Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii za rok budżetowy 2005, wraz z odpowiedziami Centrum.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii za rok budżetowy 2005, wraz z odpowiedziami Centrum

(2006/C 312/16)

(Dz.U.UE C z dnia 19 grudnia 2006 r.)

WSTĘP

1. Europejskie Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii (zwane dalej "Centrum") zostało ustanowione na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1035/97 z dnia 2 czerwca 1997 r.⁽¹⁾. Do głównych zadań Centrum należy dostarczanie Unii i państwom członkowskim wiarygodnych informacji na temat rasizmu, ksenofobii i antysemityzmu w Unii Europejskiej oraz współpraca w tych dziedzinach z Radą Europy.

2. Tabela 1 w sposób skrótowy przedstawia kompetencje i działania Centrum. Najważniejsze informacje pochodzące ze sprawozdania finansowego sporządzonego przez Centrum za rok budżetowy 2005 zostały przedstawione w tabelach 2, 3 i 4.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Niniejszą opinię skierowaną do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽²⁾ sporządzono w wyniku zbadania sprawozdania finansowego Centrum, zgodnie z postanowieniami art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4. Sprawozdanie finansowe Centrum za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2005 r⁽³⁾. zostało sporządzone przez jego dyrektora, zgodnie z art. 12 rozporządzenia (WE) nr 1035/97, i przekazane Trybunałowi, który jest zobowiązany do wydania opinii na temat wiarygodności tego sprawozdania oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw.

5. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie ze swoimi strategiami i standardami, które opierają się na międzynarodowych standardach kontroli, przystosowanych do specyfiki Wspólnoty. Kontrola została przygotowana i przeprowadzona w celu uzyskania wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw legalne i prawidłowe.

6. Trybunał uzyskał uzasadnioną podstawę do wydania poniższej opinii.

Wiarygodność rozliczeń

Sprawozdanie finansowe Centrum za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2005 r. jest wiarygodne we wszystkich istotnych aspektach.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Centrum są, jako całość, legalne i prawidłowe.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI

7. Chociaż wskaźnik wykorzystania środków na zobowiązania w roku budżetowym 2005 wyniósł ponad 90 % Trybunał zauważył, że w przypadku kosztów administracyjnych wskaźnik przeniesienia środków na zobowiązania przekroczył 50 % oraz że ogólnie rzecz biorąc, wskaźnik anulowania środków przeniesionych jest wysoki (między 15 % a 25 %, w zależności od tytułu). Sytuacja ta świadczy o tym, że Centrum powinno ulepszyć programowanie swoich wydatków i monitorowanie ich realizacji. Przesunięcia środków między pozycjami budżetowymi powinny być uzasadnione i udokumentowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

8. Trybunał zwraca uwagę, że zarządzanie kosztami działań nie zostało wdrożone, pomimo iż przewiduje to rozporządzenie finansowe Centrum, wzorowane na rozwiązaniu zastosowanym do budżetu ogólnego w celu ulepszenia monitorowania prowadzonej działalności. W tym kontekście osiągnięcie celów Centrum nie powinno sprowadzać się do wykonania serii zadań, ale być oceniane w zależności od stopnia, w jakim przyczyniło się do osiągnięcia celów określonych w rozporządzeniu bazowym. Program pracy Centrum z założenia powinien przedstawiać realizację tych celów w ujęciu operacyjnym i w sposób mierzalny.

9. Centrum nie dysponuje systemem programowania i zarządzania zakupami wyposażenia. Ponadto Centrum nie przeprowadza regularnej kontroli swojego stanu posiadania, mimo że taka kontrola uwiarygodniłaby informacje o posiadanych aktywach.

10. W systemie kontroli wewnętrznej Centrum zaobserwowano różne niedociągnięcia. Ustanowione przez urzędnika zatwierdzającego procedury finansowe nie zostały opisane. W szczególności urzędnik zatwierdzający nie zatwierdził systemów, za pośrednictwem których on i oddelegowani przez niego urzędnicy zatwierdzający przekazują informacje księgowemu. Zasada rozdziału obowiązków nie była ściśle przestrzegana, w szczególności między funkcjami związanymi z inicjowaniem i weryfikacją transakcji. Ponadto, w odniesieniu do zobowiązań, listy kontroli ex ante powinny uwzględniać kryteria należytego zarządzania finansami.

11. Nie zawsze stosowana była zasada, zgodnie z którą członkowie komisji rekrutacyjnej zawsze powinni mieć grupę zaszeregowania równą lub wyższą od tej, na jaką przeprowadzana jest rekrutacja.

12. Ogłaszane przez Centrum zaproszenia do składania ofert nie zawierają dokładnych informacji na temat minimalnych wymagań co do jakości deklarowanej przez oferentów ani wagi kryterium cenowego. Sytuacja ta nie pozwala na zapewnienie wystarczającej przejrzystości i stwarza ryzyko obniżenia jakości produktów i usług, które mają zostać dostarczone/wyświadczone. Z wyjątkiem uzasadnionych przypadków należy stosować kryterium stosunku jakości do ceny, gdyż gwarantuje to, że przy danej cenie jakość nabywanych produktów i usług będzie maksymalna.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 28 września 2006 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Hubert WEBER
	Prezes

Tabela 1

Europejskie Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii (Wiedeń)

Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu	Kompetencje Centrum (rozporządzenie Rady (WE) nr 1035/97 z dnia 2 czerwca 1997 r.)		Zarządzanie	Środki udostępnione Centrum (2004)	Produkty i usługi
Zbieranie informacji: W celu wypełnienia zadań, które są jej powierzone, Komisja może zbierać wszelkie informacje i dokonywać wszelkich niezbędnych weryfikacji w granicach i na warunkach określonych przez Radę zgodnie z postanowieniami niniejszego Traktatu. (Artykuł 284 Traktatu)	Cele: - dostarczanie Wspólnocie i jej państwom członkowskim obiektywnych, wiarygodnych i porównywalnych danych dotyczących zjawisk rasizmu, ksenofobii i antysemityzmu w Unii Europejskiej, - ścisła współpraca z Radą Europy w celu uniknięcia powielania pracy i uzyskania wartości dodanej.	Zadania: - badanie rozmiarów i rozwoju zjawisk rasizmu i ksenofobii, - zbieranie i analiza informacji, w szczególności poprzez Europejską Sieć Informacji o Rasizmie i Ksenofobii (RAXEN), - prowadzenie badań naukowych, - sprzyjanie szerokiemu rozpowszechnianiu tych informacji, - przedstawianie opinii Wspólnocie i jej państwom członkowskim, - opracowywanie wskaźników i kryteriów w celu poprawy spójności informacji, - publikowanie rocznego sprawozdania dotyczącego sytuacji w zakresie rasizmu i ksenofobii.	1) Rada zarządzająca: Skład Rada składa się z jednej niezależnej osoby mianowanej przez każde państwo członkowskie, przez Parlament Europejski, przez Radę Europy oraz z przedstawiciela Komisji. Zadania Przyjmuje program prac i sprawozdanie roczne. Przyjmuje budżet ostateczny i plan zatrudnienia. Wydaje opinię na temat ostatecznej wersji sprawozdania finansowego. 2) Zarząd: Skład - przewodniczący rady zarządzającej, - przedstawiciel Rady Europy, - przedstawiciel Komisji, - dwóch innych członków rady zarządzającej. 3) Dyrektor: Mianowany przez radę zarządzającą na wniosek Komisji. 4) Kontrola zewnętrzna: Trybunał Obrachunkowy. 5) Kontrola wewnętrzna: Służba audytu wewnętrznego Komisji. 6) Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu: Parlament na zalecenie Rady.	Budżet ostateczny na 2005 r.: 8,279 mln euro (7,9 mln euro), z czego dotacje wspólnotowe: 100 % (98,7 %). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2005 r.: 37 (34) stanowisk w planie zatrudnienia, z czego obsadzonych: 35 (30) + 4 (4) inne stanowiska (kontrakty pomocnicze, oddelegowani eksperci narodowi, personel lokalny, pracownicy zatrudnieni na czas określony). Całkowite zatrudnienie: 41 (34), z czego wykonujący zadania operacyjne: 24 (21), administracyjne: 13 (8), mieszane: 4 (5).	RAXEN: liczba działań podjętych przez 25 krajowych punktów kontaktowych: 400, liczba spotkań: 5. Sprawozdania z badań: liczba sprawozdań: 13, liczba spotkań: 7, sprawozdania roczne: 2, biuletyn EUMC: 5, biuletyn "Equal Voices": 2. Współpraca z państwami członkowskimi i innymi instytucjami (liczba wspólnie organizowanych przedsięwzięć): - państwa członkowskie: 4, - Komisja: 14, - Parlament Europejski: 8, - KOMITET REGIONÓW: 3, - EUROPEJSKI KOMITET EKONOMICZNO-SPOłECZNY 3, - Rada Europy: 10, - OBWE: 3, - ONZ: 3, - inne agencje: 3, - KRAJOWE OKRĄGŁE STOŁY: 6, - EUROPEJSKI OKRĄGŁY STÓŁ: 1.
Źródło: Informacje przekazane przez Centrum.

EUROPEJSKIE CENTRUM MONITOROWANIA RASIZMU I KSENOFOBII

Tabela 2

Wykonanie budżetu za rok budżetowy 2005

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

grafika

Tabela 3

Rachunek dochodów i wydatków za rok budżetowy 2005⁽¹⁾

(w tys. euro)
	2005
Dochody operacyjne
Dotacje wspólnotowe	7.466
Inne dotacje/dochody	14
Ogółem (a)	7.480
Wydatki operacyjne
Personel	2.729
Administracja	1.029
Działania operacyjne	3.304
Ogółem (b)	7.062
Wynik ekonomiczny (c = a - b)	418
(1) Dane za rok budżetowy 2004 nie zostały podane, ponieważ z powodu zmian w stosowanych metodach rachunkowości nie są one porównywalne z danymi za rok budżetowy 2005.

Tabela 4

Bilans na dzień 31 grudnia 2005 r. i 31 grudnia 2004 r.⁽¹⁾

(w tys. euro)
	2005	2004
Aktywa
Aktywa trwałe	152	123
Należności krótkoterminowe	361	366
Środki pieniężne	2.832	1.279
Ogółem	3.345	1.768
Pasywa
Wynik z poprzednich lat budżetowych	725	725
Wynik roku budżetowego	418	0
Zobowiązania krótkoterminowe	2.202	1.043
Ogółem	3.345	1.768
(1) Dane za rok budżetowy 2004 zostały przetworzone dla zapewnienia porównywalności z danymi za rok budżetowy 2005.

Źródło: Dane Centrum. Niniejsze tabele przedstawiają skróconą wersję danych dostarczonych przez Centrum w jego własnym sprawozdaniu finansowym.

ODPOWIEDZI CENTRUM

7. Przyczyną wysokiego wskaźnika przeniesionych środków administracyjnych pozostaje fakt, że dział zamówień utworzono pod koniec 2005 r. Dopiero po tej dacie ogłoszono przetargi, aby zapewnić legalność tych procedur. Wprowadzono procedurę mającą na celu obniżenie poziomu anulowanych przeniesień. Przyszłe przesunięcia budżetowe będą w pełni udokumentowane.

8. Roczny program prac na rok 2006 został przygotowany w formie zgodnej z wymaganiami art. 40 ramowego rozporządzenia finansowego i wyznacza główne działania, cele, zadania, produkty końcowe, wskaźniki realizacji oraz wyniki/wpływ pracy Centrum. W związku z tym roczne sprawozdanie z działalności za rok 2006 zostanie sporządzone zgodnie ze strukturą programu prac, dostarczając tym samym wymagane wskaźniki realizacji i przegląd wyników w oparciu o wymierne dane.

9. Zakupiono aplikację do zarządzania spisem inwentaryzacyjnym, która obecnie jest konfigurowana i instalowana. Przeprowadzenie spisu inwentaryzacyjnego planowane jest na ostatni kwartał bieżącego roku, tuż po dokonaniu instalacji aplikacji i zakończeniu prac przygotowawczych.

10. W celu poprawy wewnętrznych kontroli nad transakcjami i dostosowania do wymagań rozporządzenia finansowego w lutym 2006 r. zmianie uległy obiegi finansowe. Zmiany te zostały ujęte w serii instrukcji podpisanych przez dyrektora, po konsultacji z księgowym i audytorem wewnętrznym EUMC. Nowe obiegi zostały zbadane w testowym środowisku SI2, a walidacja testu została udokumentowana.

11. Ponieważ plan zatrudnienia EUMC przewiduje w sumie jedynie 37 stanowisk, niezwykle trudne, a w niektórych przypadkach wręcz niemożliwe, jest ustanowienie komisji, których członkowie mieliby co najmniej taką samą grupę zaszeregowania, jak stanowisko, które pozostaje do obsadzenia.

12. Centrum rozważy wzmocnienie jasności informacji umieszczanych w zaproszeniach do przetargu i zastosuje metodę relacji między ceną a jakością, tam gdzie zostanie to uznane za właściwe.

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 151 z 10.6.1997, str. 6.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.

⁽³⁾ Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w dniu 3 maja i wpłynęło do Trybunału w dniu 29 czerwca 2006 r.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2006.312.93
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii za rok budżetowy 2005, wraz z odpowiedziami Centrum.
• Data aktu: 28/09/2006
• Data ogłoszenia: 19/12/2006