Decyzja 2016/1504 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2014

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1504

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Urzędu ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2014 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2016 r. w sprawie udzielenia Urzędowi absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2014 (05584/2016 - C8-0092/2016),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 z dnia 19 maja 2010 r. w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu ⁴ , w szczególności jego art. 36,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁵ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁶ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0133/2016),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu absolutorium z wykonania budżetu Urzędu za rok budżetowy 2014;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1505

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0133/2016),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (zwanego dalej "Urzędem") jego ostateczny budżet na rok budżetowy 2014 r. wynosił 15 663 975 EUR; mając na uwadze, że 94 % budżetu Urzędu pochodzi z budżetu Unii;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy 2014 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy stwierdza, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2013

1. na podstawie sprawozdania Trybunału stwierdza, że w przypadku dwóch uwag zgłoszonych przez Trybunał odpowiednio w sprawozdaniu za 2012 i 2013 rok nie podjęto działań naprawczych; ponadto odnotowuje, że w przypadku trzech uwag zgłoszonych przez Trybunał w sprawozdaniach za 2012 i 2013 rok działania naprawcze znajdują się w trakcie realizacji, a trzy uwagi poczynione przez Trybunał w 2013 r. oznaczono w tabeli hasłem "nie dotyczy";

2. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu stwierdza, że:

- Urząd zawarł informacje na temat rozliczeń międzyokresowych z tytułu wydatków na personel w odpowiednich formularzach wraz z niezbędnymi uzasadnieniami za rok budżetowy 2014,

- podjęto środki w celu rozwiązania powracających problemów błędnego oszacowania potrzeb budżetowych oraz płatności dokonywanych po terminie, a także problemów dotyczących przejrzystości i konfliktów interesów,

- Zarząd zatwierdził politykę dotyczącą konfliktów interesów pod koniec 2013 r., a wszyscy członkowie Zarządu oraz dyrektor wykonawczy podpisali oświadczenia potwierdzające brak konfliktów interesów;

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości transakcji

3. z niepokojem zauważa, że Urząd dokonał przeniesień zobowiązań budżetowych w kwocie około 1 300 000 EUR, która nie była poparta zobowiązaniem prawnym; przypomina Urzędowi, że jest to sprzeczne z rozporządzeniem finansowym; odnotowuje decyzję Urzędu o dokonaniu korekty tych nieprawidłowych przeniesień, która jednak zostanie dokonana w systemie dopiero w okresie budżetowym przypadającym na 2015 r. ze względu na fakt, że okres budżetowy przypadający na 2014 r. został już zamknięty;

Zarządzanie budżetem i finansami

4. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2014 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 84,69 %, co oznacza spadek o 2,65 % w porównaniu z rokiem 2013; ponadto zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 71,33 %, co oznacza spadek o 15,85 % w porównaniu z rokiem 2013;

5. zwraca uwagę na fakt, że 1 062 (28,6 %) spośród wszystkich płatności dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym, co stanowi wzrost o 10,6% w porównaniu z rokiem 2013; z zaniepokojeniem zauważa, że w 2014 r. przeciętne opóźnienie wyniosło 24 dni, czyli trzy dni więcej niż w 2013 r.; na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu zauważa, że wprowadzono szereg środków mających na celu zmniejszenie liczby płatności dokonywanych po terminie, a odsetek spóźnionych płatności został zmniejszony w 2015 r.; wzywa Urząd do informowania organu udzielającego absolutorium o środkach podjętych w celu rozwiązania tej kwestii;

6. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu zauważa, że Urząd dokona co najmniej dwukrotnie w ciągu roku przeglądu budżetu rocznego począwszy od drugiego kwartału 2015 r. w celu poprawy planowania budżetowego i procesu wdrażania, a także zmniejszenia wszelkich przesadnych przeniesień pod koniec roku budżetowego; zwraca ponadto uwagę, że Urząd wprowadził nowy format miesięcznego sprawozdania z sytuacji budżetowej, a także zorganizuje wewnętrzne warsztaty dotyczące wykonania budżetowego i zarządzania finansowego; wzywa Urząd do informowania organu udzielającego absolutorium o skuteczności podjętych działań;

Zobowiązania i przeniesienia

7. zwraca uwagę, że w 2014 r. anulowano 21,2 % (146 417 EUR) przeniesionych z 2013 r. środków niezróżnicowanych, na które zaciągnięto zobowiązania, co stanowi wzrost o 4,7 % w porównaniu z rokiem 2013; zauważa, że anulowane środki są związane przede wszystkim z usługami pośrednictwa i szkoleniami dla pracowników, a także z usługami wsparcia administracyjnego i kosztami tłumaczeń; przypomina Urzędowi, że tego typu anulowanie środków jest niezgodne z zasadą jednoroczności budżetu oraz że wysoka kwota środków anulowanych i przeniesionych z poprzedniego roku świadczy o uchybieniach w planowaniu budżetowym; na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu zauważa, że podjęto działania w celu poprawy planowania budżetowego i procesu wdrażania, a także zmniejszenia wszelkich przesadnych przeniesień pod koniec roku budżetowego;

8. zwraca uwagę, że w tytule II (wydatki administracyjne) poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych na 2015 r., był wysoki, gdyż wyniósł 27,9 %; odnotowuje, że te przeniesienia są związane głównie z usługami doradczymi, w tym w zakresie informatyki, zrealizowanymi w 2014 r., za które nie wystawiono jeszcze faktur, lub takimi, które mają zostać zrealizowane w 2015 r.;

Procedury udzielania zamówień i naboru pracowników

9. odnotowuje aktualizację polityki naboru pracowników, odzwierciedlającą zmiany w regulaminie pracowniczym; na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu zauważa, że w 2015 r. Urząd dokonał przeglądu wytycznych dotyczących rekrutacji i wyboru pracowników, wprowadzając dodatkowe elementy i środki kontroli w celu zapewnienia przejrzystości i równego traktowania; z zaniepokojeniem zauważa, że w odniesieniu do uwagi Trybunału z 2012 r. na temat przejrzystości procedur rekrutacji Trybunał stwierdził, że nie podjęto działań naprawczych; wzywa Urząd do przedstawienia organowi udzielającemu absolutorium sprawozdania dotyczącego skuteczności podjętych działań; z zainteresowaniem oczekuje kolejnego audytu Trybunału oraz oceny podjętych działań naprawczych;

10. na podstawie sprawozdania Trybunału stwierdza, że rotacja personelu Urzędu jest duża - w 2014 r. z Urzędu odeszło 14 osób, w tym 4 z ważnych stanowisk; zgadza się z Trybunałem, że tak duża rotacja personelu stanowi poważne zagrożenie dla realizacji celów określonych w rocznym i wieloletnim programie prac Urzędu; na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu zauważa, że Urząd zatrudnił nowych pracowników w miejsce osób, które odeszły w 2014 r., oraz że wszystkie stanowiska są albo obsadzone, albo prowadzone są obecnie procedury rekrutacyjne; zwraca się do Urzędu o dokonanie analizy przyczyn dużej rotacji pracowników oraz o poinformowanie organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w celu rozwiązania tego problemu;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

11. z zaniepokojeniem zauważa, że Urząd nie udostępnił publicznie ani informacji o swojej polityce w zakresie zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi, ani oświadczeń dotyczących konfliktów interesów podpisanych przez członków Zarządu i dyrektora wykonawczego; wzywa Urząd do jak najszybszego nadrobienia tych zaległości;

12. apeluje o ogólnie skuteczniejsze zapobieganie korupcji i zwalczanie jej dzięki podejściu całościowemu, począwszy od poprawy publicznego dostępu do dokumentów i surowszych przepisów dotyczących konfliktu interesów, wprowadzenia lub wzmocnienia rejestrów służących przejrzystości oraz zapewnienia wystarczających zasobów do przeznaczenia na środki egzekwowania prawa, a skończywszy na lepszej współpracy między państwami członkowskimi i współpracy z odnośnymi państwami trzecimi;

13. wzywa Urząd do przyjęcia jasnych przepisów dotyczących osób zgłaszających przypadki naruszenia oraz do przyjęcia jasnych przepisów przeciwdziałających tzw. "efektowi drzwi obrotowych";

Mechanizmy kontroli wewnętrznej

14. zwraca uwagę, że wdrożono dwa z sześciu dotychczas nie w pełni wdrożonych standardów kontroli wewnętrznej; odnotowuje, że trwa proces wdrażania pozostałych czterech standardów, przy pomocy doradcy zewnętrznego; wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium, kiedy wszystkie standardy kontroli wewnętrznej zostaną w pełni wdrożone;

Audyt wewnętrzny

15. zwraca uwagę, że w wyniku ograniczonego przeglądu wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej przeprowadzonego przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji jedenaście zaleceń uznano za odpowiednio wdrożone i odnośne kwestie uznano za zamknięte; ponadto zwraca uwagę, że siedem zaleceń z ubiegłych lat pozostaje niezrealizowanych, przy czym cztery uznano za "bardzo ważne", a trzy za "ważne"; wzywa Urząd do informowania organu udzielającego absolutorium o wdrożeniu pozostałych zaleceń;

Inne uwagi

16. dostrzega trudności w zarządzaniu obecnym kryzysem dotyczącym uchodźców; zauważa ponadto, że zadania Urzędu ulegną prawdopodobnie dalszemu nasileniu, a jego budżet i zasoby kadrowe będą musiały zostać odpowiednio zwiększone; w związku z tym zwraca się do Urzędu o zintensyfikowanie wysiłków i poprawę zarządzania budżetem oraz o przedstawienie planu działania na rzecz optymalnego funkcjonowania Urzędu w nadchodzących latach;

17. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 28 kwietnia 2016 r. ⁷ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 102.

2 Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 102.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 132 z 29.5.2010, s. 11.

5 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

6 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

7 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2016)0159 (zob. s. 447 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2016.246.209
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2016/1504 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2014
• Data aktu: 28/04/2016
• Data ogłoszenia: 14/09/2016