Decyzja zmieniająca regulamin wewnętrzny EIOD z dnia 15 maja 2020 r.

DECYZJA EUROPEJSKIEGO INSPEKTORA OCHRONY DANYCH (EIOD)

z dnia 14 października 2022 r.

zmieniająca regulamin wewnętrzny EIOD z dnia 15 maja 2020 r.

EUROPEJSKI INSPEKTOR OCHRONY DANYCH,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych ¹  ("rozporządzenie"), w szczególności jego art. 54 ust. 4 i art. 57 ust. 1 lit. q),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z art. 54 ust. 4 rozporządzenia (UE) 2018/1725 Europejski Inspektor Ochrony Danych ma otrzymać pomoc sekretariatu, którego urzędnicy i inni pracownicy są przez niego wyznaczani. Regulamin wewnętrzny EIOD z dnia 15 maja 2020 r. ²  przyjęty zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. q) rozporządzenia zawiera w rozdziale III niektóre przepisy niezbędne do organizacji pracy sekretariatu. Należy jednak wyraźnie odróżnić zasadnicze przepisy proceduralne regulujące wykonywanie zadań EIOD od przepisów dotyczących struktury organizacyjnej jego sekretariatu; te ostatnie nie powinny znaleźć się w regulaminie wewnętrznym.

(2) W szczególności następujące przepisy nie muszą być uwzględnione w regulaminie wewnętrznym, ponieważ nie dotyczą procedur, które mają być stosowane przez EIOD: szczegółowe określenie stanowisk obejmujących funkcje kierownicze, w szczególności w odniesieniu do roli i funkcji dyrektora; wyznaczenie organu powołującego w rozumieniu regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej ustanowionego rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 ³ ; wyznaczenie osoby uprawnionej do wykonywania uprawnień do zawierania umów o pracę w rozumieniu art. 6 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej ustanowionych rozporządzeniem (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68.

(3) Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, jeżeli uzna, że przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii nie jest zgodne z rozporządzeniem (UE) 2018/1725 i innymi obowiązującymi aktami prawnymi. Art. 57 ust. 1 lit. e) rozporządzenia (UE) 2018/1725 stanowi, że EIOD powinien rozpatrywać takie skargi i w odpowiednim zakresie prowadzić postępowania dotyczące tych skarg. EIOD powinien przy tym uwzględnić m.in. dokładną datę, w której miały miejsce dane zdarzenia, czy dane zachowanie przestało wywoływać skutki, czy skutki zostały usunięte lub czy zapewniono odpowiednią gwarancję takiego usunięcia. Biorąc pod uwagę, że prawdopodobieństwo stwierdzenia, że doszło do naruszenia, a także znaczenie jego skutków dla osób, których dane dotyczą, zwykle maleje wraz z upływem czasu, należy ustanowić termin składania skarg do EIOD. EIOD powinien zatem uznać za niedopuszczalną i nie rozpatrywać skargi złożonej ponad dwa lata po tym, jak skarżący dowiedział się o domniemanym naruszeniu, z wyjątkiem należycie uzasadnionych i wyjątkowych okoliczności, np. jeżeli istniały uzasadnione powody, dla których skarżący nie podjął działań w odpowiednim czasie.

(4) Po konsultacji z Komitetem Pracowniczym,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

W regulaminie wewnętrznym EIOD z dnia 15 maja 2020 r. wprowadza się następujące zmiany:

1) uchyla się art. 9.;

2) art. 10 otrzymuje brzmienie:

"Artykuł 10

Posiedzenie zarządu

1. Posiedzenie zarządu zapewnia strategiczny nadzór nad pracami EIOD. Uczestniczą w nim Europejski Inspektor Ochrony Danych, kierownik sekretariatu EIOD, kierownicy wyższego i średniego szczebla oraz inni urzędnicy, którzy przyczyniają się do zapewnienia strategicznego nadzoru nad pracą EIOD, zgodnie z ustaleniami Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.

2. Jeżeli posiedzenie zarządu dotyczy kwestii związanych z zasobami ludzkimi, budżetem, finansami lub sprawami administracyjnymi, istotnych z punktu widzenia EROD lub sekretariatu EROD, bierze w nim udział również kierownik sekretariatu EROD.

3. Posiedzeniu zarządu przewodniczy Europejski Inspektor Ochrony Danych, a w przypadku gdy nie może on uczestniczyć w posiedzeniu - kierownik sekretariatu EIOD.

4. Kierownik sekretariatu zapewnia prawidłowe funkcjonowanie sekretariatu posiedzenia zarządu.

5. Posiedzenia nie są jawne. Treść obrad jest poufna.";

3) art. 11 otrzymuje brzmienie:

"Artykuł 11

Delegowanie zadań i zastępstwo

1. Europejski Inspektor Ochrony Danych może przekazać kierownikowi sekretariatu EIOD, w stosownych przypadkach i zgodnie z rozporządzeniem, uprawnienia do przyjmowania i podpisywania prawnie wiążących decyzji, których treść została już określona przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.

2. Europejski Inspektor Ochrony Danych może również przekazać, w stosownych przypadkach i zgodnie z rozporządzeniem, kierownikowi sekretariatu EIOD, kierownikowi jednostki lub kierownikowi danego sektora, uprawnienia do przyjmowania i podpisywania innych dokumentów.

3. W przypadku gdy uprawnienia zostały przekazane kierownikowi sekretariatu EIOD na mocy ust. 1 lub 2, może on przekazać je dalej danemu kierownikowi działu lub kierownikowi niezależnego sektora, który podlega bezpośrednio kierownikowi sekretariatu EIOD.

4. W przypadku gdy Europejski Inspektor Ochrony Danych nie może sprawować swoich funkcji lub stanowisko to jest nieobsadzone, kierownik sekretariatu EIOD - w stosownych przypadkach i zgodnie z rozporządzeniem - wykonuje zadania i wypełnia obowiązki Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, które są konieczne i naglące dla zapewnienia ciągłości działania.

5. W przypadku gdy kierownik sekretariatu EIOD nie może sprawować swoich funkcji lub stanowisko to jest nieob- sadzone, a Europejski Inspektor Ochrony Danych nie wyznaczył żadnego urzędnika, funkcje kierownika sekretariatu EIOD są sprawowane przez kierownika jednostki lub kierownika niezależnego sektora, który podlega bezpośrednio kierownikowi sekretariatu EIOD, o najwyższym stopniu zaszeregowania, a w przypadku równego stopnia zaszeregowania - przez kierownika jednostki lub kierownika sektora, który podlega bezpośrednio kierownikowi sekretariatu EIOD, o najdłuższym stażu pracy w ramach tego stopnia zaszeregowania, lub, w przypadku równego stażu pracy - przez najstarszego wiekiem. Kierownik sekretariatu EROD nie może zastępować kierownika sekretariatu EIOD.

6. Jeżeli nie ma kierownika jednostki ani kierownika niezależnego sektora, który podlega bezpośrednio kierownikowi sekretariatu EIOD i który mógłby wykonywać obowiązki kierownika sekretariatu EIOD określone w ust. 5, a Europejski Inspektor Ochrony Danych nie wyznaczył żadnego urzędnika, zastępstwo sprawuje urzędnik z najwyższym stopniem zaszeregowania, a w przypadku równego stopnia zaszeregowania - urzędnik o najdłuższym stażu pracy w ramach tego stopnia zaszeregowania, lub, w przypadku równego stażu pracy - urzędnik najstarszy wiekiem. Pracownicy sekretariatu EROD nie mogą zastępować kierownika sekretariatu EIOD.";

4) uchyla się art. 12.;

5) w art. 16 ust. 4 dodaje się następujący akapit:

"EIOD uznaje za niedopuszczalne i nie rozpatruje skarg złożonych później niż dwa lata po tym, jak skarżący dowiedział się o domniemanym naruszeniu, z wyjątkiem należycie uzasadnionych i wyjątkowych okoliczności.";

6) art. 20 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. W odpowiedzi na wnioski Komisji na podstawie art. 42 ust. 1 rozporządzenia EIOD wydaje opinię, jeżeli wniosek dotyczy wniosku dotyczącego aktu ustawodawczego lub zalecenia, lub wniosku skierowanego do Rady na podstawie art. 218 TFUE. Jeżeli wniosek dotyczy projektu aktu delegowanego lub aktu wykonawczego, EIOD przedstawia formalne uwagi.";

7) art. 28 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Z radą pracowniczą, reprezentującą pracowników EIOD, w tym z sekretariatem EROD, przeprowadza się konsultacje w sprawie projektów decyzji dotyczących wdrożenia regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej i warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej, określonych w rozporządzeniu (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68, i można się z nią konsultować w każdej innej kwestii związanej z ogólnym interesem pracowników. Rada pracownicza jest powiadamiana o wszelkich zapytaniach dotyczących wykonywania jej zadań."

i uchyla się ust. 3.;

8) art. 33 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Decyzje EIOD są uwierzytelniane poprzez złożenie podpisu przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych lub przez kierownika sekretariatu EIOD, jak przewidziano w niniejszej decyzji. Podpis taki może być złożony odręcznie lub w formie elektronicznej.".

Artykuł  2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie 20 dni po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 14 października 2022 r.

1 Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39.

2 Dz.U. L 204 z 26.6.2020, s. 49.

3 Rozporządzenie Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 z dnia 29 lutego 1968 r. ustanawiające regulamin pracowniczy urzędników Wspólnot Europejskich i warunki zatrudnienia innych pracowników Wspólnot oraz ustanawiające specjalne środki stosowane tymczasowo wobec urzędników Komisji (warunki zatrudnienia innych pracowników) (Dz.U. L 56 z 4.3.1968, s. 1), tekst skonsolidowany dostępny na stronie: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20220101.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2022.274.78
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja zmieniająca regulamin wewnętrzny EIOD z dnia 15 maja 2020 r.
• Data aktu: 14/10/2022
• Data ogłoszenia: 24/10/2022
• Data wejścia w życie: 13/11/2022