Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach za rok budżetowy 2007, wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach za rok budżetowy 2007, wraz z odpowiedziami Agencji

(2008/C 311/06)

(Dz.U.UE C z dnia 5 grudnia 2008 r.)

WSTĘP

1. Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach (zwana dalej "Agencją") została ustanowiona na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 2007/2004 z dnia 26 października 2004 r.⁽¹⁾. Głównym zadaniem Agencji jest koordynacja działań państw członkowskich w dziedzinie zarządzania granicami zewnętrznymi (wsparcie współpracy operacyjnej, pomoc techniczna i operacyjna, analiza ryzyka).

2. W tabeli 1 skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji. Najważniejsze dane ze sporządzonego przez Agencję sprawozdania finansowego za rok budżetowy 2007 przedstawiono do celów informacyjnych w tabelach 2, 3 i 4.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r.⁽²⁾. Sporządzono je w wyniku zbadania sprawozdania finansowego Agencji, zgodnie z postanowieniami art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4. Sprawozdanie finansowe Agencji za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2007 r.⁽³⁾ zostało sporządzone przez jej dyrektora wykonawczego zgodnie z art. 30 rozporządzenia (WE) nr 2007/2004 i przekazane Trybunałowi, który jest zobowiązany do wydania poświadczenia na temat wiarygodności tego sprawozdania oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw.

5. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z międzynarodowymi standardami kontroli IFAC i ISSAI⁽⁴⁾ oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki w takim zakresie, w jakim znajdują one zastosowanie w kontekście Wspólnoty Europejskiej. Kontrola została zaplanowana i przeprowadzona tak, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw legalne i prawidłowe.

6. Trybunał uzyskał uzasadnioną podstawę do wydania poniższego poświadczenia:

Wiarygodność rozliczeń

Sprawozdanie finansowe Agencji za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2007 r. jest wiarygodne we wszystkich istotnych aspektach.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji są, jako całość, legalne i prawidłowe.

Nie podważając powyższych stwierdzeń, Trybunał pragnie podkreślić uwagę wyrażoną w pkt 8.

UWAGI

7. Budżet Agencji na 2007 r. wyniósł 42,1 mln euro w porównaniu z 19,2 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Ten znaczny wzrost spowodowany był dodaniem przez władze budżetowe w sierpniu 2007 r. kwoty 19,9 mln euro do początkowego budżetu w wysokości 22,2 mln euro. Główne wydatki na działalność operacyjną związane były z koordynacją wspólnych operacji dotyczących granic lądowych, morskich i powietrznych, dokonywaniem ocen ryzyka i prowadzeniem szkoleń. Podstawą finansowania budżetu Agencji są w głównej mierze dotacje z Komisji. Wykorzystano 38,4 mln euro ze środków na zobowiązania na 2007 r., z czego 13,3 mln euro wypłacono, a 22,4 mln euro przeniesiono. Środki przeniesione nieautomatycznie wyniosły 0,3 mln euro. Anulowano 6,4 mln euro niewykorzystanych środków. Środki przeniesione z poprzedniego roku budżetowego wyniosły 11,8 mln euro, z czego 4,7 mln euro anulowano. Ogółem nie wypłacono prawie 70 % udostępnionych na 2007 r. środków. Wysoki poziom przeniesień i anulacji wskazuje na znaczne uchybienia w zakresie programowania i monitorowania działalności Agencji.

8. Przeniesione na 2008 r. zobowiązania dotyczące umów o dotację, związane z działalnością operacyjną (Tytuł III), wyniosły 18,4 mln euro. Znaczną część tych zobowiązań zaciągnięto na podstawie zawyżonych szacunków kosztów⁽⁵⁾. W wyniku tego możliwe jest, że nadwyżka budżetowa do zwrotu Komisji, przedstawiona w bilansie na koniec roku, jest zaniżona. Wpływ finansowy nie może być jednak wyliczony z wystarczającą dokładnością do momentu rozliczenia odnośnych umów o dotację.

9. Innym powodem wzrostu przeniesień środków był fakt, że kraje partnerskie często przesyłały końcowe wnioski o zwrot kosztów z dużym opóźnieniem, w związku z czym Agencja miała problemy z terminowym dokonywaniem płatności.

10. Środki pieniężne w dużej kwocie w posiadaniu Agencji pozostają niewykorzystane na bardzo nisko oprocentowanych rachunkach bankowych⁽⁶⁾, ponieważ nie ma żadnej polityki zarządzania środkami pieniężnymi.

11. Analiza wykazu wyjątków⁽⁷⁾ jasno pokazuje stałe problemy Agencji związane z systemem zobowiązań. Zobowiązania budżetowe podejmowano już po podjęciu zobowiązań prawnych (25 przypadków na ogólną kwotę 1,5 mln euro), natomiast umowy o dotację z krajami partnerskimi podpisywane były na działania, które już się rozpoczęły lub nawet zakończyły (33 przypadki wyjątków na ogólną kwotę 8,6 mln euro).

12. Zasady zastosowane w przepisach wykonawczych do regulaminu pracowniczego, dotyczące minimalnego doświadczenia wymaganego na danym stanowisku, różnią się od zasad ustalonych pomiędzy agencjami a Komisją Europejską⁽⁸⁾. Powyższa sytuacja stanowiła naruszenie zasady równego traktowania.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniach24 i 25 września 2008 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 349 z 25.11.2004, s. 1.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w dniu 13 czerwca 2008 r. i wpłynęło do Trybunału w dniu 27 czerwca 2008 r.

⁽⁴⁾ Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

⁽⁵⁾ W odniesieniu do 11 umów o dotację rozliczonych w 2007 r. Trybunał oszacował, że koszty zostały zawyżone średnio o 30 %. Zobowiązania przeniesione na 2008 r. mogą zatem być zawyżone o kwotę ok. 5,5 mln euro.

⁽⁶⁾ Środki te są nie tylko niewykorzystane, ale także w znacznej mierze nieproduktywne, jako że zdeponowano je na rachunku przynoszącym jedynie 0,7 % odsetek.

⁽⁷⁾ Agencja wprowadziła wykaz wyjątków w dniu 1 kwietnia 2007 r. Pierwszy wpis został dokonany w dniu 30 maja 2007 r. Na dzień 31 grudnia 2007 r. wykaz zawierał 64 wyjątki związane z działalnością operacyjną.

⁽⁸⁾ Na podstawie art. 110 regulaminu pracowniczego. Przykładowo wymaga się tylko 8 lat doświadczenia na stanowisko AD 10, podczas gdy w innych agencjach normą jest wymóg 12 lat doświadczenia.

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

Tabela 1

Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach - Frontex (Warszawa)

grafika

Tabela 2

Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach - Frontex (Warszawa) - Wykonanie budżetu za rok budżetowy 2007

grafika

Tabela 3

Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach - Frontex (Warszawa) - Rachunek dochodów i wydatków za lata budżetowe 2007 i 2006

grafika

Tabela 4

Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach - Frontex (Warszawa) - Bilans na dzień 31 grudnia 2007 r. i 31 grudnia 2006 r.

grafika

ODPOWIEDZI AGENCJI

7. Podstawą zwiększenia budżetu w wysokości 19,9 miliona euro są dwie poprawki:

1) Kwota 12,8 miliona euro wstępnego budżetu została zamrożona przez organ budżetowy i została faktycznie udostępniona dopiero w czerwcu 2007 r., dlatego też zobowiązania były możliwe dopiero w drugiej połowie 2007 r.

2) Kwota 7 milionów euro została udostępniona przez Komisję w czerwcu 2007 r. do wykorzystania w związku z działaniami na granicach morskich. Ponieważ takie działania wymagają udostępnienia statków i samolotów przez państwa członkowskie oraz, z powodu swojej złożoności, zmuszają do ważnych i czasochłonnych zadań koordynacyjnych, zobowiązania mogły być poczynione dopiero pod koniec 2007 r.

Taka sytuacja wpłynęła na kwotę płatności w 2007 r. i doprowadziła do istotnych przeniesień.

Agencja podkreśla jednak fakt znacznej poprawy monitorowania wydatków w 2007 r. Sporządzono miesięczne sprawozdania z realizacji budżetu i przedstawiono je kierownictwu.

8. Szacowanie kosztów to złożony problem; w celu jego rozwiązania wprowadzone będzie ściślejsze zarządzanie budżetem. Frontex rozpoczął tworzenie centralnego rejestru wyposażenia technicznego (CRATE). Zawiera on wykaz sprzętu z państw członkowskich, którego można używać we wspólnych operacjach, i jest powiązany ze wspólną metodą kalkulacji kosztów (REM). Koncepcja REM będzie stosowana i oceniana w latach 2008-2009 i powinna doprowadzić do wydajniejszego wykorzystania środków budżetowych. Ponadto Frontex rozpoczął wprowadzanie etapów do działań długoterminowych w celu ułatwienia zarządzania budżetem.

9. Frontex i państwa członkowskie ustaliły w ramowej umowie o partnerstwie (FPA), że państwa członkowskie będą nadsyłać wnioski o zwroty w terminie 45 dni po zakończeniu działania. Jednak biorąc pod uwagę trudności państw członkowskich z pozyskaniem wszystkich faktur w należytym terminie, Agencja nie będzie odmawiać wypłaty, gdy wniosek wpłynie po 45 dniach. Dyrektor wykonawczy wielokrotnie informował o tym problemie Zarząd w trakcie posiedzeń.

Od początku 2008 r. do uczestniczących państw członkowskich są systematycznie wysyłane monity.

Od połowy 2008 r. Frontex będzie co miesiąc wysyłał wszystkim państwom członkowskim przegląd wszystkich wypłat.

Ponadto jednostki/sektory Frontex są co miesiąc informowane o fakturach do zapłaty.

10. Agencja podejmie próbę renegocjacji warunków ze swoim bankiem i sprawdzi, czy inne banki oferują lepsze warunki.

11. Ponieważ do końca czerwca 2008 r. prowadzone działania nie przyniosły żadnej poprawy w całkowitej liczbie zgłaszanych wyjątków, opracowano plan działania, którego celem jest poprawa sytuacji poprzez np. wyznaczanie państwom członkowskim terminów na przysyłanie do Agencji szacunków budżetowych dotyczących swojego współfinansowania, aby ustalić ostateczną kwotę dotacji; dzięki temu uniknie się podpisów ex post. Inne przewidywane działania obejmują utworzenie systemu monitorującego zobowiązania dla kierowników projektu oraz ostatecznie korzystanie z narzędzia informatycznego.

12. Agencja zastosowała te zasady przez analogię z art. 31 ust. 2 regulaminu pracowniczego, który stanowi, że w celu uwzględnienia określonych potrzeb instytucji przy rekrutacji należy również wziąć pod uwagę warunki na rynku pracy panujące w danym momencie we Wspólnocie.

Agencja musi pozyskiwać wysoko wykwalifikowanych specjalistów z różnych dziedzin, w szczególności w dziedzinie egzekwowania prawa, dlatego też musi proponować atrakcyjnie zaszeregowanie i wynagrodzenie dla danych stanowisk, biorąc pod uwagę negatywny wpływ współczynnika korygującego płac stosowanego w Polsce.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2008.311.34
• Rodzaj: Zawiadomienie
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach za rok budżetowy 2007, wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 25/09/2008
• Data ogłoszenia: 05/12/2008