Ogłoszenie o naborze Nr PE/264/S - Dyrektor (K/M) (grupa funkcyjna AD, grupa zaszeregowania 14).

OGŁOSZENIE O NABORZE NR PE/264/S - DYREKTOR (K/M)

(grupa funkcyjna AD, grupa zaszeregowania 14)

(2021/C 178 A/03)

DYREKCJA GENERALNA DS. INNOWACJI I WSPARCIA TECHNOLOGICZNEGO - DYREKCJA DS. ZASOBÓW

1. Wolne stanowisko

Przewodniczący Parlamentu Europejskiego podjął decyzję o uruchomieniu procedury naboru na stanowisko dyrektora ¹  (grupa funkcyjna AD, grupa zaszeregowania 14) w Dyrekcji Generalnej ds. Innowacji i Wsparcia Technologicznego, Dyrekcja ds. Zasobów, na podstawie art. 29 ust. 2 regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej ²  (zwanego dalej "regulaminem").

Przedmiotowa procedura naboru, której celem jest zapewnienie organowi powołującemu większego wyboru kandydatów, odbędzie się równolegle z procedurą wewnętrzną i międzyinstytucjonalną procedurą naboru na stanowiska.

Nabór nastąpi do grupy zaszeregowania AD 14 ³ . Wynagrodzenie podstawowe wynosi 14 941,46 EUR miesięcznie. Kwota wynagrodzenia podstawowego, która podlega opodatkowaniu podatkiem wspólnotowym i jest zwolniona z podatku krajowego, może zostać powiększona o określone dodatki, zgodnie z warunkami przewidzianymi w regulaminie.

Zwraca się uwagę kandydatów na fakt, że przedmiotowe stanowisko podlega przepisom z zakresu polityki mobilności, przyjętym przez Prezydium Parlamentu Europejskiego w dniu 15 stycznia 2018 r.

Praca na tym stanowisku wymaga dyspozycyjności oraz licznych kontaktów wewnątrz instytucji i poza nią, między innymi kontaktów z posłami do Parlamentu Europejskiego. Dyrektor będzie odbywał liczne wyjazdy służbowe do poszczególnych miejsc pracy Parlamentu Europejskiego i poza nie.

2. Miejsce pracy

Bruksela. Stanowisko to może zostać przeniesione do jednego z pozostałych miejsc pracy Parlamentu Europejskiego.

3. Równość szans

Parlament Europejski stosuje politykę równości szans i przyjmuje kandydatury bez dyskryminacji ze względu na płeć, rasę, kolor skóry, pochodzenie etniczne lub społeczne, cechy genetyczne, język, religię lub przekonania, poglądy polityczne i inne, przynależność do mniejszości narodowej, status majątkowy, urodzenie, niepełnosprawność, wiek, orientację seksualną, stan cywilny lub sytuację rodzinną.

4. Opis stanowiska

Jako wysoki rangą urzędnik dyrektor będzie wykonywał, w ramach wytycznych i decyzji przyjętych przez władze parlamentarne i dyrektora generalnego, następujące zadania ⁴ :

– zapewnianie właściwego funkcjonowania dużej jednostki Sekretariatu Generalnego zawierającej działy zajmujące się obszarami kompetencji podlegających dyrekcji,

– kierowanie zespołami pracowników, ich organizowanie, motywowanie i koordynowanie - optymalizowanie wykorzystania zasobów jednostki przy zapewnieniu jakości pracy (organizacja, zarządzanie zasobami ludzkimi i finansowymi, innowacyjność itp.) w odnośnych obszarach działalności,

– planowanie działań dyrekcji (określanie celów i strategii) - podejmowanie decyzji koniecznych do osiągnięcia wyznaczonych celów - ocenianie świadczonych usług w celu zapewnienia ich jakości,

– doradzanie dyrektorowi generalnemu, Sekretariatowi Generalnemu oraz posłom do Parlamentu Europejskiego w odnośnych obszarach działalności,

– współpraca z poszczególnymi dyrekcjami Sekretariatu Generalnego, reprezentowanie instytucji i negocjowanie umów lub porozumień w odnośnych obszarach działalności,

– zarządzanie konkretnymi projektami mogącymi wiązać się z odpowiedzialnością finansową i ich wdrażanie,

– pełnienie funkcji subdelegowanego urzędnika zatwierdzającego.

5. Warunki dopuszczalności

Niniejsza procedura naboru jest otwarta dla kandydatów spełniających następujące warunki w dniu, w którym upływa termin składania kandydatur:

a) Warunki ogólne

Zgodnie z art. 28 regulaminu wymagane są w szczególności:

– posiadanie obywatelstwa jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej ⁵ ,

– korzystanie z pełni praw obywatelskich,

– uregulowany stosunek do służby wojskowej,

– poziom etyczny wymagany do wykonywania obowiązków na tym stanowisku.

b) Warunki szczegółowe

(i) Wymagane tytuły, dyplomy i doświadczenie zawodowe

– poziom wykształcenia odpowiadający pełnemu cyklowi studiów uniwersyteckich, potwierdzony uzyskaniem dyplomu, w przypadku gdy normalny czas trwania wspomnianych studiów wynosi co najmniej cztery lata,

lub

poziom wykształcenia odpowiadający pełnemu cyklowi studiów uniwersyteckich, potwierdzony uzyskaniem dyplomu, oraz odpowiednie doświadczenie zawodowe o długości co najmniej ⁶  jednego roku, w przypadku gdy normalny czas trwania wspomnianych studiów wynosi co najmniej trzy lata,

– co najmniej dwunastoletnie doświadczenie zawodowe, nabyte po uzyskaniu kwalifikacji wymienionych powyżej, w tym co najmniej sześcioletnie doświadczenie na stanowisku kierowniczym.

(ii) Zakres wymaganej wiedzy

– doskonała wiedza ogólna z zakresu spraw europejskich,

– doskonała znajomość zagadnień polityki wewnętrznej, krajowej i międzynarodowej,

– bardzo dobre zrozumienie poszczególnych kultur reprezentowanych w instytucjach,

– doskonała znajomość traktatów,

– doskonała znajomość struktury Sekretariatu Generalnego, jego organizacji, środowiska pracy i poszczególnych podmiotów,

– doskonała znajomość Regulaminu Parlamentu Europejskiego, procedur ustawodawczych, wewnętrznych przepisów i praktyk,

– doskonała znajomość regulaminu pracowniczego, jego interpretacji i przepisów pochodnych,

– doskonała znajomość rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz jego przepisów wykonawczych, a także przepisów wewnętrznych i innych podlegających rozporządzeniu dokumentów Parlamentu Europejskiego,

– gruntowna wiedza ogólna z zakresu administracji (zagadnienia dotyczące zasobów ludzkich i/lub zarządzania i/lub budżetu i/lub finansów i/lub informatyki i/lub aspektów prawnych itd.),

– doskonała znajomość technik zarządzania.

(iii) Znajomość języków

Wymagana jest pogłębiona znajomość jednego z języków urzędowych Unii Europejskiej ⁷  oraz bardzo dobra znajomość przynajmniej jednego innego spośród tych języków.

Komitet doradczy uwzględni znajomość innych języków urzędowych Unii Europejskiej.

(iv) Wymagane predyspozycje

– zmysł strategii,

– zdolności kierownicze,

– umiejętność przewidywania,

– umiejętność szybkiego reagowania,

– dokładność,

– komunikatywność.

6. Procedura wyboru

Aby pomóc organowi uprawnionemu do mianowania w dokonaniu wyboru, komitet doradczy ds. mianowania wysokich rangą urzędników sporządza listę kandydatów i proponuje Prezydium Parlamentu Europejskiego osoby, które powinny zostać zaproszone na rozmowę kwalifikacyjną. Prezydium przyjmuje wspomnianą listę, po czym komitet doradczy przystępuje do rozmów, a następnie przedkłada do decyzji Prezydium sprawozdanie końcowe. Prezydium będzie wówczas mogło rozpocząć przesłuchania kandydatów.

7. Składanie kandydatur

Termin składania kandydatur ustala się na:

28 maja 2021 r. o godz. 12.00 (w południe) czasu brukselskiego.

Kandydaci proszeni są o przesłanie na poniższy adres - wyłącznie pocztą elektroniczną i w formacie pdf - listu motywacyjnego (ze wzmianką: à l'attention de Monsieur le Secrétaire général du Parlement européen, avis de recrutement numéro PE/264/S) i życiorysu w formacie Europass ⁸ , z podaniem w przedmiocie wiadomości numeru ogłoszenia (PE/264/S):

[e-mail]

Decyduje data i godzina wysłania wiadomości elektronicznej.

Kandydaci mają obowiązek upewnić się, że zeskanowane dokumenty są czytelne.

Przypomina się kandydatom zaproszonym na rozmowę kwalifikacyjną, że muszą oni przedstawić w dniu rozmowy dokumenty zaświadczające o studiach, jak również o doświadczeniu zawodowym i obecnie zajmowanym stanowisku; wspomniane dokumenty przyjmowane są jedynie w formie kopii lub kserokopii ⁹ . Kandydatom nie zwraca się żadnego z wymienionych dokumentów.

Dane osobowe podane przez kandydatów w ramach niniejszej procedury naboru będą przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 ¹⁰ , zwłaszcza w odniesieniu do ich poufności i bezpieczeństwa.

ZAŁĄCZNIK

DYREKCJA GENERALNA DS. INNOWACJI I WSPARCIA TECHNOLOGICZNEGO - DYREKCJA DS. ZASOBÓW

GŁÓWNE ZADANIA

(Jednostka zatrudniająca 65 pracowników: 51 urzędników, 7 pracowników zatrudnionych na czas określony i 7 pracowników kontraktowych)

– Kierowanie pracą działów i służb dyrekcji, koordynacja, organizacja i dbanie o spójność ich pracy,

– Nadzór nad zarządzaniem zasobami ludzkimi DG i dbanie o politykę szkoleniową,

– Nadzór nad zarządzaniem umowami i programowaniem procedur udzielania zamówień publicznych,

– Zapewnianie wykonania budżetu zgodnie z rozporządzeniem finansowym i nadzorowanie działań weryfikacyjnych ex ante,

– Nadzór nad wdrażaniem skoordynowanej polityki komunikacyjnej DG i koordynacja wewnętrznych kampanii komunikacyjnych,

– Nadzór nad relacjami "klienckimi" z organami politycznymi i administracyjnymi, z dyrekcjami generalnymi będącymi użytkownikami oraz z grupami politycznymi,

– Realizacja złożonych projektów multimedialnych, w tym wideo, krótkich filmów lub filmów dokumentalnych, fotografii itd.

DZIAŁ DS. ZASOBÓW KADROWYCH

– Zarządzanie zasobami kadrowymi DG ITEC, w tym obsadzanie stanowisk, zarządzanie procedurą oceny rocznej, staże, doradztwo w zakresie przepisów dotyczących zasobów ludzkich, zarządzanie przydziałami środków budżetowych DG ITEC na zasoby ludzkie (pracownicy kontraktowi i tymczasowi, podróże służbowe, rekompensaty za pracę w niepełnym wymiarze godzin, godziny nadliczbowe, zewnętrzne szkolenie zawodowe) oraz monitorowanie tych przydziałów itp.,

– Weryfikacja ex ante dokumentacji umownej i finansowej DG ITEC,

– Planowanie polityki szkolenia zawodowego DG ITEC i zarządzanie nią,

– Pełnienie funkcji zarządcy inwentarzem i osoby kontaktowej ds. telefonii DG ITEC,

– Świadczenie doradztwa zawodowego w DG ITEC, wnoszenie wkładu w politykę równych szans w DG ITEC.

Wydział Kontroli Ex Ante

– Kontrola dokumentacji umownej i finansowej DG ITEC.

DZIAŁ ZARZĄDZANIA ZASOBAMI FINANSOWYMI

– Zapewnianie scentralizowanego inicjowania operacji finansowych DG ITEC: zobowiązania z tytułu wydatków w ramach umów szczegółowych i formularzy zamówień, wydawanie formularzy zamówień i związana z nimi logistyka, wydawanie zaświadczeń VAT, logistyka zatwierdzania płatności faktur, nakazy odzyskania środków, zarządzanie nakazami odzyskania środków,

– Zapewnianie koordynacji finansowej i budżetowej DG: ustanawianie i monitorowanie budżetu, sprawozdawczość, monitorowanie wraz z Trybunałem Obrachunkowym, przekazy i przelewy, uprawnienia i subdelegacje, stosunki z centralnymi organami odpowiedzialnymi za systemy księgowe i finansowe, reprezentowanie DG we wszystkich wyspecjalizowanych grupach roboczych itp.,

– Dbanie o logistykę przy podpisywaniu umów szczegółowych i aneksów do nich: weryfikacja zgodności dokumentów, jakości sygnatariuszy, wniosków o gwarancję bankową, zapewnienie obiegu podpisów umów/aneksów.

DZIAŁ ZARZĄDZANIA PRZETARGAMI I UMOWAMI

– Weryfikowanie i redakcja umów szczegółowych i aneksów,

– Zarządzanie zaproszeniami do składania ofert i ich koordynowanie,

– Doradztwo i wsparcie o charakterze prawnym w kontekście procedur udzielania zamówień i realizacji umów,

– Archiwizacja dokumentów umownych.

Wydział ds. Administrowania Zamówieniami Publicznymi

– Sporządzanie dokumentacji dotyczącej procedur udzielania zamówień,

– Pełnienie funkcji centrum kompetencji i wsparcia proceduralnego urzędników zatwierdzających i służb operacyjnych w zakresie zamówień publicznych DG ITEC,

– Zatwierdzanie dokumentacji dotyczącej procedur udzielania zamówień (opinie wyższego i niższego szczebla),

– Kodowanie umów, umów ramowych i aneksów w systemie WebContracts,

– Sporządzanie aneksów do umów ramowych (indeksacje i in.),

– Działania następcze w związku z zaleceniami (audyty, wytyczne itp.) w dziedzinie zamówień publicznych.

Wydział ds. Administrowania Umowami

– Sporządzanie konkretnych umów i aneksów do nich,

– Weryfikacja umów i aneksów z innych dyrekcji generalnych PE,

– Doradzanie działom operacyjnym w zakresie sporządzania umów szczegółowych i ich realizacji,

– Wsparcie wydziału ds. zamówień Działu Zarządzania Przetargami i Umowami w przygotowywaniu przetargów,

Sporządzanie formularzy zamówień w kontekście procedur negocjacyjnych o niskiej i średniej wartości,

– Koordynacja udziału dyrekcji generalnej i instytucji w postępowaniach o udzielenie zamówienia prowadzonych przez Komisję Europejską,

– Opracowywanie i redagowanie dokumentów proceduralnych.

DZIAŁ OBSŁUGI KLIENTA I KOMUNIKACJI

– Zarządzanie relacjami z klientami i pełnienie funkcji głównego punktu kontaktowego dla podmiotów zainteresowanych kwestiami IT, które kontaktują się z DG ITEC (posłów, grup politycznych, dyrekcji generalnych); reprezentowanie DG ITEC w kontaktach z klientami i reprezentowanie ich wobec hierarchii i działów operacyjnych DG ITEC,

– Słuchanie klientów i usprawnianie obsługi według ich potrzeb; ułatwianie rozwoju nowych usług DG ITEC zgodnie z potrzebami biznesowymi użytkowników,

– Wspieranie dostępności cyfrowej w całej DG ITEC i Parlamencie na zasadzie najwyższej staranności,

– Promowanie przejrzystości i współpracy ze wszystkimi podmiotami zainteresowanymi kwestiami IT z Parlamentu.

Wydział Zarządzania Obsługą Klienta

– Udzielanie pomocy klientom w realizacji ich wniosków, w szczególności pod względem wskazywania rozwiązań, świadczenia usług, monitorowania projektów i weryfikacji dostaw,

– Wspieranie organizacji wydarzeń (np. DIGITEC 2021) i komunikacji z podmiotami zainteresowanymi kwestiami IT z PE na temat projektów biznesowych DG ITEC w dziedzinie IT oraz innych usług w DG ITEC,

– Wspieranie różnych projektów i inicjatyw DG ITEC w celu łatwiejszego dostosowania proponowanych rozwiązań do wymogów biznesowych,

– Zarządzanie informacjami na temat ITECnet i ich aktualizacja na potrzeby specjalistów IT w PE oraz jako punkt odniesienia dla kolegów z DG ITEC,

– Zarządzanie oczekiwaniami klientów co do elementów dostarczanych, monitorowanych i raportowanych przez DG ITEC oraz poprawa obsługi klientów.

Wydział ds. Doskonalenia Obsługi Klientów

– Propagowanie i umożliwienie dostępności cyfrowej w całej DG ITEC, Parlamencie i instytucjach UE,

– Ułatwianie usprawnień w usługach, w miarę potrzeb i możliwości, poprzez analizę oferowanych usług i ich powodzenia oraz zajęcie się przyczynami powtarzających się wyzwań; zapewnienie strategicznego dostosowania potrzeb klientów oraz zdolności i usług DG ITEC poprzez proponowanie i ułatwianie ich tworzenia i rozwoju,

– Utrzymanie polityki DG ITEC ukierunkowanej na klienta, zapewnienie jej spójności i koordynowanie opracowywania nowych strategii politycznych,

– Prowadzenie katalogu usług DG ITEC poprzez gromadzenie informacji na temat usług i dopilnowanie ich przydatności do celów użytkowników końcowych.

DZIAŁ DS. INTRANETU I MULTIMEDIÓW

– Rozszerzenie centrów doskonałości działu w celu zwiększenia satysfakcji klientów poprzez innowacyjną, intermedialną kulturę kreatywności i najwyższej klasy profesjonalizmu w dziedzinie komunikacji, w celu wsparcia w przeważającej mierze wewnętrznych potrzeb komunikacyjnych DG ITEC i Parlamentu,

– Koordynowanie, opracowywanie, konsultowanie i wdrażanie kreatywnych i innowacyjnych produktów multimedialnych dotyczących komunikacji wewnętrznej, a także koordynowanie i wdrażanie potrzeb DG ITEC w zakresie komunikacji,

– Zacieśnianie współpracy:

1) na szczeblu międzyinstytucjonalnym poprzez: a) udostępnianie/dostosowywanie udanych produkcji multimedialnych na tematy będące przedmiotem wspólnego zainteresowania (np. procedury bezpieczeństwa i ochrony); b) udział w nieformalnej międzyinstytucjonalnej grupie roboczej ds. komunikacji wewnętrznej; c) koordynowanie treści komunikacyjnej wspólnych wydarzeń,

2) na szczeblu PE poprzez tworzenie synergii z głównymi dyrekcjami generalnymi w zakresie ich potrzeb w dziedzinie wsparcia multimedialnego i komunikacyjnego,

– Zarządzanie personelem, organizacja, administracja, koordynacja i zarządzanie budżetem jednostek działu,

– Opracowywanie, proponowanie i uzgadnianie - w miarę możliwości - umów długoterminowych z głównymi dyrekcjami generalnymi będącymi klientami, aby umożliwić systematyczne i metodyczne planowanie i realizację prac.

Wydział ds. Tworzenia Rozwiązań Multimedialnych

– Dostarczanie dostosowanych do potrzeb projektów multimedialnych i intermedialnych, w tym produkcja materiałów wideo, krótkich filmów, filmów dokumentalnych, a także zaawansowana animacja, projektowanie przestrzeni/ruchu, fotografia studyjna i inna; zgodnie z szerszymi wytycznymi strategicznymi administracji PE, najlepiej poprzez dwustronne umowy o gwarantowanym poziomie usług lub inne umowy,

– Odgrywanie roli koordynacyjnej i nadawanie kontekstu głównym wewnętrznym kampaniom komunikacyjnym i wydarzeniom organizowanym przez administrację PE poprzez opracowywanie: dostosowanych marek, produktów multi- i intermedialnych, filmów narracyjnych w celu promowania strategicznego wykonania międzydyrekcyjnego lub innych podobnych projektów,

– Rozpowszechniane wizji i strategicznych kierunków ITEC na okres po pandemii oraz - stosownie do przypadku - opracowywanie dostosowanych do celu produktów multi- i intermedialnych.

Wydział ds. Komunikacji

– Opracowywanie biuletynów, briefingów poniedziałkowych, treści w mediach społecznościowych, a także wspieranie imprez; zapewnienie obecności DG ITEC podczas Dni Otwartych,

– Wzmocnienie i rozszerzenie śladu komunikacyjnego DG ITEC, w tym proaktywnej obecności na platformach intranetowych (ITECnet, wiadomości w intranecie PE, Newshound) oraz w mediach społecznościowych DG ITEC, przy pełnym zakresie istniejących i, w miarę możliwości, nowych działań;

– Rozwijanie nowych kanałów komunikacji dla DG ITEC (np. czat w DG, wiadomości wideo itp.), we współpracy z Wydziałem ds. Tworzenia Rozwiązań Multimedialnych,

– Udoskonalenie polityki komunikacyjnej DG ITEC w celu zapewnienia, aby wszystkie służby DG ITEC pracowały nad jednolitymi ramami komunikacyjnymi dostosowanymi do ITEC 2.0; w tym zakresie przyczynianie się do rozwoju wewnętrznej sieci komunikacyjnej w Parlamencie Europejskim w celu wzmocnienia współpracy w tej dziedzinie między dyrekcjami generalnymi, aby lepiej służyć posłom i pracownikom,

– Koordynowanie działań komunikacyjnych DG ITEC i wdrażanie strategii komunikacyjnej w ścisłej współpracy z zespołem dyrektora generalnego oraz ze służbami "frontowymi" DG ITEC (wsparcie informatyczne dla posłów, Wydział ds. Innowacji, Dział Obsługi Klienta i Komunikacji, wsparcie użytkowników).

1 Wszelkie zawarte w niniejszym ogłoszeniu sformułowania dotyczące osób płci męskiej należy rozumieć jako odnoszące się również do osób płci żeńskiej i odwrotnie.

2 Zob. rozporządzenie Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 (Dz.U. L 56 z 4.3.1968, s. 1), zmienione rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 723/2004 (Dz.U. L 124 z 27.4.2004, s. 1) i ostatnio rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1023/2013 z dnia 22 października 2013 r. zmieniającym regulamin pracowniczy urzędników Unii Europejskiej i warunki zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej (Dz.U. L 287 z 29.10.2013, s. 15).

3 Urzędnik jest klasyfikowany z chwilą zatrudnienia zgodnie z art. 32 regulaminu.

4 Spis głównych zadań znajduje się w załączniku.

5 Państwami członkowskimi Unii Europejskiej są: Belgia, Bułgaria, Czechy, Dania, Niemcy, Estonia, Irlandia, Grecja, Hiszpania, Francja, Chorwacja, Włochy, Cypr, Łotwa, Litwa, Luksemburg, Węgry, Malta, Niderlandy, Austria, Polska, Portugalia, Rumunia, Słowenia, Słowacja, Finlandia, Szwecja.

6 Ten rok doświadczenia nie zostanie uwzględniony w ocenie doświadczenia zawodowego wymaganego w następnym akapicie.

7 Językami urzędowymi Unii Europejskiej są języki: angielski, bułgarski, chorwacki, czeski, duński, estoński, fiński, francuski, grecki, hiszpański, irlandzki, litewski, łotewski, maltański, niderlandzki, niemiecki, polski, portugalski, rumuński, słowacki, słoweński, szwedzki, węgierski i włoski.

8 https://europa.eu/europass/pl

9 Nie dotyczy to kandydatów pracujących w Parlamencie Europejskim w dniu, w którym upływa termin składania kandydatur.

10 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2021.178A.11
• Rodzaj: Ogłoszenie
• Tytuł: Ogłoszenie o naborze Nr PE/264/S - Dyrektor (K/M) (grupa funkcyjna AD, grupa zaszeregowania 14).
• Data aktu: 10/05/2021
• Data ogłoszenia: 10/05/2021