Decyzja 2014/333/UE dotycząca ochrony danych osobowych w europejskim portalu "e-Sprawiedliwość"

DECYZJA KOMISJI

z dnia 5 czerwca 2014 r.

dotycząca ochrony danych osobowych w europejskim portalu "e-Sprawiedliwość"

(2014/333/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 6 czerwca 2014 r.)

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

po zasięgnięciu opinii Europejskiego Inspektora Ochrony Danych,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) W komunikacie z maja 2008 r. ¹ Komisja stwierdziła, że zaprojektuje i utworzy europejski portal "e-Sprawiedliwość" (zwany dalej "portalem"), zarządzany w ścisłej współpracy z państwami członkowskimi.

(2) W wieloletnim planie działania na lata 2009-2013 dotyczącym europejskiego e-prawa ² z dnia 8 listopada 2008 r. Komisji Europejskiej powierzono utworzenie portalu. Portal uruchomiono w dniu 16 lipca 2010 r. Przyjęcie niniejszej decyzji staje się konieczne dopiero teraz, ponieważ portal jest dopiero teraz gotowy na pierwsze połączenie z krajowymi rejestrami, co wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych.

(3) Celem portalu jest przyczynienie się do tworzenia europejskiej przestrzeni sprawiedliwości poprzez ułatwianie i zwiększanie dostępu do wymiaru sprawiedliwości i lepsze wykorzystywanie technologii informacyjno-komunikacyjnych w celu ułatwienia transgranicznych elektronicznych postępowań sądowych oraz współpracy sądowej.

(4) Instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii Europejskiej, jak również państwa członkowskie, gdy wdrażają one prawo Unii Europejskiej, muszą przestrzegać praw podstawowych i zasad uznanych w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej, w szczególności prawa do ochrony danych osobowych zapisanego w art. 8 tej karty.

(5) Ponieważ różne związane z portalem zadania i funkcje Komisji i państw członkowskich pociągają za sobą różne obowiązki i zobowiązania w zakresie ochrony danych, konieczne staje się ich wyraźne rozgraniczenie.

(6) Ze względu na szczególny charakter działań związanych z portalem "e-Sprawiedliwość" - rozwijanym przez Komisję we współpracy z państwami członkowskimi - rola Komisji przy przetwarzaniu danych osobowych za pośrednictwem portalu jest ograniczona. Należy wyjaśnić, że Komisja nie ponosi odpowiedzialności za treść połączonych krajowych baz danych dostępnych za pośrednictwem portalu.

(7) Do przetwarzania danych osobowych przez Komisję w portalu stosuje się rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady ³ . W tym kontekście Komisja jest odpowiedzialna w szczególności za zapewnienie infrastruktury informatycznej dla funkcjonalności portalu, w tym połączenia krajowych baz danych.

(8) Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 należy wyraźnie określić cele przetwarzania danych osobowych. W związku z tym przetwarzanie danych osobowych przez Komisję w portalu powinno mieć miejsce jedynie wówczas, gdy jest dokonywane w celu zapewnienia dostępu do połączonych krajowych baz danych zawierających dane osobowe, w celu zapewnienia interaktywnych usług pozwalających użytkownikom na bezpośrednie komunikowanie się z właściwymi organami w innym państwie członkowskim, w celu zapewnienia dostępu do informacji publicznych przeznaczonych dla zarejestrowanych użytkowników lub przekazania informacji kontaktowych.

(9) Komisja powinna włączyć do systemu technologie, które urzeczywistniają koncepcję "uwzględniania ochrony danych już w fazie projektowania". Realizując tę koncepcję, na etapie projektowania funkcjonalności związanych z przetwarzaniem danych osobowych za pośrednictwem portalu, a także innych funkcjonalności portalu, należy sporządzić ocenę skutków w zakresie prywatności i ochrony danych. W ocenie tej zostaną wskazane potencjalne zagrożenia w zakresie ochrony danych. W ocenie zostaną również określone odpowiednie środki i zabezpieczenia, które należy włączyć do systemu w celu zapewnienia ochrony danych osobowych.

(10) Komisja powinna dokonywać stałej i odpowiedniej oceny stanu bezpieczeństwa w zakresie, w jakim prowadzone są prace związane z połączeniem krajowych baz danych.

(11) Za pośrednictwem portalu można uzyskać dostęp wyłącznie do tych informacji znajdujących się w połączonych krajowych bazach danych, które są dostępne publicznie. Nie powinna istnieć możliwość łączenia za pośrednictwem portalu - do różnych celów - informacji z różnych połączonych krajowych baz danych,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Przedmiot

Niniejsza decyzja określa zadania i obowiązki Komisji Europejskiej w odniesieniu do wymogów ochrony danych podczas przetwarzania danych osobowych w europejskim portalu "e-Sprawiedliwość" (zwanym dalej "portalem").

Artykuł  2

Definicje

Do celów niniejszej decyzji stosuje się definicje określone w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001. Ponadto stosuje się następujące definicje:

a) "podmiot europejskiego portalu »e-Sprawiedliwość«" oznacza przedstawiciela jednego z państw członkowskich lub organizacji partnerskich europejskiego portalu "e-Sprawiedliwość", który jest uprawniony do modyfikowania (części) treści portalu;

b) "połączone krajowe bazy danych" oznaczają bazy danych - zawierające publicznie dostępne informacje - prowadzone przez państwa członkowskie i inne podmioty, takie jak stowarzyszenia zawodowe i organizacje nienastawione na zysk, które są połączone ze sobą poprzez portal w taki sposób, że za pośrednictwem portalu możliwy jest dostęp do informacji dostępnych na szczeblu krajowym;

c) "publicznie dostępne informacje" oznaczają informacje, które są dostępne dla ogółu społeczeństwa za pośrednictwem internetu;

d) "zarejestrowany użytkownik" oznacza użytkownika portalu, który zarejestrował się w nim za pośrednictwem systemu uwierzytelniania Komisji Europejskiej (ECAS), na przykład "podmiot europejskiego portalu »e-Sprawiedliwość«".

Artykuł  3

Przetwarzanie danych

Komisja przetwarza dane osobowe w portalu jedynie w takim zakresie, w jakim jest to konieczne w celu:

a) zapewnienia dostępu do połączonych krajowych baz danych zawierających dane osobowe;

b) zapewniania usług interaktywnych umożliwiających zarejestrowanym użytkownikom bezpośrednie komunikowanie się z właściwymi organami w innym państwie członkowskim;

c) zapewnienia dostępu do informacji publicznych przeznaczonych dla zarejestrowanych użytkowników;

d) zapewnienia informacji kontaktowych.

Artykuł  4

Obowiązki administratora danych

1. Komisja pełni obowiązki administratora danych na podstawie art. 2 lit. d) rozporządzenia (WE) nr 45/2001, zgodnie z odpowiednim zakresem jej obowiązków w ramach portalu, o których mowa w niniejszym artykule.

2. Komisja zapewnia dostępność, konserwację oraz bezpieczeństwo infrastruktury informatycznej portalu.

3. Komisja jest odpowiedzialna za następujące operacje przetwarzania:

a) organizację;

b) ujawnianie poprzez przekazanie;

c) rozpowszechnianie lub udostępnianie w inny sposób;

d) zestawianie lub łączenie danych osobowych pochodzących z połączonych krajowych baz danych lub danych osobowych zarejestrowanych użytkowników.

4. Komisja określa niezbędne strategie i stosuje odpowiednie rozwiązania techniczne, aby wypełnić obowiązki administratora danych.

5. Komisja wdraża środki techniczne, które są konieczne do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych podczas ich przesyłania i wyświetlania w portalu, a zwłaszcza ich poufności i integralności podczas przekazywania do i z portalu.

6. Komisja nie ponosi odpowiedzialności za kwestie ochrony danych w zakresie:

a) wstępnego gromadzenia i przechowywania wszelkich danych uzyskanych z połączonych krajowych baz danych;

b) wszelkich decyzji podjętych przez państwa członkowskie, by udostępnić takie dane za pośrednictwem portalu;

c) treści wszelkich danych pochodzących z połączonych baz danych dostępnych za pośrednictwem portalu.

7. Zobowiązania Komisji nie mają wpływu na obowiązki państw członkowskich i innych organów w zakresie treści i funkcjonowania połączonych krajowych baz danych prowadzonych przez te państwa.

Artykuł  5

Obowiązki dotyczące informacji

1. Komisja przekazuje osobom, których dane dotyczą, informacje określone w art. 11 i 12 rozporządzenia (WE) nr 45/2001, na temat informacji, za które Komisja jest odpowiedzialna na podstawie niniejszej decyzji.

2. Niezależnie od obowiązków państw członkowskich i innych organów prowadzących połączone bazy danych wobec osób, których dane dotyczą, Komisja również przekazuje osobom, których dane dotyczą, informacje z kim należy się kontaktować w celu skutecznego wykonania ich prawa do informacji, dostępu do danych, do ich poprawiania oraz do wnoszenia sprzeciwu zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych. Komisja wskazuje konkretne oświadczenia państw członkowskich i innych organów o ochronie prywatności.

3. Komisja udostępnia również w portalu:

a) tłumaczenia na języki portalu oświadczeń państw członkowskich o polityce prywatności, o których mowa w ust. 2;

b) kompleksowe oświadczenie o polityce prywatności zgodnie z art. 11 i 12 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 w jasnej i zrozumiałej formie;

Artykuł  6

Przechowywanie danych osobowych

1. W przypadku wymiany informacji z połączonych krajowych baz danych w portalu nie przechowuje się żadnych danych osobowych dotyczących osób, których dane dotyczą. Wszystkie takie dane muszą być przechowywane w krajowych bazach danych prowadzonych przez państwa członkowskie lub inne organy.

2. Danych osobowych dotyczących użytkowników portalu lub przez nich przekazanych nie przechowuje się w portalu, chyba że użytkownicy są zarejestrowani. Dane osobowe zarejestrowanych użytkowników są przechowywane do momentu złożenia przez nich wniosku o usunięcie ich rejestracji. Zgodnie z art. 3 dane osobowe podmiotów europejskiego portalu "e-Sprawiedliwość" lub punktów kontaktowych będą przechowywane jedynie w trakcie pełnienia przez te podmioty ich funkcji.

Artykuł  7

Data wejścia w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie dwudziestego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 5 czerwca 2014 r.

	W imieniu Komisji
	José Manuel BARROSO
	Przewodniczący

1 COM(2008) 329 final z 30.5.2008.

2 Dz.U. C 75 z 31.3.2009, s. 1.

3 Rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2014.167.57
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2014/333/UE dotycząca ochrony danych osobowych w europejskim portalu "e-Sprawiedliwość"
• Data aktu: 05/06/2014
• Data ogłoszenia: 06/06/2014
• Data wejścia w życie: 26/06/2014