Obowiązek sporządzania sprawozdań wynika z art. 30a ust. 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (tekst jedn.: z 2006 r. Nr 97, poz. 674). Obliguje on organ prowadzący szkołę będący jednostką samorządu terytorialnego do sporządzania sprawozdań do 10 lutego każdego roku.
W dokumencie tym uwzględnione muszą zostać także kwoty tzw. czternastek, czyli jednorazowego dodatku uzupełniającego wypłacanego nauczycielom w przypadku nieosiągnięcia wysokości średnich wynagrodzeń w danym roku.
Sprawozdanie sporządza się według wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35) i przekazuje, w terminie 7 dni od jego sporządzenia, regionalnej izbie obrachunkowej, a także organowi stanowiącemu tej jednostki samorządu terytorialnego, dyrektorom szkół prowadzonych przez tę jednostkę oraz związkom zawodowym zrzeszającym nauczycieli.