Decyzja 2018/1427 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1427

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ²  dotyczące rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2016 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 20 lutego 2018 r. w sprawie udzielenia Agencji absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2016 (05941/2018 - C8-0059/2018),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 168/2007 z dnia 15 lutego 2007 r. ustanawiające Agencję Praw Podstawowych Unii Europejskiej ⁴ , w szczególności jego art. 21,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁵ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0093/2018),

1. udziela dyrektorowi Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2016;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Antonio TAJANI	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1428

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0093/2018),

A. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium podkreśla szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii poprzez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażanie koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;

B. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ⁶  ostateczny budżet Europejskiej Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej (zwanej dalej "Agencją") na rok budżetowy 2016 wyniósł 21 603 000 EUR, co w przybliżeniu stanowi tę samą kwotę co w 2015 r.; mając na uwadze, że budżet Agencji pochodzi prawie wyłącznie z budżetu Unii;

C. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. z zadowoleniem odnotowuje, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w roku budżetowym 2016 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 100 %, tak jak w poprzednim roku, natomiast wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 73,21 %, co stanowi wzrost o 1,59 % w porównaniu z rokiem poprzednim; stwierdza, że wysoki ogólny poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, świadczył o terminowości zaciągania zobowiązań;

Zobowiązania i przeniesienia

2. zauważa, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału kwota środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych na 2017 r. w tytule III (wydatki operacyjne) znów była wysoka i wyniosła 5 200 000 EUR (68 %) w porównaniu z kwotą 5 700 000 EUR (70 %) w roku poprzednim; odnotowuje, że według Trybunału przeniesienia te wynikają głównie z charakteru działań Agencji, które obejmują finansowanie badań trwających wiele miesięcy, często wykraczających poza koniec roku;

3. zauważa, że wskaźnik wykorzystania środków przeniesionych z 2015 na 2016 r. wyniósł 96,73 %, co oznacza, że stopa anulowania pozostała na niskim poziomie 3,27 %;

4. zauważa, że przeniesienia są często częściowo lub całkowicie uzasadnione wieloletnim charakterem programów operacyjnych agencji, niekoniecznie oznaczają niedociągnięcia w planowaniu i wykonaniu budżetu oraz nie zawsze są sprzeczne z zasadą jednoroczności budżetu, zwłaszcza jeżeli są planowane przez Agencję z wyprzedzeniem i przedstawiane Trybunałowi;

Przesunięcia

5. zwraca uwagę na fakt, że w 2016 r. przedstawiono zarządowi do zatwierdzenia jedno przesunięcie budżetowe, a całkowita kwota przesunięć między tytułami wynikająca z tych przesunięć wyniosła 297 714 EUR; odnotowuje ponadto, że przesunięcia te były związane głównie z realokacją nadwyżki w wydatkach administracyjnych do projektów operacyjnych; z zadowoleniem zauważa, że poziom i charakter przesunięć w 2016 r. nie wykroczył poza ramy określone w przepisach finansowych;

Polityka kadrowa

6. stwierdza, że według Agencji plan zatrudnienia został zwiększony przez dodanie dwóch nowych stanowisk administratorów w dziedzinie migracji, integracji i ochrony uchodźców oraz że jedno stanowisko asystenta zostało zlikwidowane zgodnie z wymogiem ograniczenia liczby pracowników o 5 %; zauważa jednak, że Agencja zwiększyła liczbę stanowisk pracowników kontraktowych o cztery stanowiska;

7. zauważa na podstawie planu zatrudnienia, że na dzień 31 grudnia 2016 r. obsadzonych było 70 stanowisk tymczasowych (z 74 stanowisk zatwierdzonych w ramach budżetu Unii); zauważa ponadto, że w 2016 r. Agencja zatrudniała 9 oddelegowanych ekspertów krajowych i 30 pracowników kontraktowych;

8. zauważa, że 49,3 % pracowników tymczasowych zatrudnionych w Agencji to kobiety, a 50,7 % to mężczyźni; wyraża jednak ubolewanie z powodu dużej nierównowagi na sześciu wyższych stanowiskach kierowniczych Agencji, gdzie stosunek liczby kobiet do liczby mężczyzn wynosi 1: 5; wzywa Agencję, by dążyła do osiągnięcia bardziej zrównoważonego pod względem płci składu personelu na wyższych stanowiskach;

9. zauważa, że w 2016 r. pracownicy Agencji przebywali na zwolnieniu chorobowym średnio przez 9,2 dnia, a 97 spośród 109 pracowników skorzystało z co najmniej jednego dnia urlopu chorobowego; zauważa, że Agencja zorganizowała spotkanie wyjazdowe pracowników i że wspiera inne działania związane z dobrostanem; wzywa Agencję do konsultowania się ze służbą medyczną w celu ustalenia, w jaki sposób zmniejszyć nieobecności w pracy związane ze zwolnieniem chorobowym;

10. zauważa z zadowoleniem, że Agencja inwestuje w ochronę godności osoby i zapobieganie molestowaniu psychicznemu i seksualnemu oraz że zorganizowała dwie sesje szkoleniowe dla nowych pracowników i szkolenia utrwalające wiedzę dla pozostałych pracowników; zauważa z zadowoleniem, że zaufani doradcy utrzymywali widoczną obecność, a kadra zarządzająca wielokrotnie przypominała pracownikom o tej polityce i sieci współpracy;

11. odnotowuje, że Agencja nie przechowuje żadnych danych statystycznych dotyczących przypadków zgłaszanych zaufanym doradcom, ale w 2016 r. nie zgłoszono przypadków molestowania, nie wszczynano w ich sprawie dochodzeń ani nie składano skarg sądowych;

12. zauważa, że Agencja nie posiada żadnych pojazdów służbowych;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi, przejrzystość i demokracja

13. stwierdza, że według Agencji poza regulaminem pracowniczym wprowadziła ona dla swoich pracowników praktyczny przewodnik w sprawie zarządzania konfliktami interesów i zapobiegania im, który zawiera szeroki zbiór informacji i porad w różnych kwestiach; ponadto zwraca uwagę, że Agencja regularnie przeprowadza obowiązkowe szkolenia dla swoich pracowników na temat etyki i uczciwości zawodowej, a także publikuje życiorysy i deklaracje interesów wszystkich aktywnych członków zarządu i komitetu naukowego, jak również jego zespołu kierowniczego;

14. odnotowuje, że w ramach polityki zarządzania konfliktami interesów i zapobiegania im Agencja stosuje kodeks dobrego postępowania administracyjnego, a także przeprowadza weryfikację interesów finansowych zadeklarowanych przez członków kierownictwa, zarządu i komitetu naukowego, a odnośne deklaracje publikuje na swojej stronie internetowej;

15. zauważa, że protokoły posiedzeń Zarządu są publikowane na stronie internetowej Agencji;

16. odnotowuje, że Agencja wprowadziła szereg narzędzi służących ochronie pracowników w ogólności, a szczególnie sygnalistów; stwierdza, że Agencja stosuje przez analogię wytyczne Komisji Europejskiej dotyczące sygnalizowania nieprawidłowości na podstawie decyzji rady wykonawczej nr 2012/04;

17. z zadowoleniem odnotowuje, że według Agencji w związku ze strategią zwalczania nadużyć finansowych przeprowadzono szczegółową ocenę ryzyka nadużyć finansowych, w wyniku której opracowano plan działania, który został w pełni wdrożony i jest stale monitorowany; zauważa z zadowoleniem, że Agencja osiągnęła znaczne postępy w zwiększaniu świadomości, przygotowując i przeprowadzając wewnętrzne szkolenia na temat zapobiegania nadużyciom finansowym w oparciu o materiały dostarczone przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF);

18. z zadowoleniem przyjmuje ujęcie w rocznym sprawozdaniu z działalności Agencji za 2016 r. punktu na temat przejrzystości, rozliczalności i uczciwości;

19. zauważa, że w 2016 r. Agencja otrzymała 20 wniosków o dostęp do dokumentów oraz przyznała pełny dostęp do 22 dokumentów, częściowy dostęp do 120 dokumentów i odmówiła dostępu do 68 dokumentów ze względu na "ochronę prywatności i integralności jednostki" oraz "ochronę interesów handlowych"; oczekuje, że Agencja, podejmując decyzję o ograniczeniu dostępu do dokumentów ze względu na ochronę interesów handlowych, również z powagą potraktuje interesy obywateli i zobowiązanie Unii do większej przejrzystości, uwzględniając wszystkie właściwe zasady i przepisy;

20. zauważa, że w przypadku siedmiu z odrzuconych wniosków o dostęp do dokumentów sprawy były przedmiotem wniosku potwierdzającego, po którym częściowy dostęp przyznano w odniesieniu do czterech wniosków;

Główne osiągnięcia

21. z zadowoleniem przyjmuje trzy główne osiągnięcia wskazane przez Agencję w 2016 r., a mianowicie:

- zorganizowała Forum Praw Podstawowych - największe organizowane przez Agencję wydarzenie, które zgromadziło ponad 700 uczestników na cztery dni dyskusji na temat powiązań między trzema tematami: integracją, ochroną uchodźców i erą cyfrową,

- przedstawiła sześć opinii prawnych, aby pomóc Parlamentowi w opracowaniu stanowisk w sprawie aktów prawnych lub strategii politycznych,

- zgodnie ze swoim strategicznym priorytetem, polegającym na opracowaniu terminowych i ukierunkowanych reakcji na sytuacje kryzysowe w zakresie praw podstawowych, Agencja opublikowała comiesięczne sprawozdania na temat sytuacji w państwach członkowskich, które zostały najbardziej dotknięte kryzysem uchodźczym, oraz oddelegowała do Grecji ekspertów, żeby zapewnić unijnym i lokalnym podmiotom działającym w terenie fachową wiedzę o prawach podstawowych;

Kontrole wewnętrzne

22. odnotowuje, że w 2016 r. Agencja przewidziała szereg środków mających na celu poprawę skutecznego wdrożenia standardu kontroli wewnętrznej (ICS) nr 5 "Cele, wskaźniki wykonania", ICS nr 11 "Zarządzanie dokumentami" oraz ICS "Ciągłość działania"; zauważa, że do końca roku sprawozdawczego środki te były podejmowane i stopniowo wdrażane;

23. zauważa, że w grudniu 2016 r. przeprowadzono wewnętrzną analizę rozbieżności w celu przedstawienia szczegółowej oceny poziomu zgodności ICS; zauważa z zadowoleniem, że Agencja określiła poziom wdrożenia zbliżony do pełnego przestrzegania przepisów oraz że założono, iż dodatkowe środki zostaną w pełni wdrożone do końca 2017 r; wzywa Agencję, by powiadomiła organ udzielający absolutorium o wdrożeniu tych środków;

24. zauważa, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału formalne delegacje i subdelegacje udzielane przez urzędników zatwierdzających (delegowanych) nie zawsze były zgodne z uprawnieniami do zatwierdzania transakcji w systemie obiegu dokumentów ABAC; odnotowuje, że zdaniem Agencji błąd skorygowano i wprowadzono środki, aby zapewnić ujęcie w ABAC wyłącznie ważnych delegacji;

Audyt wewnętrzny

25. z zadowoleniem odnotowuje, że na koniec okresu sprawozdawczego wyniki kontroli ex post nie wykazały żadnych kwot do odzyskania;

26. zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji (IAS) zamknęła ostatnie otwarte zalecenie przedstawione w trakcie kontroli zarządzania zasobami ludzkimi, a w 2016 r. nie przeprowadzono kontroli Służby Audytu Wewnętrznego;

27. zauważa z zadowoleniem, że dla zapewnienia opłacalnego i przyjaznego dla środowiska miejsca pracy oraz ograniczenia lub zrównoważenia emisji CO₂ Agencja pracuje nad poprawą swojego wpływu na środowisko dzięki zainstalowaniu przyjaznego dla środowiska systemu chłodzenia centrum danych, który usprawni system ogrzewania i przyczyni się do zmniejszenia zużycia energii, zawarciu umów z alternatywnym dostawcą energii elektrycznej wykorzystującym odnawialne źródła energii, dzięki promowaniu alternatywnych sposobów dojazdu pracowników do pracy poprzez zapewnienie parkingów rowerowych, dzięki wspieraniu i wdrażaniu ekologicznych zamówień publicznych w niektórych procedurach przetargowych, takich jak zamówienia na sprzęt ICT i usługi sprzątania, dzięki wspieraniu recyklingu i wykorzystania papieru z makulatury oraz innych materiałów pochodzących z recyklingu, a także dzięki wprowadzeniu oświetlenia w technologii LED;

28. zauważa, że Agencja dostrzega ryzyko finansowe związane z brexitem, ponieważ potencjalna utrata zasobów finansowych może mieć wpływ na działalność operacyjną Agencji; zauważa, że Agencja mogłaby ewentualnie zmniejszyć skutki tych strat finansowych, skoro jej operacyjna działalność badawcza nie będzie obejmowała Zjednoczonego Królestwa; zauważa jednak, że zakłada się, iż strata finansowa będzie wyższa niż oszczędności wynikające z ograniczenia działalności badawczej;

29. zauważa, że Agencja dostrzega ryzyko operacyjne związane z brexitem i wynikające z niego potencjalne ograniczenie konkurencji, ponieważ szereg operacyjnych zleceniobiorców ma siedzibę w Zjednoczonym Królestwie, oraz utratę wykwalifikowanych pracowników będących obywatelami brytyjskimi; wzywa Agencję do ścisłej współpracy z Komisją przy negocjacjach w sprawie brexitu, tak aby odpowiednio przygotować się na zminimalizowanie wszelkich jego ewentualnych negatywnych skutków operacyjnych lub finansowych;

30. wskazuje na opracowanie sześciu opinii prawnych mających wspomóc Parlament w przyjęciu stanowiska w sprawie wniosków lub środków ustawodawczych, przy czym cztery z tych opinii dotyczyły trwającego przeglądu wspólnego europejskiego systemu azylowego;

31. wyraża zadowolenie, że Agencja kontynuowała badania na temat sytuacji Romów w Unii; w związku z tym ze szczególnym zadowoleniem przyjmuje opublikowanie drugiego badania UE na temat mniejszości i dyskryminacji, w ramach którego zgromadzono informacje o niemal 34 tys. osób żyjących w romskich gospodarstwach domowych w dziewięciu państwach członkowskich, pochodzące z blisko 8 tys. bezpośrednich wywiadów z Romami;

32. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 18 kwietnia 2018 r. ⁷  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 417 z 6.12.2017, s. 228.

2 Zob. przypis 1.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 53 z 22.2.2007, s. 1.

5 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

6 Dz.U. C 230 z 24.6.2016, s. 1.

7 Teksty przyjęte, P8_TA(2018)0133 (zob. s. 393 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2018.248.332
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2018/1427 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej za rok budżetowy 2016
• Data aktu: 18/04/2018
• Data ogłoszenia: 03/10/2018