Czy szkoła publiczna dla młodzieży ponadgimnazjalnej, posiadająca składnicę akt jest zobowiązana do opracowania instrukcji archiwalnej?
Według mojej opinii, jeżeli dana jednostka prowadzi składnicę akt i została opracowana i wdrożona instrukcja organizacji i zakresu działania składnicy akt, to nie ma potrzeby opracowywania instrukcji archiwalnej, która nie jest czym innym, jak instrukcją organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.
W art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.) – dalej u.n.z.a., zostało określone, że archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. Natomiast, jak wynika z art. 36 u.n.z.a., w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych innych niż określone w art. 33 u.n.z.a., powstałą w nich i powstającą dokumentację, niemającą już zastosowania w ich działalności, gromadzi się w składnicach akt. Dokumentacja wytworzona w toku działalności poszczególnych jednostek może być bardzo zróżnicowana. Do podstawowego kryterium podziału dokumentacji zaliczamy wartość archiwalną dokumentacji. Stosując kryterium wartości archiwalnej dokumentacji oraz jej przydatności do celów praktycznych, dzielimy całą dokumentację na dwie kategorie, a mianowicie materiały archiwalne oznaczane symbolem "A" i dokumentację niearchiwalną oznaczaną symbolem "B". Jednostki wytwarzające materiały archiwalne zobowiązane są do prowadzenia archiwum zakładowego, natomiast te, które wytwarzają tylko dokumentację niearchiwalną prowadzą składnice akt. Organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym określa instrukcja archiwalna. Natomiast sposób prowadzenia, gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów w składnicy akt powinna określać instrukcja składnicy akt. W związku z powyższym uważam, że jeżeli w danej jednostce została opracowana i wdrożona instrukcja organizacji i zakresu działania składnicy akt, to nie ma potrzeby opracowywania instrukcji archiwalnej, która nie jest czym innym, jak instrukcją organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

Krzysztof Lodziński