Czy w aktach osobowych jest dopuszczalne (sporadycznie) numeracja np. 214 i 214a w związku z dostarczeniem przez pracownika dodatkowego dokumentu?
Zgodnie z przepisami akta osobowe pracowników w obszarach (części A, B, C) powinny być prowadzone chronologicznie. Zupełnie wyjątkową kwestią może być incydentalne ułożenie akt w inny sposób - np. poprzez dodanie dokumentu o numeracji 214a, o czym jest mowa w zapytaniu. Sytuacja taka bowiem zakłóca chronologiczny układ akt osobowych.
Przepisy dotyczące zasad związanych z prowadzeniem akt osobowych pracowniczych zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Rozporządzenie nie określa tak szczegółowych i technicznych kwestii jak sposób numerowania akt w przypadku dołączenia przez pracownika dodatkowych dokumentów, stanowiących uzupełnienie już wcześniej złożonych dokumentów. Jednakże ze względu na zasadę chronologicznego prowadzenia akt dokumenty powinny być gromadzone w takiej kolejności, w jakiej wpływały do pracodawcy. Dobrą praktyką jest potwierdzanie na dokumencie składanym przez pracownika daty wpływu do pracodawcy - na podstawie dat wpływu bowiem przyjmuje się chronologię akt osobowych. Szczególnie w sytuacjach konfliktowych lub w razie wątpliwości co do daty, od której pracownik udokumentował prawo do pewnych uprawnień, istotne jest, aby z dokumentacji jednoznacznie wynikała data, w której pracodawca powziął wiadomość o uprawnieniach. Czasami więc i z tego względu lepiej jest przestrzegać zasady chronologii w aktach pracowniczych.
Prowadzenie akt osobowych pracowników w sposób niechronologiczny może być uznane za naruszenie przepisów. Dlatego też wydaje się, że dołączenie dodatkowego dokumentu pod numerem np. 214a jest dopuszczalne jedynie w bardzo wyjątkowych okolicznościach.
Zgodnie z przepisami akta osobowe pracowników w obszarach (części A, B, C) powinny być prowadzone chronologicznie. Zupełnie wyjątkową kwestią może być incydentalne ułożenie akt w inny sposób - np. poprzez dodanie dokumentu o numeracji 214a, o czym jest mowa w zapytaniu. Sytuacja taka bowiem zakłóca chronologiczny układ akt osobowych.
Przepisy dotyczące zasad związanych z prowadzeniem akt osobowych pracowniczych zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Rozporządzenie nie określa tak szczegółowych i technicznych kwestii jak sposób numerowania akt w przypadku dołączenia przez pracownika dodatkowych dokumentów, stanowiących uzupełnienie już wcześniej złożonych dokumentów. Jednakże ze względu na zasadę chronologicznego prowadzenia akt dokumenty powinny być gromadzone w takiej kolejności, w jakiej wpływały do pracodawcy. Dobrą praktyką jest potwierdzanie na dokumencie składanym przez pracownika daty wpływu do pracodawcy - na podstawie dat wpływu bowiem przyjmuje się chronologię akt osobowych. Szczególnie w sytuacjach konfliktowych lub w razie wątpliwości co do daty, od której pracownik udokumentował prawo do pewnych uprawnień, istotne jest, aby z dokumentacji jednoznacznie wynikała data, w której pracodawca powziął wiadomość o uprawnieniach. Czasami więc i z tego względu lepiej jest przestrzegać zasady chronologii w aktach pracowniczych.
Prowadzenie akt osobowych pracowników w sposób niechronologiczny może być uznane za naruszenie przepisów. Dlatego też wydaje się, że dołączenie dodatkowego dokumentu pod numerem np. 214a jest dopuszczalne jedynie w bardzo wyjątkowych okolicznościach.