Wszystkie placówki muszą działać w oparciu o ustawę o systemie oświaty, co oznacza, że muszą być zarejestrowane. Osoby fizyczne i prawne albo gminy, które chcą prowadzić ośrodki przedszkolne za pieniądze z Unii, powinny zapoznać się z Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki (POKL), a w szczególności ze szczegółowym opisem priorytetów, wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków, wzorem wniosku o dofinansowanie, wzorem umowy o dofinansowanie i wzorem wniosku o płatność. Ogólne zasady dofinansowania, np. preferowane typy projektów w danym roku, podział środków, zasady i terminy wyboru projektów są corocznie określane w tzw. Planie działania przygotowywanym przez instytucje pośredniczące, odpowiedzialne za wdrażanie danego priorytetu (urzędy marszałkowskie).

Jednym z istotniejszych elementów prac związanych z opracowaniem wniosku, który mógłby być współfinansowany przez Program jest określenie (a także przewidzenie) kosztów. W związku z tym, iż nie wszystkie koszty są refundowane warto zapoznać się z zasadami kwalifikowalności wydatków, aby faktycznie można było dofinansowanie uzyskać.
Dofinansowanie może uzyskać każdy działający w Polsce podmiot, posiadający osobowość prawną. Środki finansowe na realizację projektu są wypłacane jako dotacja w formie zaliczki i przekazywane na rachunek bankowy wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. Pierwsza transza środków wypłacana jest w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu i uzyskanie jej nie wymaga złożenia przez beneficjenta wniosku o płatność. Przekazanie kolejnej transzy uzależnione jest od rozliczenia we wnioskach o płatność co najmniej 70% łącznej kwoty wcześniejszych transz. Rozliczenie transz należy rozumieć jako wykazanie przez beneficjenta we wnioskach o płatność wydatków kwalifikowalnych o odpowiedniej wartości oraz poświadczenie tych wydatków przez właściwą instytucję.

Definicja kosztów kwalifikowalnych

Koszty kwalifikowalne są to koszty niezbędne dla realizacji projektu, które zostały uwzględnione w budżecie projektu i spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami, są poparte stosownymi dokumentami oraz zgodne z przepisami Unii Europejskiej i krajowymi.

Zakres przedmiotowy kwalifikowalności wydatków określa Instytucja Zarządzająca.
Zakres ten musi być zgodny z odpowiednimi przepisami wspólnotowymi, w tym w szczególności z:
• Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999;
• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1084/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym Fundusz Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1164/94;
• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1784/1999;
• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1783/1999.
Jako generalną zasadę przyjmuje się, że projekt musi być realizowany w granicach administracyjnych obszaru objętego programem, w ramach którego jest realizowany Przykładowe koszty kwalifikowalne to:
• koszty otwarcia oraz prowadzenia wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego,
• koszty porad prawnych,
• opłaty notarialne,
• koszty doradztwa udzielonego przez ekspertów finansowych lub technicznych,
• koszty audytu projektu,
• koszty księgowości,
• koszty obsługi finansowych instrumentów zabezpieczających realizację umowy o dofinansowanie, w szczególności takich jak poręczenie lub gwarancja,
• VAT - pod warunkiem, że został on rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez beneficjenta ora beneficjent nie ma prawnej możliwości jego odzyskania,
• leasing (refundacja skierowana wyłącznie na rzecz leasingobiorcy, tj. beneficjenta leasingującego dane dobro),
• odpisy amortyzacyjne.

A zatem zasady kwalifikowania wydatków dotyczą wydatków ponoszonych przez beneficjenta w ramach Programu Operacyjnego Kapitał. Pod pojęciem beneficjenta rozumie się podmiot określony we wniosku o dofinansowanie i wskazany w umowie o dofinansowanie. Należy pamiętać, że tylko beneficjent lub inny podmiot określony w umowie o dofinansowanie projektu może dokonać wydatków kwalifikowanych, tj.: w przypadku Programów Regionalnych - w regionie, którego dotyczy dany program (NUTS II).

Okres kwalifikowania wydatków

Pod pojęciem okresu kwalifikowania wydatków należy rozumieć okres, w którym
mogą być ponoszone wydatki kwalifikowane. W przypadku projektów rozpoczętych przed datą 1 stycznia 2007 r. do kosztów kwalifikowanych zaliczamy wydatki faktycznie poniesione po tej dacie. Wydatki poniesione wcześniej nie stanowią wydatku kwalifikowanego. Datę końcową kwalifikowalności wydatków dla beneficjentów określa Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym uwzględniając czas potrzebny na dokonanie zamknięcia pomocy w ramach programu i końcowe rozliczenie z Komisją.