Jak ustalił serwis Prawo.pl, w ubiegłym tygodniu Pracodawcy Rzeczypospolitej Polskiej wystąpili do Agnieszki Dziemianowicz-Bąk, ministra rodziny, pracy i polityki społecznej, z propozycjami zmian w kodeksie pracy. - W związku z pojawiającymi się postulatami zarówno ze strony pracowników, jak i pracodawców w zakresie ułatwień dotyczących formalnych aspektów realizowania praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy oraz uwzględniając nowe wyzwania wynikające z wprowadzenia przepisów o pracy zdalnej w 2023 roku Pracodawcy RP wnoszą o podjęcie działań legislacyjnych polegających na dokonaniu nowelizacji przepisów prawa pracy, dotyczących formy czynności przewidzianych dla składanych przez pracownika oświadczeń, wniosków i zgód – napisali w piśmie.
Czytaj również: Pracodawca może wypowiedzieć warunki pracy lub płacy>>
Brak jednolitej terminologii w kodeksie pracy
- Przepisy kodeksu pracy pochodzą z lat 70. ubiegłego wieku, dlatego część z nich jest archaiczna i nie przystaje do obecnych realiów. Przecież dokonaliśmy od tego czasu ogromnego postępu technologicznego - szczególnie w dziedzinie cyfryzacji. Prawo powinno uwzględniać te zmiany i podążać za nimi. W dobie powszechnej digitalizacji, rozwiązania prawne projektowane w realiach lat 70., nie spełniają już swojej funkcji oraz nie uwzględniają potrzeb pracowników i pracodawców - szczególnie przepisy zastrzegające dla czynności dokonywanych przez pracownika formę pisemną – mówi Bartosz Sowier, Główny Legislator Pracodawcy RP, dyrektor Departamentu Analiz i Legislacji. I dodaje: - Kodeks pracy przewiduje w wielu miejscach wymóg zachowania formy pisemnej w odniesieniu do takich czynności, jak: wyrażanie przez pracownika zgody lub składanie oświadczeń i wniosków. Te rozwiązania nie znajdują uzasadnienia, są przede wszystkim kosztowne, czasochłonne i zwyczajnie niepotrzebne, bo nastręczają wielu problemów natury organizacyjnej. Można je spokojnie zastąpić mniej rygorystycznymi przepisami, które otworzą możliwości skorzystania z powszechnie dostępnych technologii cyfrowych.
Zdaniem Sowiera trzeba również zwrócić uwagę na możliwe wątpliwości interpretacyjne spowodowane użyciem w przepisach zbyt wielu terminów. - Przepisy kodeksu pracy oprócz formy „na piśmie” oraz „formy pisemnej” posługują się również terminem „w postaci pisemnej” (art. 67[19] par. 2, art. 86 par. 3, art. 173[1] par. 4 k.p.) „postacią elektroniczną” (art. 94 pkt 9a) czy też „formą pisemnej lub elektronicznej” (art. 129 par. 3 k.p.) To zbyt skomplikowane dla przeciętnego człowieka i trzeba to uporządkować – tłumaczy.
Żeby ustalić skalę problemów z tego wynikających, Pracodawcy RP przeprowadzili ankietę wśród działów kadr swoich firm członkowskich. - Zdecydowana większość, bo aż 86,2 proc. przepytanych przedstawicieli tych działów wskazała, że zauważa problem związany z koniecznością składania przez pracowników na wnioskach własnoręcznych podpisów lub podpisów kwalifikowanych. 96,6 proc. ankietowanych podało, że dobrym rozwiązaniem dla dokumentów, dla których wymagane jest zachowanie formy pisemnej, byłoby umożliwienie korzystania przez pracowników z innej formy podpisu, do którego pracownicy mają szerszy dostęp – czytamy w piśmie do ministerstwa. Ponadto, jak twierdzą Pracodawcy RP, działy HR wytypowały dodatkowe, obserwowane przez siebie problemy związane z kodeksowym wymogiem zachowania formy pisemnej:
- problemy organizacyjne,
- trudności w przekazywaniu dokumentów pracownikom pracującym w innych lokalizacjach niż osoby reprezentujące pracodawcę (np. działy kadr),
- zbyt dużo operacji dokonywanych na papierze, trudności związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej, konieczność zapewnienia dodatkowych zasobów do przeprocesowania składanych przez pracowników wniosków,
- postać papierowa jako nieekologiczna i niewspierająca zielonej transformacji,
- dokumenty w postaci formularzy zewnętrznych instytucji (np. wniosek o zasiłek macierzyński lub opiekuńczy) również powinny funkcjonować w postaci elektronicznej,
- bardzo często długi czas oczekiwania na dostarczenie do działu HR dokumentów pracowniczych, dla których wymagana jest forma pisemna,
- w systemach kadrowo-płacowych, nawet jeśli pracownik posiada dostęp za pomocą loginu i hasła, w niektórych przypadkach musi udać się do kadr osobiście celem złożenia wniosku, co w sposób oczywisty, wydłuża i utrudnia pracownikowi wyegzekwowanie swoich uprawnień,
- utrudniony dostęp do pożyczek pracowniczych, w szczególności w przypadku pracowników poza siedzibą działu HR – utrudnione wnioskowanie, zbyt formalistyczne procedury,
- długotrwały proces podpisu dokumentów pracowniczych wynikający m. in. z rozproszonej struktury organizacyjnej. Szczególnie istotne jest wprowadzenie cyfryzacji w zakresie pracowników terenowych – rozsianych po całej Polsce.
- Wymienione przez grupę badanych problemy wyraźnie wskazują na potrzebę uproszczenia i elektronizacji czynności dokonywanych przez pracowników, za pomocą których realizują swoje prawa i obowiązki. W dobie powszechnej digitalizacji, rozproszonych struktur organizacyjnych pracodawców, różnorodnych form świadczenia pracy (wyłączając pracą zdalną) – pozostawanie przy starodawnej formie pisemnej rodzi wiele problemów, podczas gdy ten sam sposób zapewnienia bezpieczeństwa obrotu prawnego mógłby zostać zrealizowany za pomocą elektronicznych środków zapewniających możliwość potwierdzenia tożsamości osoby, od której oświadczenie pochodzi – czytamy w piśmie do MRPiPS.
Zamiast formy pisemnej dokumentowa?
Dlatego też Pracodawcy RP zaproponowali ujednolicenie terminologii dotyczącej form czynności prawnych w prawie pracy. W piśmie do ministerstwa wskazali przy tym na wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 sierpnia 2009 r. (sygn. akt I PK 58/09), który został wydany na kanwie interpretacji pojęcia „na piśmie” w zakresie formy rozwiązania umowy o pracę. - SN w tym orzeczeniu, argumentował, że „można z treści art. 30 par. 3 k.p. i art. 78 par. 1 k.c. próbować wyprowadzić wniosek, że użyty w art. 30 par. 3 k.p. zwrot „na piśmie” nie oznacza „zwykłej formy pisemnej” w rozumieniu art. 78 par. 1 k.c. Jednak w ocenie SN nie ma dostatecznych powodów ku temu, czyli do wykładni, że oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu pracownikowi umowy o pracę nie wymaga zachowania formy pisemnej w rozumieniu ogólnych przepisów prawa cywilnego. Przemawia za tym choćby treść art. 29 par. 2 k.p., z którego jednoznacznie wynika, że jeżeli czynność prawa pracy (w tym przypadku zawarcie umowy o pracę) ma być dokonana „na piśmie”, to chodzi o zachowanie formy pisemnej” – podkreślili w piśmie do MRPiPS. I zaproponowali zastosowanie w kodeksie pracy formy dokumentowej, uregulowanej w art. 77(2) k.c., która nie wymaga własnoręcznego podpisu osoby składającej oświadczenie woli, ale tego, aby możliwe było zidentyfikowanie nadawcy oświadczenia woli oraz odczytanie treści tego oświadczenia.
- Nie ma dziś powodów, by utrzymywać bardzo rygorystyczną i znacząco utrudniającą codzienne funkcjonowanie pracowników i działów HR formę pisemną. Wymaga ona fizycznego podpisu bądź posiadania drogiego podpisu kwalifikowanego, który nie jest jednak powszechny w społeczeństwie. Szukamy więc możliwości składania oświadczeń woli w formie bardziej przyjaznej dla pracowników – wskazuje Bartosz Sowier.
Sprawdź również książkę: Meritum Prawo Pracy 2024 ebook >>
Pracownicy też oczekują cyfryzacji
Tymczasem już 22 lutego 2024 r, do Ministerstwa Cyfryzacji oraz Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie systemu cyfryzacji dokumentów związanych ze stosunkiem pracy wystąpił poseł Aleksander Miszalski. - Zgłaszający się do mojego biura poselskiego obywatele wskazują na potrzebę utworzenia portalu rządowego pn. e-praca, w ramach którego pracownik miałby możliwość podpisywania umów o pracę, aneksów i innych dokumentów za pośrednictwem profilu zaufanego. Takie rozwiązanie, zdaniem zgłaszających, ułatwiłoby znacznie funkcjonowanie obu stron stosunku pracy, a dodatkowo nastąpiłaby digitalizacja dokumentów, dzięki czemu byłyby one zawsze dostępne dla zainteresowanych stron, bez względu na miejsce pobytu oraz nie byłyby narażone na zniszczenie. Ponadto, dałoby to pracownikom i pracodawcom wgląd w historię swoich umów czy też długości stażu oraz doświadczenia zawodowego. Również organy państwowe miałyby ułatwiony wgląd do nich, co byłoby usprawnieniem wszelkich procedur związanych ze stosunkiem pracy – napisał w interpelacji poselskiej (nr 1733). Dlatego chciał wiedzieć, czy ministerstwa planują opracowanie takiego rozwiązania i ile czasu zajęłoby opracowanie takiego systemu. A także, czy MRPiPS planuje podjęcie prac w zakresie cyfryzacji dokumentacji związanej z zawieraniem stosunku pracy, a jeżeli tak, to w jakim kierunku te prace zmierzają.
- Ministerstwo Cyfryzacji nie prowadziło prac, a także konsultacji z Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w zakresie wskazanym w interpelacji (…). Jest to jednak ciekawa propozycja i zostanie przeanalizowana w najbliższym możliwie terminie. Uważamy, że jest to dobry kierunek informatyzacji procedur z zakresu prawa pracy. Jednocześnie jesteśmy w stałym kontakcie roboczym z Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w zakresie wspólnych projektów informatycznych i rozwiązań prawnych - przekazał Dariusz Standerski, wiceminister cyfryzacji.
- To oczywiste, że nie da się zrobić wszystkiego na raz i w działaniach trzeba wyznaczać sobie priorytety, co widać również w obrębie cyfryzacji. Po stronie rządzących widać tu wolę działania i zrozumienie, choć na razie nie ma jeszcze szczegółów, jakie zmiany mogą się w przepisach pojawić. Myślę jednak, że konkretne rozwiązania będą do wypracowania. Co więcej, nie spodziewam się też oporu ze strony opozycji, która mogłaby blokować takie propozycje, ponieważ także oni za czasów swoich rządów nastawieni byli na to, żeby ta elektronizacja była prowadzona. Wydaje mi się, że to jest akurat jeden z tych obszarów, w którym jest zrozumienie a działania są kontynuowane mimo zmiany władzy, przynajmniej w części obszarów cyfryzacji. Analizując kierunek zmian, oczywiście wszystko zależy od szczegółów i tego, co znalazłoby się w tej regulacji, ale i tak należy takie propozycje ocenić pozytywnie. Samo zresztą wpisanie pracy zdalnej do kodeksu pracy jest już ważną zmianą, a przepisy w tym zakresie obowiązują nieco ponad rok – mówi Oskar Sobolewski, ekspert emerytalny i rynku pracy w HRK Payroll Consulting, założyciel Debaty Emerytalnej. Jak podkreśla, pozostaje nam czekać, jakie propozycje przedstawią ministerstwa, bo zmiany muszą być przygotowane we współpracy Ministerstwa Cyfryzacji oraz Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, ale ponieważ oba ministerstwa kierowane są przez osoby z Lewicy, to szanse na osiągnięcie porozumienia mogą być większe i szybsze.
MRPiPS do dziś nie odpowiedziało na tę interpelację. Termin udzielenia odpowiedzi został przedłużony 26 marca 2024 r.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
