Nowa ustawa o systemie informacji oświatowej obowiązuje już od kilku miesięcy, ale samo wdrażanie systemu jeszcze potrwa (szczegóły na temat terminów przeprowadzania kolejnych procedur zawiera - stworzony przez redakcję miesięcznika "Dyrektor Szkoły" - terminarz SIO ).

Dostęp do Bazy Danych SIO

Dostęp do Bazy Danych SIO ma kierownik podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych oraz kierownik podmiotu uprawnionego do pozyskiwania danych. W przypadku regionalnej izby obrachunkowej dostęp do Bazy Danych SIO, obejmujący pozyskiwanie danych ma prezes regionalnej izby obrachunkowej.
Dostęp do Bazy Danych SIO uzyskuje się na podstawie upoważnienia, udzielanego przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania - kierownikom innych jednostek wykonujących zadania z zakresu oświaty (z wyjątkiem jednostek samorządu terytorialnego i jednostek obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek oświatowych), wojewodom oraz prezesom regionalnych izb obrachunkowych i rektorom uczelni. W dalszej kolejności upoważnienia udzielają wojewodowie - wójtom gmin (burmistrzom, prezydentom miast), starostom powiatów i marszałkom województw, ministrowie oraz wójtowie gmin (burmistrzowie, prezydenci miast), starostowie powiatów i marszałkowie województw odpowiednio - dyrektorom szkół i placówek oświatowych, kierownikom jednostek obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek oświatowych.
Upoważnienia udziela się pisemnie na czas określony obejmujący okres zajmowania stanowiska nie dłużej jednak niż na okres 5 lat - w przypadku przetwarzania danych do celów rekrutacji na studia wyższe. Upoważnienia udziela się po przeprowadzeniu procedury weryfikacji dostępu. Ustawa dopuszcza udzielania dalszych upoważnień. Istnieje możliwość upoważnienia pracownika lub pracowników podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do dostępu do Bazy Danych SIO, na czas określony, nie dłuższy jednak niż 5 lat.

Nadzór nad bezpieczeństwem przekazywania danych
Nadzór nad bezpieczeństwem przekazywania danych do Bazy Danych SIO i pozyskiwania danych z tej Bazy sprawuje minister właściwy do spraw oświaty i wychowania. W ramach nadzoru minister właściwy do spraw oświaty i wychowania ma dostęp do wykazu zarejestrowanych przypadków nielegalnego pozyskania, zniszczenia lub utraty danych, uzyskania lub próby uzyskania nieuprawnionego dostępu do danych zgromadzonych w Bazie Danych SIO oraz wykorzystania tych danych w nieuprawniony sposób.
Kierownicy podmiotów prowadzących Lokalne Bazy Danych SIO są obowiązani niezwłocznie przekazywać do Bazy Danych SIO informacje o nieuprawnionym dostępie do bazy, nielegalnym pozyskaniu danych, zniszczeniu lub utracie danych zgromadzonych lub wykorzystaniu ich danych w nieuprawniony sposób. Jeżeli żadne z podobnych zdarzeń nie nastąpiło, raz na kwartał, w terminie 7 dni roboczych od rozpoczęcia kolejnego kwartału, kierownicy podmiotów prowadzących Lokalne Bazy Danych SIO są obowiązani przekazywać do Bazy Danych SIO informację o niezakłóconym funkcjonowaniu lokalnej bazy danych.
W celu wyjaśnienia stanu faktycznego i usunięcia nieprawidłowości minister właściwy do spraw oświaty i wychowania może żądać przedłożenia przez kierowników podmiotów prowadzących Lokalne Bazy Danych SIO informacji i wyjaśnień w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego oraz przeprowadzać kontrolę podmiotu prowadzącego lokalną bazę danych.

Zasady dotyczące odzyskiwania utraconych danych

Ustawa zawiera zasady dotyczące odzyskiwania utraconych danych z Lokalnych Baz Danych SIO. W przypadku utraty całości lub części danych zgromadzonych w lokalnej bazie danych administrator umożliwia na wniosek kierownika podmiotu prowadzącego lokalną bazę danych pozyskanie z Bazy Danych SIO utraconych danych, jeżeli w lokalnej bazie danych nie ma technicznej możliwości odzyskania utraconych danych.
W przypadku stwierdzenia, że odzyskanie danych w lokalnej bazie danych SIO nie jest technicznie możliwe, administrator Bazy Danych SIO przygotowuje zestaw danych objętych wnioskiem kierownika podmiotu prowadzącego lokalną bazę danych w formie plików do pobrania, oraz zawiadamia kierownika podmiotu prowadzącego lokalną bazę danych o możliwości pobrania przygotowanych plików. W przypadku stwierdzenia, że odzyskanie danych w Lokalnej Bazie Danych SIO jest technicznie możliwe, administrator bazy danych SIO informuje kierownika podmiotu prowadzącego lokalną bazę danych, który złożył wniosek, o sposobie odzyskania utraconych danych.

Więcej informacji na ten temat będzie można zdobyć na szkoleniu "Jak prawidłowo wdrożyć nowy systemu informacji oświatowej w jednostkach samorządu terytorialnego oraz w szkołach i placówkach oświatowych?". Odbędzie się ono 4 grudnia 2012 r. w Warszawie.