Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Urzędu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Urzędu

(2009/C 304/18)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2009 r.)

WSTĘP

1. Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (zwany dalej Urzędem), z siedzibą w Parmie, został ustanowiony na mocy rozporządzenia (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r.⁽¹⁾. Główne zadania Urzędu obejmują dostarczanie informacji naukowych będących podstawą do przygotowywania prawodawstwa wspólnotowego oraz gromadzenie i analizę danych umożliwiających określanie i kontrolę obszarów ryzyka, a także informowanie o nich w sposób niezależny⁽²⁾.

2. Budżet Urzędu na 2008 r. wyniósł 66,4 mln euro w porównaniu z 52,2 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Urząd pracowników wyniosła na koniec roku 395 w porównaniu z 310 w roku poprzednim.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 248 Traktatu Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Urzędu obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2008 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽⁶⁾.

Zadania dyrektora

5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Urzędu, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁷⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁸⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego⁽⁹⁾, które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnianie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)⁽¹⁰⁾ oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu⁽¹¹⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Urzędu na dzień 31 grudnia 2008 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2008 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

13. Kwota przeniesionych z 2008 r. na 2009 r. zobowiązań wyniosła ponad 15,5 mln euro (23 % budżetu na 2008 r.), w porównaniu z 8,5 mln euro w roku poprzednim (16 % budżetu na 2007 r.). Wysoki wskaźnik przeniesienia zobowiązań spowodowany był przede wszystkim opóźnieniami w realizacji lub rozpoczęciu działań w następujących obszarach: opracowanie oprogramowania, współpraca naukowa z zewnętrznymi ekspertami, dotacje na opracowania naukowe oraz projekty dotyczące gromadzenia danych i oceny zagrożeń. Powyższa sytuacja stanowi naruszenie zasady jednoroczności.

14. Na koniec roku konieczne było anulowanie około 2,1 mln euro (37 %) środków przeznaczonych na działalność operacyjną, przeniesionych z 2007 r. Wysoki wskaźnik anulowania środków spowodowany był przede wszystkim znacznymi opóźnieniami w 2008 r. w realizacji umów o dotację z 2007 r. Sytuacja ta świadczy o konieczności poprawy kontroli terminów określonych w umowach o dotację. Urząd powinien ustanowić i monitorować odpowiednie wskaźniki wykonania w zakresie zawieranych przez niego umów o dotację.

15. Urząd ogłosił otwartą procedurę zamówienia na dostarczenie bardzo złożonego oprogramowania w lipcu 2008 r.⁽¹²⁾ ze stosunkowo krótkim terminem składania ofert (67 dni). Otrzymał on tylko jedną ofertę od firmy, która już wcześniej była wykonawcą tego typu usług.

INNE KWESTIE

16. Program prac Urzędu na 2008 r. obejmował działania, cele priorytetowe oraz wskaźniki wykonania w odniesieniu do każdego rodzaju planowanej podstawowej działalności. Jednakże nie powiązano w jasny sposób celów ze wskaźnikami. Cele i wskaźniki nie są ani ukierunkowane na osiąganie rezultatów, ani też wymierne, co utrudnia wykrycie braków i ocenę osiągnięć. Rzeczywiste zarządzanie zadaniowe pozwoliłoby stale doskonalić kwestię przydziału środków i monitorowanie wykonania zadań. Aby to osiągnąć, Urząd powinien określić precyzyjne i wymierne cele wraz z odpowiednimi wskaźnikami wykonania oraz ukierunkować swoje działania na osiąganie wyników.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 8 października 2009 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 31 z 1.2.2002, s. 1.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika, zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽⁷⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁸⁾ Art. 38 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁹⁾ Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Urzędu.

⁽¹⁰⁾ Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

⁽¹¹⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 18 czerwca 2009 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 29 czerwca 2009 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ono na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.efsa.europa.eu/EFSA/AboutEfsa/HowWeWork/Funding/efsa_locale-1178 620753812_Accounts.htm

⁽¹²⁾ Szacowana wartość: 4,4 mln euro.

Tabela

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma)

Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu	Kompetencje Urzędu określone w rozporządzeniu (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady		Zarządzanie	Środki udostępnione Urzędowi w 2008 r. (w 2007 r.)	Produkty i usługi w 2008 r. (w 2007 r.)
Swobodny przepływ towarów. (art. 37 Traktatu) Przyczynianie się do zapewnienia wysokiego poziomu ochrony zdrowia, bezpieczeństwa, ochrony środowiska naturalnego i ochrony konsumentów, uwzględniając wszelkie zmiany oparte na faktach naukowych. (art. 95 Traktatu) Wspólna polityka handlowa. (art. 133 Traktatu)	Cele - Zapewnienie doradztwa naukowego i wsparcia naukowo-technicznego w zakresie prawodawstwa i polityk mających bezpośredni lub pośredni wpływ na bezpieczeństwo żywności i pasz, - dostarczanie obiektywnych informacji o ryzyku w zakresie bezpieczeństwa żywności, - przyczynianie się do osiągnięcia wysokiego poziomu ochrony zdrowia i życia ludzkiego, - gromadzenie i analiza danych, które umożliwiają scharakteryzowanie i monitorowanie ryzyka.	Zadania - Doradztwo i badania naukowe, - wspieranie rozwoju jednolitych metod oceny ryzyka, - udzielanie wsparcia Komisji, - poszukiwanie, analiza i podsumowywanie danych naukowo-technicznych, - identyfikacja i charakteryzowanie powstającego ryzyka, - stworzenie sieci organizacji działających w podobnych obszarach, - pomoc naukowo-techniczna w zarządzaniu kryzysowym, - poprawa współpracy międzynarodowej, - dostarczanie opinii publicznej i zainteresowanym stronom wiarygodnych, obiektywnych i zrozumiałych informacji, - uczestnictwo w systemie szybkiego ostrzegania prowadzonym przez Komisję.	1. Zarząd Skład 14 członków mianowanych przez Radę (w porozumieniu z Parlamentem Europejskim i Komisją) oraz jeden przedstawiciel Komisji. Zadania Przyjmowanie programu prac, budżetu oraz nadzór nad ich wykonaniem. 2. Dyrektor zarządzający Mianowany przez Zarząd z listy kandydatów przedstawionej przez Komisję oraz po przesłuchaniu w Parlamencie Europejskim. 3. Forum doradcze Skład Po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego. Zadania Doradzanie dyrektorowi zarządzającemu. 4. Komitet naukowy i panele naukowe Przygotowywanie opinii naukowych Urzędu. 5. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. 6. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.	Budżet 66,4 (52,2) mln euro, w tym dotacja wspólnotowa: 100 % (100 %) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2008 r. 335 (300) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 318 (273) - 77 (37) innych stanowisk (pracownicy pomocniczy, pracownicy kontraktowi, oddelegowani eksperci narodowi). Pracownicy ogółem: 395 (310), z czego wykonujący zadania: - operacyjne: 298 (218) - administracyjne: 97 (92)	Ocena ryzyka i doradztwo naukowe - Opinie: 311 - Oświadczenia: 12 - Inne sprawozdania techniczne i naukowe: 37 Łączna liczba opinii naukowych i oświadczeń: 360 (229) Poprawa metod oceny ryzyka i koordynacja sieci naukowych - Wytyczne: 29 (1) - Sprawozdania dotyczące zgromadzonych danych: 21 (1) - Inne sprawozdania techniczne i naukowe: 79 (55) Informowanie o doradztwie naukowym i ułatwianie dialogu z zainteresowanymi stronami - Opinie naukowe poparte działaniami informacyjnymi: 20 % - Konsultacje publiczne: 38 (63) - Odwiedziny strony internetowej: 2,1 mln (1,5) - Abonenci elektronicznego biuletynu: 21.140 (17.500) - Obecność w mediach dzięki artykułom i informacjom audiowizualnym: 11.652 (7.194) - Zapytania ze strony mediów: 676 (425) - Komunikaty prasowe: 30 (24) - Internetowe tematy informacyjne: 39 (39) - Wywiady: 123 (44)
Źródło: Informacje przekazane przez Urząd.

ODPOWIEDZI AGENCJI

13. Choć Urząd przestrzegał zgodności z przepisami i prawidłowości zasady jednoroczności, zobowiązuje się w dalszym ciągu ulepszać zarządzanie budżetem, w szczególności ograniczając przenoszenie zobowiązań oraz wdrażając zróżnicowane środki na dotacje w budżecie na 2009 r.

14. Od stycznia 2009 r. Urząd włączył konkretne zintegrowane wskaźniki postępu w zakresie dotacji do comiesięcznych sprawozdań w celu ulepszenia monitoringu ich realizacji. Ponadto wprowadzenie zróżnicowanych środków do budżetu na 2009 r. odnośnie do dotacji lepiej odzwierciedli wieloletni charakter umów o dotację i przyczyni się do uniknięcia anulowania środków.

15. Choć Urząd ściśle przestrzegał odpowiednich przepisów wykonawczych dotyczących finansów, w przypadku przyszłych procedur Urząd położy większy nacisk na złożony charakter usługi przy określaniu terminu na przygotowanie oferty przetargowej.

16. Zarządzanie kosztami działań wprowadzono po raz pierwszy w planie zarządzania na 2008 r. Wprowadzenie, od stycznia 2009 r., harmonogramu przeprowadzania oceny ryzyka (RAW - Risk Assessment Workflow) pozwala na ścisły monitoring działalności naukowej i administracyjnej Urzędu oraz wzmacnia jego zakres.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2009.304.95
• Rodzaj: Zawiadomienie
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Urzędu.
• Data aktu: 08/10/2009
• Data ogłoszenia: 15/12/2009