Czy dokumenty z posiedzeń rady społecznej przy samodzielnym publicznym zakładzie opieki zdrowotnej (uchwały, protokoły, listy obecności z posiedzeń członków rady społecznej) należy przechowywać i archiwizować w oryginale w siedzibie SP ZOZ-u czy też w starostwie powiatowym, który jest organem nadrzędnym?
Dokumenty, których obowiązek powstania, np powołanie rady społecznej albo przesłania do starostwa wynika z obowiązujących przepisów, archiwizowane są przez starostwo powiatowe.
Pozostałe archiwizowane są przez zakład.
Instrukcję kancelaryjną, sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt a także instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych organów powiatu określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) - dalej r.i.k. Zgodnie z § 4 ust. 1 r.i.k. dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw. Wykaz akt dla organów powiatu i starostw powiatowych określony został załącznikiem nr 3 do r.i.k. W jego treści wyszczególnione zostało hasło klasyfikacyjne: rady społeczne zakładów opieki zdrowotnej, z symbolem klasyfikacyjnym 8021, z oznaczeniem kategorii archiwalnej: A oraz uszczegółowieniem hasła klasyfikacyjnego: w tym powoływanie, materiały z prac rad. Zgodnie z powyżej przywołanym § 4 ust. 1 r.i.k. dotyczy ono dokumentacji powstającej w podmiocie i do niego napływającej. Zgodnie z art. 44b ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 14, poz. 89 z późn. zm.) - dalej u.z.o.z. rada społeczna działa przy publicznym zakładzie opieki zdrowotnej. Zadania i kompetencje rady społecznej określone zostały w art. 46 u.z.o.z. Analiza treści art. 46 u.z.o.z. wskazuje, że nie o wszystkich rozstrzygnięciach rady podmiot tworzący – w okolicznościach przytoczonych w pytaniu powiat – będzie informowany. Zakres tych informacji zależeć będzie m.in. od zasad obowiązujących np. przy podejmowaniu decyzji co do zakupu sprzętu medycznego. Jeśli z zasad będzie wynikało, że zakup sprzętu wymaga zatwierdzenia przez podmiot tworzący w oparciu o wniosek kierownika zakładu zaopiniowany przez radę społeczną i uchwała rady społecznej ma zostać przedłożona podmiotowi tworzącemu to uchwała rady społecznej będzie przesłana podmiotowi tworzącemu, do starostwa powiatowego. Nie jest natomiast jednoznacznie przesądzone np. że dla zachowania trybu czasowego zaprzestania działalności – art. 65a u.z.o.z. – podmiot tworzący przed zaopiniowaniem wniosku ma dysponować uchwałą rady społecznej. Z tego też względu należy uznać, że archiwizacja materiałów z posiedzeń rady przez starostwo obejmuje te dokumenty, których obowiązek przesłania powiatowi, do starostwa wynika albo z przepisów ustawy, albo uchwał organów powiatu albo ze statutu albo nawet regulaminów działalności rady społecznej. Pozostałe dokumenty powinny być, jako niepowstajace i nienapływające do starostwa, archiwizowane w zakładzie opieki zdrowotnej.
Uwagi
Dla sprawniejszego zarządzania zakładem opieki zdrowotnej uzasadnionym jest, aby dokumenty dotyczące jego funkcjonowania były archiwizowane w zakładzie opieki zdrowotnej. Literalna wykładnia załącznika nr 3 do r.i.k. a dokładniej uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego "rady społeczne zakładów opieki zdrowotnej" jako "w tym powoływanie, materiały z prac rad" może nasuwać wątpliwości czy nie było wolą autora rozporządzenia aby wszystkie materiały z posiedzeń rad społecznych były archiwizowane przez podmiot tworzący. Jednakże nie wszystkie dokumenty z posiedzeń rady muszą być przedkładane organowi tworzącemu. A tylko dokumenty powstające lub nadsyłane bądź składane w starostwie objęte są powyższym rozporządzeniem, co wprost wynika z uzasadnienia rozporządzenia.
W większości przypadków, ponieważ obsługa administracyjna posiedzeń rady należy do zakładu, również archiwizowanie dokumentów z jej posiedzeń należy do zakładu.
Nadto w większości przypadków uchwała rady społecznej sporządzana jest w kilku jednobrzmiących egzemplarzach (oryginałach), np. zmiany statutu. Sąd rejestrowy żąda przedkładania oryginału uchwały rady społecznej w sprawie zmiany statutu.
Izabela Klisowska
Dokumenty, których obowiązek powstania, np powołanie rady społecznej albo przesłania do starostwa wynika z obowiązujących przepisów, archiwizowane są przez starostwo powiatowe.
Pozostałe archiwizowane są przez zakład.
Instrukcję kancelaryjną, sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt a także instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych organów powiatu określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) - dalej r.i.k. Zgodnie z § 4 ust. 1 r.i.k. dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw. Wykaz akt dla organów powiatu i starostw powiatowych określony został załącznikiem nr 3 do r.i.k. W jego treści wyszczególnione zostało hasło klasyfikacyjne: rady społeczne zakładów opieki zdrowotnej, z symbolem klasyfikacyjnym 8021, z oznaczeniem kategorii archiwalnej: A oraz uszczegółowieniem hasła klasyfikacyjnego: w tym powoływanie, materiały z prac rad. Zgodnie z powyżej przywołanym § 4 ust. 1 r.i.k. dotyczy ono dokumentacji powstającej w podmiocie i do niego napływającej. Zgodnie z art. 44b ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 14, poz. 89 z późn. zm.) - dalej u.z.o.z. rada społeczna działa przy publicznym zakładzie opieki zdrowotnej. Zadania i kompetencje rady społecznej określone zostały w art. 46 u.z.o.z. Analiza treści art. 46 u.z.o.z. wskazuje, że nie o wszystkich rozstrzygnięciach rady podmiot tworzący – w okolicznościach przytoczonych w pytaniu powiat – będzie informowany. Zakres tych informacji zależeć będzie m.in. od zasad obowiązujących np. przy podejmowaniu decyzji co do zakupu sprzętu medycznego. Jeśli z zasad będzie wynikało, że zakup sprzętu wymaga zatwierdzenia przez podmiot tworzący w oparciu o wniosek kierownika zakładu zaopiniowany przez radę społeczną i uchwała rady społecznej ma zostać przedłożona podmiotowi tworzącemu to uchwała rady społecznej będzie przesłana podmiotowi tworzącemu, do starostwa powiatowego. Nie jest natomiast jednoznacznie przesądzone np. że dla zachowania trybu czasowego zaprzestania działalności – art. 65a u.z.o.z. – podmiot tworzący przed zaopiniowaniem wniosku ma dysponować uchwałą rady społecznej. Z tego też względu należy uznać, że archiwizacja materiałów z posiedzeń rady przez starostwo obejmuje te dokumenty, których obowiązek przesłania powiatowi, do starostwa wynika albo z przepisów ustawy, albo uchwał organów powiatu albo ze statutu albo nawet regulaminów działalności rady społecznej. Pozostałe dokumenty powinny być, jako niepowstajace i nienapływające do starostwa, archiwizowane w zakładzie opieki zdrowotnej.
Uwagi
Dla sprawniejszego zarządzania zakładem opieki zdrowotnej uzasadnionym jest, aby dokumenty dotyczące jego funkcjonowania były archiwizowane w zakładzie opieki zdrowotnej. Literalna wykładnia załącznika nr 3 do r.i.k. a dokładniej uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego "rady społeczne zakładów opieki zdrowotnej" jako "w tym powoływanie, materiały z prac rad" może nasuwać wątpliwości czy nie było wolą autora rozporządzenia aby wszystkie materiały z posiedzeń rad społecznych były archiwizowane przez podmiot tworzący. Jednakże nie wszystkie dokumenty z posiedzeń rady muszą być przedkładane organowi tworzącemu. A tylko dokumenty powstające lub nadsyłane bądź składane w starostwie objęte są powyższym rozporządzeniem, co wprost wynika z uzasadnienia rozporządzenia.
W większości przypadków, ponieważ obsługa administracyjna posiedzeń rady należy do zakładu, również archiwizowanie dokumentów z jej posiedzeń należy do zakładu.
Nadto w większości przypadków uchwała rady społecznej sporządzana jest w kilku jednobrzmiących egzemplarzach (oryginałach), np. zmiany statutu. Sąd rejestrowy żąda przedkładania oryginału uchwały rady społecznej w sprawie zmiany statutu.
Izabela Klisowska