Streszczenie opinii w sprawie wniosku Komisji dotyczącego rozporządzenia Rady zmieniającego rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83 w odniesieniu do deponowania historycznych materiałów archiwalnych instytucji w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji.

Streszczenie opinii Europejskiego Inspektora Ochrony Danych w sprawie wniosku Komisji dotyczącego rozporządzenia Rady zmieniającego rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83 w odniesieniu do deponowania historycznych materiałów archiwalnych instytucji w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji

(Niniejsza opinia jest dostępna w pełnym brzmieniu w języku angielskim, francuskim i niemieckim na stronie internetowej EIOD: http://www.edps.europa.eu)

(2013/C 28/05)

(Dz.U.UE C z dnia 30 stycznia 2013 r.)

1. Wprowadzenie

1.1. Konsultacje z EIOD

1. W dniu 16 sierpnia 2012 r. Komisja przyjęła wniosek dotyczący rozporządzenia Rady zmieniającego rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83 w odniesieniu do deponowania historycznych materiałów archiwalnych instytucji w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji (zwany dalej "wnioskiem")⁽¹⁾. Tego samego dnia wniosek przesłano EIOD do konsultacji.

2. Przed przyjęciem wniosku EIOD miał możliwość przedstawienia nieformalnych uwag. Wiele z nich zostało uwzględnionych we wniosku. W efekcie tego zawarte we wniosku gwarancje ochrony danych zostały wzmocnione. EIOD z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Komisja przeprowadziła z nim także formalne konsultacje po przyjęciu wniosku oraz że w preambule wniosku zamieszczono odniesienia do obecnej opinii.

1.2. Cele i kontekst wniosku

3. Na mocy rozporządzenia Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 z dnia 1 lutego 1983 r. dotyczącego udostępnienia do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej⁽²⁾ (zwanego dalej "rozporządzeniem w sprawie materiałów archiwalnych") instytucje i organy UE mają obowiązek określenia historycznych materiałów archiwalnych oraz udostępnienia ich do wglądu publicznego po upływie 30 lat. Na mocy rozporządzenia w sprawie materiałów archiwalnych każda instytucja i organ może przechowywać swoje historyczne materiały archiwalne w miejscu, które uważa za najbardziej odpowiednie.

4. Celem wniosku jest zmiana rozporządzenia w sprawie materiałów archiwalnych oraz nałożenie na wszystkie instytucje i organy UE (z wyjątkiem Trybunału Sprawiedliwości i Europejskiego Banku Centralnego) obowiązku deponowania papierowych materiałów archiwalnych w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji (zwanym dalej "EUI"). Komisja Europejska, Rada Unii Europejskiej i Parlament Europejski już teraz deponują swoje papierowe materiały archiwalne w EUI na mocy zawartej umowy. W związku z tym, jak wyjaśniono w jego uzasadnieniu, wniosek nie zmienia istniejącego stanu rzeczy, lecz "ma na celu potwierdzenie roli EUI w zarządzaniu historycznymi materiałami archiwalnymi instytucji. Zapewni on rzetelną podstawę prawną i finansową partnerstwa UE i EUI".

5. Wniosek nie zmieni też obowiązujących przepisów i procedur, zgodnie z którymi instytucje i organy UE udostępniają historyczne materiały archiwalne do wglądu publicznego po upływie 30 lat. Wniosek nie będzie ponadto miał wpływu na to, kto jest właścicielem historycznych materiałów archiwalnych, którym pozostaje instytucja lub organ deponujący dokumenty. Krótko mówiąc: wniosek wprowadza ograniczone co do zakresu i ukierunkowane zmiany do rozporządzenia w sprawie materiałów archiwalnych; nie proponuje się w nim jego kompleksowej modernizacji ani przeglądu.

1.3. Znaczenie dla ochrony danych i cele opinii EIOD

6. W związku z wykonywaniem swoich zadań instytucje i organy europejskie przetwarzają ogromne ilości danych, w tym danych osobowych. Część przetwarzanych danych osobowych może stanowić dane szczególnie chronione⁽³⁾ lub mogła zostać udostępniona danej instytucji lub organowi na zasadzie poufności, bez świadomości, że pewnego dnia staną się one publicznie dostępne: są to na przykład dane osobowe zawarte w dokumentacji medycznej lub aktach osobowych pracowników lub też dane osobowe przetwarzane w związku z procedurami dyscyplinarnymi i dotyczącymi mobbingu, audytami wewnętrznymi, różnymi skargami lub wnioskami oraz dochodzeniami dotyczącymi zagadnień handlowych, konkurencji, zapobiegania nadużyciom lub innymi dochodzeniami.

7. Część z tych danych osobowych, w tym niektóre dane wydające się stwarzać największe ryzyko dla osób, których dotyczą, jest niszczona po określonym czasie, gdy nie są one już wykorzystywane w pierwotnych celach, do których je zgromadzono (lub w innych celach administracyjnych zgodnych z tymi celami).

8. Znaczna część dokumentów przechowywanych przez instytucje i organy europejskie, w tym potencjalnie zawarte w nich dane osobowe, nie zostanie jednak zniszczona, lecz docelowo przeniesiona do historycznych materiałów archiwalnych Unii Europejskiej i zostanie udostępniona publicznie do celów historycznych, statystycznych oraz naukowych⁽⁴⁾.

9. Ważne jest, aby instytucje i organy europejskie posiadały jasne zasady dotyczące tego, jakie dane osobowe powinny lub nie powinny trafiać do historycznych materiałów archiwalnych, oraz tego, w jaki sposób zabezpieczyć te dane osobowe, które zostaną zachowane i udostępnione publicznie za pośrednictwem historycznych materiałów archiwalnych. Zasady te muszą zapewniać ochronę prywatności i danych osobowych osób, których dane dotyczą, jak też równoważyć ochronę tych praw podstawowych z prawem dostępu do dokumentów i uzasadnionymi interesami związanymi z badaniami historycznymi.

10. Obecnie, chociaż wiele instytucji i organów europejskich posiada zasady zarządzania dokumentami, zatrzymywania danych i archiwizacji (zob. na przykład wewnętrzny dokument administracyjny Komisji⁽⁵⁾ zatytułowany Common Conservation List (zwany dalej "CCL")), zasady te zawierają wytyczne co do ochrony danych jedynie w ograniczonym zakresie. CCL oraz podobne dokumenty należy dalej rozwijać lub uzupełnić je bardziej szczegółowymi i precyzyjniejszymi wytycznymi dotyczącymi ochrony danych.

11. Ponadto należy zauważyć, że istniejące zasady sformułowano w wewnętrznych dokumentach, nie zaś w prawodawstwie przyjętym przez Radę i Parlament. Istotnie, poza krótkim odniesieniem w art. 2 ust. 1 do "dokumentów objętych wyjątkiem odnoszącym się do prywatności i integralności osoby, określonych w art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (WE) nr 1049/2001"⁽⁶⁾, w rozporządzeniu w sprawie materiałów archiwalnych w jego obecnym brzmieniu nie określa się, jakie dane osobowe mogą zostać przeniesione do historycznych materiałów archiwalnych, a więc docelowo publicznie ujawnione.

12. Z kolei przywoływany art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 trzeba interpretować zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych, w tym rozporządzeniem (WE) nr 45/2001, oraz zgodnie z orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Decyzja, które dane osobowe powinny znaleźć się w historycznych materiałach archiwalnych, wymaga zatem złożonej analizy poszczególnych przypadków.

13. Obecnie trwa proces zmiany dyrektywy 95/46/WE⁽⁷⁾ i rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, należy też oczekiwać we właściwym czasie zmiany rozporządzenia (WE) nr 45/2001. Chociaż należy mieć nadzieję, że te zmiany w prawodawstwie wyjaśnią pewne kwestie, ze względu na ich ogólny charakter jest mało prawdopodobne, aby dostarczyły one instytucjom i organom europejskim wystarczająco szczegółowych wytycznych co do praktyk archiwizacji. Jeżeli chodzi o samo rozporządzenie w sprawie materiałów archiwalnych, Komisja proponuje ograniczone co do zakresu zmiany, które nie dotyczą art. 2 ust. 1 ani innych przepisów materialnych.

14. W obecnej opinii EIOD sugeruje kilka ukierunkowanych zmian, które można wprowadzić przy okazji obecnego, ograniczonego co do zakresu przeglądu rozporządzenia w sprawie materiałów archiwalnych. Ponadto podkreśla potrzebę przyjęcia konkretnych środków, w tym odpowiednich przepisów wykonawczych, w celu skutecznego rozwiązania problemów związanych z ochroną danych w kontekście uzasadnionego przechowywania dokumentacji do celów historycznych.

15. Aby zapewnić kontekst, w sekcji 2 zostaną skrótowo omówione pewne ogólne zagadnienia związane z ochroną danych oraz obecne tendencje dotyczące udostępniania do wglądu publicznego i dygitalizacji historycznych materiałów archiwalnych UE oraz anonimizacji i deanonimizacji, jak również inicjatywy Komisji w dziedzinie otwartych danych.

10. Wnioski

65. EIOD z zadowoleniem przyjmuje odniesienie we wniosku do zagadnień związanych z ochroną danych, a w szczególności do:

– przepisów dotyczących prawa właściwego,

– określenia organu nadzorczego,

– wskazania roli EUI jako przetwarzającego oraz

– wymogu przyjęcia przepisów wykonawczych w celu praktycznego rozwiązania problemów związanych z ochroną danych.

66. W celu rozwiązania pozostałych problemów związanych z ochroną danych EIOD zaleca, aby we wnioskowanej zmianie rozporządzenia w sprawie materiałów archiwalnych:

– określono najważniejsze cele i minimalną treść przepisów wykonawczych oraz procedurę ich przyjęcia, w tym strukturę zarządzania zapewniającą zharmonizowane i skoordynowane podejście, jasny harmonogram przyjęcia oraz zasady konsultacji z EIOD,

– wyjaśniono zasady mające zastosowanie do bezpieczeństwa danych osobowych przechowywanych w historycznych materiałach archiwalnych,

– zapewniono zabezpieczenia dotyczące prywatnych materiałów archiwalnych przechowywanych przez EUI oraz

– przedstawiono co najmniej minimalne wyjaśnienia związane z wyjątkiem dotyczącym prywatności w art. 2 rozporządzenia w sprawie materiałów archiwalnych.

Sporządzono w Brukseli dnia 10 października 2012 r.

	Peter HUSTINX
	Europejski Inspektor Ochrony Danych

______

⁽¹⁾ COM(2012) 456 final.

⁽²⁾ Rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 (Dz.U. L 43 z 15.2.1983, s. 1).

⁽³⁾ Np. "szczególne kategorie danych" w rozumieniu art. 10 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

⁽⁴⁾ W art. 1 ust. 2 rozporządzenia w sprawie materiałów archiwalnych zawarto definicję zarówno "materiałów archiwalnych", jak i "historycznych materiałów archiwalnych" (instytucji i organów UE). Materiały archiwalne definiuje się jako "wszelkie dokumenty i zapisy, niezależnie od ich rodzaju i postaci, które zostały sporządzone lub otrzymane przez jedną z instytucji, jej przedstawicielstwo lub pracowników, w trakcie wykonywania obowiązków związanych z działaniami (UE)". Historyczne materiały archiwalne definiuje się z kolei jako "tę część materiałów archiwalnych [instytucji], która została wyselekcjonowana (...) w celu (...) trwałego zachowania (...) nie później niż po upływie piętnastu lat od daty ich utworzenia" poprzez "wstępn[ą] segregacj[ę], mając[ą] na celu oddzielenie dokumentów i zapisów, które mają zostać zachowane, od tych, które nie mają wartości administracyjnej lub historycznej".

⁽⁵⁾ SEC(2007) 970, przyjęty w dniu 4 lipca 2007 r., obecnie w trakcie zmiany. Zob. też uwagi EIOD z dnia 7 maja 2007 r. w sprawie projektu CCL z 2007 r. pod adresem: http://www.edps.europa.eu/EDPSWEB/webdav/site/mySite/shared/Documents/Supervision/Adminmeasures/2007/07-05-07_commentaires_liste_conservation_EN.pdf

⁽⁶⁾ Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43.

⁽⁷⁾ Zob. wniosek Komisji dotyczący rozporządzenia w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnym przepływem takich danych (COM(2012) 11 wersja ostateczna). Zob. też opinię EIOD z dnia 7 marca 2012 r. w sprawie pakietu dotyczącego reform w zakresie ochrony danych, dostępną pod adresem: http://www.edps.europa.eu/EDPSWEB/edps/Consultation/Reform_package;jsessionid=46ACCFDB9005EB950DF9C7D58BDE5377

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2013.28.9
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Streszczenie opinii w sprawie wniosku Komisji dotyczącego rozporządzenia Rady zmieniającego rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83 w odniesieniu do deponowania historycznych materiałów archiwalnych instytucji w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji.
• Data aktu: 10/10/2012
• Data ogłoszenia: 30/01/2013