I. Odpowiedzialność a kierowanie
Odpowiedzialność to obowiązek moralny lub prawny ponoszenia konsekwencji zachowania własnego lub innych osób. Definicja ta odnosi się do różnych sfer działalności człowieka: życia społecznego, rodzinnego, gospodarczego, politycznego. Odpowiedzialność jest nierozerwalnie związana z kierowaniem i zarządzaniem.
Kierowanie bowiem to działanie zmierzające do tego, by inne rzeczy funkcjonowały zgodnie z celem tego, kto nimi kieruje.
Pokrewnym terminem, często stosowanym zamiennie, jest zarządzanie. Jednakże zarządzanie to szczególny przypadek kierowania, w którym źródłem władzy organizacyjnej jest prawo ekonomicznej własności środków rzeczowych używanych w działaniu i wynikająca z tego prawa formalna hierarchia organizacyjna.
Funkcjonowania systemu zarządzania nie sposób sobie wyobrazić bez tego, co przywykliśmy na co dzień nazywać informacją ekonomiczną. Rola informacji w zarządzaniu jest tak duża, że w literaturze przedmiotu spotyka się poglądy utożsamiające system zarządzania ze zintegrowanym systemem informacyjnym. Informacje ekonomiczne dotyczą między innymi: stanu wyjściowego, przebiegu działania, osiągniętych rezultatów, stanu po zakończeniu określonego działania.
W działalności gospodarczej status zawodowego kierownika pojawia się wszędzie tam, gdzie własność indywidualna na skutek zmian w gromadzeniu kapitału zostaje zastąpiona własnością zbiorową akcjonariuszy czy udziałowców (własność publiczna lub własność prywatna).
Rachunkowość jest szczególnym systemem rozrachunku z odpowiedzialności społecznej. W świetle ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) – dalej u.o.r., kierownik jednostki:
1. Ponosi odpowiedzialność za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej (....) (art. 4 ust. 5 u.o.r.).
Rachunkowość jednostki obejmuje:
• przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
• w przypadkach przewidzianych ustawą – poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych.
2. Ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację przyjętych zasad (politykę) rachunkowości, a w szczególności określa:
• rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze,
• metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,
• sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
– zakładowego planu kont przez ustalenie wykazu kont księgi głównej, przyjętych zasad klasyfikacji - - zdarzeń, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
wykazu ksiąg rachunkowych, a jeśli księgi rachunkowe prowadzi się przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych w procesach przetwarzania danych,
– opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
– system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów (art. 10 u.o.r.).
3. Zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
Należy zaznaczyć, że kto wbrew przepisom ustawy o rachunkowości dopuszcza do:
– nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
– niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych,
podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat dwóch albo obu tym karom łącznie (art. 77 u.o.r.).
Kierownicy placówek oświatowych, dla których organem założycielskim jest jednostka samorządu terytorialnego, muszą przestrzegać postanowień ustawy o finansach publicznych i innych aktów prawnych dotyczących sektora finansów publicznych (np. ustawa o zamówieniach publicznych), gdyż kierowane przez nich jednostki są zaliczane do sektora finansów publicznych.
Zgodnie z art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) – dalej u.f.p., jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami u.o.r. z uwzględnieniem zasad określonych w u.f.p.
Przepis art. 53 u.f.p. stanowi, iż kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki (np. dotyczy to kontroli dokumentów księgowych).
Zgodnie z art. 54 u.f.p. głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:
– prowadzenia rachunkowości jednostki,
– wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,
– dokonywania wstępnej kontroli:
– zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
– kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych finansowych (cechy dokumentów księgowych określa ustawa o rachunkowości, kompletność dotyczy wszystkich wymaganych prawem dokumentów dla określonej operacji, np. wniosek o zamówieniach publicznych, umowa, rachunek do umowy).
W celu realizacji swoich zadań główny księgowy ma prawo:
– żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępniania do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień;
– wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.
Ewa Hellich
Odpowiedzialność to obowiązek moralny lub prawny ponoszenia konsekwencji zachowania własnego lub innych osób. Definicja ta odnosi się do różnych sfer działalności człowieka: życia społecznego, rodzinnego, gospodarczego, politycznego. Odpowiedzialność jest nierozerwalnie związana z kierowaniem i zarządzaniem.
Kierowanie bowiem to działanie zmierzające do tego, by inne rzeczy funkcjonowały zgodnie z celem tego, kto nimi kieruje.
Pokrewnym terminem, często stosowanym zamiennie, jest zarządzanie. Jednakże zarządzanie to szczególny przypadek kierowania, w którym źródłem władzy organizacyjnej jest prawo ekonomicznej własności środków rzeczowych używanych w działaniu i wynikająca z tego prawa formalna hierarchia organizacyjna.
Funkcjonowania systemu zarządzania nie sposób sobie wyobrazić bez tego, co przywykliśmy na co dzień nazywać informacją ekonomiczną. Rola informacji w zarządzaniu jest tak duża, że w literaturze przedmiotu spotyka się poglądy utożsamiające system zarządzania ze zintegrowanym systemem informacyjnym. Informacje ekonomiczne dotyczą między innymi: stanu wyjściowego, przebiegu działania, osiągniętych rezultatów, stanu po zakończeniu określonego działania.
W działalności gospodarczej status zawodowego kierownika pojawia się wszędzie tam, gdzie własność indywidualna na skutek zmian w gromadzeniu kapitału zostaje zastąpiona własnością zbiorową akcjonariuszy czy udziałowców (własność publiczna lub własność prywatna).
Rachunkowość jest szczególnym systemem rozrachunku z odpowiedzialności społecznej. W świetle ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) – dalej u.o.r., kierownik jednostki:
1. Ponosi odpowiedzialność za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej (....) (art. 4 ust. 5 u.o.r.).
Rachunkowość jednostki obejmuje:
• przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
• w przypadkach przewidzianych ustawą – poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych.
2. Ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację przyjętych zasad (politykę) rachunkowości, a w szczególności określa:
• rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze,
• metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,
• sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
– zakładowego planu kont przez ustalenie wykazu kont księgi głównej, przyjętych zasad klasyfikacji - - zdarzeń, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
wykazu ksiąg rachunkowych, a jeśli księgi rachunkowe prowadzi się przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych w procesach przetwarzania danych,
– opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
– system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów (art. 10 u.o.r.).
3. Zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
Należy zaznaczyć, że kto wbrew przepisom ustawy o rachunkowości dopuszcza do:
– nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
– niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych,
podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat dwóch albo obu tym karom łącznie (art. 77 u.o.r.).
Kierownicy placówek oświatowych, dla których organem założycielskim jest jednostka samorządu terytorialnego, muszą przestrzegać postanowień ustawy o finansach publicznych i innych aktów prawnych dotyczących sektora finansów publicznych (np. ustawa o zamówieniach publicznych), gdyż kierowane przez nich jednostki są zaliczane do sektora finansów publicznych.
Zgodnie z art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) – dalej u.f.p., jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami u.o.r. z uwzględnieniem zasad określonych w u.f.p.
Przepis art. 53 u.f.p. stanowi, iż kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki (np. dotyczy to kontroli dokumentów księgowych).
Zgodnie z art. 54 u.f.p. głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:
– prowadzenia rachunkowości jednostki,
– wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,
– dokonywania wstępnej kontroli:
– zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
– kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych finansowych (cechy dokumentów księgowych określa ustawa o rachunkowości, kompletność dotyczy wszystkich wymaganych prawem dokumentów dla określonej operacji, np. wniosek o zamówieniach publicznych, umowa, rachunek do umowy).
W celu realizacji swoich zadań główny księgowy ma prawo:
– żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępniania do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień;
– wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.
Ewa Hellich