Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Urzędu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Urzędu

(2016/C 449/12)

(Dz.U.UE C z dnia 1 grudnia 2016 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu (zwany dalej "Urzędem", inaczej "EASO") z siedzibą w Valetcie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 ¹ . Zadaniem Urzędu jest wspieranie rozwoju wspólnego europejskiego systemu azylowego. Urząd ustanowiono w celu wzmacniania praktycznej współpracy w kwestiach związanych z azylem oraz w celu zapewnienia państwom członkowskim pomocy w wypełnianiu europejskich i międzynarodowych zobowiązań do udzielania pomocy potrzebującym. Urząd działa jako ośrodek wiedzy fachowej w dziedzinie azylu. Zapewnia także wsparcie państwom członkowskim, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną presją.

2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu ² .

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu

	2014	2015
Budżet (w mln euro) (1)	15,6	15,9
Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2)	79	93
(1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Urząd.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

4. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe ³  oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁴  za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2015 r.;

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

5. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ⁵ :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ⁶  oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor wykonawczy zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, że uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ⁷ , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Urzędu, przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE ⁸ .

8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2015 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2015 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

12. Urząd zaciągnął zobowiązania tylko na 14,5 mln euro, co stanowi 93,7 % zatwierdzonego budżetu (w 2014 r. było to 12,4 mln euro, czyli 84,7 %). W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków. Wyniosły one 1 076 583 euro, co stanowi 36,9 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 635 492 euro, czyli 28,7 %). Przeniesienia dotyczą głównie usług doradczych w dziedzinie technologii teleinformatycznych, na które umowy podpisano w ostatnim kwartale 2015 r. (0,4 mln euro), oraz inwestycji w infrastrukturę informatyczną (0,3 mln euro) w świetle oczekiwanej rekrutacji dodatkowych pracowników, która będzie konsekwencją podjętej pod koniec 2015 r. decyzji władzy budżetowej o zwiększeniu planu zatrudnienia.

INNE UWAGI

13. W listopadzie 2015 r. dyrektor Urzędu zatwierdził nową politykę rekrutacji pracowników zatrudnianych na czas określony i pracowników kontraktowych. W polityce tej uwzględniono większość zagadnień wskazanych przez Trybunał w trakcie poprzednich kontroli. Realizacja tej polityki będzie przedmiotem dalszych działań w 2016 r., w którym przewiduje się rekrutację dużej liczby pracowników.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

14. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 13 września 2016 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2012	Przejrzystość procedur naboru pracowników wymaga dalszej poprawy - nie ma dowodów na to, by wagi i progi punktowe wymagane do otrzymania zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną i warunkujące umieszczenie na liście rezerwowej były określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur, a także by pytania na rozmowy kwalifikacyjne i egzaminy pisemne zostały określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur.	w trakcie realizacji
2013	446 (18 %) spośród wszystkich płatności dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym. Przeciętne opóźnienie wyniosło 21 dni.	niepodjęte (1)
2013	Sześć z 16 standardów kontroli wewnętrznej nie zostało jeszcze w pełni wdrożonych.	w trakcie realizacji (2)
2013	Przejrzystość procedur naboru pracowników wymaga dalszej poprawy - pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne były ustalane po przystąpieniu do badania kandydatur, co zwiększa ryzyko, że zostały one przygotowane pod wpływem konkretnej kandydatury; komisja selekcyjna nie zawsze przyznawała punkty za wszystkie kryteria wyboru określone w ogłoszeniu o naborze; podpisywana przez członków komisji selekcyjnej deklaracja braku konfliktu interesów dotyczy tylko relacji osobistych, z jednoznacznym wykluczeniem relacji zawodowych; w przypadku jednego postępowania rekrutacyjnego stwierdzono rozbieżność pomiędzy jednym z kryteriów określonych w ogłoszeniu o naborze a odpowiednim kryterium wyboru dotyczącym liczby lat wykazanego doświadczenia zawodowego.	w trakcie realizacji
2014	W ramach swojego systemu zarządzania budżetem (ABAC) za rok 2014 r. Urząd dokonał przeniesień zobowiązań budżetowych w kwocie 1,3 mln euro, która nie była poparta zobowiązaniami prawnymi. Jest to sprzeczne z rozporządzeniem finansowym. W wyniku kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Urząd podjął decyzję o dokonaniu korekty nieprawidłowych przeniesień, co ujęto w ostatecznej wersji sprawozdania finansowego za 2014 r. Jednakże, ponieważ okres budżetowy przypadający na 2014 r. został już zamknięty, nie było możliwe dokonanie korekty w systemie, w związku z czym należy jej dokonać w okresie budżetowym przypadającym na 2015 r.	nie dotyczy
2014	1 062 (28,6 %) spośród wszystkich płatności dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym. Przeciętne opóźnienie wyniosło 24 dni.	niepodjęte
2014	Z kwoty 689 875 euro środków niezróżnicowanych, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2013 r., w 2014 r. anulowano 146 417 euro (21,2 %) (w 2013 r. było to 16,5 %). Sytuacja ta świadczy o uchybieniach w planowaniu budżetowym Urzędu i jest niezgodna z zasadą jednoroczności budżetu. Anulowane środki są związane przede wszystkim z usługami pośrednictwa i szkoleniami dla pracowników, a także z usługami wsparcia administracyjnego i kosztami tłumaczeń.	nie dotyczy
2014	Urząd zrealizował środki na zobowiązania w wysokości zaledwie 12,4 mln euro, co stanowi 84,7 % zatwierdzonego budżetu (w 2013 r. było to 10,5 mln euro, czyli 87,3 %). W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków na 2015 r. Wyniósł on około 608 848 euro, co stanowi 27,9 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2013 r. było to 540 269 euro, czyli 30,7 %). Przeniesienia te były związane głównie z usługami doradczymi i doradztwem w zakresie informatyki zrealizowanymi w 2014 r., za które nie wystawiono jeszcze faktur, lub takimi, które miał zostać zrealizowane w 2015 r.	nie dotyczy
2014	W Urzędzie występuje duża rotacja personelu. W 2014 r. odeszło 14 osób, w tym 4 z ważnych stanowisk. Stanowi to poważne zagrożenie dla realizacji celów określonych w rocznym i wieloletnim programie prac.	w trakcie realizacji
2014	Zgodnie z decyzją podjętą przez dyrektora wykonawczego uczestnicy posiedzeń zorganizowanych przez Urząd należą do jednej z trzech kategorii (A, B lub C) pod względem zwracanych kosztów. Łączna kwota środków zwróconych uczestnikom posiedzeń wyniosła 997 506 euro. Uczestnicy należący do kategorii A, którzy podczas posiedzeń pełnią określone funkcje, otrzymują zwrot kosztów podróży i utrzymania w postaci zryczałtowanej kwoty, natomiast uczestnicy należący do kategorii B otrzymują tylko zryczałtowany zwrot kosztów podróży. Uczestnicy należący do kategorii C nie otrzymują żadnego zwrotu kosztów. Liczba uczestników zakwalifikowanych do kategorii A wzrosła z 61 % w 2013 r. do 69 % w 2014 r. Nie istnieje dokumentacja uzasadniająca klasyfikację uczestników do poszczególnych kategorii.	w trakcie realizacji (3)
(1) W 2015 r. 1 024 spośród wszystkich płatności (czyli 29,2 %) dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym. Przeciętne opóźnienie wyniosło 29 dni. (2) Do końca 2015 r. nie wdrożono jeszcze jednego standardu kontroli wewnętrznej. (3) W 2015 r. łączna kwota środków zwróconych uczestnikom posiedzeń wyniosła 987 515 euro. Liczba uczestników zakwalifikowanych do kategorii A zmniejszyła się z 69 % w 2014 r. do 52 % w 2015 r.

ODPOWIEDŹ AGENCJI

13. W odniesieniu do przeniesień, zostały one zaplanowane z wyprzedzeniem i były odpowiednio uzasadnione w związku z rolą EASO w kryzysie migracyjnym, a zatem władza budżetowa znacząco zwiększyła budżet EASO i liczbę pracowników na 2016 r. Dlatego też na sam koniec 2015 r. EASO musiał przygotować się na przyjęcie dodatkowych pracowników (+ 30 pracowników zatrudnionych na czas określony) przez zakupienie odpowiednich towarów i usług.

14. EASO zgadza się z ogólnymi uwagami Europejskiego Trybunału Obrachunkowego i jest zaangażowany na rzecz dysponowana w pełni przejrzystymi procedurami naboru za pośrednictwem wdrożenia nowej polityki naboru EASO. Znajduje to odzwierciedlenie w naborach prowadzonych od listopada 2015 r., w których rozwiązano kwestie stwierdzone w przeszłych kontrolach.

1 Dz.U. L 132 z 29.5.2010, s. 11.

2 Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Urzędu można znaleźć na jego stronie internetowej: www.easo.europa.eu.

3 Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

4 Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

5 Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

6 Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

7 Art. 107 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1271/2013.

8 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2016.449.66
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Urzędu.
• Data aktu: 13/09/2016
• Data ogłoszenia: 01/12/2016