Minister Finansów wydał 13 lutego 2024 r. interpretację ogólną, w której rozstrzygnął na korzyść podatników kwestię możliwości zaliczenia wynagrodzenia z tytułu usprawiedliwionej nieobecności pracownika do kosztów kwalifikowanych z tytułu ulgi B+R. Powodem jej wydanie były rozbieżności interpretacyjne.

Interpretacja potwierdza, że do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R należą m.in. wynagrodzenie za urlop i chorobę (oraz odpowiadające im sfinansowane przez pracodawcę składki ZUS), w części w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności B+R pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu. Minister Finansów wskazuje również, że podatnik ma obowiązek posiadać dokumentację uzasadniającą zaangażowanie poszczególnych pracowników w realizację działalności B+R (miesięczna ewidencja).

Czytaj również: Wynagrodzenie za urlop a ulga na innowacyjnych pracowników >>

 

Jak należy liczyć koszty kwalifikowane

Kluczowe wnioski z interpretacji ogólnej Ministra Finansów:

  1. Do kosztów kwalifikowanych B+R z tytułu wynagrodzeń pracowników należą poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT (tj. stanowiące dla pracownika przychód ze stosunku pracy) oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu ubezpieczeń społecznych w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu, w tym również należności z tytułu usprawiedliwionej nieobecności pracownika, do których poniesienia pracodawca jest zobowiązany na podstawie odrębnych przepisów, m.in. te dotyczące urlopu oraz chorób.
  2. Minister Finansów wskazuje, że pojęcie „usprawiedliwionej nieobecności pracownika” definiuje się w oparciu o przepisy prawa pracy. W praktyce, przypadkami usprawiedliwionej nieobecności pracownika jest urlop lub nieobecność z powodu choroby. Jak wskazuje dalej Minister Finansów, w orzecznictwie sądów administracyjnych prezentowany jest pogląd, że czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika jest immanentnie związany ze stosunkiem pracy (wynagrodzenie z tego tytułu jest obowiązkowo ponoszonym przez pracodawcę kosztem).
  3. W konsekwencji, pojedyncze elementy składowe wynagrodzenia pracownika, tj. wynagrodzenia urlopowe i chorobowe powinny być traktowane jako składniki kosztu wynagrodzenia kwalifikowanego do ulgi B+R (w proporcji odpowiadającej zaangażowaniu pracownika w realizacją zadań B+R).

Czytaj też w LEX: Ulga na działalność badawczo-rozwojową w praktyce > 

Ulgi i zwolnienia w podatkach dochodowych ebook

Monika Brzostowska, Patrycja Kubiesa

Sprawdź  

Minister Finansów w wydanej interpretacji poruszył kilka dodatkowych elementów:

  • potwierdził, że w kosztach kwalifikowanych do ulgi B+R należy uwzględniać również koszt wynagrodzeń tych pracowników, którzy realizują działalność B+R jedynie w części (a nie w całości) czasu poświęconego na realizację swoich obowiązków pracowniczych; w tym zakresie, ważne jest wyróżnienie części kosztów poniesionych na działalność B+R od pozostałych wydatków, przy czym dla tego rozróżnienia powinno się uwzględniać kryterium przedmiotu zadań danego pracownika, a nie efektywność realizacji przez niego zadań;
  • doprecyzował jak należy definiować „ogólny czas pracy pracownika w danym miesiącu”, tj. z uwzględnieniem nie tylko czasu faktycznie przepracowanego, ale również czasu usprawiedliwionej nieobecności pracownika (np. urlop lub choroba);
  • wskazał na otwarty charakter katalogu należności stanowiących przychód ze stosunku pracy, które mogą stanowić koszt kwalifikowany do ulgi B+R;
  • wskazał, że tylko wydatki poniesione przez podatnika stanowiące koszt podatkowy danego miesiąca mogą stanowić koszt kwalifikowany podlegający rozliczeniu w ramach ulgi B+R;
  • podkreślił, że podatnik ma obowiązek posiadać dokumentację uzasadniającą zaangażowanie poszczególnych pracowników w realizację działalności B+R; taka miesięczna ewidencja w zestawieniu z miesięcznym wynagrodzeniem (w tym takich elementów jak wynagrodzenie za urlop lub chorobę) warunkuje wysokość kosztu kwalifikowanego B+R.

Sprawdź w LEX: Czy koszty amortyzacji środka trwałego mogą być kosztami kwalifikowanymi ulgi BR? > 

 

Ulga B+R bardziej korzystna

Ulga B+R jest atrakcyjnym mechanizmem podatkowym mającym na celu wspieranie przedsiębiorstw w inwestowanie w innowacje i jest skierowana do wszystkich podatników CIT, którzy identyfikują działalność badawczo-rozwojową w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Ulga pozwala na odliczenie od postawy opodatkowania kosztów poniesionych przez podatnika na działalność B+R i w konsekwencji zmniejszenie obciążeń z tytułu CIT. W praktyce, główną kategorią kosztów kwalifikowanych do odliczenia w ramach ulgi są wynagrodzenia pracownicze (obecnie do 200 proc. wydatków).

Interpretacja ogólna Ministerstwa Finansów rozstrzyga jednoznacznie na korzyść podatników sporną kwestię możliwości zaliczania wynagrodzeń za nieobecność pracowników (urlopowe i chorobowe) do kosztów kwalifikowanych do ulgi B+R, zwiększając w ten sposób podstawę do kalkulacji kosztów kwalifikowanych i pulę potencjalnych oszczędności.

Sprawdź w LEX: Czy podatnik posiadający status CBR stosujący ulgę BR może odliczyć koszty kwalifikowane trzykrotnie? >

Dla podatników oznacza to, że powinni:

  • Sprawdzić, czy zidentyfikowano możliwość zastosowania ulgi i czy jest ona już stosowana w firmie. Upewnić się, że ulga jest stosowana w sposób przynoszący oszczędności w możliwie największym możliwym zakresie.
  • Oszacować wpływ zastosowania interpretacji ogólnej na wielkość odliczeń z tytułu ulgi B+R i jeśli to zasadne, skorygować dokonane już odliczenia z uwzględnieniem stanowiska Ministra Finansów.
  • Zapewnić odpowiednią dokumentację (ewidencję) dla potrzeb kalkulacji udziału zaangażowania pracowników w działania B+R w ogólnym czasie pracy.

 

Czytaj też w LEX: Prace badawczo-rozwojowe w księgach rachunkowych >

 

Autorki: Magdalena Piec – doradczyni podatkowa, starsza menedżerka w Dziale Doradztwa Podatkowego, EY Polska

Wiktoria Sadowski – Konsultantka w Dziale Doradztwa Podatkowego, EY Polska