W celu potwierdzenia warunku niekaralności za jedno z powyższych przestępstw, kandydat na wychowawcę lub kierownika formy wypoczynku dzieci i młodzieży jest obowiązany przedstawić organizatorowi wypoczynku dzieci i młodzieży informację z KRK. Kandydat na wychowawcę lub kierownika formy wypoczynku, który jednocześnie jest zatrudniony na podstawie przepisów, które zawierają warunek niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie (np. nauczyciel), składa w formie pisemnej oświadczenie o niekaralności za powyższe przestępstwa.
Reasumując, każdy wychowawca lub kierownik obozu czy kolonii – w tym wolontariusz – musi spełniać wymóg niekaralności oraz go wykazać (z wyjątkiem wskazanym powyżej). Obowiązek legitymowania się niekaralnością i jej udowodnienia spoczywa na rodzicu, który nie jest nauczycielem, a bierze udział w wypoczynku uczniów jako wychowawca. Natomiast rodzic, który pełni rolę opiekuna (wspiera wychowawcę, ale nie posiada ukończonego kursu dla wychowawców) nie musi przedkładać takiego zaświadczenia, ponieważ art. 92a ust. 1b u.s.o. wymaga przedłożenia zaświadczenia tylko od kandydata na wychowawcę lub kierownika formy wypoczynku dzieci i młodzieży.

O zgłoszeniu do rzecznika dyscyplinarnego nie trzeba informować nauczyciela>>

Przy tym wolontariusze, jako jedyni spośród kandydatów na wychowawców lub kierowników formy wypoczynku dzieci i młodzieży są zwolnieni od uiszczenia opłaty za wydanie zaświadczenia z KRK (art. 24 ust. 1a u.k.r.k.). Jeśli wolontariusz składa wniosek do KRK w formie papierowej, powinien do niego załączyć pismo, sporządzone przez organizatora wypoczynku, potwierdzające, że jest on będącym wolontariuszem - kandydatem na wychowawcę lub kierownika formy wypoczynku. Natomiast składając wniosek w formie elektronicznej (e-Platforma/e-KRK) należy zaznaczyć odpowiednie pole w formularzu wskazujące na bycie kandydatem na wychowawcę lub kierownika formy wypoczynku oraz załączyć skan pisma sporządzonego przez organizatora wypoczynku, potwierdzającego, że dana osoba jest będącym wolontariuszem kandydatem na wychowawcę lub kierownika formy wypoczynku.
Pozostali kandydaci na wychowawców lub kierowników form wypoczynku muszą opłacić wniosek do KRK, a szkoła lub przedszkole nie ma obowiązku refundacji.
Ponieważ u.k.r.k. nie reguluje zagadnienia terminu ważności zaświadczenia z KRK, przed każdym wyjazdem należy przedkładać nowe zaświadczenie.

Wolontariusz na koloniach nie zapłaci za zaświadczenie o niekaralności>>