(2015/C 377/01)(Dz.U.UE C z dnia 13 listopada 2015 r.)
SPIS TREŚCI
Strona
SPRAWOZDANIE FINANSOWE - OMÓWIENIE I ANALIZA
OŚWIADCZENIE KSIĘGOWEGO DOŁĄCZONE DO SKONSOLIDOWANEGO SPRAWOZDANIA ROCZNEGO
SKONSOLIDOWANE SPRAWOZDANIE FINANSOWE ORAZ INFORMACJE DODATKOWE
BILANS
SPRAWOZDANIE Z FINANSOWYCH WYNIKÓW DZIAŁALNOŚCI
RACHUNEK PRZEPŁYWÓW PIENIĘŻNYCH
ZESTAWIENIE ZMIAN W AKTYWACH NETTO
INFORMACJE DODATKOWE DO SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO
ZAGREGOWANE SPRAWOZDANIA Z WYKONANIA BUDŻETU ORAZ INFORMACJE DODATKOWE
SPRAWOZDANIE FINANSOWE - OMÓWIENIE I ANALIZA
Personel Komisji przyporządkowany jest do departamentów nazywanych dyrekcjami generalnymi (DG) lub służb. Każda z nich odpowiada za określoną dziedzinę polityki i podlega dyrektorowi generalnemu. W dyrekcjach generalnych opracowuje się projekty ustawodawcze, które jednak zyskują oficjalny status dopiero wtedy, gdy zatwierdzi je kolegium 28 komisarzy. Dyrekcje generalne odpowiadają też za finansowanie inicjatyw na szczeblu UE, przeprowadzanie konsultacji społecznych i rozpowszechnianie informacji.
Komisja nadzoruje również szereg agencji wykonawczych, które pomagają jej zarządzać programami unijnymi.
Podstawowe wydatki operacyjne
Wydatki operacyjne UE obejmują różne działy WRF oraz przyjmują różne formy, w zależności od sposobu wypłacania środków pieniężnych i zarządzania nimi. Począwszy od 2014 r., Komisja klasyfikuje swoje wydatki następująco:
Zarządzanie bezpośrednie: gdy budżet jest wykonywany bezpośrednio przez służby Komisji.
Zarządzanie pośrednie: gdy Komisja powierza zadania związane z wykonaniem budżetu organom przewidzianym prawem UE lub prawem krajowym, takim jak agencje UE.
Zarządzanie dzielone: w ramach tej metody realizację zadań w zakresie wykonania budżetu powierza się państwom członkowskim. Ok. 80 % wydatków podlega właśnie tej metodzie, która ma zastosowanie w takich dziedzinach, jak wydatki rolne i działania strukturalne.
Różne podmioty działań finansowych w Komisji
Kolegium komisarzy ponosi zbiorową odpowiedzialność polityczną, jednak w praktyce nie wykonuje samodzielnie przyznanych mu uprawnień w zakresie wykonania budżetu. Każdego roku kolegium powierza zadania związane z wykonaniem budżetu poszczególnym urzędnikom, którzy odpowiadają przed kolegium komisarzy oraz podlegają przepisom rozporządzenia finansowego (RF) i regulaminu pracowniczego (RP). Odnośni pracownicy, z reguły dyrektorzy generalni i szefowie służb, pełnią funkcję tzw. delegowanych urzędników zatwierdzających. Oni z kolei mogą przekazać zadania związane z wykonaniem budżetu tzw. subdelegowanym urzędnikom zatwierdzającym.
Kompetencje urzędników zatwierdzających obejmują cały proces zarządzania, poczynając od określenia, co należy zrobić, aby zrealizować cele polityki ustalone przez daną instytucję, aż po zarządzanie podjętymi działaniami pod względem operacyjnym i budżetowym. Każdy urzędnik zatwierdzający ma obowiązek sporządzić roczne sprawozdanie z działalności dotyczące działań wchodzących w zakres jego kompetencji. W sprawozdaniu tym przedstawia wyniki realizacji celów politycznych oraz informuje o wystarczającej jego zdaniem pewności co do tego, że środki przeznaczone na działalność opisaną w sporządzonym przez niego sprawozdaniu zostały wykorzystane zgodnie z ich przeznaczeniem oraz zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz że obowiązujące procedury kontroli dają niezbędną gwarancję legalności i prawidłowości operacji leżących u podstaw rozliczeń. Na podstawie art. 66 RF Komisja przekazuje PE i Radzie sprawozdanie podsumowujące odnoszące się do poszczególnych rocznych sprawozdań z działalności; Komisja przejmuje tym samym na siebie ogólną odpowiedzialność polityczną za zarządzanie budżetem UE zgodnie z art. 317 TFUE. Wspomniane sprawozdanie oraz roczne sprawozdania z działalności dostępne są na stronie: http://ec.europa.eu/ atwork/planning-and-preparing/synthesis-report/index_pl.htm.
Księgowy wykonuje zlecenia płatnicze i nakazy odzyskania środków sporządzone przez urzędników zatwierdzających oraz odpowiada za zarządzanie środkami pieniężnymi, ustanawianie reguł i metod rachunkowości, walidację systemów rachunkowości, prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych instytucji. Ponadto księgowy ma obowiązek podpisania rocznego sprawozdania finansowego, poświadczając przy tym, że przedstawia ono rzetelnie, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową, wyniki operacji oraz przepływy pieniężne.
Zaciąganie zobowiązań w celu uruchomienia środków z budżetu UE
Zaciągnięcie zobowiązania prawnego (w formie np. umowy o udzielenie zamówienia lub umowy o udzielenie dotacji) wobec osoby trzeciej możliwe jest pod warunkiem, że w rocznym budżecie przewidziano linię, w oparciu o którą przedmiotowe działanie może zostać zrealizowane. W takiej linii budżetowej muszą być także zapisane środki wystarczające na pokrycie odnośnych wydatków. Jeżeli te warunki są spełnione, wymagane środki muszą zostać zarezerwowane w budżecie w drodze zobowiązania budżetowego ujętego w systemie rachunkowości; dopiero wtedy można zaciągnąć zobowiązanie prawne. Środki z budżetu UE mogą zostać wydane dopiero wtedy, gdy urzędnik zatwierdzający przyjmie odpowiednie zobowiązanie budżetowe.
Po zatwierdzeniu zobowiązanie budżetowe ujmowane jest w systemie rachunkowości budżetowej, a środki są odpowiednio wykorzystywane. Nie ma to jednak wpływu na sprawozdanie finansowe (lub księgę główną), jako że nie poniesiono jeszcze żadnych kosztów.
Dokonywanie płatności
Komisja uczestniczy w systemie SWIFT (Stowarzyszenie Międzynarodowej Teletransmisji Danych Finansowych) i dokonuje ponad 2 mln płatności rocznie. Płatności mogą zostać dokonane dopiero po zatwierdzeniu zobowiązania budżetowego przez urzędnika zatwierdzającego zajmującego się daną operacją.
Zaliczkowanie jest formą płatności z wyprzedzeniem na rzecz beneficjenta, mającą na celu zapewnienie finansowania z góry. Może być ono rozbite na szereg płatności dokonywanych w okresie wskazanym w danym zobowiązaniu prawnym. Beneficjent, który nie poniesie kosztów kwalifikowalnych, zobowiązany jest do zwrotu UE przyznanej zaliczki. Tym samym dokonane płatności zaliczkowe nie stanowią ostatecznego kosztu, dopóki nie zostaną spełnione odnośne warunki. W związku z tym w bilansie UE wykazuje się je po stronie aktywów w momencie dokonania płatności początkowej.
Zestawienia poniesionych wydatków przekazywane są właściwym organom UE i stanowią one dowód na to, w jaki sposób beneficjent wykorzystał kwotę płatności zaliczkowej zgodnie ze zobowiązaniem prawnym. Zestawienia poniesionych wydatków przesyłane są w różnych terminach w ciągu roku, w zależności od rodzaju finansowanego działania oraz warunków.
Kryteria kwalifikowalności określone są w aktach podstawowych, w zaproszeniach do składania wniosków, innych dokumentach przeznaczonych dla beneficjentów dotacji lub we właściwych klauzulach wpisanych do umów o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji. Po dokonaniu analizy kwoty kwalifikowalne ujmowane są jako koszty, a beneficjent zostaje poinformowany o ewentualnych kwotach niekwalifikowalnych.
RF i inne właściwe przepisy, zwłaszcza dotyczące polityki rolnej i polityki spójności, uprawniają do kontrolowania wydatków nawet wiele lat po ich dokonaniu. W przypadku stwierdzenia błędów, nieprawidłowości lub nadużyć finansowych stosuje się korekty finansowe lub przystępuje się do odzyskania środków (zob. informacja dodatkowa 6 w informacjach dodatkowych do sprawozdania finansowego).
Absolutorium
Ostatnim etapem cyklu budżetowego jest udzielenie absolutorium z wykonania budżetu za dany rok budżetowy. W UE organem udzielającym absolutorium jest PE. Oznacza to, że po badaniu i ostatecznym zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego Rada wydaje zalecenie, a następnie PE podejmuje decyzję w sprawie udzielenia Komisji i innym organom UE absolutorium z wykonania budżetu UE za dany rok budżetowy. Decyzja ta podejmowana jest na podstawie badania rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania podsumowującego i rocznego sprawozdania oceniającego Komisji, sprawozdania rocznego, opinii pokontrolnej i sprawozdań specjalnych Trybunału, a także odpowiedzi Komisji na pytania i wnioski o udzielenie dodatkowych informacji.
Absolutorium odzwierciedla polityczny aspekt zewnętrznej kontroli wykonania budżetu i stanowi decyzję, którą PE, działając na zalecenie Rady, "zwalnia" Komisję (oraz inne organy UE) z odpowiedzialności za zarządzanie danym budżetem, ogłaszając koniec okresu obowiązywania tego budżetu. Procedura udzielenia absolutorium może zakończyć się na trzy sposoby: udzieleniem, przesunięciem terminu udzielenia lub odmową udzielenia absolutorium. Nieodłączną część corocznej procedury udzielania absolutorium z wykonania budżetu w PE stanowią przesłuchania komisarzy, którzy odpowiadają na pytania członków Komisji Kontroli Budżetowej PE dotyczące obszarów polityki, za które są odpowiedzialni. Ostateczne sprawozdanie dotyczące absolutorium wraz z zaleceniami podjęcia określonych działań skierowanymi do Komisji, przyjmuje się na posiedzeniu plenarnym. Zalecenia Rady dotyczące absolutorium przyjmuje Rada Ecofin. Zarówno sprawozdanie PE dotyczące absolutorium, jak i zalecenia Rady w tej sprawie są przedmiotem corocznego sprawozdania z działań następczych, w którym Komisja przedstawia w zarysie konkretne działania, jakie podjęła w celu wykonania zaleceń.