PARLAMENT EUROPEJSKI,- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2020,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając opinię przedstawioną przez Komisję Kultury i Edukacji,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0095/2022),
A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków 1 ostateczny budżet Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (zwanego dalej "Centrum") na rok budżetowy 2020 wyniósł 46 804 684 EUR i w stosunku do roku 2019 był większy o 2,30 %; mając na uwadze, że 88,74 % budżetu Centrum pochodzi z bezpośrednich składek instytucji, innych agencji i organów;
B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2020 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Centrum jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;
Zarządzanie budżetem i finansami
1. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2020 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 89,99 %, co oznacza spadek o 3,05 % w porównaniu z rokiem 2019; zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania środków na płatności wyniósł 83,36 %, co oznacza spadek o 1,75 % w porównaniu z rokiem 2019; zauważa, że kryzys związany z COVID-19 spowodował znaczną niepewność co do dochodów Centrum, ponieważ prognozy budżetowe klientów nie kształtowały się liniowo; zauważa z uznaniem, że pomimo tej niepewności Centrum było w stanie zrównoważyć swój budżet na 2020 r.;
2. z zadowoleniem przyjmuje sprawozdanie Centrum, zgodnie z którym niemal całkowicie (98 %) zrealizowano plan transformacji opracowany na podstawie zaleceń wynikających z zewnętrznego badania pt. "Study on the Translation Centre as the Shared Linguistic Service Provider for the EU Agencies and Bodies" [Badanie dotyczące Centrum Tłumaczeń jako wspólnego dostawcy usług językowych dla agencji i organów UE];
Skuteczność
3. podkreśla, że Centrum, które obchodziło 25. rocznicę powstania w 2020 r., w istotny sposób przyczynia się do przestrzegania kluczowej zasady wielojęzyczności w Unii, umożliwiając nie tylko sprawne funkcjonowanie instytucji, organów i jednostek organizacyjnych Unii, ale także pozwalając obywatelom i organizacjom Unii na dostęp do informacji i pełne wykorzystanie oferowanych im możliwości społecznych, kulturalnych, gospodarczych i edukacyjnych; gratuluje Centrum postępów w realizacji jego misji i wzywa je, by nadal przyczyniało się do wielojęzyczności w Unii;
4. odnotowuje, że Centrum koncentruje się na bezpośrednich wynikach związanych z jego działalnością; odnotowuje kluczowe finansowe wskaźniki skuteczności działania, które stanowią dobry wskaźnik wyników operacyjnych Centrum; uznaje, że strategiczne kluczowe wskaźniki skuteczności działania zapewniają wielokierunkową perspektywę wyników Centrum, wykraczającą poza wyniki; zachęca Centrum do dalszego monitorowania wyników na obu poziomach - bezpośrednich wyników działań i wyników strategicznych;
5. z zadowoleniem przyjmuje nieustające wysiłki Centrum w 2020 r. na rzecz zapewnienia jakości tłumaczeń wykonanych przez zewnętrznych dostawców usług językowych, a także surowe środki podjęte wobec kilku wykonawców, których dokumenty uznano za wielokrotnie niezadowalające; w związku z tym z zadowoleniem przyjmuje uruchomienie pod koniec sierpnia 2020 r. w pełni zmienionego systemu informacji zwrotnych od klientów, w którym nacisk przesunięto z pomiaru zadowolenia klientów za pomocą formularzy badania satysfakcji na dostarczanie zaktualizowanych wersji; wzywa Centrum do ciągłego aktualizowania i dostosowywania systemu w oparciu o otrzymane informacje zwrotne;
6. zauważa, że liczba stron dokumentów przetłumaczonych, zmodyfikowanych, zredagowanych i zmienionych - 635 269 stron - była stosunkowo stabilna w porównaniu z 2019 r. (639 525 stron), głównie ze względu na spadek liczby stron unijnych znaków towarowych przetłumaczonych dla Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (spadek o 47 928 stron, tj. o 13,8 % w porównaniu z 2019 r.) oraz wzrost liczby stron dokumentów innych niż unijne znaki towarowe (wzrost o 43 672 strony, czyli o 15 % w porównaniu z 2019 r.);
7. wyraża uznanie dla Centrum za rozszerzenie portfela klientów, do którego w listopadzie 2020 r. dołączyła Prokuratura Europejska;
8. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Centrum opracowało nowe usługi językowe i metody pracy dla swoich klientów, takie jak tłumaczenie automatyczne, tłumaczenie maszynowe na zamówienie, transkrypcja z udziałem człowieka i bez udziału człowieka, a także zoptymalizowane napisy;
9. zauważa z zadowoleniem, że w 2020 r. Centrum zaczęło stosować wspólne narzędzie e-rekrutacji "Systal" oraz że Centrum uczestniczyło w dwóch wspólnych procedurach naboru z Europejską Agencją Leków, co umożliwiło dzielenie się zasobami i wspólne utworzenie list rezerwowych dla horyzontalnych profili administracyjnych;
Polityka kadrowa
10. zauważa, że na dzień 31 grudnia 2020 r. plan zatrudnienia wykonano w 95,85 % - w Centrum pracowało 47 urzędników oraz 138 pracowników zatrudnionych na czas określony, podczas gdy budżet Unii przewidywał 52 stanowisk dla urzędników i 141 stanowisk dla pracowników zatrudnionych na czas określony (w porównaniu z 193 stanowiskami zatwierdzonymi w 2019 r.); odnotowuje ponadto, że w 2020 r. dla Centrum pracowało 22 pracowników kontraktowych (przy 28 zatwierdzonych stanowiskach);
11. odnotowuje pomyślne wdrożenie planu przekształcenia Centrum na lata 2019-2020 oraz dokumentu dotyczącego rozpoczęcia programu, które to działania podjęto w celu wprowadzenia zmian w strukturze Centrum; w związku z tym zachęca Centrum do zwiększenia inwestycji w szkolenie personelu;
12. w odniesieniu do równowagi płci zauważa, że w 2020 r. wyższe stanowiska kierownicze były w 100 % obsadzone przez mężczyzn (przy czym istnieje tylko jedno takie stanowisko), a zarząd składał się z 53 % mężczyzn i 47 % kobiet; odnotowuje niedostateczną reprezentację mężczyzn w ogólnej liczbie pracowników Centrum (37 % mężczyzn i 63 % kobiet); zwraca się do Centrum, aby pracowało nad zapewnieniem równowagi płci wśród pracowników;
13. podkreśla, że Centrum musi kontynuować ambitną transformację związaną z cyfryzacją i sztuczną inteligencją, aby odpowiedzieć na potrzeby w zakresie wielojęzycznej komunikacji instytucji, organów i jednostek organizacyjnych Unii, które mają do czynienia z dużą ilością różnorodnych i specjalistycznych treści do przetłumaczenia przy ograniczonych zasobach budżetowych; jednocześnie zwraca uwagę na ryzyko, że ogólnie pandemia COVID-19 może mieć negatywny wpływ w szczególności na pracowników kontraktowych, i zwraca się o znalezienie sposobów na łagodzenie niepewnych sytuacji w tym zakresie i zapobieganie im;
14. zachęca Centrum do opracowania długoterminowych ram polityki kadrowej, aby uwzględnić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, poradnictwo zawodowe i rozwój kariery zawodowej przez całe życie, równowagę płci, telepracę, równowagę geograficzną oraz rekrutację i integrację osób z niepełnosprawnościami;
Udzielanie zamówień publicznych
15. zauważa, że wprowadzenie elektronicznych procedur przetargowych i elektronicznego składania ofert, jako uzupełnienie e-fakturowania, odroczono ze względu na kryzys związany z COVID-19; apeluje do Centrum o wprowadzenie elektronicznych procedur przetargowych i elektronicznego składania ofert; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w następstwie kryzysu związanego z COVID-19 Centrum zwróciło się do swoich dostawców usług językowych o przesyłanie wszystkich faktur w formie elektronicznej; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w 2021 r. Centrum po raz pierwszy w pełni przyjęło procedury e-zamówień oraz przyjęło elektroniczne składanie ofert;
Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość
16. z niepokojem zauważa, że na swojej stronie internetowej Centrum publikuje jedynie deklaracje o braku konfliktu interesów oraz że nie publikuje na niej życiorysów członków zarządu, co wynika z jego wielkości (około 130 członków i zastępców członków); podkreśla, że inne agencje publikują życiorysy członków swoich zarządów, nawet jeśli zarządy te są liczebnie większe od zarządu Centrum; ponownie wzywa zatem Centrum, by opublikowało życiorysy wszystkich członków zarządu oraz by poinformowało organ udzielający absolutorium o podjętych w związku z tym działaniach; zwraca uwagę, że życiorys i deklaracja interesów dyrektora zostały opublikowane na stronie internetowej Centrum;
Kontrola wewnętrzna
17. odnotowuje ocenę systemu kontroli wewnętrznej Centrum oraz opinię kierownictwa Centrum, że przeglądy monitorujące nie wykazały przypadków nieodpowiednich lub nieskutecznych kontroli, które naraziłyby Centrum na kluczowe zagrożenia, i z zadowoleniem przyjmuje fakt, że przeglądy przeprowadzono na podstawie 17 zasad dotyczących pięciu elementów nowych ram kontroli wewnętrznej Centrum; z zadowoleniem przyjmuje wniosek Centrum, że ogólnie jego systemy kontroli są w pełni skuteczne, przy czym konieczne są pewne usprawnienia w celu dalszego zwiększenia odporności Centrum;
18. zauważa, że strategia Centrum w zakresie zwalczania nadużyć finansowych pochodzi z 2016 r. i że plan działania w zakresie zwalczania nadużyć finansowych na lata 2019-2020 został w pełni wdrożony, a monitorowanie wdrażania działań służących zwalczaniu nadużyć finansowych odbywa się poprzez ich włączenie do rocznego programu prac Centrum; z zadowoleniem przyjmuje w szczególności opracowanie wykazu sygnałów ostrzegawczych dotyczących IT i wzywa Centrum do dzielenia się doświadczeniami w tym zakresie z innymi instytucjami, organami, urzędami i agencjami Unii, które mają porównywalne środowisko informatyczne; wzywa Centrum, aby rozważyło aktualizację strategii zwalczania nadużyć finansowych na podstawie oceny ryzyka nadużyć finansowych w celu dopilnowania, aby wysiłki Centrum w zakresie zwalczania nadużyć finansowych nadal były ukierunkowane na najistotniejsze rodzaje ryzyka takich nadużyć;
Reakcja na pandemię COVID-19 i ciągłość działania
19. zauważa, że w odpowiedzi na ograniczenia związane z COVID-19 Centrum przeszło na formę elektroniczną niemal wszystkich procedur administracyjnych w pierwszych dwóch tygodniach kryzysu oraz że wprowadzenie różnych narzędzi komunikacji i systemów wideokonferencji zostało znacznie przyspieszone, a w pierwszych kilku dniach utworzono środowisko telepracy dla wszystkich pracowników, co umożliwiło funkcjonowanie 98 % funkcji Centrum;
Inne uwagi
20. z zadowoleniem przyjmuje podpisanie przez Centrum międzyinstytucjonalnej umowy ramowej dotyczącej zakupu energii elektrycznej ze źródeł ekologicznych;
21. ubolewa, że niektóre rozporządzenia ustanawiające inne organy, urzędy i agencje Unii nie zawierają wymogu korzystania przez nie z usług Centrum; przypomina, że w oparciu o swoje rozporządzenia ustanawiające Centrum odpowiada na potrzeby organów, urzędów i agencji Unii w zakresie usług językowych;
22. ubolewa z powodu dużej liczby członków zarządu, która nie ułatwia podejmowania decyzji i komplikuje zarządzanie;
23. wzywa Centrum do zwiększania synergii, zacieśniania współpracy i wymiany dobrych praktyk z innymi instytucjami, organami, urzędami i agencjami Unii w celu poprawy wydajności w takich dziedzinach jak na przykład zasoby ludzkie, zarządzanie budynkami, usługi informatyczne i bezpieczeństwo;
24. przypomina, jak ważne jest zwiększenie cyfryzacji Centrum pod względem wewnętrznego funkcjonowania i zarządzania oraz przyspieszenie cyfryzacji procedur; podkreśla, że Centrum powinno nadal aktywnie działać na tym polu, aby za wszelką cenę uniknąć przepaści cyfrowej między instytucjami, organami, urzędami i agencjami Unii; zwraca jednak uwagę na konieczność podejmowania wszystkich niezbędnych środków bezpieczeństwa, aby uniknąć wszelkiego ryzyka dla bezpieczeństwa informacji przetwarzanych online;
25. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Centrum bada obecnie możliwość rozpoczęcia w najbliższej przyszłości procedury uzyskiwania certyfikatu ISO 14001 lub EMAS w celu poprawy swoich wyników w zakresie ochrony środowiska; w tym duchu z zadowoleniem przyjmuje przygotowanie przez Centrum wstępnego przeglądu środowiskowego w 2020 r.;
26. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 4 maja 2022 r. 2 w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.
