Lokalne bazy danych SIO są tworzone i prowadzone w celu przekazywania danych do bazy danych SIO, pozyskiwania danych z bazy danych SIO oraz pozyskiwania danych ze zbioru bazy PESEL. Bazę danych SIO, wcześniej określoną jako centralną, tworzą:
- zbiór danych o szkołach i placówkach oświatowych w postaci rejestru szkół i placówek oświatowych (RSPO);
- zbiór danych o szkołach i placówkach oświatowych nieobjętych RSPO;
- zbiór danych o innych jednostkach wykonujących zadania z zakresu oświaty (np. urzędy JST);
- zbiór danych o uczniach;
- zbiór danych o nauczycielach.
Taki dualistyczny charakter baz danych SIO wynika ze względów bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, a także ze względów praktycznych, choćby wydajności systemu, której nie dałoby się osiągnąć, umożliwiając dostęp do bazy danych SIO np. przez przeglądarkę internetową w czasie rzeczywistym.
Dane do bazy lokalnej wprowadzane są w trybie offline i następnie przekazywane w formie zaszyfrowanej do bazy centralnej.
Również pozyskanie danych z bazy centralnej do lokalnej odbywać się będzie po uprzednim sformułowaniu konkretnego zapotrzebowania i wyselekcjonowaniu danych z bazy centralnej.
Dane gromadzone w zmodernizowanym SIO można podzielić na dwie kategorie, tzn. dane identyfikacyjne oraz dane dziedzinowe. Opisują one zarówno szkoły i placówki, jak i uczniów oraz nauczycieli. Przez dane identyfikacyjne należy rozumieć dane służące z jednej strony identyfikacji w SIO, a z drugiej – potwierdzeniu tożsamości danej jednostki organizacyjnej lub osoby fizycznej. Jednostkę system identyfikuje przez jej nazwę i numer REGON, a osobę – przez jej imię (imiona) i nazwisko oraz numer PESEL.
Przez dane dziedzinowe należy rozumieć dane, których gromadzenie jest niezbędne do realizacji celów stawianych systemowi. Można je określić jako dane jakościowe opisujące jednostkę lub osobę. Zakres danych gromadzonych w lokalnych bazach danych SIO oraz bazie danych SIO wynika wprost z przepisów ustawy. Warto przy tym zauważyć, że incydentalnie może być on rozszerzany o inne dane związane z bieżącą działalnością MEN.
Pierwszym elementem tworzonym w ramach zmodernizowanego SIO był wcześniej wspomniany RSPO.

@page_break@

Znalazły się w nim wszystkie szkoły i placówki oświatowe, niezależnie od swych uwarunkowań formalno-prawnych, istniejące w dniu 31.07.2012 r. oraz utworzone po tym dniu. Za napełnienie RSPO danymi w okresie od 1.08.2012 r. do 31.10.2012 r. odpowiedzialne były JST. Dane zgromadzone w RSPO konfrontowane były z danymi w bazie REGON i w razie potrzeby aktualizowane. Stąd też można przyjąć, że RSPO odzwierciedla rzeczywisty obraz sieci szkół i placówek oświatowych w naszym kraju. Przy tworzeniu RSPO każda szkoła i placówka oświatowa otrzymywała generowany automatycznie numer RSPO. Numer ten znacznie ułatwia odnalezienie się w systemie, stąd też warto go pozyskać np. z właściwej JST.
Kolejny etap tworzenia zmodernizowanego SIO wiąże się z budową lokalnych baz danych m.in. w każdej szkole i placówce oświatowej. Ze względu na zapewnienie właściwego poziomu ochrony gromadzonych w SIO danych oraz zapewnienie identyfikowalności osób pracujących w systemie każdy użytkownik przed przystąpieniem po raz pierwszy do pracy musi uzyskać stosowne upoważnienie.
Wnioski o upoważnienie do dostępu do systemu sporządza się elektronicznie za pomocą aplikacji udostępnionej przez MEN (link).
Instalację należy przeprowadzić z poziomu administratora, zwracając uwagę, czy domyślnym folderem instalacji nie będzie folder z zainstalowaną aplikacją obsługującą dotychczasowy SIO. W razie potrzeby można wskazać dowolny inny nowo utworzony folder. Składając wniosek o upoważnienie, należy określić termin jego upływu, pamiętając, że nie może być on dłuższy niż pięć lat.
W przypadku dyrektorów szkół i placówek terminem upływu ważności upoważnienia powinna być data upływu powierzenia stanowiska. Podając we wniosku dane kontaktowe, należy szczególnie zwrócić uwagę na prawidłowy i aktywny adres e-mailowy, gdyż to właśnie na ten adres będą nadchodzić informacje dotyczące losów naszego wniosku oraz terminu i miejsca odbioru upoważnienia. Przy odbieraniu upoważnienia w celu potwierdzenia tożsamości należy okazać dowód osobisty bądź paszport.

Jest to fragment artykułu Jacka Brzezińskiego, "Zmodernizowany system informacji oświatowej" , opublikowanego w miesięczniku "Dyrektor Szkoły" nr 1/2013>>
Autor jest naczelnikiem Wydziału Oświaty, Kultury, Sportu i Turystyki w Starostwie Powiatowym w Zgierzu. Już 22 stycznia 2013 r. poprowadzi szkolenie Nowy system informacji oświatowej w praktyce szkół i samorządów, na którym przekaże uczestnikom praktyczne informacje na temat nowego systemu informacji oświatowej.

Polecamy także: O dostęp do SIO należy wystąpić do właściwej jednostki samorządu oraz terminarz SIO .

SYSTEM INFORMACJI OŚWIATOWEJ>>