Tematykę zbierania danych osobowych w procesie rekrutacyjnym reguluje Kodeks pracy i ustawa o ochronie danych osobowych. Kodeks pracy w art. 221 zakreśla upoważnienie do żądania podania przez kandydata danych takich jak: imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie oraz przebieg zatrudnienia. Wszelkie pytania zadawane podczas rekrutacji powinny być związane z pracą i profilem zawodowym kandydata na pracownika. Kandydat jest uprawniony do odmowy odpowiedzi na pytania, które naruszają jego prywatność.
Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt. 10 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym, prawo do uzyskania informacji o niekaralności przysługuje pracodawcy, jeśli jest to niezbędne do zatrudnienia pracownika na stanowisku, co do którego istnieje wymóg niekaralności. Jeśli więc stanowisko pracy nie jest objęte powyższym wymogiem (dotyczy to zdecydowanej większości stanowisk pracy w sektorze prywatnym), weryfikacja przeszłości kryminalnej kandydata jest zabroniona.
[-DOKUMENT_HTML-]
Kandydat może natomiast dobrowolnie z własnej inicjatywy przedstawić potencjalnemu pracodawcy zaświadczenie o niekaralności. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, jest on wtedy obowiązany wyrazić na piśmie zgodę na przetwarzanie danych zawartych w zaświadczeniu o niekaralności.
Żądanie i weryfikowanie przez pracodawcę z jego własnej inicjatywy przeszłości kryminalnej kandydata na pracownika, w przypadku braku umocowania ustawowego lub przetwarzanie danych kandydata zawartych w zaświadczeniu o niekaralności bez jego zgody, kwalifikuje się jako naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych. W związku z powyższym, pracodawca aby nie narażać się na sankcje, winien stosować się do wymogów stawianych przez przepisy prawa.
Autor: Krystian Stanasiuk, LL.M., radca prawny, partner w Kancelarii Taylor Wessing w Warszawie