Ogłoszenie o konkursie otwartym EPSO/AST-SC/03/15 - Pracownik sekretariatu/Pracownik biurowy (SC1 i SC2) w następujących dziedzinach: 1. Wsparcie administracyjne; 2. Wsparcie finansowe; 3. Obsługa sekretariatu.

OGŁOSZENIE O KONKURSIE OTWARTYM

EPSO/AST-SC/03/15

Pracownik sekretariatu/Pracownik biurowy (SC1 i SC2) w następujących dziedzinach:

1. Wsparcie administracyjne;

2. Wsparcie finansowe;

3. Obsługa sekretariatu ¹

(2015/C 003 A/01)

(Dz.U.UE C z dnia 8 stycznia 2015 r.)

Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO) organizuje konkurs otwarty w formie egzaminów w celu stworzenia list rezerwowych wykorzystywanych przy zatrudnianiu urzędników na stanowiska "pracowników sekretariatu" i "pracowników biurowych" ^* w instytucjach Unii Europejskiej.

Przed zgłoszeniem kandydatury należy dokładnie zapoznać się z ogólnymi zasadami mającymi zastosowanie do konkursów otwartych opublikowanymi w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej C 60 A z dnia 1 marca 2014 r., a także na stronie internetowej EPSO. Zasady te stanowią integralną część ogłoszenia o konkursie.

SPIS TREŚCI

I. INFORMACJE OGÓLNE

II. ZAKRES OBOWIĄZKÓW

III. WARUNKI UDZIAŁU W KONKURSIE

IV. TESTY WSTĘPNE

V. OCENA ZINTEGROWANA

VI. WERYFIKACJA DANYCH DOSTARCZONYCH PRZEZ KANDYDATÓW

VII. LISTY REZERWOWE

ZAŁĄCZNIK I: DZIEDZINA 1. WSPARCIE ADMINISTRACYJNE

ZAŁĄCZNIK II: DZIEDZINA 2. WSPARCIE FINANSOWE

ZAŁĄCZNIK III: DZIEDZINA 3. OBSŁUGA SEKRETARIATU

I.

 INFORMACJE OGÓLNE

1. Liczba laureatów w poszczególnych dziedzinach i poszczególnych grupach zaszeregowania		Grupa zaszeregowania SC 1	Grupa zaszeregowania SC 2
	Dziedzina 1	104	35
	Dziedzina 2	80	30
	Dziedzina 3	147	99
	Powyższe wartości to całkowita liczba laureatów dla wszystkich instytucji razem. Należy mieć na uwadze, że nabór na stanowiska kategorii SC 2 prowadzony jest głównie przez instytucje mieszczące się w Luksemburgu.
2. Uwagi	Niniejsze ogłoszenie o konkursie dotyczy naboru na stanowiska w trzech dziedzinach, a w każdej z tych dziedzin - w dwóch grupach zaszeregowania. Ze względu na ograniczenia budżetowe i administracyjne oraz w interesie służby, który wymaga dostępu do listy rezerwowej kandydatów wyspecjalizowanych i niezwłocznie zdolnych do wykonywania obowiązków, kandydaci mogą zgłosić się do konkursu tylko w jednej dziedzinie i do jednej z grup zaszeregowania. Wyboru należy dokonać w momencie rejestracji elektronicznej. Po zatwierdzeniu i przesłaniu formularza zgłoszeniowego drogą elektroniczną nie ma możliwości zmiany dziedziny. Jednakże, jeśli w wybranej dziedzinie kandydat - zgłosił się do konkursu w grupie SC 2, oraz - osiągnął w testach wstępnych (zob. pkt IV) jeden z najlepszych wyników umożliwiający mu udział w następnym etapie konkursu, ale - nie spełnia warunków udziału w konkursie na stanowiska z grupy SC 2, lecz spełnia warunki udziału w konkursie na stanowiska z grupy SC 1, komisja konkursowa może, za zgodą kandydata, przenieść jego zgłoszenie do konkursu na stanowisko w grupie SC 1 2 . W takim przypadku wyniki kandydata zostaną porównane z wynikami kandydatów w grupie SC 1. Nazwiska kandydatów, którzy otrzymali najlepsze wyniki w testach wstępnych na stanowiska w tej grupie zaszeregowania, zostaną dołączone do listy kandydatów dla grupy SC 1 zaproszonych do etapu oceny zintegrowanej. Przeniesienia dokonuje się przed zaproszeniem do testów oceny zintegrowanej i na podstawie informacji podanych przez kandydata w elektronicznym formularzu zgłoszeniowym. Kandydatom, którzy nie uzyskali najlepszych wyników w konkursie na stanowiska w grupie SC 2 w poszczególnych dziedzinach, nie będzie przysługiwać możliwość przeniesienia zgłoszenia do konkursu na stanowiska grupy SC 1.
3. Jak zgłosić się do konkursu	Należy zgłosić się drogą elektroniczną zgodnie z procedurą opisaną na stronie internetowej EPSO, a zwłaszcza w rozdziale "Jak się zapisać" (ang. How to apply, fr. Mode d'emploi de l'inscription, niem. Wie kann ich mich bewerben?). Termin zgłaszania kandydatur (z zatwierdzeniem włącznie): 17 lutego 2015 r., godzina 12 (w południe) czasu obowiązującego w Brukseli.

II.

 ZAKRES OBOWIĄZKÓW

Pracownicy sekretariatu i pracownicy biurowi (grupa funkcyjna AST SC) wykonują zadania biurowe i z zakresu obsługi sekretariatu, zarządzania biurem i inne równoważne zadania wymagające pewnej samodzielności.

Opis zadań powierzanych pracownikom na stanowiskach w poszczególnych dziedzinach zawarto w załącznikach.

III.

 WARUNKI UDZIAŁU W KONKURSIE

W momencie upływu terminu zgłoszeń drogą elektroniczną kandydat musi spełniać wszystkie następujące warunki ogólne i szczegółowe:

1. Warunki ogólne
a) posiadanie obywatelstwa jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej;
b) korzystanie z pełni praw obywatelskich;
c) uregulowany stosunek do służby wojskowej;
d) posiadanie odpowiednich cech charakteru niezbędnych do wykonywania przyszłych obowiązków.
2. Warunki szczegółowe
2.1.	Kwalifikacje 3
	Zob. załączniki.
2.2.	Doświadczenie zawodowe
	Zob. załączniki.
2.3.	Znajomość języków 4
Język 1	Język główny (minimalny wymagany poziom: C1)
	biegła znajomość jednego z języków urzędowych Unii Europejskiej.
Język 2	Drugi język, obowiązkowo inny niż język 1 (minimalny wymagany poziom: B2)
	zadowalająca znajomość języka angielskiego, francuskiego lub niemieckiego.
	W świetle wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (wielka izba) w sprawie C-566/ 10 P, Republika Włoska przeciwko Komisji, instytucje UE pragną uzasadnić powody ograniczenia w niniejszym konkursie wyboru drugiego języka do mniejszej liczby języków urzędowych UE.
	W związku z tym niniejszym informujemy kandydatów, że możliwości wyboru drugiego języka w ramach niniejszego konkursu zostały określone zgodnie z interesem służby, który wymaga, aby nowo zatrudnione osoby były niezwłocznie zdolne do wykonywania obowiązków i do skutecznej komunikacji w codziennej pracy. W przeciwnym razie wydajność pracy w instytucjach poważnie by ucierpiała.
	Zgodnie z długoletnią praktyką dotyczącą komunikacji wewnętrznej w instytucjach UE, a także z uwagi na potrzeby służb w zakresie komunikacji zewnętrznej i prowadzenia dokumentacji, językami najpowszechniej wykorzystywanymi są angielski, francuski i niemiecki. Ponadto angielski, francuski i niemiecki są językami obcymi najbardziej rozpowszechnionymi w Unii Europejskiej i najczęściej wybieranymi przez uczniów i studentów jako pierwszy język obcy. Taka sytuacja odzwierciedla obecne standardy edukacyjne i zawodowe, na podstawie których od kandydatów na stanowiska w Unii Europejskiej można oczekiwać znajomości przynajmniej jednego z tych trzech języków. W związku z tym, uwzględniając interes służby oraz potrzeby i wiedzę kandydatów, a także dziedzinę niniejszego konkursu, uzasadnione jest przeprowadzenie testów w trzech wspomnianych językach. Ma to zagwarantować, że wszyscy kandydaci, niezależnie od tego, który z języków urzędowych jest ich językiem pierwszym, będą władać przynajmniej jednym ze wspomnianych trzech języków urzędowych na poziomie umożliwiającym wykonywanie obowiązków służbowych. Przeprowadzane w taki sposób testy szczególnych kompetencji kandydatów umożliwiają instytucjom dokonanie oceny zdolności kandydatów do bezzwłocznego wykonywania zadań w środowisku, które jest bardzo zbliżone do prawdziwego środowiska pracy.
	Z tych samych względów należy ograniczyć liczbę języków wykorzystywanych w komunikacji między kandydatami a instytucją, w tym języków, w których przygotowuje się zgłoszenie elektroniczne. Ponadto wymóg ten zapewnia jednolitość przy porównywaniu kandydatów i sprawdzaniu informacji, które zamieścili oni w swoich zgłoszeniach.
	Ponadto zgodnie z zasadą równego traktowania wszyscy kandydaci, nawet ci, dla których jeden z trzech języków urzędowych jest ich pierwszym językiem, mają obowiązek przystąpienia do niektórych testów w swoim drugim języku, wybranym spośród trzech wskazanych.
	Powyższe pozostaje bez uszczerbku dla możliwości odbywania w późniejszym terminie szkoleń językowych w celu osiągnięcia zdolności do pracy w trzecim języku, zgodnie z art. 45 ust. 2 regulaminu pracowniczego.

IV.

 TESTY WSTĘPNE

Testy wstępne z użyciem komputera przeprowadzane są przez EPSO. Komisja konkursowa określa poziom trudności testów wymienionych w poniższej tabeli (pkt 2) i zatwierdza ich treść na podstawie propozycji EPSO.

1. Zaproszenie	Do udziału w testach zostaną zaproszeni kandydaci, którzy dokonali zgłoszenia w terminie (zob. część I pkt 3).
	Uwaga:
	1. Zatwierdzając zgłoszenie, kandydat oświadcza, że spełnia warunki ogólne i szczegółowe określone w części III.
	2. Aby wziąć udział w testach, należy zarezerwować termin; rezerwacji tej należy koniecznie dokonać w terminie wskazanym za pośrednictwem konta EPSO.
2. Rodzaj testów i punktacja	Zestaw testów składających się z pytań wielokrotnego wyboru mających na celu ocenę ogólnych umiejętności i kompetencji kandydata w zakresie:
Test a)	Rozumienia tekstu pisanego	Punktacja: od 0 do 20 pkt
Test b)	Operowania danymi liczbowymi	Punktacja: od 0 do 10 pkt wymagane minimum za każdą dziedzinę: dziedzina 1: 4 dziedzina 2: 5 dziedzina 3: 4
Test c)	Myślenia abstrakcyjnego		Punktacja: od 0 do 10 pkt
			Wymagane minimum punktów za testy a) i c) łącznie: 15
Test d)	Umiejętności zawodowych: dokładność i precyzja		Punktacja: od 0 do 40 pkt
Test e)	Umiejętności zawodowych: ustalanie priorytetów i organizacja		Punktacja: od 0 do 40 pkt
			Wymagane minimum dla testów d) i e) łącznie: 40
3. Język, w którym przeprowadzane są testy	Język 1 dla testów a), b) i c) Język 2 dla testów d) i e)

V.

 OCENA ZINTEGROWANA

1. Zaproszenie	Do wzięcia udziału w testach oceny zintegrowanej, które zasadniczo odbywają się w Brukseli i trwają jeden dzień, zostaną zaproszeni kandydaci, którzy:
	- uzyskali wymaganą minimalną liczbę punktów we wszystkich testach wstępnych,
	- uzyskali jeden z najlepszych wyników ze wszystkich testów a), c), d) i e) łącznie, oraz - którzy, w świetle oceny dokonanej na podstawie informacji udzielonych w elektronicznym formularzu zgłoszeniowym, spełniają warunki ogólne i szczegółowe określone w części III 5 .
	Nieuzyskanie wymaganej liczby punktów w teście wstępnym b) powoduje wykluczenie z dalszej procedury, ale punkty uzyskane w tym teście nie zostaną dodane do punktów uzyskanych w pozostałych testach w celu sporządzenia listy kandydatów zaproszonych do testów oceny zintegrowanej.
	Liczba kandydatów 6 dopuszczonych do etapu oceny zintegrowanej w poszczególnych dziedzinach i grupach zaszeregowania jest w przybliżeniu 2 razy, ale nie więcej niż 2,5 raza większa niż liczba laureatów wskazana w niniejszym ogłoszeniu o konkursie. Liczba ta zostanie także opublikowana na stronie internetowej EPSO (http://blogs.ec.europa.eu/eu-careers.info/).
	Kandydaci, którzy zostali dopuszczeni do etapu oceny zintegrowanej, muszą w momencie przystępowania do testów oceny zintegrowanej przedstawić kompletną dokumentację zgłoszeniową wraz z dokumentami potwierdzającymi posiadane kwalifikacje i doświadczenie zawodowe 7 .
	Szczegóły: Zob. pkt 2.1.7 ogólnych zasad mających zastosowanie do konkursów otwartych.
2. Testy oceny zintegrowanej, punktacja i przypisana waga	W ramach testów oceny zintegrowanej, przeprowadzanych w języku 2 kandydata, których treść zatwierdzana jest przez komisję konkursową, oceniane będą: - umiejętności specjalistyczne, oraz
	- umiejętności ogólne.
	Umiejętności specjalistyczne będą oceniane na podstawie następujących testów 8 :
	Dziedzina 1: Wsparcie administracyjne
	f) testu sprawdzającego umiejętności biurowe kandydata;
	g) testu praktycznego, w ramach którego oceniane są umiejętności w zakresie komunikacji pisemnej (zwłaszcza ortografia, składnia i gramatyka).
	Test f): od 0 do 25 pkt.
	wymagane minimum: 15
	Test g): od 0 do 10 pkt.
	wymagane minimum: 6
	Przypisana waga łącznie dla obu testów: 30 % całkowitej liczby punktów
	Dziedzina 2: Wsparcie finansowe
	f) testu sprawdzającego znajomość zagadnień finansowych;
	g) testu praktycznego, w ramach którego oceniane są umiejętności w zakresie komunikacji pisemnej (zwłaszcza ortografia, składnia i gramatyka).
	Test f): od 0 do 30 pkt.
	wymagane minimum: 15
	Test g): od 0 do 10 pkt.
	wymagane minimum: 6
	Przypisana waga łącznie dla obu testów: 30 % całkowitej liczby punktów
	Dziedzina 3: Obsługa sekretariatu
	f) testu, w ramach którego oceniane są umiejętności kandydata w zakresie przygotowania i/lub obróbki dokumentów w programach MS Word i Excel;
	g) testu praktycznego, w ramach którego oceniane są umiejętności w zakresie komunikacji pisemnej (zwłaszcza ortografia, składnia i gramatyka).
	Test f): od 0 do 20 pkt.
	wymagane minimum: 12
	Test g): od 0 do 10 pkt.
	wymagane minimum: 6
	Przypisana waga łącznie dla obu testów: 30 % całkowitej liczby punktów
	Umiejętności ogólne 9 będą oceniane na podstawie następujących elementów:
	Dla wszystkich 3 dziedzin:
	h) zarządzanie korespondencją (symulacja typu e-tray);
	i) ustrukturyzowana rozmowa.
	W testach tych można uzyskać od 0 do 10 pkt za każdą z umiejętności ogólnych.
	wymagane minimum:
	35 pkt z 70 pkt za wszystkie 7 umiejętności ogólnych
	Przypisana waga łącznie dla obu testów: 70 % całkowitej liczby punktów

Każda z umiejętności ogólnych sprawdzana będzie według następującego schematu:

	Zarządzanie korespondencją (symulacja typu e-tray)	Ustrukturyzowana rozmowa
Umiejętność analizowania i rozwiązywania problemów	x
Komunikacja		x
Jakość i wydajność pracy	x
Nauka i rozwój osobisty		x
Ustalanie priorytetów i organizacja	x
Odporność		x
Umiejętność pracy w zespole		x

VI.

 WERYFIKACJA DANYCH DOSTARCZONYCH PRZEZ KANDYDATÓW

Po zakończeniu oceny zintegrowanej EPSO weryfikuje umieszczone przez kandydatów w zgłoszeniach elektronicznych dane pod kątem spełnienia warunków ogólnych, a komisja konkursowa pod kątem warunków szczegółowych na podstawie dokumentów dostarczonych przez kandydata.

Weryfikacja kwalifikacji kandydatów, którzy zdali testy f), g), h) oraz i) i osiągnęli najwyższy łączny wynik, odbywa się w porządku malejącym. Weryfikacja odbywa się do momentu, gdy osiągnięta zostanie liczba kandydatów, którzy mogą zostać wpisani na listy rezerwowe, sporządzane dla poszczególnych dziedzin i grup zaszeregowania, i którzy rzeczywiście spełniają wszystkie warunki dopuszczenia do udziału w konkursie. Po osiągnięciu wymaganej liczby dokumenty potwierdzające pozostałych kandydatów nie będą sprawdzane.

Jeżeli w trakcie weryfikacji okaże się, że dane podane przez kandydata w zgłoszeniu elektronicznym nie są potwierdzone odpowiednimi dokumentami, kandydat zostaje wykluczony z procedury konkursowej.

VII.

 LISTY REZERWOWE

1. Wpisanie kandydatów na listy rezerwowe	Komisja konkursowa umieszcza na liście rezerwowej nazwiska kandydatów: - którzy uzyskali wymaganą minimalną liczbę punktów oraz jeden z najlepszych wyników za wszystkie części oceny zintegrowanej (zob. liczba laureatów, część I, pkt 1) 10 - oraz którzy, zgodnie z dokumentami potwierdzającymi, spełniają wszystkie warunki udziału w konkursie (zob. część III).
2. Klasyfikacja	Listę tworzy się dla poszczególnych dziedzin i grup zaszeregowania; nazwiska podawane są w porządku alfabetycznym.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

DZIEDZINA 1. WSPARCIE ADMINISTRACYJNE

1. Charakter obowiązków

Instytucje europejskie prowadzą nabór pracowników do wykonywania zadań z zakresu wsparcia administracyjnego w swoich działach, w tym działach językowych.

Osoby zatrudnione na stanowiskach tej kategorii wypełniać będą zadania pomocnicze i wspierające, zwłaszcza w zakresie wsparcia technicznego/operacyjnego i administracyjnego, korzystając przy tym z narzędzi informatycznych.

Obowiązki tych pracowników są różnorodne i mogą obejmować:

- prowadzenie dokumentacji technicznej i administracyjnej zgodnie ze stosownymi zasadami ramowymi, jak np.:

- sporządzanie sprawozdań technicznych i innego rodzaju dokumentów technicznych, monitorowanie wykonania umów i odbiór wykonanych robót,

- prace administracyjne związane z nabywaniem produktów (sprzęt, artykuły, towary),

- prowadzenie akt osobowych, w szczególności zajmowanie się kwestiami z zakresu rekrutacji, kariery zawodowej, szkoleń zawodowych oraz równości szans,

- prowadzenie dokumentacji poszczególnych spraw - otwieranie i rejestrowanie spraw, nadzorowanie procedur, monitorowanie terminów, aktualizacja baz danych na potrzeby zarządzania sprawami,

- przygotowywanie korespondencji, not, protokołów oraz sprawozdań,

- zarządzanie dokumentacją i jej archiwizację. Może to obejmować rejestrację, kodowanie, przydzielanie i dystrybucję przyjmowanych i wysyłanych dokumentów/maili; archiwizację i zabezpieczanie dokumentów/plików zgodnie z zasadami archiwizacji, ochrony danych i poufności,

- pomoc w koordynowaniu i planowaniu pracy departamentu.

Wykonywanie tych zadań wymaga umiejętności biegłego posługiwania się programami komputerowymi, takimi jak edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny i bazy danych.

2. Kwalifikacje

Grupy SC 1 i SC 2

Wykształcenie pomaturalne, nabyte w ramach co najmniej rocznej nauki, potwierdzone dyplomem ukończenia nauki w dziedzinie związanej z charakterem przyszłych obowiązków,

lub

wykształcenie średnie, potwierdzone świadectwem ukończenia nauki uprawniającym do podjęcia nauki na poziomie pomaturalnym oraz co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe odpowiadające w dużym stopniu charakterowi przyszłych obowiązków, nabyte po uzyskaniu świadectwa,

lub

szkolenie zawodowe (odpowiadające poziomowi 4 europejskich ram kwalifikacji) ¹¹ trwające co najmniej rok, oraz co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe, zdobyte po ukończeniu szkolenia. Zarówno szkolenie, jak i doświadczenie zawodowe muszą odpowiadać w dużym stopniu charakterowi przyszłych obowiązków.

Uwaga: wspomniane 3 lata nie zostaną wliczone do wymaganej liczby lat doświadczenia zawodowego określonej poniżej.

3. Doświadczenie zawodowe

Jedynie grupa SC 2

Przynajmniej czteroletnie doświadczenie zawodowe odpowiadające w dużym stopniu charakterowi przyszłych obowiązków.

Powyższe doświadczenie zawodowe będzie brane pod uwagę tylko w przypadku, gdy zostało zdobyte po uzyskaniu dyplomu uprawniającego do udziału w konkursie.

ZAŁĄCZNIK  II

DZIEDZINA 2. WSPARCIE FINANSOWE

1. Charakter obowiązków

Instytucje europejskie prowadzą nabór pracowników do wykonywania zadań pomocniczych w dziedzinie zarządzania budżetem i finansami.

Poszukiwani są kandydaci na stanowisko pracownika ds. wsparcia finansowego, odpowiedzialnego za udzielanie wsparcia administracyjnego z zakresu finansów w departamentach lub działach instytucji.

Obowiązki pracowników ds. wsparcia finansowego są różnorodne i mogą obejmować:

- prowadzenie dokumentacji związanej z wykonaniem budżetu zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi (monitorowanie pod względem administracyjnym zaproszeń do składania ofert, przygotowywanie umów, monitorowanie powiązanych transakcji itp.),

- prowadzenie księgowości,

- sprawdzanie faktur,

- rejestrację i monitorowanie zatwierdzania transakcji (wstępne zobowiązania, zlecenia płatnicze, nakazy odzyskania środków, dane dotyczące umów i wykonawców itp.),

- obsługę faktur i harmonogramów płatności,

- prowadzenie dokumentacji finansowej, w tym korespondencji, klasyfikowanie dokumentów i ich archiwizację.

Wykonywanie tych zadań wymaga umiejętności biegłego posługiwania się programami komputerowymi, takimi jak edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny i programy księgowe.

2. Kwalifikacje

Grupy SC 1 i SC 2

Wykształcenie pomaturalne, nabyte w ramach co najmniej rocznej nauki, potwierdzone dyplomem ukończenia nauki w dziedzinie związanej z charakterem przyszłych obowiązków,

lub

wykształcenie średnie, potwierdzone świadectwem ukończenia nauki uprawniającym do podjęcia nauki na poziomie pomaturalnym oraz co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe odpowiadające w dużym stopniu charakterowi przyszłych obowiązków, nabyte po uzyskaniu świadectwa,

lub

szkolenie zawodowe (odpowiadające poziomowi 4 europejskich ram kwalifikacji) ¹² trwające co najmniej rok, oraz co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe, zdobyte po ukończeniu szkolenia. Zarówno szkolenie, jak i doświadczenie zawodowe muszą odpowiadać w dużym stopniu charakterowi przyszłych obowiązków.

Uwaga: wspomniane 3 lata nie zostaną wliczone do wymaganej liczby lat doświadczenia zawodowego określonej poniżej.

3. Doświadczenie zawodowe

Jedynie grupa SC 2

Przynajmniej czteroletnie doświadczenie zawodowe odpowiadające w dużym stopniu charakterowi przyszłych obowiązków.

Powyższe doświadczenie zawodowe będzie brane pod uwagę tylko w przypadku, gdy zostało zdobyte po uzyskaniu dyplomu uprawniającego do udziału w konkursie.

ZAŁĄCZNIK  III

DZIEDZINA 3. OBSŁUGA SEKRETARIATU

1. Charakter obowiązków

Instytucje europejskie prowadzą nabór pracowników do obsługi sekretariatów swoich działów, w tym działów językowych.

Zakres powierzanych tym pracownikom zadań, często określanych jako administracyjne/z zakresu zarządzania biurem, może jednak różnić się w zależności od zajmowanego stanowiska. Zasadniczo pracownik sekretariatu służy wsparciem jednej lub kilku osobom w departamencie lub dziale danej instytucji.

Obowiązki pracowników sekretariatu są różnorodne i mogą obejmować:

- organizowanie pracy departamentu pod względem administracyjnym i w zakresie niezbędnego wsparcia (zebrania, podróże służbowe itp.),

- prowadzenie dokumentacji oraz odnośnych zleceń (odbiór, przetwarzanie, monitorowanie i archiwizacja dokumentów, raportów i korespondencji), zarządzanie nimi i ich archiwizację,

- opracowywanie, przetwarzanie, przygotowywanie ostatecznych wersji dokumentów oraz ich sprawdzanie (pod względem redakcyjnym, układu strony, formatowania, tabel) przy pomocy wyspecjalizowanych programów komputerowych,

- wyszukiwanie, opracowywanie i rozpowszechnianie informacji (aktualizacja baz danych, plików),

- odpowiedzialność za administracyjne i techniczne aspekty pracy departamentu/działu i podejmowanie stosownych działań następczych,

- prowadzenie i aktualizowanie kalendarza spotkań działu/departamentu, odbieranie telefonów i wiadomości.

Wykonywanie tych zadań wymaga umiejętności biegłego posługiwania się programami komputerowymi, takimi jak edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny i bazy danych.

2. Kwalifikacje

Grupy SC 1 i SC 2

Wykształcenie pomaturalne, nabyte w ramach co najmniej rocznej nauki, potwierdzone dyplomem ukończenia nauki w dziedzinie obsługi sekretariatu,

lub

wykształcenie średnie, potwierdzone świadectwem ukończenia nauki uprawniającym do podjęcia nauki na poziomie pomaturalnym, oraz co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe odpowiadające w dużym stopniu charakterowi przyszłych obowiązków, nabyte po uzyskaniu świadectwa,

lub

szkolenie zawodowe (odpowiadające poziomowi 4 europejskich ram kwalifikacji) ¹³ trwające co najmniej rok, oraz co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe, zdobyte po ukończeniu szkolenia. Zarówno szkolenie, jak i doświadczenie zawodowe muszą odpowiadać w dużym stopniu charakterowi przyszłych obowiązków.

Uwaga: wspomniane 3 lata nie zostaną wliczone do wymaganej liczby lat doświadczenia zawodowego określonej poniżej.

3. Doświadczenie zawodowe

Jedynie grupa SC 2

Przynajmniej czteroletnie doświadczenie zawodowe odpowiadające w dużym stopniu charakterowi przyszłych obowiązków.

Powyższe doświadczenie zawodowe będzie brane pod uwagę tylko w przypadku, gdy zostało zdobyte po uzyskaniu dyplomu uprawniającego do udziału w konkursie.

1 Ogłoszenie:

- zmienione przez sprostowanie z dnia 17 lutego 2015 r. (Dz.U.UE.C.15.57A.1).

- zmienione przez sprostowanie z dnia 6 maja 2015 r. (Dz.U.UE.C.2015.149A.1).

* W niniejszym ogłoszeniu wszelkie odniesienia do osoby płci męskiej uznaje się jednocześnie za odniesienia do osoby płci żeńskiej.

2 Zgody tej kandydat udziela podczas dokonywania zgłoszenia drogą elektroniczną.

3 Wszystkie dyplomy muszą być wydane przez uznane jednostki/uniwersytety z 28 państw członkowskich Unii Europejskiej. Kandydaci posiadający dyplomy wydane w innych państwach będą zobowiązani przedstawić dowód ich oficjalnego uznania w jednym z państw członkowskich UE.

4 Zob. europejski system opisu kształcenia językowego (CECR) (http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/CEF/LanguageSelfAssessmentGrid.csphttp://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/CEF/LanguageSelfAssessmentGrid.csp).

5 Informacje te zostaną zweryfikowane na podstawie dokumentów potwierdzających przed sporządzeniem listy rezerwowej (zob. część VI oraz część VII pkt 1).

6 W przypadku gdy na ostatnim miejscu uplasuje się kilku kandydatów z jednakowym wynikiem, wszyscy ci kandydaci zostaną zaproszeni do etapu oceny zintegrowanej.

7 O terminie testów oceny zintegrowanej kandydaci zostaną powiadomieni w odpowiednim czasie za pośrednictwem konta EPSO.

8 Szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywanych klawiatur zostaną podane w zaproszeniu do etapu oceny zintegrowanej. Będą to standardowe klawiatury stosowane na europejskim rynku pracy.

9 Umiejętności te zostały zdefiniowane w pkt 1.2 ogólnych zasad mających zastosowanie do konkursów otwartych.

10 W przypadku gdy na ostatnim miejscu znajdzie się kilku kandydatów z jednakowym wynikiem, na listę rezerwową wpisani zostaną wszyscy ci kandydaci.

11 Zob. europejskie ramy kwalifikacji - http://ec.europa.eu/ploteus/search/site?f%5B0%5D=im_field_entity_type%3A97

12 Zob. europejskie ramy kwalifikacji - http://ec.europa.eu/ploteus/search/site?f%5B0%5D=im_field_entity_type%3A97

13 Zob. europejskie ramy kwalifikacji - http://ec.europa.eu/ploteus/search/site?f%5B0%5D=im_field_entity_type%3A97

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2015.3A.1
• Rodzaj: Ogłoszenie
• Tytuł: Ogłoszenie o konkursie otwartym EPSO/AST-SC/03/15 - Pracownik sekretariatu/Pracownik biurowy (SC1 i SC2) w następujących dziedzinach: 1. Wsparcie administracyjne; 2. Wsparcie finansowe; 3. Obsługa sekretariatu.
• Data aktu: 08/01/2015
• Data ogłoszenia: 08/01/2015