Rewolucja w komunikacji, zwana też depapieryzacją podmiotów publicznych, miała początkowo wejść w życie 10 grudnia, potem 30 grudnia 2023 roku, ale ostatecznie wejście w życie przepisów przesunięto na 1 października 2024 r. Wiele podmiotów zobowiązanych m.in. kancelarie adwokackie czy radcowskie nie było przygotowanych do wdrożenia.
Najgorzej sytuacja wyglądała w samorządach. Z badań przeprowadzonych przez resort cyfryzacji wśród użytkowników ePUAP wynika, że zaledwie 25 proc. podmiotów publicznych korzysta z systemów klasy EZD czyli elektronicznego zarządzania dokumentacją, ale nawet w przypadku tych, które korzystają z EZD, bardzo często ten system jest jedynie wspierający i służy do ewidencjonowania korespondencji. Natomiast obieg dokumentów i tak pozostaje papierowy. Z badań tych wynika również, że aż 70 proc. podmiotów publicznych nie złożyło nawet wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych, a w pozostałe 30 proc. - uczyniło to dopiero w listopadzie i grudniu 2023 roku.
Ponadto wiele wniosków o nadane adresu do doręczeń elektrycznych składanych jest błędnie, ma braki formalne. Więcej o problemach samorządów pisaliśmy w: Samorządowcy ciągle nie wiedzą, jak wdrożyć e-doręczenia >>
Czytaj też w LEX: Sposoby doręczania w administracji publicznej: PURDE oraz ESP/ePUAP do 1 października 2024 r. >
Data niezmienna, obowiązki z KPA przesunięte
Zdaniem obecnego kierownictwa ministerstwa cyfryzacji, głównym problemem obecnej ustawy jest to, że co do zasady, wejście w życie e-doręczeń powoduje, że korespondencję papierową przekształca się w korespondencję elektroniczną, którą podmiot publiczny powinien doręczać elektronicznie. A to niesie określone konsekwencje na gruncie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, jak również Ordynacji podatkowej. Generalnie ani podmioty zobowiązane, ani obywatele, nie są przygotowani na taką rewolucję.
Polecamy nagranie szkolenia: Doręczenia elektroniczne w JST - praktyczne aspekty wdrożenia i obsługi systemu >
Resort chce, aby termin wdrożenia e-doręczeń - czyli 1 października 2024 r. - pozostał niezmieniony, ale proponuje 3 rozwiązania:
- odroczenie przepisów KPA w okresie przejściowym
- ważność doręczenia przez ePUAP
- wprowadzenie obowiązku posiadania systemu klasy EZD.
Aby je zrealizować musi pilnie znowelizować przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych. Chce to zrobić tzw. małą nowelizacją ustawy, która musi wejść w życie przed 1 października 2024 r. Z założeń projektowanej nowelizacji wynika, że pomimo wejścia od 1 października 2024 r. obowiązku posiadania przez podmioty wymienione w ustawie adresu do e-doręczeń, nie będzie to podstawowa forma nadawania korespondencji. Do 31 grudnia 2025 roku obowiązywać będą przepisy epizodyczne, odraczające obowiązki wynikające z Kodeksu postępowania administracyjnego. Podstawową formą doręczenia korespondencji pozostanie forma papierowa albo publiczna usługa hybrydowa (czyli połączenie komunikacji elektronicznej z papierową), co pozwoli podmiotom publicznym wysyłać korespondencję do odbiorców, którzy nie mają adresu do doręczeń elektronicznych. Urzędy same ocenią która metoda jest dla nich korzystniejsza, np. cenowo. Natomiast wszyscy ci, którzy zechcą komunikować się z podmiotami publicznymi przez e-doręczenia, będą mogli korzystać z tej formy komunikacji po spełnieniu jednego z określonych warunków. Czyli strona lub inny uczestnik postępowania:
- złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń odpowiednio organu administracji publicznej lub organu podatkowego;
- wystąpi odpowiednio do organu administracji publicznej lub organu podatkowego o takie doręczenie;
- wyrazi zgodę na doręczenie pism na adres do doręczeń.
Podobna zasada ma obowiązywać przy dostarczeniu pisma przez ePUAP.
- Ma obowiązywać zasada, że jeśli obywatel lub inny podmiot publiczny nada korespondencję przez e-doręczenia, wyśle wiadomość przez e-doręczenia, to urząd jest zobowiązany, żeby przez e-doręczenia mi odpisać. Jeśli wyśle przez e-PUAP, urząd odpisuje przez e-PUAP – wyjaśniała na spotkaniu z samorządowcami Katarzyna Zajkowska z Centralnego Ośrodka informatyki Ministerstwa Cyfryzacji. Podobna zasada dotyczyć ma też m.in radców prawnych, adwokatów, przedsiębiorców.
- Nie chcemy przesuwać obowiązku posiadania przez te podmioty adresu do doręczeń elektronicznych. Będą musieli posiadać adres, natomiast jeśli chcą już z urzędami prowadzić korespondencję przez e-dręczenia, to w tym okresie przejściowym muszą świadomie złożyć deklarację do urzędu – wskazywała Katarzyna Zajkowska.
Czytaj też w LEX: Wdrożenie doręczeń elektronicznych w jednostkach organizacyjnych jst w stanie prawnym w 2024 r. >
Od 2028 roku obowiązek EZD
Ministerstwo Cyfryzacji uważa, że reforma ma szansę na powodzenie tylko wtedy, gdy połączone zostaną dwa ekosystemy: e-doręczenia i elektroniczne zarządzanie dokumentami.
- Wraz z nowelizacją systemu e-doręczeń, chcemy wprowadzić obowiązki związane z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją – mówi Michał Gramatyka, wiceminister cyfryzacji. Dodaje, że resort renegocjuje KPO, aby zapewnić środki finansowe na wdrożenia EZD przez państwo, m.in. na zakup oprogramowania lub komputerów. O to wnioskowały m.in. organizacje samorządowe, które wielokrotnie zgłaszały, że nie są przygotowane infrastrukturalnie do nowych obowiązków.
Czytaj też w LEX: Wdrożenie i korzystanie z doręczeń elektronicznych przez podmioty publiczne zgodnie z RODO >
Ministerstwo Cyfryzacji chce, aby w okresie przejściowym urzędy przygotowały swoje zasoby na odejście od papieru od 1 stycznia 2028 r. i posiadały obowiązkowo systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją. Resort nie chce ograniczać samorządów w tym, czy będą to systemy komercyjne czy też EZD RP (Elektroniczne Zarządzenie Dokumentacją w Administracji Publicznej) opracowane przez NASK.
- Wyznaczymy pewne priorytety wdrożeń i jednostki samorządu terytorialnego oraz administracja rządowa bez jednostek podległych będą w tej pierwszej puli, która powinna zostać wdrożona do systemu EZD – wyjaśniała Katarzyna Zajkowska.
Resort chce też usprawnić procedurę nadawania adresu do e-doręczeń. Chce wprowadzić zasadę, że jeśli wniosek zostanie złożony przez dotychczasowego administratora ePUAP-u, to resort nie będzie weryfikował pełnomocnictwa, tylko automatycznie, na ten adres zawarty we wniosku (o ile wniosek jest poprawny) nada adres do e-doręczeń.
Czytaj też w LEX: Krok po kroku - doręczenia elektroniczne dla podmiotów publicznych >
Zadowoleni z propozycji ministerstwa są przedstawiciele korporacji samorządowych. Przy Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego powstała nawet grupa robocza ds. e-doręczeń, która ma m.in. przygotować wytyczne do wdrożenia usługi, i z którą ministerstwo ma konsultować zmiany przepisów zarówno podczas najbliższej nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych, jak i planowanej, obszernej zmiany przepisów tej ustawy.
- Cieszymy się, że takie prace zostały podjęte, bo na pewno ustawa wymaga poprawek przed jej wdrożeniem, aby drugi raz nie nastąpiło jej fiasko. Jeśli chodzi o system EZD to zgadzamy się z ministerstwem, że faktycznie e-doręczenia nie mają szansy istnieć bez dobrze działającej dokumentacji elektronicznej, cyfrowego obiegu dokumentów. I tę pracę trzeba wykonać, bo inaczej urzędy będą skanowały pisma w formie papierowej do systemu, a to wypacza cały proces cyfryzacji - mówi Patrycja Grebla-Tarasek, radca prawny, ekspert Związku Powiatów Polskich.
Czytaj też w LEX: Obowiązki podmiotów publicznych w związku z wdrożeniem usług w ramach doręczeń elektronicznych >
Naruszenie istoty e-doręczeń
- Plan działań ministerstwa jest zdumiewający, ponieważ z jednej strony zachowuje się obowiązek posiadania aktywnych skrzynek do e-doręczeń, przez określone podmioty (od października br.) natomiast z drugiej strony - nie wprowadza się obowiązku komunikacji za ich pośrednictwem w postępowaniach administracyjnych i podatkowych. Okres przejściowy w k.p.a. będzie skutkował dalszym skomplikowaniem sposobów korzystania z komunikacji elektronicznej między - z jednej strony organami administracji publicznej, a z drugiej strony - obywatelami, przedsiębiorcami i ich pełnomocnikami profesjonalnymi - ocenia prof. Grzegorz Sibiga z kancelarii Traple Konarski & Partners.
Jak dodaje, dojdzie do utrwalenia wielości sposobów komunikacji poprzez adresy do e-doręczeń, e-PUAP, e-profil zaufany i inne resortowe sposoby komunikacji. - A jeśli chodzi o uwagi szczegółowe. To po pierwsze, pomysł okresu przejściowego w k.p.a narusza istotę reformy doręczeń elektronicznych, która polega na tym, iż przyjmuje się prawne domniemanie, że ten kto posiada adres do doręczeń elektronicznych, jest obowiązany do korzystania z niego, do odbierania korespondencji. Druga uwaga - przesłanki korzystania z e-doręczeń - czyli przewidziana w okresie przejściowym zasada, że to sama osoba wybiera sobie sposób komunikacji z urzędem - nie odnosi się do spraw wszczynanych z urzędu przez organ administracji publicznej, kiedy to organ wybiera formę komunikacji. To oznacza, że np. pełnomocnik profesjonalny będzie musiał w praktyce sprawdzać zarówno konto e-doręczeń, jak i zwykłe, recepcyjne odbieranie pism albo korespondencję rejestrowaną - wskazuje prof. Sibiga.
Podsumowuje, że konsekwencje nie do końca przemyślanych rozwiązań tradycyjnie zostaną przeniesione na użytkowników - obywateli, przedsiębiorców, pełnomocników profesjonalnych.
Czytaj też w LEX: Doręczenia elektroniczne a zamówienia publiczne >
Adwokaci liczą na portal informacyjny sądów
- To nie jest dobra wiadomość. Pokazuje, że to administracja publiczna w dużym zakresie nie jest przygotowana na możliwość szerszego stosowania e-doręczeń. A to automatycznie przekłada się na brak możliwości wdrożenia tej usługi w pełnym zakresie tak, aby ułatwić komunikację obywateli z szeroko rozumianą administracją publiczną - mówi Przemysław Rosati, prezes Naczelnej Rady Adwokackiej.
Dodaje, że - z punktu widzenia adwokatów - istotne jest przyspieszenie prac nad możliwością wnoszenia - w pierwszej kolejności apelacji i zażaleń - przez portal informacyjny sądów. NRA skierowała taką petycję, wraz z projektem dotyczącym spraw cywilnych i karnych do Sejmu, Senatu i Rady Ministrów.
Czytaj: Apelacja przez portal informacyjny sądów - jest projekt >>
- To są rozwiązania, które są bezkosztowe dla obywateli i pełnomocników, a prowadzą do sytuacji, w której zoptymalizujemy czynności administracyjne związane z dokonywaniem doręczeń sądowych, czy wymianą pism pomiędzy pełnomocnikami. To wielokrotnie zabiera gros czasu, który trzeba poświęcić na prawidłowe działanie sądownictwa. Mam nadzieję, że Ministerstwo Sprawiedliwości pilnie podejmie prace potrzebne do tego, żeby wdrożyć te rozwiązania, w tym możliwość wzajemnego doręczania pism za pomocą portalu informacyjnego sądów oraz że w końcu doczekamy się elektronicznego kalendarza pełnomocnika procesowego - kwituje.
Zobacz też procedurę: Sposób doręczenia pisma w postępowaniu administracyjnym >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.