Wyniki i wnioski z badania przedstawiła Monika Kulesza-Czupryn, Dyrektor Segmentu Nauka i Szkolnictwo Wyższe w Wolters Kluwer Polska podczas konferencji: Rola bibliotek i działów nauki w cyfrowej transformacji uczelni i skutecznym zarządzaniu informacją naukową.

 

Raport: Pandemia przyspieszyła cyfryzację uczelni>>

 

Pandemia przyspieszyła cyfryzację

Przedstawiła wyniki badania „Szkolnictwo wyższe a technologie”, przeprowadzonego w 2021 r. przez Wydawnictwo Wolters Kluwer i Fundację Rektorów Polskich. Wzięli w nim udział kanclerze, zastępcy kanclerzy, dyrektorzy administracyjni lub dyrektorzy generalni, dyrektorzy i kierownicy IT z 64 uczelni członkowskich Konferencji Rektorów Akademickich Szkół Polskich i Konferencji Rektorów Publicznych Szkół Zawodowych.

 


Monika Kulesza-Czupryn podkreśliła, że wyniki badania siłą rzeczy zdominowały problemy, które narosły w czasie pandemii, okazało się m.in., że wyzwaniem było zapewnienie laptopów pracownikom - zarówno dydaktycznym, jak i administracyjnym. Już w 2021 połowa uczelni korzystała z programów do elektronicznego zarządzania dokumentami. Dużo mniej, bo tylko 19 proc. korzystało z programów do badania zgodności dokumentów wewnętrznych w oparciu o przepisy prawa powszechnego, a tylko 12 proc. z programów do zarządzania ryzykiem.

 

 

Większość uczelni ma programy do zarządzania dokumentami

W 2022 r. przeprowadzono badanie jakościowe dotyczące wdrażanych na uczelniach rozwiązań. Pokazało ono spory postęp - okazało się, że prawie wszystkie uczelnie, które objęła ankieta, wskazały, że korzystają z takich systemów. Respondenci wskazywali przede wszystkim EZD (6 respondentów) jako program do elektronicznego obiegu dokumentów. Wśród badanych uczelni były 2, które uczestniczą w pilotażowym wdrożeniu EZD RP oraz 4, które stosują EZD PUW. Ponadto wskazano 9 różnych programów komercyjnych, w tym programy klasy ERP.

 

 - Tworzenie rozwiązań szytych na miarę jest bardzo drogie, dlatego trzeba czasem pochylić się nad rozwiązaniami modułowymi, dlatego uczelnie wybierają rozwiązanie dostarczone przez ministerstwo - tłumaczyła prelegentka. Wskazywano, że systemy powinny być zintegrowane z BIP, systemami do zarządzania dziekanatem, systemami FK, ERP oraz e-PUAP-em, POL-onem, systemami bibliotecznymi i pocztą elektroniczną. Monika Kulesza-Czupryn wskazywała, że respondenci duży nacisk kładli na takie cechy oprogramowania, jak:

  • jednokrotne wpisywanie danych,
  • wielodostępowość,
  • alertowanie.

 

Papier wciąż ma się dobrze, choć udostępnianie w formie elektronicznej

Uczelnie przechowują zarówno papierowe, jak i elektroniczne wersje dokumentów. W ankiecie pytano też o udostępnianie dokumentów, respondenci wskazywali, że forma udostępniania dokumentów, zarówno studentom, jak i pracownikom naukowym, została w ciągu ostatnich dwóch lat zdigitalizowana.

 


Dokumenty zamieszczane są na stronach internetowych, wysyłane mailem, przekazywane przez komercyjne systemy. Uczelnie wykorzystują też social media, SMS-y i dedykowane do tego aplikacje, np. dotyczące dydaktyki i obsługi studiów, aplikacje „push”. Funkcjonują też na uczelniach intranety dla pracowników, np. w formie portali pracowniczych lub biuletynów administracyjnych. Forma papierowa jest bardzo ograniczana, praktykuje się np. tzw. druk na życzenie

 

Biblioteki kluczowe dla funkcjonowania uczelni

W konferencji wziął udział również Łukasz Wawer, Zastępca dyrektora Centrum Transformacji Cyfrowej MEiN, który przedstawił koncepcję portalu Ludzie Nauki. Portal pozwoli na stworzenie profilu – wizytówki naukowca, który w jednym miejscu będzie prezentował potwierdzone dane o pełnej działalności naukowej danej osoby. Portal ma być oparty o wielokrotne wykorzystanie raz wprowadzonej informacji do różnych celów (prezentacja dorobku, ewaluacja, granty, ocena okresowa, awans naukowy) oraz interoperacyjność.

 

Głównym punktem programu była jednak debata o wyzwaniach, z którymi mierzą się biblioteki akademickie i działy nauki. W dyskusji moderowanej przez dr Jolantę Buczek, eksperta PCG Academia, uczestniczyli: Błażej Feret, Centrum Danych i Analiz Strategicznych Politechniki Łódzkiej, Dr Leszek Szafrański, Wicedyrektor Biblioteki Jagiellońskiej ds. zasobów cyfrowych, Dr Anna Wałek, Dyrektor Biblioteki Politechniki Gdańskiej oraz Anna Wołodko, Dyrektor BUW.

 

Uczestnicy wskazywali, że biblioteki muszą dziś oferować nie tylko usługi dla użytkowników, ale i dla samej uczelni. Dyskutowano również o tym, jak zorganizować efektywny obieg informacji w uczelni oraz o kompetencjach potrzebnych pracownikom bibliotek i centrów informacji. Pochylili się również nad kwestią współpracy biblioteki z uczelnią oraz sposobami, w jakie biblioteki mogą wesprzeć procesy badawcze i projekty realizowane w uczelni.

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.