Sprawozdanie na temat rozliczeń Europejskiej Agencji ds. Oceny Produktów Leczniczych za rok obrachunkowy 2003 wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

na temat rozliczeń Europejskiej Agencji ds. Oceny Produktów Leczniczych za rok obrachunkowy 2003, wraz z odpowiedziami Agencji

(2004/C 324/05)

(Dz.U.UE C z dnia 30 grudnia 2004 r.)

WSTĘP

1. Europejska Agencja ds. Oceny Produktów Leczniczych (zwana dalej Agencją) została ustanowiona na mocy rozporządzenia Rady (EWG) nr 2309/93 z dnia 22 lipca 1993 r.⁽¹⁾. Agencja funkcjonuje jako sieć i koordynuje zasoby naukowe udostępnione przez władze krajowe w celu zapewnienia oceny i nadzoru nad produktami leczniczymi stosowanymi u ludzi i do celów weterynaryjnych. Tabela 1 przedstawia w sposób skrótowy kompetencje i działania Agencji na podstawie przekazanych przez nią informacji.

OPINIA TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

2. Niniejsza opinia jest przedstawiana Parlamentowi Europejskiemu i Radzie na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽²⁾.

3. Trybunał zbadał roczne sprawozdania finansowe Agencji za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. Zgodnie z art. 57a ust. 1 rozporządzenia Rady (EWG) nr 2309/93 za wykonanie budżetu odpowiada dyrektor wykonawczy. Dyrektor jest odpowiedzialny za sporządzenie i przedstawienie sprawozdań⁽³⁾, zgodnie z wewnętrznymi przepisami finansowymi przyjętymi na podstawie art. 57a ust. 11 tegoż rozporządzenia. Trybunał jest odpowiedzialny za ich kontrolę zgodnie z art. 248 traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie ze swoimi standardami i strategiami kontroli. Opierają się one na ogólnie przyjętych międzynarodowych standardach kontroli przystosowanych do specyfiki Wspólnoty. Trybunał zbadał dokumentację księgową i zastosował procedury kontroli, które uznał za niezbędne w danych okolicznościach.

5. Trybunał uzyskał w ten sposób uzasadnione zapewnienie, że rozliczenia za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. są wiarygodne. Trybunał zwraca jednak uwagę na sytuację przedstawioną w pkt 10. Z zastrzeżeniem sytuacji przedstawionych w pkt 7 i 12, Trybunał uzyskał uzasadnione zapewnienie, że transakcje leżące u podstaw rozliczeń są jako całość legalne i prawidłowe.

UWAGI

6. Wykorzystanie środków za rok obrachunkowy 2003 oraz środków przeniesionych z poprzedniego roku zostało przedstawione w tabeli 2. Wersja skrócona rachunku dochodów i wydatków oraz bilansu Agencji za rok obrachunkowy 2003 została przedstawiona w tabelach 3 i 4.

7. Dnia 5 czerwca 2003 r. zarząd Agencji, z zastrzeżeniem uzyskania zgody Komisji, przyjął nowe rozporządzenie finansowe oraz odpowiednie przepisy wykonawcze, które weszły w życie z początkiem drugiej połowy 2003 r.⁽⁴⁾. W swojej opinii nr 6/2003 z dnia 17 lipca 2003 r. Trybunał sygnalizował różnice pomiędzy rozporządzeniem finansowym Agencji a ramowym rozporządzeniem finansowym mającym zastosowanie do agencji. W pkt 7 swojej opinii Trybunał podkreślił w szczególności, że przepisy wykonawcze ustanowione przez Agencję w zakresie udzielania zamówień muszą być zgodne z przepisami ogólnego rozporządzenia finansowego oraz przepisami wykonawczymi do tego rozporządzenia. Przykładowo, ogólne zasady przewidują ustanowienie komitetu ds. oceny ofert w przypadku wszystkich zamówień przekraczających kwotę 13.800 euro, podczas gdy Agencja ustanowiła taki pułap na poziomie 75.000 euro (tabela 5 przedstawia ujawnione różnice).

8. Rozliczenia Agencji za 2003 r. zostały sporządzone zgodnie z zasadami księgowymi określonymi w jej nowym rozporządzeniu finansowym⁽⁵⁾. Dane księgowe dotyczące roku obrachunkowego 2002 nie zostały ponownie przetworzone zgodnie z zasadami księgowymi zastosowanymi do sporządzenia rozliczeń za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r.

9. Artykuł 43 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego Agencji stanowi, że księgowy zatwierdza systemy określone przez urzędnika zatwierdzającego, służące dostarczaniu lub uzasadnianiu informacji księgowych. Takie zatwierdzenie nie miało miejsca.

10. W 2003 r. Agencja przeprowadziła fizyczną inwentaryzację aktywów trwałych na podstawie charakteru inwentaryzowanych środków, podczas gdy aktywa trwałe powinny być inwentaryzowane zgodnie z rokiem ich nabycia. Sytuacja ta uniemożliwia zestawienie danych fizycznych z danymi księgowymi. Ponadto niektóre aktywa nie zostały wykazane ani przy inwentaryzacji, ani na rachunkach aktywów trwałych. Ich ogólna wartość po uwzględnieniu amortyzacji została oceniona na 4.188.000 euro⁽⁶⁾ i zawarta w pozycji "Aktywa trwałe" bilansu. Agencja powinna utworzyć system zarządzania aktywami trwałymi, zapewniający, że dane inwentaryzacyjne są wyczerpujące i zbieżne z danymi księgowymi.

11. W zastosowaniu środków kontroli wewnętrznej nie została zapewniona ciągłość. Przykładowo, niektóre akta nie zawierały wszystkich wymaganych dokumentów niezbędnych do utworzenia zobowiązania lub polecenia płatności.

12. W przypadku niektórych postępowań negocjacyjnych wybór dostawcy opiera się na kryterium "poprzedniego doświadczenia ze zleceniodawcą", którego nie zawierają przepisy wykonawcze⁽⁷⁾ do rozporządzenia finansowego.

13. Badanie dokumentacji rekrutacyjnej wykazało znaczną liczbę braków w formalizacji i dokumentach: brakowało uzasadnienia wyboru kandydatów zaproszonych na rozmowę kwalifikacyjną lub też sporządzone listy sprawdzające warunki dopuszczalności kandydatów nie zawierały wszystkich kryteriów selekcji wymienionych w ogłoszeniach o pracę.

14. Jednostka "Zapewnienie jakości" Agencji pełni rolę biura kontroli wewnętrznej. Dwie z kontroli przeprowadzonych w 2002 r. w zakresie uruchomienia elektronicznego systemu obiegu dokumentów ujawniły znaczny wzrost kosztów oraz istotne wydłużenie terminów spowodowane niewystarczającą znajomością projektu. Późniejsza kontrola przeprowadzona w 2003 r. przez zewnętrznego konsultanta potwierdziła braki wskazane przez wewnętrznego kontrolera. Projekt rozpoczęty pod koniec 2000 r. powinien zacząć działać na początku 2002 r. kosztem ocenianym na około 1,2 mln euro. W 2003 r. system wciąż nie był operacyjny, a związane z nim wydatki sięgnęły już 1,7 mln euro.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniach 29 i 30 września 2004 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Juan Manuel FABRA VALLÉS
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 214 z 24.8.1993, str. 18; oraz rozporządzenie (WE) nr 726/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. (Dz.U. L 136 z 30.4.2004, str. 1), nowa nazwa agencji to Europejska Agencja Leków.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.

⁽³⁾ Na podstawie art. 83 ust. 3 rozporządzenia finansowego Agencji końcowe sprawozdania za rok obrachunkowy 2003 zostały sporządzone dnia 14 maja 2004 r. i przekazane Trybunałowi Obrachunkowemu, który otrzymał je dnia 24 września 2004 r. Wersja skrócona tych sprawozdań jest przedstawiona w tabelach załączonych do niniejszego sprawozdania.

⁽⁴⁾ Komisja wydała opinię na początku 2004 r.

⁽⁵⁾ Artykuł 78 rozporządzenia finansowego Agencji.

⁽⁶⁾ Kwota odnosi się do sprzętu komputerowego oraz przebudowy siedziby.

⁽⁷⁾ Artykuł 86 przepisów wykonawczych do rozporządzenia finansowego Agencji.

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

Tabela 1

Europejska Agencja ds. Oceny Produktów Leczniczych (Londyn)

grafika

Tabela 2

Europejska Agencja ds. Oceny Produktów Leczniczych (Londyn) - Wykonanie budżetu za rok obrachunkowy 2003

grafika

Tabela 3

Europejska Agencja ds. Oceny Produktów Leczniczych (Londyn) - Rachunek dochodów i wydatków za lata obrachunkowe 2003 i 2002

grafika

Tabela 4

Europejska Agencja ds. Oceny Produktów Leczniczych (Londyn) - Bilans na dzień 31 grudnia 2002 r. i na dzień 31 grudnia 2003 r.⁽¹⁾

grafika

Tabela 5

Różnice pomiędzy ogólnymi przepisami wykonawczymi a przepisami wykonawczymi Agencji

grafika

ODPOWIEDZI AGENCJI

7. Agencja skontaktowała się z Komisją w celu sfinalizowania rozporządzenia finansowego. Wprowadzone zmiany miały na celu dostosowanie się do uwag Komisji, jak również uwag Trybunału Obrachunkowego. W szczególności, przepisy wykonawcze wyrównały progi dla kontraktów i zaopatrzenia.

8. Zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS), standard nr 3, wynikające z tego korekty są zgłaszane jako korekty do kapitału początkowego. Nie przedstawiono ponownie informacji porównawczych za rok 2002, ponieważ nie dostarczyłoby to znaczących informacji dodatkowych. Ponieważ europejskie instytucje i agencje muszą przedstawić sprawozdania finansowe zgodne z standardami IPSAS za rok 2005, Agencja, zgodnie z kalendarzem ustalonym przez Głównego Księgowego Komisji Europejskiej, przed dniem 1 stycznia 2005 r. będzie posiadała gotowe systemy zapewniające zgodność z przepisami, obejmujące prezentację kwot porównawczych za rok 2004.

9. Spostrzeżenie Trybunału jest zasadne, jednakże EMEA nie traktowała tej sprawy priorytetowo, wiedząc, że obecne systemy, w tym zarówno procedury, jak i oprogramowanie, istniały od roku 1998 i dostarczały niezbędnych oraz dokładnych danych do sporządzania sprawozdań finansowych. Systemy te nie były modyfikowane od wprowadzenia nowych przepisów finansowych.

Systemy zdefiniowane przez urzędnika ds. finansowych zostaną formalnie zatwierdzone przez księgowego w trakcie roku 2004.

10. W roku 2003 Agencja skapitalizowała aktywa niematerialne (przede wszystkim licencje na oprogramowanie i pewne koszty związane z opracowaniem oprogramowania), zgodnie ze standardami wydanymi przez Komitet Standardów Rachunkowości. W celu sporządzenia wykazu aktywów niematerialnych oraz kosztów wyposażenia za poprzednie lata, została przygotowana szczegółowa analiza kosztów oprogramowania i wyposażenia za lata 2000-2003. W trakcie roku 2004 wszystkie aktywa materialne i niematerialne są wprowadzane do nowego systemu zarządzania aktywami, a księgowość jest oparta na klasyfikacji według typu, zgodnie z zaleceniami zharmonizowanego planu księgowania wyznaczonego przez Głównego Księgowego Komisji.

11. Agencja przyjęła do wiadomości uwagi Trybunału. Podjęła środki korygujące mające na celu uniknięcie takich sytuacji w przyszłości.

12. Agencja przyjęła do wiadomości uwagi Trybunału dotyczące kryteriów wyboru kontrahentów.

13. Agencja starannie przestrzega procedury rekrutacyjnej. Dopuszczalność kandydatów do procedury rekrutacyjnej w każdym indywidualnym przypadku jest sprawdzana według listy kontrolnej, obejmującej wszystkie elementy zawarte w ogłoszeniu. Jest to udokumentowane w aktach, dla każdego indywidualnego przypadku. Oprócz istniejącego uzasadnienia wyboru każdego z kandydatów do wzięcia udziału w rozmowie kwalifikacyjnej, Agencja wdroży środki mające na celu usprawnienie procedury i uniknięcie problemów wskazanych przez Trybunał.

14. Mając na uwadze poważne trudności napotkane podczas wdrażania tego projektu, zarząd Agencji podjął odpowiednie kroki, począwszy od zlecenia wykonania audytu zewnętrznego na początku roku 2003. W świetle tej analizy uszczegółowiono wymogi i wdrożono elektroniczny system zarządzania dokumentacją.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2004.324.30
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie na temat rozliczeń Europejskiej Agencji ds. Oceny Produktów Leczniczych za rok obrachunkowy 2003 wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 30/09/2004
• Data ogłoszenia: 30/12/2004