawa miejscowego
0810 Zbiór aktów prawa miejscowego A
0811 Przekazywanie aktów prawa miejscowego do ogłoszenia i badanie zgodności z prawem aktów prawa miejscowego A w tym korespondencja
082 Legislacja
0820 Własne działania legislacyjne w zakresie aktów prawnych powszechnie obowiązujących dotyczących samorządu terytorialnego A
0821 Opiniowanie przez województwo projektów aktów prawa powszechnie obowiązującego A
0822 Opiniowanie przez jednostki organizacyjne województwa projektów aktów prawa miejscowego A
0823 Opiniowanie przez jednostki organizacyjne województwa innych projektów aktów prawa BE10
0824 Opiniowanie przez jednostki organizacyjne województwa projektów dokumentów niemających charakteru aktu prawnego BE10
083 Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami administracji publicznej BE10
084 Opinie prawne na potrzeby województwa i jego jednostek organizacyjnych BE10
085 Prowadzenie spraw sądowych
0850 Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi BE10 w tym repertoria
0851 Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi BE10 w tym repertoria
086 Obsługa prawna w zakresie windykacji lub egzekucji należności BE10
087 Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne BE10 w tym ich rejestry; inne upoważnienia przy klasie 0027
1 ZARZĄDZANIE URZĘDEM MARSZAŁKOWSKIM
10 Udział w posiedzeniach organów kolegialnych województwa A
11 Gremia kolegialne urzędu i udział przedstawicieli urzędu w obcych gremiach
110 Posiedzenia kierownictwa urzędu A
111 Komisje, zespoły, grupy robocze w urzędzie A powoływanie, dokumentacja z posiedzeń i prac itp.
112 Udział w obcych komisjach, zespołach, grupach roboczych BE10
113 Narady (zebrania) pracowników A
12 Zbiory aktów normatywnych
120 Zbiory aktów normatywnych własnego kierownictwa urzędu A akty normatywne organów województwa przy klasach 0007 i 0025;

komplet podpisanych zarządzeń, pism okólnych, wytycznych itp. oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów grupuje się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu

121 Zbiory aktów normatywnych obcych BE10
13 Informatyzacja
130 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji A
131 Projektowanie, homologacje i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych BE10
132 Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne B10
133 Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania
1330 Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania BE5
1331 Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych A
1332 Ewidencja stosowanych systemów i programów A
1333 Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz programów BE5
1334 Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów B10
134 Projektowanie i eksploatacja wojewódzkich stron i portali internetowych BE10
135 Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych BE10 dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu)
14 Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej
140 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej A
141 Informacje niejawne
1410 Organizacja systemu ochrony informacji niejawnych oraz wykazu tych informacji dla poszczególnych klauzul A obsługa kancelaryjna przy klasach 1620-1623, akta postępowań sprawdzających przy klasie 218
1411 Bieżące działania podejmowane w zakresie ochrony informacji niejawnych BE10
1412 Udostępnianie informacji niejawnych BE10
142 Ochrona danych osobowych BE10
143 Informacja publiczna
1430 Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej A
1431 Udostępnianie informacji publicznej BE5
144 Obsługa merytoryczna systemów powiadamiania mieszkańców województwa A
15 Skargi i wnioski oraz postulaty i inicjatywy obywateli
150 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu skarg i wniosków oraz postulatów i inicjatyw obywateli A
151 Skargi i wnioski
1510 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe) A w tym ich rejestr
1511 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości BE5
152 Postulaty i inicjatywy obywateli A
16 Obsługa kancelaryjna, archiwalna i biblioteczna
160 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnej, archiwalnej i bibliotecznej A w tym dotyczące instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji archiwalnej
161 Obsługa kancelaryjna
1610 Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism B5
1611 Opracowywanie lub wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy A
1612 Ewidencja druków ścisłego zarachowania B10 przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601
1613 Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków A przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2601
1614 Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi A
162 Obsługa kancelaryjna dokumentacji zawierającej informacje niejawne
1620 Rejestr teczek (rejestr klas końcowych) A
1621 Dzienniki korespondencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności BE50
1622 Dziennik wykonanej dokumentacji B10
1623 Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych zawierającej informacje niejawne między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi A
163 Archiwum zakładowe
1630 Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym A przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego
1631 Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych A
1632 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej A
1633 Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym B5
1634 Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowym BE5 w tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kopii
1635 Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym A
1636 Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym BE10
164 Zbiory biblioteczne w podmiotach
1640 Ewidencja zbiorów bibliotecznych A
1641 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych BE5 między innymi zakupy, prenumeraty, dary, wymiana
1642 Udostępnianie zbiorów bibliotecznych B5
17 Kontrola, audyt, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań
170 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru, kontroli, audytu, szacowania ryzyka dla realizacji zadań A
171 Kontrole
1710 Kontrole zewnętrzne w podmiotach A
1711 Kontrole przeprowadzane przez podmioty w jednostkach im podległych A
1712 Kontrole wewnętrzne w podmiocie A
1713 Udział podmiotów w kontrolach przeprowadzonych przez inne organy lub jednostki organizacyjne BE10
1714 Książka kontroli BE5
172 Audyt
1720 Bieżące akta audytu A
1721 Stałe akta audytu A
173 Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań A
2 SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ WOJEWÓDZTWO I URZĄD MARSZAŁKOWSKI
20 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych i administracyjnych
200 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych
2000 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach kadrowych A między innymi regulaminy pracy
2001 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych BE10
2002 Wykazy etatów A
2003 Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji i zadań A
2004 Umowy zbiorowe i ich negocjowanie A
201 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych
2010 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach administracyjnych A
2011 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych BE10
21 Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w imieniu organów województwa i kierowników podmiotów
210 Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy B5 przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów
211 Konkursy na stanowiska
2110 Konkursy na stanowiska w urzędach B5 akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111
2111 Konkursy na stanowiska w jednostkach podległych B5 akta pracowników przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 111
212 Obsługa zatrudnienia
2120 Obsługa zatrudnienia kierownictwa urzędu marszałkowskiego oraz kierownictw jednostek podległych BE5 w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2121 Obsługa zatrudnienia pracowników urzędu marszałkowskiego B5 w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2122 Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników urzędu marszałkowskiego B5 między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2123 Rozmieszczanie i wynagradzanie kierownictw jednostek podległych B5 między innymi delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2124 Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin B*) *) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat
213 Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych
2130 Opiniowanie i ocenianie pracowników urzędu marszałkowskiego BE5 przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
2131 Opiniowanie i ocenianie kierownictw jednostek podległych BE5 przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
214 Staże, wolontariat, praktyki
2140 Staże zawodowe BE10
2141 Wolontariat BE10
2142 Praktyki BE10
215 Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)
2150 Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne B50
2151 Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne B10
216 Nagradzanie, odznaczanie i karanie
2160 Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne BE10 akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2161 Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne BE10 akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
2162 Karanie B*) *) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
2163 Postępowanie dyscyplinarne B*) *) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 111
217 Sprawy wojskowe osób zatrudnionych BE10
218 Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa BE20 między innymi akta postępowań sprawdzających
22 Ewidencja osobowa
220 Akta osobowe osób zatrudnionych BE50
221 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych BE50 w tym programy i systemy teleinformatyczne
222 Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych B5
223 Legitymacje służbowe B5
224 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu B5
23 Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz dyscyplina pracy
230 Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy A
231 Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka w pracy A
232 Wypadki
2320 Wypadki przy pracy BE10 przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A
2321 Wypadki w drodze do pracy i z pracy BE10 przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A
233 Warunki szkodliwe i choroby zawodowe
2330 Warunki szkodliwe BE10
2331 Rejestr warunków szkodliwych B40
2332 Choroby zawodowe BE10
234 Czas pracy
2340 Dowody obecności w pracy B3
2341 Absencje w pracy B3
2342 Rozliczenia czasu pracy B5
2343 Delegacje służbowe B3 w tym ich ewidencja
2344 Ustalanie i zmiany czasu pracy B3
235 Urlopy osób zatrudnionych
2350 Urlopy wypoczynkowe B5
2351 Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze itp. B5 przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
2352 Urlopy bezpłatne B5 przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
236 Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych oraz umowy o zakazie konkurencji B5
24 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych, sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
240 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych
2400 Ustalanie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych BE10
2401 Służba przygotowawcza BE10
2402 Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w podmiotach BE10 w tym przy pomocy jednostek zewnętrznych
2403 Dokształcanie pracowników B5 studia, szkolenia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych
241 Sprawy socjalno-bytowe
2410 Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych B5
2411 Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych B5
2412 Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi BE5
2413 Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych BE5
2414 Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy B5
242 Ubezpieczenia społeczne
2420 Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego B10
2421 Obsługa ubezpieczenia społecznego B10 w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS
2422 Legitymacje ubezpieczeniowe B5
2423 Dowody uprawnień do zasiłków B5
2424 Emerytury i renty B10
2425 Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp. B10
243 Opieka zdrowotna
2430 Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej BE10
2431 Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy B10
25 Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji urzędów i innych jednostek organizacyjnych województwa
250 Administracja obiektami
2500 Przejmowanie obiektów na potrzeby urzędu marszałkowskiego lub jednostek podległych województwu A
2501 Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom B5
2502 Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne B5
251 Eksploatacja budynków i lokali przez urząd marszałkowski lub jednostki podległe województwu
2510 Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń B5
2511 Dokumentacja techniczna prac remontowych B5
2512 Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń B5 korespondencja dotycząca konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp.
252 Podatki i opłaty publiczne B10
253 Ubezpieczenia majątkowe B10 między innymi ubezpieczenia od pożaru, kradzieży, ubezpieczenia nieruchomości, ruchomości, środków transportu itp. Sprawy odszkodowań

Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy

254 Ochrona mienia własnej jednostki BE10 plany ochrony obiektów, dokumentacja ochrony, przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia
255 Ochrona przeciwpożarowa BE10 instrukcje, plany ochrony ppoż., oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje jednostek ochrony ppoż. itp.
26 Gospodarka materiałowa
260 Zaopatrzenie
2600 Źródła zaopatrzenia B5 zamówienia wysyłane do firm zewnętrznych, reklamacje, korespondencja handlowa
2601 Zaopatrzenie materiałowe B5
261 Obsługa materiałowa środków rzeczowych
2610 Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych B10 dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe
2611 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych B10
2612 Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników B10
2613 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B10
2614 Konserwacja i remonty środków trwałych B5
2615 Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych B5
262 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) B5
263 Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna
2630 Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich B5
2631 Ewidencja środków transportu B10
2632 Eksploatacja własnych środków transportowych B5 karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży i myjni
2633 Użytkowanie obcych środków transportowych B5 zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów
2634 Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów, modemów, łączy internetowych) B10 w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności
2635 Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej BE10
27 Zamówienia publiczne
270 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych A
271 Sprawy zezwoleń na odstąpienie od stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych BE5
272 Dokumentacja zamówień publicznych B5
273 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych B10
3 FINANSE WOJEWÓDZTWA ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO I JEDNOSTEK PODLEGŁYCH WOJEWÓDZTWU
30 Planowanie i realizacja budżetu
300 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu planowania i realizacji budżetu A
301 Wieloletnia prognoza finansowa A
302 Planowanie budżetu województwa
3020 Przygotowanie projektu budżetu województwa BE5 między innymi materiały, projekty, korespondencja, uzgodnienia
3021 Budżet województwa i jego zmiany A
3022 Opiniowanie budżetu przez Regionalną Izbę Obrachunkową A
3023 Informacje o stanie mienia województwa A
3024 Analizowanie i weryfikowanie planów finansowych dysponentów budżetu BE5
3025 Propozycje jednostek podległych województwu dotyczące rozdysponowania środków budżetowych A
3026 Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany BE10
303 Realizacja budżetu
3030 Układ wykonawczy budżetu województwa A
3031 Przekazywanie środków finansowych dla urzędu, jego komórek i jednostek organizacyjnych województwa oraz innym jednostkom samorządu terytorialnego BE5
3032 Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji, dotacji i pomocy finansowej jednostkom samorządu terytorialnego B5 w tym z urzędami skarbowymi
3033 Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, dotacji i subwencji B5
3034 Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu BE5 jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
3035 Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu A
3036 Rewizja budżetu i jego bilansu A
3037 Realizacja budżetów komórek organizacyjnych BE10
304 Finansowanie
3040 Finansowanie działalności urzędu i jednostek podległych województwu B5
3041 Finansowanie inwestycji BE5
3042 Finansowanie remontów B5
305 Obsługa finansowa funduszy, środków dodatkowych, pożyczek, kredytów, dochodów pozabudżetowych
3050 Obsługa finansowa funduszy i środków dodatkowych B5
3051 Obsługa finansowa pożyczek i kredytów B5
3052 Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi B5
3053 Obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej B*) *) czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów, w innym przypadku wynosi co najmniej 5 lat
3054 Gospodarka pozabudżetowa B5
306 Emitowanie obligacji
3060 Emitowanie obligacji na terenie kraju BE5
3061 Emitowanie obligacji za granicą BE5
31 Dochody, podatki i opłaty
310 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu dochodów, podatków, opłat, egzekucji i windykacji A
311 Zobowiązania podatkowe
3110 Planowanie dochodów z podatków i opłat oraz sprawozdawczość w tym zakresie A
3111 Rejestry podatkowe, ewidencje i wykazy w tym zakresie B10
312 Podatki i ich wymiary B10
313 Opłaty B10
314 Zaświadczenia
3140 Zaświadczenia w sprawach podatkowych B5
3141 Zaświadczenia w sprawach opłat B5
315 Inne dochody województwa
3150 Dochody z majątku województwa B5
3151 Odsetki B5
3152 Dotacje B5
3153 Subwencje B5
3154 Spadki, zapisy i darowizny na rzecz województwa BE5
316 Egzekucja i windykacja
3160 Egzekucja należności pieniężnych B5
3161 Egzekucja administracyjna B5
3162 Windykacja należności B5
3163 Kontrole podatkowe przeprowadzane przez przedstawicieli województwa u podatników BE10
32 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa
320 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej
3200 Polityka rachunkowości i plany kont A w tym jej projekty, uzgodnienia
3201 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej A
321 Obrót gotówkowy i bezgotówkowy
3210 Obrót gotówkowy B5 plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych
3211 Obrót bezgotówkowy B5 wyciągi bankowe, przelewy
3212 Depozyty kasowe, obsługa wadium B5
322 Księgowość
3220 Dowody księgowe B5
3221 Dokumentacja księgowa B5
3222 Rozliczenia B5 rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), w tym wezwania do zapłaty
3223 Ewidencja syntetyczna i analityczna B5
3224 Uzgadnianie sald B5
3225 Kontrole i rewizje kasy B5
3226 Zobowiązania, poręczenia B5
3227 Księgowość materiałowo-towarowa B5
3228 Obsługa księgowa w zakresie VAT B10
323 Rozliczenia płac i wynagrodzeń
3230 Dokumentacja płac i potrąceń z płac B5
3231 Listy płac B50
3232 Kartoteki wynagrodzeń B50
3233 Wypłaty diet radnym B10
3234 Deklaracje podatkowe B5
3235 Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne B50
3236 Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac B50
324 Inwentaryzacja
3240 Wycena i przecena B10
3241 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne B5
325 Dyscyplina finansowa
3250 Interwencje Głównego Księgowego A
3251 Inne sprawy nadzoru finansowego BE5
4 POLITYKA REGIONALNA (POLITYKA ROZWOJU)
40 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu polityki rozwoju A
41 Regionalne programy operacyjne
410 Przygotowanie regionalnych programów operacyjnych BE10
411 Uzgadnianie regionalnych programów operacyjnych A
412 Kontrakt wojewódzki A
42 Komitet Monitorujący
420 Organizacja pracy Komitetu Monitorującego A
421 Posiedzenia Komitetu Monitorującego A
43 Realizacja regionalnych programów operacyjnych
430 Ustalanie priorytetów regionalnych programów operacyjnych oraz kryteriów wyboru projektów A
431 Powierzanie zadań związanych z realizacją regionalnych programów operacyjnych A
432 Konkursy wyborów projektów w ramach regionalnych programów operacyjnych BE10
433 Realizacja dofinansowanych projektów w ramach regionalnych programów operacyjnych BE10 w tym audyty
434 Działania informacyjne i promocyjne związane z projektami finansowanymi w ramach regionalnych programów operacyjnych BE10
44 Kontrole w ramach regionalnych programów operacyjnych A
45 Projekty partnerskie BE10
5 KULTURA, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY
50 Kultura
500 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury A
501 Programy rozwoju kultury i ochrony dziedzictwa kulturowego A
502 Rejestracja instytucji kultury i monitorowanie ich działalności A
503 Mecenat nad działalnością kulturalną A w tym stypendia, nagrody
504 Organizacja imprez kulturalnych, uroczystości, obchodów w tym obchodów rocznic narodowych
5040 Organizacja imprez, uroczystości i obchodów stałych oraz periodycznych A
5041 Organizacja imprez, uroczystości i obchodów jednorazowych A
51 Kultura fizyczna
510 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury fizycznej A
511 Programy rozwoju kultury fizycznej oraz sprawozdawczość w tym zakresie A
512 Rozbudowa bazy sportowej w województwie BE5 nie dotyczy własnych obiektów
513 Opieka nad sportowcami oraz działalnością sportową BE10 w tym stypendia
514 Popularyzacja walorów rekreacji ruchowej BE10
515 Organizacja zajęć, zawodów i imprez sportowo-rekreacyjnych BE10
52 Turystyka i wypoczynek
520 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu turystyki i wypoczynku A
521 Programy rozwoju turystyki i wypoczynku oraz sprawozdawczość w tym zakresie A
522 Realizacja zadań w dziedzinie turystyki i wypoczynku
5220 Promocja turystyczna regionu A
5221 Upowszechnianie krajoznawstwa A
5222 Organizatorzy turystyki i pośrednicy turystyki A w tym rejestr
5223 Kontrole organizatorów turystyki i pośredników turystyki BE10
5224 Uprawnienia pilotów i przewodników turystycznych A
53 Szkolnictwo wyższe
530 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu szkolnictwa wyższego A
531 Tworzenie, przekształcanie i likwidowanie publicznych uczelni zawodowych A
532 Monitorowanie działalności publicznych uczelni zawodowych A
533 Wspieranie materialne i finansowe studentów BE5
54 System oświaty
540 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu systemu oświaty A
541 Programy oświatowe oraz sprawozdawczość w tym zakresie A
542 System oświaty publicznej
5420 Ustalanie sieci szkół publicznych oraz granic ich obwodów A
5421 Uzyskiwanie zezwoleń na założenie szkoły lub placówki publicznej A
5422 Nadawanie i cofanie uprawnień szkoły publicznej dla szkół niepublicznych A
5423 Nadzór nad działalnością szkół i placówek oświatowych A w tym arkusze organizacyjne szkół
543 Szkoły niepubliczne
5430 Prowadzenie ewidencji szkół niepublicznych A w tym procedura dokonywania wpisu, wykreślenia
5431 Wspieranie szkół niepublicznych BE10 między innymi przekazywanie dotacji
544 System informacji oświatowej A
545 Organizacja i realizacja zadań z zakresu nauczania i wychowania
5450 Realizacja obowiązku nauki oraz sprawy rekrutacji do szkół BE10
5451 Kierowanie dzieci do ośrodków szkolno-wychowawczych B10
5452 Nauczanie indywidualne i rewalidacja indywidualna B10
5453 Pomoc psychologiczno-pedagogiczna i klasy integracyjne BE10
5454 Olimpiady i konkursy edukacyjne BE10
546 Wspieranie uczniów
5460 Programy pomocy materialnej dla uczniów A
5461 Przyznawanie zasiłków szkolnych uczniom B5
5462 Przyznawanie stypendiów szkolnych uczniom BE5
5463 Pomoc materialna uczniom o charakterze motywacyjnym BE5
547 Rozwój zawodowy nauczycieli
5470 Publiczne placówki doskonalenia nauczycieli A
5471 Niepubliczne placówki doskonalenia nauczycieli A
5472 Awans zawodowy nauczycieli BE50
5473 Wspieranie doskonalenia zawodowego nauczycieli BE5
5474 Nagradzanie i wyróżnianie nauczycieli BE10
548 Sprawy nauczycieli
5480 Realizacja i wykorzystanie funduszu świadczeń socjalnych nauczycieli BE5
5481 Uzgodnienia ze związkami zawodowymi w sprawach dotyczących nauczycieli A
6 WYBORY, REFERENDA, SPRAWY SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ BEZPIECZEŃSTWO
60 Wybory i referenda
600 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wyborów i referendów A
601 Rejestry i spisy wyborców B5*) *) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania
602 Obsługa organizacyjna wyborów BE5*) *) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania
603 Obsługa organizacyjna referendów BE5*) *) chyba że przepis odrębny określa inny czas przechowywania
61 Działalność organizacji pożytku publicznego
610 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działalności organizacji pożytku publicznego A
611 Wojewódzka Rada Działalności Pożytku Publicznego A
612 Wspólne zespoły doradcze i opiniodawcze województwa i organizacji pożytku publicznego A
613 Wymiana informacji o kierunkach działalności organizacji pożytku publicznego pomiędzy województwem i tymi organizacjami A
614 Otwarte konkursy ofert w zakresie działalności pożytku publicznego BE5
615 Oferty z własnej inicjatywy organizacji pożytku publicznego na realizację zadań z zakresu tej działalności BE5
616 Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego BE10
62 Sprawy społeczne i obywatelskie
620 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw społecznych i obywatelskich A
621 Zgromadzenia i imprezy masowe BE5
622 Zbiórki publiczne BE5
623 Mniejszości narodowe A
624 Repatrianci A
625 Cudzoziemcy BE10
63 Bezpieczeństwo ludności, sprawy wojskowe i obronne
630 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące bezpieczeństwa ludności, spraw wojskowych i obronnych A
631 Bezpieczeństwo ludności BE10
632 Zarządzanie kryzysowe BE10
633 Ochrona przeciwpożarowa i przeciwpowodziowa BE10
634 Obrona cywilna BE10
635 Sprawy obronne
6350 Planowanie w zakresie spraw obronnych A
6351 Organizowanie systemu kierowania obronnością B10
6352 Przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa B10
6353 Przygotowanie obiektów i dróg o znaczeniu obronnym na potrzeby obronne państwa B10
6354 Organizacja jednostek zmilitaryzowanych B10
6355 Przeznaczanie nieruchomości i rzeczy ruchomych na cele świadczeń na rzecz obronności oraz wykonywanie tych świadczeń B10
6356 Odszkodowania za utratę lub uszkodzenie oraz za szkody wynikłe z utrzymania przedmiotów świadczeń rzeczowych B10
636 Sprawy wojskowe oraz z zakresu kwalifikacji wojskowej BE10
7 KSZTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE, BUDOWNICTWO I GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI
70 Kształtowanie i ochrona środowiska
700 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące kształtowania i ochrony środowiska A
701 Zagadnienia ogólne w zakresie kształtowania i ochrony środowiska
7010 Ustalanie i opiniowanie polityki ekologicznej A
7011 Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony środowiska A
7012 Monitoring w zakresie ochrony środowiska A
7013 Informacje o środowisku i jego ochronie BE10
7014 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej A m. in. sprawy z zakresu powoływania członków rad nadzorczych, zarządów
702 Przeciwdziałanie zanieczyszczeniom środowiska
7020 Nowoczesna technika i technologia ograniczająca zanieczyszczenie środowiska BE10
7021 Tworzenie obszarów ograniczonego użytkowania BE10
7022 Bilans źródeł zanieczyszczenia środowiska A
7023 Ewidencja potencjalnych źródeł zanieczyszczenia środowiska A
7024 Ewidencja obiektów inżynierskich służących ochronie środowiska BE5
7025 Gospodarowanie opakowaniami BE5
703 Oddziaływanie na środowisko
7030 Oceny oddziaływania na środowisko BE5
7031 Zobowiązania do przedstawienia oceny oddziaływania na środowisko B5
7032 Przeglądy ekologiczne BE10
7033 Usuwanie przyczyn szkodliwego oddziaływania lub zagrożeń stanu środowiska BE5
7034 Nadzór administracyjny nad podmiotami korzystającymi ze środowiska BE5
704 Kształtowanie postaw proekologicznych i promowanie ochrony środowiska BE10
705 Wnioskowanie o ściganie za wykroczenia określone w przepisach prawa dotyczących ochrony przyrody i środowiska BE10
706 Udostępnianie informacji o środowisku BE10
71 Gospodarowanie zasobami przyrody i gospodarka rolna
710 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania zasobami przyrody i gospodarki rolnej A
711 Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania zasobami przyrody A
712 Przyroda
7120 Ochrona przyrody BE10
7121 Parki krajobrazowe A
7122 Obszary chronionego krajobrazu A
713 Gospodarka łowiecka
7130 Plany łowieckie A między innymi opiniowanie planów łowieckich
7131 Administrowanie łowiectwem A między innymi ustalanie obwodów łowieckich i zmiana ich granic
7132 Egzaminowanie w zakresie uprawnień do polowań BE10
7133 Okresy polowań, w tym ich skracanie A w tym rejestr
7134 Ustalanie zasad w zakresie odszkodowań za szkody na gruntach leśnych i rolnych A
7135 Odszkodowania łowieckie BE10
714 Rybactwo śródlądowe
7140 Obręby hodowlane i ochronne A
7141 Oceny realizacji obowiązku prowadzenia racjonalnej gospodarki rybackiej BE5
7142 Zwolnienia z prowadzenia racjonalnej gospodarki rybackiej BE5
7143 Regulowanie spraw połowów i przepływu ryb BE5
7144 Uprawnienia do rybactwa B5
715 Ochrona gruntów rolnych i leśnych
7150 Rekultywacja gruntów rolnych BE10
7151 Przeznaczanie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne BE10
7152 Modernizacja dróg dojazdowych do gruntów rolnych B5
7153 Fundusz Ochrony Gruntów Rolnych A
716 Produkcja rolna
7160 Programy pomocowe dla rolników BE10
7161 Lokalne grupy działania A
7162 Systemy jakości żywienia A
7163 Promowanie działań w zakresie ochrony nazw i oznaczeń produktów rolnych, w tym tradycyjnych BE10
7164 Porejestrowe doświadczalnictwo odmian BE5
7165 Grupy producentów rolnych A
7166 Grupy producentów owoców i warzyw A
7167 Kontrolowanie działalności grup producentów BE10
72 Wprowadzanie do środowiska substancji lub energii, gospodarowanie odpadami oraz ochrona przed hałasem
720 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem A
721 Programy, projekty, analizy z zakresu wprowadzania do środowiska substancji lub energii, gospodarowania odpadami oraz ochrony przed hałasem A
722 Wprowadzanie substancji lub energii do środowiska
7220 Ustalanie wpływu realizacji inwestycji na środowisko BE10 między innymi decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji inwestycji, opiniowanie przedsięwzięć w zakresie wpływu na środowisko
7221 Pozwalanie na wprowadzanie do środowiska substancji lub energii BE10 między innymi wydanie, cofanie, ograniczanie, wygasanie pozwoleń
7222 Pozwolenia zintegrowane w zakresie wprowadzania substancji lub energii do środowiska BE10
7223 Uzgodnienia wielkości i rodzaju emisji zanieczyszczeń powietrza BE10
7224 Ochrona przed promieniowaniem niejonizującym BE10
7225 Uczestnictwo w systemie handlu uprawnieniami do emisji i monitorowanie wielkości emisji BE10
7226 Bilanse źródeł szkodliwego zanieczyszczenia powietrza A
723 Gospodarka energetyczna
7230 Gospodarowanie zasobami paliw i źródeł energii o zasięgu lokalnym A
7231 Planowanie zaopatrzenia w paliwa i energię BE10
7232 Odnawialne źródła energii BE10
7233 Wdrażanie techniki i technologii energooszczędnych BE10
7234 Promocja poszanowania (oszczędności) energii A
724 Gospodarka odpadami
7240 Programy gospodarki odpadami niebezpiecznymi BE10 w tym także wstrzymywanie działalności w zakresie gospodarowania odpadami niebezpiecznymi
7241 Składowiska odpadów A w tym instrukcje eksploatacji, sprawy zamykania składowisk
7242 Substancje stwarzające szczególne zagrożenie dla środowiska A w tym rejestr
7243 Zezwalanie na wytwarzanie odpadów BE5
7244 Zezwolenia na prowadzenie działalności z zakresie odzysku lub unieszkodliwiania odpadów BE5
7245 Informowanie o wytworzonych odpadach oraz sposobach gospodarowania nimi BE5
7246 Gospodarcze wykorzystanie odpadów przemysłowych zawierających substancje promieniotwórcze B5
725 Opłaty za gospodarcze korzystanie ze środowiska
7250 Opłaty produktowe B10
7251 Opłaty za substancje kontrolowane B10
7252 Opłaty za emisję zanieczyszczeń do powietrza B10
7253 Opłaty za składowanie odpadów B10
7254 Opłaty za pobór wody i odprowadzanie ścieków B10
726 Uzgadnianie dopuszczalnego poziomu hałasu B10
73 Ochrona wód i gospodarowanie wodami
730 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące ochrony wód i gospodarowania wodami A
731 Programy, projekty, analizy z zakresu ochrony wód i gospodarowania wodami A
732 Ochrona wód oraz ochrona przed powodzią i suszą
7320 Realizacja krajowego programu oczyszczania ścieków komunalnych w województwie A
7321 Ustalanie linii brzegu BE10
7322 Pozwolenia wodno-prawne BE10
7323 Ewidencja wód, urządzeń melioracji wodnych oraz zmeliorowanych gruntów A
7324 Programowanie, planowanie, nadzorowanie wykonywania urządzeń melioracji wodnych A
7325 Rozstrzyganie w sprawie współfinansowania wykonywania urządzeń melioracji wodnych podstawowych z publicznych środków wspólnotowych BE10
7326 Opłaty melioracyjne i inwestycyjne B10
7327 Związki spółek wodnych BE10
74 Gospodarowanie złożami i kopalinami
740 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania złożami i kopalinami A
741 Programy, projekty, analizy z zakresu gospodarowania złożami i kopalinami A
742 Geologia surowcowa
7420 Ewidencja złóż kopalin A
7421 Inwentaryzacja i bilanse zasobów złóż kopalin A
7422 Przyznawanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych BE10
7423 Opiniowanie koncesji wydanych przez inne organy administracji w zakresie prac geologicznych B5
7424 Kryteria bilansowości złóż kopalin A
7425 Obszary i tereny górnicze A
7426 Projekty zagospodarowania złoża BE5
7427 Przyjmowanie dokumentacji ustalającej zasoby złóż i kopalin BE5
743 Hydrogeologia
7430 Zatwierdzanie projektów prac hydrogeologicznych BE5
7431 Przyjmowanie i decyzje żądające uzupełnienia lub poprawy dokumentacji hydrogeologicznej BE5 w tym jej uzupełnianie i korekty
7432 Bilans zasobów wód podziemnych A
7433 Rejestracja i ewidencja ujęć wód podziemnych A
7434 Opinie, wnioski dotyczące warunków hydrogeologicznych B5
7435 Ochrona wód podziemnych, w tym opinie hydrogeologiczne B10
744 Geologia inżynierska
7440 Zatwierdzanie projektów prac geologiczno-inżynierskich BE5
7441 Przyjmowanie dokumentacji geologiczno-inżynierskiej BE5
745 Inne prace geologiczne BE10
746 Nadzór nad robotami geologicznymi
7460 Nadzór i kontrola nad prowadzeniem badań, prac i sporządzaniem dokumentacji geologicznej BE10
7461 Nadzór i kontrola nad wykonywaniem uprawnień z tytułu koncesji geologicznych BE10
7462 Kontrole zakładów górniczych BE10
7463 Egzekwowanie przepisów prawa geologicznego i górniczego BE5
747 Uprawnienia do kontroli geologicznej
7470 Okręgowa geologiczna komisja egzaminacyjna A
7471 Postępowanie egzaminacyjne w zakresie geologii i górnictwa B50
7472 Uprawnienia do sprawowania dozoru geologicznego nad pracami geologicznymi B50
748 Informacja geologiczna i zawiadomienia
7480 Informacja geologiczna BE5
7481 Zawiadomienia o odkryciu kopalnych roślin lub zwierząt A
75 Geodezja i kartografia klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wynika z odrębnych przepisów
750 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące geodezji i kartografii A
751 Programy, projekty, analizy z zakresu geodezji i kartografii A
752 Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny
7520 Obsługa państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego BE10
7521 Nadzór nad pracami geodezyjnymi i kartograficznymi oraz zlecanie prowadzenia prac geodezyjnych i kartograficznych B5
7522 Udostępnianie państwowego zasobu geodezyjno-kartograficznego B5
76 Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz sprawy budownictwa
760 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa A
761 Programy, projekty, analizy z zakresu planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz spraw budownictwa A
762 Wojewódzka Komisja Urbanistyczno-Architektoniczna A
763 Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne
7630 Plany zagospodarowania przestrzennego i studia uwarunkowań zagospodarowania przestrzennego A
7631 Ewidencja i rejestracja planów zagospodarowania przestrzennego A
7632 Analizy, studia, koncepcje i programy z zakresu zagospodarowania przestrzennego obszaru województwa A
7633 Analizy i studia z zakresu zagospodarowania przestrzennego o znaczeniu ponadlokalnym A
7634 Uzgadnianie i opiniowanie planów zagospodarowania przestrzennego BE5
7635 Inspirowanie i wdrażanie nowych rozwiązań w zakresie zagospodarowania przestrzennego A
7636 Zlecanie opracowań na potrzeby planowania przestrzennego B5
7637 Wnioski i opinie dotyczące innych opracowań planistycznych BE5
764 Budownictwo mieszkaniowe BE5
77 Gospodarowanie nieruchomościami
770 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania nieruchomościami A
771 Najem lokali mieszkaniowych B5
772 Eksploatacja i ochrona budynków i lokali B5
773 Współdziałanie ze wspólnotami mieszkaniowymi BE10
774 Stan prawny nieruchomości
7740 Nabywanie, zbywanie, zamiana nieruchomości A
7741 Regulowanie stanu prawnego nieruchomości A
7742 Postępowania w zakresie roszczeń byłych właścicieli nieruchomości województwa A
7743 Odszkodowania za nieruchomości województwa BE10
78 Inwestycje
780 Planowanie inwestycji A
781 Przygotowanie inwestycji BE10
782 Opiniowanie i zatwierdzanie dokumentacji inwestycji BE5
783 Realizacja i odbiór inwestycji BE5
784 Ewidencja inwestycji A
8 DROGOWNICTWO, SYSTEM KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI ORAZ RYNKU PRACY
80 Drogownictwo i system komunikacyjny
800 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu drogownictwa i systemu komunikacyjnego A
801 Zarządzanie drogami
8010 Planowanie, budowa i modernizacja dróg wojewódzkich BE10
8011 Zaliczanie dróg do określonej kategorii BE10
8012 Opinie w sprawie przebiegu dróg BE10
8013 Utrzymanie dróg wojewódzkich i mostów B5
8014 Nadzór nad wojewódzkim zarządem dróg BE10
802 Organizacja i bezpieczeństwo ruchu drogowego
8020 Kontrole oznakowania dróg wojewódzkich BE5
8021 Ewidencja zatwierdzonych projektów zmian organizacji ruchu drogowego A
8022 Projekty zmian organizacji ruchu drogowego BE5
8023 Pomiary ruchu drogowego BE5
8024 Wypadki drogowe BE5
8025 Okresowe kontrole stanu dróg i obiektów mostowych BE5
8026 Współdziałanie w zakresie organizacji i bezpieczeństwa ruchu drogowego BE5
803 Nadzór nad wykorzystaniem dróg
8030 Zezwolenia na korzystanie z dróg w sposób szczególny B5
8031 Przeciwdziałanie niszczeniu dróg BE5
804 Szkolenie kierowców
8040 Ewidencja egzaminatorów sprawdzających kwalifikacje osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami A
8041 Nadzór nad przeprowadzaniem egzaminów państwowych na prawo jazdy BE10
8042 Rejestrowanie przedsiębiorców prowadzących pracownie psychologiczne badające kierowców A
8043 Rejestrowanie psychologów uprawnionych do wykonywania badań psychologicznych w zakresie psychologii transportu A
8044 Kontrola i nadzór nad wykonywaniem badań psychologicznych i wydawanie orzeczeń BE10
8045 Rejestrowanie przedsiębiorców prowadzących kursy dokształcające A
8046 Kursy dokształcające dla kierowców przewożących towary niebezpieczne BE5
8047 Wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami przedstawicielom korpusu dyplomatycznego BE10
805 System komunikacji
8050 Planowanie i organizowanie publicznego transportu zbiorowego A
8051 Studia, analizy, badania dotyczące komunikacji A
806 Transport kolejowy
8060 Organizacja regionalnych kolejowych przewozów pasażerskich BE10
8061 Uzgadnianie rozkładu jazdy pociągów A
8062 Uzgodnienia w zakresie linii kolejowych A
8063 Tabor kolejowy BE5
8064 Infrastruktura kolejowa BE5
8065 Kontrola realizacji przewozów kolejowych A
807 Przewozy drogowe
8070 Zezwalanie na przewozy drogowe B5
8071 Dopłaty do autobusowych przewozów pasażerskich BE5
8072 Nadzór i kontrola realizacji przewozów drogowych BE10
81 Polityka gospodarcza
810 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu polityki gospodarczej A
811 Założenia polityki gospodarczej A
812 Analizy i oceny przedsięwzięć gospodarczych A
813 Promocja gospodarcza BE5
82 Nadzór nad działalnością gospodarczą
820 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru nad działalnością gospodarczą A
821 Ewidencjonowanie przedsiębiorców prowadzących działalność regulowaną A*) *) przy czym całość dokumentacji w zakresie ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli nie wiąże się z obsługą centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej należy zakwalifikować do kategorii A
822 Działalność gospodarcza w zakresie hotelarstwa
8220 Ewidencja obiektów hotelarskich A
8221 Zaszeregowanie obiektów hotelarskich BE10
8222 Kontrola obiektów hotelarskich A
823 Działalność gospodarcza w zakresie łowiectwa BE10
824 Działalność gospodarcza w zakresie energetyki BE10
825 Działalność gospodarcza w zakresie produkcji tablic rejestracyjnych BE10
826 Działalność gospodarcza w zakresie przechowalnictwa dokumentacji
8260 Rejestrowanie i wykreślanie przechowawców akt osobowych i płacowych A
8261 Kontrola działalności gospodarczej w zakresie przechowalnictwa dokumentacji A
8262 Potwierdzanie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych B5
827 Zezwolenia, licencje i zgłoszenia
8270 Zezwolenia na prowadzenie w kraju obrotu hurtowego napojami alkoholowymi B10
8271 Opiniowanie wniosków w sprawie udzielenia, zmiany lub cofnięcia koncesji na wytwarzanie, przesyłanie, dystrybucję ciepła, energii elektrycznej, wytwarzanie, magazynowanie paliw ciekłych B10
83 Pomoc publiczna dla przedsiębiorców
830 Programy pomocy publicznej przedsiębiorcom A
831 Udzielanie pomocy publicznej przedsiębiorcom A
832 Sprawozdawczość w zakresie udzielonej przedsiębiorcom pomocy publicznej A
84 Rynek pracy
840 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rynku pracy A
841 Powoływanie składu Wojewódzkiej Rady Zatrudnienia A
842 Wojewódzka Rada Zatrudnienia A współdziałanie z Radą
843 Analizy, obserwacje i badanie rynku pracy A w tym materiały otrzymywane z wojewódzkiego urzędu pracy
844 Monitorowanie i współdziałanie działalności organów i urzędów odpowiedzialnych za działanie w zakresie walki z bezrobociem i wspierania rynku pracy A
9 OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA
90 Ochrona zdrowia
900 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony zdrowia A
901 Programowanie działań oraz monitorowanie sytuacji w ochronie zdrowia
9010 Wojewódzki Plan Zdrowotny A
9011 Programy w zakresie ochrony zdrowia A
9012 Udział w programach i projektach zewnętrznych w zakresie ochrony zdrowia A
9013 Analizy i oceny potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców A
9014 Analizy i oceny efektów realizowanych programów zdrowotnych A
9015 Plan zabezpieczenia medycznych działań ratowniczych A
902 Organizacja opieki zdrowotnej
9020 Rada oddziału wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia A
9021 Stan prawny i własnościowy zakładów opieki zdrowotnej A
9022 Rady społeczne zakładów opieki zdrowotnej A w tym powoływanie, materiały z prac rad
9023 Rozpatrywanie odwołań od uchwał rad społecznych A
9024 Nadzór nad placówkami opieki zdrowotnej BE10
9025 Analizowanie i ocenianie działalności zakładów opieki zdrowotnej A
9026 Zakłady opiekuńczo-lecznicze i pielęgnacyjno-opiekuńcze A
9027 Prywatna praktyka psychologiczna A
9028 Monitorowanie sytuacji sanitarno-epidemiologicznej A
903 Monitorowanie działalności w zakresie medycyny pracy A
904 Promocja zdrowia i edukacja zdrowotna
9040 Organizacja i realizacja działań w zakresie promocji zdrowia i edukacji zdrowotnej BE10
9041 Współdziałanie z różnymi jednostkami organizacyjnymi zajmującymi się promocją zdrowia i edukacją zdrowotną BE5
905 Doskonalenie zawodowe kadry służby zdrowia
9050 Kształcenie podyplomowe kadry służby zdrowia BE10
9051 Nadzór nad podmiotami uprawnionymi do prowadzenia staży podyplomowych BE10
9052 Finansowanie staży podyplomowych kadry służby zdrowia B10
906 Kierowanie pacjentów do placówek
9060 Kierowanie do zakładów opiekuńczo-leczniczych i pielęgnacyjno-opiekuńczych B5
9061 Kierowanie do placówek opieki psychiatrycznej BE5
907 Ochrona zdrowia
9070 Monitorowanie realizacji zadań w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów uzależnień i zakażeń A między innymi alkoholizm, narkomania, HIV/AIDS
9071 Badania w zakresie narkomanii BE10
9072 Współdziałanie z innymi podmiotami w zakresie zwalczania uzależnień BE5
91 Pomoc społeczna i polityka prorodzinna
910 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu pomocy społecznej i polityki prorodzinnej A
911 Programy i analizy w zakresie pomocy społecznej i polityki prorodzinnej
9110 Programy w zakresie pomocy społecznej i polityki prorodzinnej A
9111 Programy w zakresie przemocy w rodzinie A
9112 Udział w programach i projektach zewnętrznych A
9113 Analizowanie sytuacji w zakresie pomocy społecznej i polityki prorodzinnej A
912 Inspirowanie, wspieranie i prowadzenie działań na rzecz wyrównywania poziomu życia mieszkańców województwa
913 Koordynowanie świadczeń rodzinnych BE5
914 Kształcenie kadr w zakresie pomocy społecznej
9140 Organizacja kształcenia i szkolenia kadr BE5
9141 Posiedzenia Regionalnej Komisji Egzaminacyjnej A
9142 Przeprowadzanie egzaminów na specjalizację pierwszego stopnia BE50
9143 Rejestr dyplomów specjalizacji I stopnia BE50
915 Nadzór nad regionalnym ośrodkiem polityki społecznej A
916 Realizowanie zadań w zakresie pomocy społecznej i polityki prorodzinnej
9160 Bank danych o wolnych miejscach w placówkach opiekuńczo-wychowawczych BE5
9161 Placówki opiekuńczo-wychowawcze i ośrodki adopcyjno-opiekuńcze A w tym rejestr
9162 Zezwalanie na prowadzenie działalności w zakresie placówek zapewniających całodobową opiekę osobom niepełnosprawnym, przewlekle chorym lub w podeszłym wieku BE10 w tym cofanie zezwoleń
9163 Dotowanie działalności centrów integracji społecznej BE10
9164 Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego w zakresie świadczeń z funduszu alimentacyjnego BE10
9165 Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego BE5
92 Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych
920 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych A
921 Zagadnienia ogólne w zakresie rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych
9210 Programy i plany działania na rzecz osób niepełnosprawnych A
9211 Realizacja i monitorowanie programów na rzecz osób niepełnosprawnych A
922 Wojewódzka rada do spraw osób niepełnosprawnych A
923 Ośrodki prowadzące turnusy rehabilitacyjne dla osób niepełnosprawnych BE10 w tym rejestr
924 Dofinansowanie robót budowlanych w obiektach służących rehabilitacji niepełnosprawnych B10
925 Dofinansowanie zakładów pracy chronionej i aktywności zawodowej B10
926 Udzielanie pomocy zakładom pracy chronionej BE10

ZAŁĄCZNIK Nr  5

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT ORGANÓW ZESPOLONEJ ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE I URZĘDÓW OBSŁUGUJĄCYCH TE ORGANY

ZAŁĄCZNIK Nr  6

INSTRUKCJA ARCHIWALNA

SPIS TREŚCI:

Rozdział 1 Przepisy ogólne

Rozdział 2 Organizacja i zadania archiwum zakładowego

Rozdział 3 Lokal archiwum zakładowego

Rozdział 4 Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

Rozdział 5 Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

Rozdział 6 Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

Rozdział 7 Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

Rozdział 8 Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

Rozdział 9 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Rozdział 10 Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

Rozdział 11 Sprawozdawczość archiwum zakładowego

Załącznik do instrukcji

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 
Instrukcja archiwalna reguluje postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
§  2. 
1. 
Dokumentacja przekazywana i przechowywana w archiwum zakładowym musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.
2. 
Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
3. 
Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.
§  3. 
1. 
W systemie tradycyjnym dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu:
1)
sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, jak i środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;
2)
prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;
3)
prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;
4)
sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
5)
prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach archiwum;
6)
informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.
2. 
Narzędzia informatyczne mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli dane w postaci elektronicznej:
1)
są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;
2)
są zabezpieczone przed utratą co najmniej przez sporządzanie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy.
3. 
Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno co najmniej na dwóch różnych informatycznych nośnikach danych, tak aby podmiot stale dysponował co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.
4. 
Wymagania określone w ust. 2 uważa się za spełnione, jeśli dla podmiotu została opracowana i wdrożona polityka zarządzania bezpieczeństwem informacji, w której określono wymagania bezpieczeństwa zgodne z Polską Normą PN-ISO/IEC 27001:2007 lub nowszą.

Rozdział  2

Organizacja i zadania archiwum zakładowego

§  4. 
1. 
W podmiocie działa jedno archiwum zakładowe.
2. 
W urzędach obsługujących organy zespolonej administracji rządowej w województwie działają odrębne archiwa zakładowe, jeżeli nie są te organy obsługiwane przez urząd wojewódzki lub nie mają wspólnego z urzędem wojewódzkim systemu EZD.
3. 
Archiwum zakładowe jest komórką organizacyjną lub samodzielnym stanowiskiem pracy.
4. 
Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.
5. 
W systemie tradycyjnym archiwum zakładowe może posiadać filie.
6. 
Filie archiwum zakładowego tworzy odpowiednio sekretarz gminy, przewodniczący zarządu związku międzygminnego, sekretarz powiatu, sekretarz województwa, dyrektor generalny urzędu lub, w przypadku, o którym mowa w ust. 2, właściwy organ zespolonej administracji rządowej w województwie, określając zakres ich działania, przy uwzględnieniu że:
1)
w filiach materiały archiwalne przechowuje się nie dłużej niż dziesięć lat, a po tym okresie przekazuje się je do archiwum zakładowego;
2)
filie archiwum zakładowego stosują przepisy instrukcji odpowiednio.
7. 
Nadzór merytoryczny nad działalnością filii archiwum zakładowego sprawuje wyznaczony archiwista archiwum zakładowego.
8. 
Filie archiwum zakładowego przekazują do archiwum zakładowego kopie swoich środków ewidencyjnych dokumentacji, chyba że narzędzia informatyczne, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, umożliwiają wgląd do tych środków.
§  5. 
Do zadań archiwum zakładowego należy:
1)
przejmowanie dokumentacji:
a)
spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
b)
niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego,
c)
na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,
d)
elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD,
2)
przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
3)
przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
4)
porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
5)
udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
6)
wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
7)
przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,
8)
inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udziat w jej komisyjnym brakowaniu,
9)
przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udziat w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
10)
sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,
11)
doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych,

niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w systemie tradycyjnym.

Rozdział  3

Lokal archiwum zakładowego

§  6. 
W lokalu archiwum zakładowego do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej zapewnia się warunki do realizacji zadań archiwum zakładowego oraz zabezpieczenia przechowywanej w nim dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą; w szczególności lokal ten powinien:
1)
być usytuowany na poziomie budynku z odpowiednią wytrzymałością stropów;
2)
być suchy, zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;
3)
posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;
4)
być zabezpieczony przed włamaniem co najmniej przez wzmocnione drzwi z minimum dwoma zamkami, w tym jednym o skomplikowanym systemie otwierania, plombowane po zakończeniu pracy w danym dniu;
5)
być zabezpieczony przed pożarem co najmniej przez system wykrywania ognia i dymu oraz wyposażenie w gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;
6)
być zabezpieczony przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV;
7)
zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji, bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej;
8)
posiadać oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła.
§  7. 
1. 
Lokal archiwum zakładowego składa się ze stałego miejsca do pracy dla archiwisty, miejsc do korzystania z dokumentacji oraz pomieszczeń magazynowych, przy czym stałe miejsce do pracy dla archiwisty oraz miejsca do korzystania z dokumentacji nie mogą znajdować się w pomieszczeniach magazynowych.
2. 
W szczególnie uzasadnionych przypadkach, w drodze poroz