Dzięki ogromnym kwotom z dotacji Unii Europejskiej firmy i instytucje publiczne rozpisują coraz więcej przetargów na zakup i wdrożenie nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych. Jak podaje najnowszy raport PressInfo, w pierwszym kwartale odnotowano ponad trzy tysiące wyników zamówień publicznych w branży IT. W styczniu stanowiły one 43% wszystkich przetargów, w lutym 28%, a w marcu 30%. Kwoty na inwestycje w narzędzia technologiczne sięgają nawet setek milionów złotych. Znaczna cześć sektora zamówień publicznych należy do branży edukacyjnej. 

Uczymy się na błędach, ale tylko na własnych
Analiza przeprowadzonych przetargów wskazuje na ciągłe powielanie tych samych błędów, które budżety publiczne odczuwają przez wiele lat. Warto przyjrzeć się przyczynom powstających nieprawidłowości, które mogą pogrążyć nawet najlepiej funkcjonujące instytucje. Najczęściej okazuje się, że podstawy źle przeprowadzanych zamówień publicznych leżą już w fazie projektowej. Urzędnikom brakuje fachowej wiedzy, a ich kompetencje zarówno z dziedziny informatyki, jaki i prawa są dalekie od tych wymaganych przy rozpisywaniu zamówień na narzędzia IT. Same przepisy również pozostawiają wiele do życzenia. Nie są w dostatecznym stopniu sprecyzowane, przez co pozwalają na powstawanie luk w formułowaniu zamówień publicznych. Wspomniane luki często służą do ominięcia niewygodnych zapisów, przyzwalając na nieuczciwą konkurencję.
Skutkiem rozstrzygania nieprawidłowo skonstruowanych zamówień publicznych jest zatrzymanie rozwoju rynku nowych technologii poprzez monopolizację oraz groźne i niestety powszechne na polskim rynku zjawisko vendor loc-in (uzależnienie od jednego dostawcy), które wyraźnie widoczne jest w przetargach konstruowanych przez samorządowe instytucje oświatowe. 
– Efektem zjawiska są przede wszystkim rosnące koszty i brak możliwości dokonania wolnego wyboru oraz negocjowania cen i warunków zakupu. Dodatki, aktualizacje jak również nowe moduły, które są niezbędne w każdym systemie, mogą być przygotowane i sprzedawane tylko przez jednego producenta. Tym samym kolejne przetargi zostają zamknięte technologicznie dla innych dostawców i organizuje się je jedynie na pokaz. Natomiast rozwiązanie w postaci wprowadzania zupełnie nowego systemu i sprzętu jest zbyt kosztowne – mówi Marcin Kempka, ekspert z dziedziny nowych technologii, prezes firmy Librus.

Przykład płynie z zachodu
Problem vendor loc-in dotyczy wszystkich państw, w których następuje rozwój w dziedzinie nowoczesnych technologii. Walkę z monopolizacją rynku IT toczą od dawna nasi zachodni sąsiedzi, jednocześnie udowadniając, że niwelowanie nieuczciwej konkurencji jest realne. Modelowym rozwiązaniem, od którego rozpoczynane są prace nad wdrożeniem nowego projektu na narzędzia teleinformatyczne, jest przeprowadzenie analizy kosztów. Wytycza ona rzeczywistą drogę dotarcia do określonych założeń oraz wyznacza stopień opłacalności projektu. Może być rozpisana na wiele lat, dzięki czemu wyraźnie widać, jakie kroki i w jakim czasie należy podjąć, aby koszty zostały zoptymalizowane. Wymaga to jednak specjalistycznej wiedzy. Ponadto wiele państw dąży do całkowitej cyfryzacji publicznych systemów, w tym oświaty. 
@page_break@ 

Doskonałym przykładem może być Korea Południowa, która zapowiedziała, że do 2015 roku wszystkie szkoły będą pracować w chmurze.  Rozwiązania w chmurze, zwane również cloud computing  (z j. angielskiego) nie wymagają własnych serwerów ani wyspecjalizowanych urządzeń co znacząco obniża koszty przetargów. W praktyce polega to na korzystaniu z aplikacji, zainstalowanej na serwerach dostawcy usługi, do której można zalogować się z dowolnej wyszukiwarki. W zależności o rodzaju umowy płaci się roczny abonament lub kwotę naliczaną od ilości godzin „spędzonych w programie”. Pliki przechowywane są na serwerach dostawcy usługi. - Poprzez „wynajęcie” oprogramowania instytucja nie ponosi kosztów utrzymania sprzętu, zakupu licencji czy rozbudowy infrastruktury informatycznej, przez co może prowadzić do oszczędności kwoty rzędu nawet milionów złotych. Umowy podpisywane są zazwyczaj na krótkie terminy, dzięki czemu klient może zrezygnować z abonamentu i pobrać swoje dokumenty, nie ponosząc przy tym żadnych konsekwencji finansowych  – dodaje Marcin Kempka. Firmy oferujące rozwiązanie oparte o cloud computing gwarantują pełne bezpieczeństwo przechowywanych danych, ponieważ perspektywa kar wymusza na dostawcach bardzo wysoką jakość i profesjonalizm oferowanych usług.
Na wyższej uczelni New Colleg Durham z północnej Anglii studenci mogą korzystać z systemów, do których bez zastosowania chmury nie mieliby dostępu ze względu na wymagania sprzętowe oraz wysokie ceny drogich aplikacji i programów. Wzorem może być również szkoła w hrabstwie Pike w stanie Kentucky, która dzięki zastosowaniu przetwarzania danych na serwerze usługodawcy nie musi wymieniać ponad 12-letniego sprzętu.

Vendor loc-in po polsku
Choć daleko nam jeszcze do poziomu, jaki wypracowały państwa zachodnie, to warto zaznaczyć, że w Polsce coraz częściej stosowane są dobre praktyki chroniące między innymi przed vendor lock-in. Za przykład może posłużyć nam pierwszy nieograniczony przetarg na zintegrowany system edukacyjny (e-dziennik, e-sekretariat, e-świadectwa) funkcjonujący w chmurze komputerowej. Został on ogłoszony w Słupsku w 2011 roku i obejmował 28 szkół. W samym województwie mazowieckim z tego rodzaju rozwiązania korzysta ponad 300 szkół, co w przeliczeniu na pieniądze daję oszczędności rzędu milionów złotych. Warto zwrócić również uwagę na fakt, że zamówienia nieprzekraczające kwoty 50 tys. złotych nie są klasyfikowane do przetargów. Ponieważ rozwiązania w chmurze często oscylują poniżej tej kwoty, instytucje oświatowe mają w znacznym stopniu ułatwioną procedurę prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, co również obniża koszty całej operacji zakupu. W wielu miastach szkoły same decydują o konieczności zamówienia danej usługi. Tak jest na przykład w Łodzi, w której w większości szkół dominuje model outsourcingowy na e-dzienniki, czy platformy e-learningowe. Niestety to wciąż za mało, aby mówić o uczciwej konkurencji w branży IT. Póki organy odpowiedzialne za przepisy nie wprowadzą przejrzystych zasad warto wyciągać wnioski z przykładów zachodnich sąsiadów, nielicznych własnych i wzorować się na najlepszych. Problemu nieuczciwej konkurencji z pewnością nie wyeliminujemy z konstruowania zamówień publicznych. Jednak trzeba podjąć starania, by minimalizować ryzyko marnotrawienia pieniędzy publicznych.