Sprawozdanie na temat rozliczeń Europejskiego Centrum Rozwoju Szkolenia Zawodowego za rok obrachunkowy 2003 wraz z odpowiedziami Centrum.

SPRAWOZDANIE

na temat rozliczeń Europejskiego Centrum Rozwoju Szkolenia Zawodowego za rok obrachunkowy 2003, wraz z odpowiedziami Centrum

(2004/C 324/08)

(Dz.U.UE C z dnia 30 grudnia 2004 r.)

WSTĘP

1. Europejskie Centrum Rozwoju Szkolenia Zawodowego (zwane dalej Centrum) zostało ustanowione na mocy rozporządzenia Rady (EWG) nr 337/75⁽¹⁾. Misją Centrum jest przyczynianie się do rozwoju szkolenia zawodowego na poziomie wspólnotowym. Mając to na uwadze, należy opracować i rozpowszechnić dokumentację dotyczącą systemów szkolenia zawodowego. Tabela 1 przedstawia w sposób skrótowy kompetencje i działania Centrum na podstawie przekazanych przez nie informacji.

OPINIA TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

2. Niniejsza opinia jest przedstawiana Parlamentowi Europejskiemu i Radzie na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽²⁾.

3. Trybunał zbadał roczne sprawozdania finansowe Centrum za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. Zgodnie z art. 12 a, ust. 1 rozporządzenia Rady (EWG) nr 337/75 za wykonanie budżetu Centrum odpowiada dyrektor. Dyrektor jest odpowiedzialny za sporządzenie i przedstawienie sprawozdań⁽³⁾, zgodnie z wewnętrznymi przepisami finansowymi przyjętymi na podstawie art. 12 wymienionego rozporządzenia. Trybunał jest odpowiedzialny za ich kontrolę zgodnie z art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie ze swoimi standardami i strategiami kontroli. Opierają się one na ogólnie przyjętych międzynarodowych standardach kontroli przystosowanych do specyfiki Wspólnoty. Trybunał zbadał dokumentację księgową i zastosował procedury kontroli, które uznał za niezbędne w danych okolicznościach.

5. W ten sposób Trybunał uzyskał uzasadnione zapewnienie, że rozliczenia za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. są wiarygodne oraz że transakcje leżące u podstaw tych rozliczeń są jako całość legalne i prawidłowe. Uwagi przedstawione poniżej nie podważają opinii z kontroli wyrażonej przez Trybunał w niniejszym sprawozdaniu.

UWAGI

6. Wykorzystanie środków za rok obrachunkowy 2003 oraz środków przeniesionych z poprzedniego roku obrachunkowego zostało przedstawione w tabeli 2. Wersja skrócona rachunku dochodów i wydatków oraz bilansu Centrum za rok obrachunkowy 2003 została przedstawiona w tabelach 3 i 4.

7. W 2003 r. Centrum otrzymało dotacje Phare oraz wpłaty z państw trzecich⁽⁴⁾ na sumę 791.844 euro. Wbrew zasadom jednolitości i rzetelności budżetowej, Centrum nie ujęło tych wpływów na rok 2003 w swoim budżecie w drodze budżetu korygującego.

8. Dnia 31 marca 2003 r. zarząd przyjął nowe rozporządzenie finansowe Centrum wraz z przepisami wykonawczymi. Rozporządzenie⁽⁵⁾ to przewiduje stworzenie nowego systemu kontroli wewnętrznej. Do końca roku obrachunkowego nie dokonano dostosowań w organizacji finansowej Centrum ani w jego systemie rachunkowości.

9. Artykuł 28 ust. 2 lit. e) rozporządzenia finansowego Centrum stanowi, że księgowy zatwierdza systemy określone przez urzędnika zatwierdzającego służące dostarczaniu lub uzasadnianiu informacji księgowych. Takie zatwierdzenia nie miało miejsca.

10. Centrum powołało jednostkę ds. zamówień, której zadaniem jest zapewnienie prawidłowości zamówień, które będą udzielane na przeprowadzenie badań. Jednostka ta jest jednak informowana o trwających postępowaniach dopiero po podpisaniu protokołu wyboru ofert. W związku z tym nie może ona w żadnym stopniu zapobiegać nieprawidłowościom na początkowym etapie postępowania (wybór procedury, kontrola zaproszenia do składania ofert i ogłoszeń). Zwiększenie zakresu kompetencji tej jednostki wydaje się tym bardziej uzasadnione, że kontrola dokumentacji wykazała niekonsekwencje i błędy formalne w zarządzaniu postępowaniami o udzielenie zamówień.

11. W 2003 r. w wyniku ogłoszonego w 2000 r. zaproszenia do składania zgłoszeń wyrażających zainteresowanie udziałem Centrum dysponowało listą potencjalnych wykonawców. Lista ta została utworzona i scentralizowana pod nadzorem stałego przewodniczącego komisji oceniających. Pozwalała ona Centrum na stosowanie procedury negocjacyjnej wobec umieszczonych na niej potencjalnych wykonawców, bez konieczności publikacji i ogłaszania kryteriów oceny ofert, dla zamówień o wartości do ok. 163.000 euro⁽⁶⁾. Skontrolowano dokumentację pięciu przetargów ograniczonych z zastosowaniem zaproszenia do składania zgłoszeń wyrażających zainteresowanie udziałem. W trzech przypadkach (całkowita wartość zamówień: 79.800 euro), będących podstawą do płatności w 2003 r., wybrani wykonawcy nie znajdowali się na liście i nie uzyskano na ten temat wyjaśnień. W związku z powyższymi ustaleniami można podważyć sens istnienia takiej listy wykonawców. Trybunał zwraca również uwagę na fakt, że brak aktualizacji listy stwarza wrażenie niekonsekwencji w procedurach wyboru ofert stosowanych przez Centrum.

12. Zbadanie dokumentacji rekrutacyjnej i niektórych akt osobowych wykazało braki formalne oraz brak części dokumentów, co nie pozwala na uzyskanie koniecznej przejrzystości w odniesieniu do decyzji rekrutacyjnych i ich konsekwencji finansowych na etapie ustalania wynagrodzeń.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniach 29 i 30 września 2004 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Juan Manuel FABRA VALLÉS
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 39 z 13.2.1975, str. 1.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.

⁽³⁾ Na podstawie art. 63 ust. 3 rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do Centrum końcowe sprawozdania za rok obrachunkowy 2003 zostały sporządzone dnia 1 września 2004 r. i przekazane Trybunałowi Obrachunkowemu, który otrzymał je dnia 17 września 2004 r. Wersja skrócona tych sprawozdań jest przedstawiona w tabelach załączonych do niniejszego sprawozdania.

⁽⁴⁾ Dotacje otrzymane z Norwegii.

⁽⁵⁾ Artykuł 25 rozporządzenia finansowego Centrum.

⁽⁶⁾ Patrz: art. 128 ust. 1 rozporządzenia ustanawiającego przepisy wykonawcze do rozporządzenia finansowego.

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

Tabela 1

Europejskie Centrum Rozwoju Szkolnictwa Zawodowego (Saloniki)

grafika

Tabela 2

Europejskie Centrum Rozwoju Szkolnictwa Zawodowego - Wykonanie budżetu za rok obrachunkowy 2003

grafika

Tabela 3

Europejskie Centrum Rozwoju Szkolnictwa Zawodowego - Rachunek dochodów i wydatków za lata obrachunkowe 2002 i 2003

grafika

Tabela 4

Europejskie Centrum Rozwoju Szkolnictwa Zawodowego - Bilans na dzień 31 grudnia 2003 i na dzień 31 grudnia 2002 r.

grafika

ODPOWIEDZI CENTRUM

7. Centrum powinno było sformalizować przyjęcie funduszy związanych z subsydium z państw nieczłonkowskich i kontraktem "Phare" w drodze uzupełniającego i korygującego budżetu.

8. Niezbędna finansowa adaptacja spowodowana reformą finansową rozpoczęła się w 2003 r. i powinna zakończyć się w 2005 r. Jeśli chodzi o adaptację systemu rachunkowego, Centrum przeprowadza niezbędne zmiany zgodnie z wyznaczonymi priorytetami.

9. Nie ma w tym nieprawidłowości, że system rachunkowy nie został jeszcze zalegalizowany. Ten stan rzeczy spowodowany jest zmianami, których należy dokonać w celu pełnego wdrożenia reformy rachunkowości. Legalizacja powinna mieć miejsce w roku 2005.

10. Reforma i złożoność kwestii związanych z dostawą i zarządzaniem kontraktem w połączeniu z trudnościami przedstawionymi przez zdecentralizowany modus operandi, wzmocniły potrzebę scentralizowanego systemu dostawy i działań związanych z zarządzaniem kontraktem. W tym sensie, i na podstawie decyzji Dyrektora 2004/1, Służba ds. Prawnych i Zarządzania Kontraktami jest jedynie odpowiedzialna za bezpośrednie scentralizowane dostawy i zarządzanie kontraktami w Cedefop i, w ramach swoich uprawnień, zajmuje się wszystkimi formalnymi, prawnymi i administracyjnymi zadaniami związanymi z wszystkimi etapami i aspektami dostaw w Cedefop. W końcu, na podstawie dokumentacji przedstawionej przez Trybunał Obrachunkowy, Centrum chciałoby podkreślić, że procedury, które doprowadziły do przyznania wszystkich kontraktów, były zgodne z obowiązującymi przepisami.

11. Odnośnie do kontraktów 2002/0117 (22.483 EUR), 2002/0143 (25.000 EUR) i 2003/0069 (32.257,50 EUR), Cedefop chciałby zwrócić uwagę na to, że: a) kontrakty 2002/0117 i 2002/0143 dotyczą roku 2002, b) kontrakty 2002/0117 i 2003/0069 zostały przyznane temu samemu wykonawcy, oraz c) wszystkie kontrakty, o których mowa powyżej, są kontraktami o niskiej wartości.

Lista podmiotów wezwanych do składania ofert na podstawie, której przyznano trzy wyżej wymienione kontrakty, była oparta na całej puli wykwalifikowanych potencjalnych wykonawców, którzy przystąpili do zaproszenia do składania ofert Cedefop nr AMI/VET/2000-1. Zgodnie z danymi dostarczonymi przez audytorów wezwania do składania ofert były skierowane do organizacji/osób fizycznych wybranych na podstawie obiektywnych i antydyskryminacyjnych kryteriów typowych dla każdego poszczególnego kontraktu, w sposób przewidziany w obowiązujących przepisach, a nie do wszystkich potencjalnych wykonawców znajdujących się w ww. puli. Wykonawcy, o których tutaj mowa, co mogą potwierdzić jure et facto dane dostarczone przez Trybunał Obrachunkowy, zostali zaakceptowani jako wykwalifikowani wykonawcy w ramach ww. zaproszenia do składania ofert. Pomimo że ich nazwy (imiona i nazwiska) nie pojawiły się na liście dostarczonej audytorom (w wyniku trudności związanych ze zdecentralizowanymi działaniami w tym czasie), ich status jako wykwalifikowanych potencjalnych wykonawców jest niepodważalny. Centrum chciałoby podkreślić, że procedury, które doprowadziły do przyznania ww. kontraktów, były zgodne z obowiązującymi przepisami.

12. Administracja będzie miała na względzie uwagi przy opracowywaniu wewnętrznych procedur lub ich zmian.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2004.324.53
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie na temat rozliczeń Europejskiego Centrum Rozwoju Szkolenia Zawodowego za rok obrachunkowy 2003 wraz z odpowiedziami Centrum.
• Data aktu: 30/09/2004
• Data ogłoszenia: 30/12/2004