Dokładnie 18 maja 2024 r. wygasa par. 2 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 2023 r., poz. 2367). Na mocy tego przepisu pracodawcy zyskali sześć miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia (tj. od 17 listopada 2023 r.) na dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, utworzonych przed dniem wejścia w życie tego rozporządzenia, do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii określonych w niniejszym rozporządzeniu.
Czytaj również: BHP przy komputerze. Pracodawcy zostali zaskoczeni zmianą przepisów>>
Nowe minimalne wymagania BHP i ergonomii
Zgodnie z nową definicją zawartą w par. 2 pkt 2 zmienianego rozporządzenia, przez stanowisko pracy należy rozumieć przestrzeń pracy wraz z:
- a) wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,
- b) krzesłem i stołem,
- c) opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.
Co ważne, zgodnie z minimalnymi wymaganiami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe (stanowiącymi załącznik do ww. rozporządzenia), w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.
Nowością są też ruchome podłokietniki w krzesłach.
Czytaj więcej w LEX: Nowe wymogi w zakresie bhp oraz ergonomii na stanowiskach pracy wyposażonych w monitory ekranowe >
Co ważne, dotyczy to także stanowisk pracy w pracy zdalnej. I tu pojawiają się wątpliwości.
Zdaniem Jakuba Bartoszewicza, radcy prawnego, założyciela kancelarii Bartoszewicz. Prawnik Pracodawców, zmiana rozporządzenia MPiPS z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, jaka miała miejsce 18 października 2023 r., jest źródłem wątpliwości co do tego, na kim spoczywa obowiązek zapewnienia, aby stanowiska pracy zdalnej odpowiadały nowym wymogom. W przypadku pracy stacjonarnej nie ma problemów – tam wszystkie obowiązki spoczywają na pracodawcy. W przypadku pracy zdalnej jest jednak inaczej. Zgodnie z art. 67(31) par. 8 Kodeksu pracy (dalej: k.p.) to pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii. Na pracodawcy spoczywa z kolei obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Takim urządzeniem technicznym dostarczanym przez pracodawcę w praktyce jest najczęściej po prostu komputer przenośny.
Czytaj też w LEX: Kontrola PIP przestrzegania przez pracodawców nowego rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe >
Stanowisko pracy a materiały i narzędzia pracy
- Problem jednak w tym, że definicja stanowiska pracy zawarta w rozporządzeniu jest bardzo szeroka i obejmuje nie tylko takie elementy jak krzesło i stół, ale także np. monitor, klawiaturę, mysz, podnóżek czy oprogramowanie. Które z tych elementów ma sobie zorganizować pracownik, a które pracodawca? Które z nich są urządzeniami niezbędnymi do wykonywania pracy zdalnej, a które mają charakter pomocniczy? Odpowiedzi na te pytania nie są oczywiste. Nie budzi co prawda raczej zastrzeżeń przyjęcie, że stół czy krzesło zapewnia pracownik, a np. oprogramowanie pracodawca. Nie wynika to jednak wprost z treści przepisów, które obejmują jednym pojęciem „stanowiska pracy” wszystkie te elementy – mówi mec. Jakuba Bartoszewicza. Jego zdaniem, z tak szeroko zdefiniowanego stanowiska pracy należy wyodrębnić to, co zaliczyć można do „materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej”. - Zapewnienie tych elementów spoczywać będzie na pracodawcy, a wszystkiego poza tym do pracownika. Prowadzi to jednak do konkluzji, że to na pracodawcy spoczywać będzie także obowiązek dostarczenia, jeżeli praca ma być wykonywana na komputerze przenośnym, dodatkowego monitora lub podkładki pod laptopa, a także dodatkowej klawiatury i myszy. Przepisy rozporządzenia wymagają bowiem, aby stanowisko pracy gdzie wykorzystuje się systemy przenośne (np. laptopa) było właśnie w nie wyposażone. Uważam zatem, że są to urządzenia techniczne niezbędne – bez nich nie ma bowiem możliwości zgodnego z BHP wykonywania pracy zdalnej. Co za tym idzie, ich dostarczenie jest obowiązkiem pracodawców – dodaje.
Czytaj też w LEX: Ocena warunków pracy komputerowych stanowisk pracy uwzględniając nowe wymagania w zakresie BHP oraz ergonomii >
Jednak w opinii mec. Bartoszewicza nie jest to jedyna wątpliwość na gruncie zmienionych przepisów. Zgodnie z par. 2 rozporządzenia MRiPS z dnia 18 października 2023 r. zmieniającego rozporządzenie z 1 grudnia 1998 r., termin sześciu miesięcy na dostosowanie istniejących stanowisk pracy został wyznaczony wyłącznie pracodawcom. Stąd można wyciągnąć wniosek, że pracownicy powinni swój zakres, czyli np. zapewnienie krzesła z odpowiednią regulacją, w tym regulacją podłokietników zapewnić w zasadzie wraz z wejściem w życie tych przepisów, a więc już w dniu 17 listopada 2023 r.
- Takie stanowisko nie byłoby jednak zasadne i termin ten powinien dotyczyć także pracowników – uważa mec. Jakuba Bartoszewicza. Jego zdaniem, to pracodawcy powinni do 17 maja 2024 r. doposażyć istniejące stanowiska pracy, gdzie wykorzystywany jest komputer przenośny w dodatkowe monitory lub podstawki pod laptopy, a także dodatkowe klawiatury i myszy. Z kolei pracownicy powinni zadbać o odpowiednie stoły, krzesła czy podnóżki. W przypadku stanowisk nowo tworzonych po 17 listopada 2023 r. te zasady obowiązywały od początku. Nowe wymogi BHP powinny być także uwzględniane w przekazywanych pracownikom zasadach związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz w ocenach ryzyka zawodowego.
Zobacz procedurę: Dokonywanie oceny warunków pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe >
- Szkoda, że zmieniając rozporządzenie po 25 latach ustawodawca nie uregulował w sposób czytelny zakresu obowiązków pracodawcy i pracownika w odniesieniu do stanowisk pracy zdalnej. Biorąc bowiem pod uwagę powszechność tej formy świadczenia pracy oraz jej specyfikę związaną z podziałem obowiązków z zakresu BHP, taka jasna regulacja powinna wynikać wprost z przepisów. Inaczej pracodawcy po raz kolejny pozostawieni są w niepewności co do tego, jakie elementy wyposażenia stanowisk pracy mają sami zapewnić. W przypadku, gdyby pracownik sam zorganizował sobie dodatkowy sprzęt, który powinien był zostać dostarczony przez pracodawcę konieczne jest bowiem wypłacenie na jego rzecz ekwiwalentu. Brak zastosowania się do nowych obowiązków może być zatem źródłem roszczeń ze strony pracowników. Z drugiej strony, uznanie przez pracodawcę a priori, że taki obowiązek spoczywa na pracowniku i nie podjęcie jakichkolwiek działań w tym zakresie może być poczytywane jako naruszanie obowiązków pracodawcy w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy – wskazuje mec. Jakub Bartoszewicz.
Sprawdź w LEX: Czy pracodawca powinien zwrócić pracownikowi koszty zakupu specjalnego biurka i krzesła? >
Sprawdź również książkę: Meritum Prawo Pracy 2024 >>
Wątpliwości pracodawców
Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan, potwierdza, że rozporządzenie wpływa na sytuację pracowników wykonujących pracę zdalnie, którzy korzystają ze służbowego laptopa. – Rzeczywiście od początku firmy zwracały uwagę na nowe minimalne wymagania bhp oraz ergonomii, jakie powinno spełniać stanowisko pracy wyposażonego w monitor ekranowy. Pierwsza kwestia, na jaką zwracano uwagę w kontekście zmiany tych minimalnych wymagań, to przegląd oceny ryzyka zawodowego, treści informacji na temat zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej przed upływem sześciu miesięcy okresu przejściowego dla stanowisk utworzonych przed 17 listopada 2023 r. – mówi Robert Lisicki. I wskazuje, że zgodnie z kodeksem pracy, za organizację stanowiska pracy w przypadku pracy zdalnej odpowiada pracownik, ale on musi on otrzymać od pracodawcy informację, jak to miejsce ma zorganizować. - Jeżeli pracodawcy uznają, że trzeba zmodyfikować informacje dotyczące zasad bhp wykonywania pracy zdalnej, to muszą ponownie przekazać wszystkim pracownikom wykonującym pracę zdalną taką informację i ponownie odebrać od tych wszystkich pracowników oświadczenia, że zapoznali się z tą informacją i będą przestrzegali tych zasad – podkreśla mec. Lisicki.
Drugim punktem dyskusyjnym pośród pracodawców, jak wskazuje dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan, była kwestia wyposażenia stanowiska pracy – jeżeli praca jest wykonywana ponad połowę dobowego wymiaru czasu pracy – w monitor lub w podstawkę. – Pracodawcy mieli wątpliwości, czy muszą podejmować dodatkowe działania, weryfikować kwestie posiadania przez pracownika monitora lub podstawki, skoro mają oświadczenie pracownika, że stanowisko pracy zdalnej spełnia warunki bhp. Kolejny wątek to rozróżnienie narzędzi a wyposażenia stanowiska pracy. Kodeks pracy stanowi, że pracodawca ma zapewniać pracownikowi pracującemu zdalnie materiały i narzędzia. Monitor traktowany jest jako narzędzie wykonywania pracy. Kodeks pracy natomiast nie odnosi się do wyposażenia stanowiska pracy zdalnej (krzesło, biurko itd.). Jeżeli zatem pracownik będzie korzystał z własnego monitora i uznamy, że monitor jest narzędziem, to pracodawca powinien wprowadzić ekwiwalent – wskazuje Robert Lisicki. Przyznaje, że część pracodawców zapewniła pracownikom podstawki z informacją, że powinni z nich korzystać, gdy pracują zdalnie.
Co więcej, jak zauważa mec. Lisicki, wątpliwości budzi też to, jak interpretować przepis mówiący o pracowniku wykonującym pracę ponad połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Nie wiadomo, czy chodzi o wymiar w danej dobie, czy mówimy w kontekście całego etatu, czy też uwzględniamy indywidualne wymiary, rozkłady pracy danego pracownika.
Polecamy też nagranie szkolenia: Kontrola PIP stanowisk administracyjno-biurowych >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
