Czy można zszywać arkusz ocen zszywką metalową?

Pytanie

Czy można zszywać arkusz ocen zszywką metalową?

Chodzi o arkusze ocen drukowane na kartkach A4.

W jaki sposób je spinać, gdy szkoła chce je już zarchiwizować?

Odpowiedź

odpowiedzi udzielono: 30 stycznia 2012 r.

Według mojej opinii zszywanie pojedynczych stron arkusza metalowymi zszywkami jest dopuszczalne.

Uzasadnienie

Zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. Nr 23, poz. 225 z późn. zm.) – dalej r.p.d.p.n., szkoła prowadzi dla każdego ucznia przez okres jego nauki w danej szkole arkusz ocen ucznia. Wzór arkusza ocen ucznia określa załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 maja 2010 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. Nr 97, poz. 624). Z treści pytania wynika, że w tym przypadku szkoła używa programu komputerowego, co skutkuje, że po każdej klasyfikacji rocznej pojedyncze strony arkusza w formacie A4 trzeba drukować. Przyjęcie takiego rozwiązania powoduje, że dyrektor szkoły musi ustalić sposób przechowywania tej dokumentacji przez cały okres nauki ucznia w danej szkole. Według mojej opinii zastosowanie zszywania pojedynczych stron arkusza metalowymi zszywkami jest dopuszczalne. Należy jednak pamiętać, że po każdej klasyfikacji rocznej przybędzie następna strona arkusza, a co za tym idzie kolejna zszywka. Chyba, że nauczyciele po każdej klasyfikacji rocznej dotychczasowe strony będą rozszywać i po dołożeniu nowej ponownie zszywać. Zatem może praktyczniejszym sposobem będzie przechowywanie pojedynczych stron arkusza w koszulce foliowej. Dzięki temu unikniemy wielokrotnego dziurawienia stron i uciążliwej pracy nauczycieli. Decyzja jednak należy do dyrektora szkoły. Jak trafnie zauważa autor pytania arkusze ocen należy archiwizować. Proszę jednak pamiętać, że zgodnie z § 13 r.p.d.p.n. każda szkoła jest zobowiązana do założenia księgi arkuszy ocen, która w szkole dla dzieci i młodzieży zawiera ułożone w porządku alfabetycznym arkusze ocen uczniów urodzonych w jednym roku, którzy ukończyli lub opuścili szkołę. W przypadku przyjęcia zasady, że pojedyncze strony arkusza zszywa się metalowymi zszywkami, przed oddaniem arkuszy do introligatora (celem zrobienia z nich księgi) wystarczy zszywki usunąć. Proszę zauważyć, że do archiwum zakładowego zostanie przekazana księga, która nie będzie zawierała metalowych zszywek.

Krzysztof Lodziński